Excluir um ou mais registros de um banco de dados

A exclusão de dados incorretos ou obsoletos pode fazer com que o banco de dados do Access fique mais rápido e fácil de usar. Por exemplo, se você mover dados do trimestre civil ou fiscal anterior para um conjunto de tabelas de arquivo em outro banco de dados, poderá reduzir o tamanho do banco de dados de trabalho e ajudá-lo a funcionar mais rapidamente. Se você remover dados incorretos ou duplicados, poderá reduzir os custos de negócios.

Este artigo explica como excluir dados de um banco de dados do Access. Explica também como excluir dados de campos individuais, um processo relativamente simples, e como excluir registros inteiros, um processo que pode ser muito mais complexo.

Observação : Para entender e usar as informações deste artigo, é preciso compreender primeiro os conceitos de chaves primárias e estrangeiras. Confira as informações introdutórias sobre chaves primárias e estrangeiras no artigo Noções básicas do design de banco de dados.

Neste artigo

Sobre a exclusão de dados

Excluir os dados de um campo

Excluir os dados de uma lista

Excluir registros não relacionados de um banco de dados

Excluir registros relacionados de um banco de dados usando uma consulta de exclusão

Sobre a exclusão de dados

O Access oferece vários tipos ou níveis de exclusão de dados. Você pode excluir dados de pontos de dados individuais de um registro, registros inteiros de uma tabela e também tabelas inteiras.

Exclua valores individuais quando quiser deixar alguns ou todos os pontos de dados de um registro em branco, mas ainda deixar o próprio registro (a linha) presente na tabela. Excluir um valor de dados é relativamente fácil, basta selecionar uma parte ou a totalidade dos dados no campo e pressionar Delete.

Quando você exclui um registro inteiro, remove todos os dados de cada campo, bem como o valor da chave que torna o registro exclusivo. Esse processo remove toda a linha da tabela. Você pode excluir registros individuais manualmente ou criar consultas exclusão que removam um grande número de registros ao mesmo tempo.

Se os registros que você deseja excluir não estiverem relacionados a nenhum outro dado do banco de dados, o processo de exclusão será bastante simples. Você pode selecionar uma linha inteira e pressionar Delete ou criar e executar uma consulta de exclusão. No entanto, se os registros a serem excluídos estiverem relacionados a outros dados e residirem no lado "um" de uma relação um-para-muitos, você deverá executar