Exemplo de fluxo de trabalho: criar uma tarefa a partir de um item de discussão

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Sua equipe usa a lista de Discussão em Equipe para trabalhar com problemas que deve solucionar. Geralmente, no curso da discussão, surge um problema ou item de trabalho que um membro da equipe deve acompanhar. Você deseja criar facilmente um item de tarefa a partir de um item de discussão em equipe. Você decide criar um fluxo de trabalho de tal forma que sua equipe possa simplesmente clicar em um botão na lista de Discussão em Equipe para criar uma tarefa na lista de Tarefas. A tarefa criada conterá automaticamente informações do item de discussão relacionado, e a tarefa automaticamente será atribuída à pessoa que criou o item original de discussão. Não só o processo é mais fácil para a sua equipe, como também não há possibilidade de confundir quem é responsável por cada tarefa e a qual item de discussão essa tarefa está relacionada.

Por exemplo, um membro da equipe cria um item de discussão na lista de Discussão em Equipe e digita Criando um plano de projeto no campo Assunto. Durante um processo longo de discussão, você percebe que a discussão não cobriu um item de uma ação. Você clica no item na lista Discussão em Equipe, clica no comando Fluxos de Trabalho e escolhe executar o fluxo de trabalho clicando em Iniciar. O fluxo de trabalho cria uma tarefa na lista de Tarefas que é atribuída ao membro da equipe que originalmente criou o item de discussão, e a tarefa é denominada Criando um plano de projeto.

Embora este exemplo use a lista de Discussão em Equipe, você pode usar o mesmo procedimento básico para criar um fluxo de trabalho semelhante para itens em qualquer lista ou biblioteca em seu site. Apenas certifique-se de anexar o fluxo de trabalho à lista ou biblioteca a partir da qual deseja que o fluxo de trabalho inicie.

Para saber mais sobre fluxos de trabalho, consulte Introdução ao fluxo de trabalho do SharePoint.

Importante : Para criar um fluxo de trabalho, seu site deverá estar localizado em um servidor que execute o Windows SharePoint Services 3.0 ou o Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Neste artigo

Antes de começar

Projetar o fluxo de trabalho

Antes de começar

Antes de projetar o fluxo de trabalho, você precisa realizar as alterações ou personalizações necessárias em seu site, sua lista ou sua biblioteca — por exemplo:

  • Um fluxo de trabalho está sempre anexado a exatamente uma lista ou biblioteca do SharePoint. Seu site deve ter pelo menos uma lista ou biblioteca antes de você criar um fluxo de trabalho. Se não existirem listas em seu site, você receberá um aviso para criar uma lista ao criar um fluxo de trabalho.

  • Se desejar que seu fluxo de trabalho use colunas ou configurações personalizadas, você deverá fazer essas alterações antes de criar o fluxo de trabalho, de tal forma que essas colunas e configurações estejam disponíveis para você no Designer de Fluxo de Trabalho.

  • Se desejar que seu fluxo de trabalho use recursos de lista ou biblioteca que não estejam ativados por padrão, como Aprovação de Conteúdo, você deverá ativar esses recursos antes de projetar seu fluxo de trabalho.

Observação : O recurso de fluxo de trabalho foi criado com base no Microsoft Windows Workflow Foundation, um componente do Microsoft Windows. A mesma versão do Workflow Foundation deverá estar instalada em seu computador e no servidor. Na primeira vez que criar um fluxo de trabalho, talvez você receba um aviso para instalar o Workflow Foundation.

Este exemplo usa a lista de Discussão em Equipe que, por padrão, está incluída no modelo de Site de Equipe.

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Projetar o fluxo de trabalho

Se seu site tiver um quadro de discussão, como uma lista de Discussão em Equipe em um site da equipe, você está pronto para usar o Designer de Fluxo de Trabalho.

  1. No menu Arquivo, clique em Abrir Site.

  2. Na caixa de diálogo Abrir Site, procure e selecione o site do SharePoint em que deseja criar o fluxo de trabalho e clique em Abrir.

  3. No menu Arquivo, aponte para Novo e clique em Fluxo de Trabalho.

    O Designer de Fluxo de Trabalho é aberto.

  4. Na caixa Atribuir um nome a este fluxo de trabalho, digite Criar uma Tarefa.

    Os visitantes do site verão este nome quando exibirem as páginas de Status do Fluxo de Trabalho e Fluxos de Trabalho no navegador.

  5. Na lista A qual lista do SharePoint este fluxo de trabalho deverá estar anexado?, clique em Discussão em Equipe.

    Quando membros da equipe exibirem a biblioteca de Documentos Compartilhados, eles verão uma nova coluna para esse fluxo de trabalho denominada Criar uma Tarefa. Essa coluna indica o status do fluxo de trabalho para cada item — por exemplo, se o fluxo de trabalho foi iniciado ou se foi concluído.

  6. Em Selecione as opções de inicialização de fluxo de trabalho para os itens em Documentos Compartilhados, execute todos os procedimentos a seguir:

    • Marque a caixa de seleção Permitir a inicialização manual do fluxo de trabalho a partir de um item.

    • Desmarque a caixa de seleção Iniciar automaticamente o fluxo de trabalho quando um novo item for criado.

    • Desmarque a caixa de seleção Iniciar automaticamente o fluxo de trabalho sempre que um item for alterado.

      Ao escolher esta opção, você torna um comando Fluxos de Trabalho disponível para cada item da lista. Para iniciar o fluxo de trabalho Criar uma Tarefa para qualquer item de discussão, você pode clicar no item, clicar em Fluxos de Trabalho no menu, clicar duas vezes no fluxo de trabalho que deseja iniciar e clicar no botão Iniciar.

      primeira página do designer de fluxo de trabalho

  7. Clique em Avançar.

  8. Clique em Ações e, em seguida, em Criar Item de Lista na lista.

    Se esta ação não aparecer na lista, clique em Mais Ações, clique na ação desejada e, em seguida, clique em Adicionar.

  9. Na ação Criar item nesta lista, clique em esta lista.

  10. Na caixa de diálogo Criar Novo Item da Lista, na caixa Lista, clique em Tarefas porque é onde você deseja criar um novo item.

    Observação : Esta ação cria um item de tarefa mas — diferentemente da ação Coletar Dados de um Usuário — não provoca uma pausa do fluxo de trabalho até que a tarefa seja concluída.

    Em Campo e Valor, você pode adicionar, remover ou modificar campos que aparecerão no novo item da lista que você cria. Você deseja que o Título de seu novo item de tarefa contenha informações reais do item de Discussão em Equipe, para isso agora você clica nesse campo e o modifica para fazê-lo pesquisar e exibir informações do item de discussão.

  11. Em Campo, clique em Título (*) e em Modificar.

  12. Na caixa de diálogo Atribuição de valor, clique em de vinculação de dados de exibição Imagem do botão .

    Caixa de diálogo Atribuição de Valor

  13. Na caixa de diálogo Definir Pesquisa de Fluxo de Trabalho, na lista Fonte, clique em Item atual. Na lista Campo, clique em Assunto.

    Para o campo de título da nova tarefa, o fluxo de trabalho agora pesquisa e usa informações no campo Assunto do atual item de discussão.

    caixa de diálogo definir pesquisa de fluxo de trabalho

  14. Clique em OK duas vezes.

    Agora você deseja que o fluxo de trabalho atribua automaticamente a nova tarefa à pessoa que criou o item de discussão relacionado.

  15. Na caixa de diálogo Criar Novo Item da Lista, clique em Adicionar porque você deseja adicionar um campo à nova tarefa que o fluxo de trabalho cria.

  16. Na caixa de diálogo Atribuição de Valor, na lista Defina este campo, clique em Atribuído a.

    Caixa de diálogo Atribuição de Valor

  17. Na para esse valor, clique em de vinculação de dados de exibição Imagem do botão .

  18. Na caixa de diálogo Definir Pesquisa de Fluxo de Trabalho, na lista Fonte, clique em Item atual. Na lista Campo, clique em Criado por.

    caixa de diálogo definir pesquisa de fluxo de trabalho

  19. Clique em OK duas vezes.

    caixa de diálogo criar novo item da lista

    O fluxo de trabalho criará uma tarefa cujo título corresponde ao assunto do item de discussão em equipe a partir do qual a tarefa foi criada, e a tarefa será atribuída à pessoa que criou originalmente essa discussão em equipe para ser acompanhada.

  20. Na caixa de diálogo Criar Novo Item da Lista, clique em OK.

    Designer de Fluxo de Trabalho mostra uma ação para a etapa 1

    Você agora tem uma regra que cria a tarefa quando alguém inicia manualmente o fluxo de trabalho a partir de um item na lista de Discussão em Equipe.

  21. Para verificar erros no fluxo de trabalho antes de sair do Designer de Fluxo de Trabalho, clique em Verificar fluxo de trabalho.

    Se houver um erro no fluxo de trabalho, o hiperlink mudará de cor e aparecerão asteriscos antes e depois do parâmetro inválido. Além disso, em Etapas do Fluxo de Trabalho, um símbolo de erro aparecerá ao lado de cada etapa que contém um erro.

  22. Clique em Concluir para salvar o fluxo de trabalho.

Aparecerá um botão na página da lista de Discussão em Equipe do site do SharePoint. Os membros da sua equipe podem clicar no botão para iniciar manualmente o fluxo de trabalho.

Para testar o fluxo de trabalho, navegue até a lista de Discussão em Equipe e crie um novo item — observe que, por padrão, o campo Assunto é obrigatório. Depois de salvar o novo item, clique no item de discussão na lista e, em seguida, clique em Fluxos de Trabalho no menu. Na página Fluxos de Trabalho, clique no fluxo de trabalho Criar uma Tarefa e clique em Iniciar. Agora, navegue até a lista de Tarefas. Como você criou o item de discussão, você deve ter uma tarefa atribuída para você que contém as informações digitadas no campo Assunto.

Se desejasse, você poderia adicionar outra etapa ao fluxo de trabalho, em que outra ação seria executada quando a nova tarefa fosse marcada como concluída. É possível começar com um fluxo de trabalho de uma etapa e depois adicionar etapas para que o fluxo de trabalho evolua e acabe por mapear um complexo processo de negócios.

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Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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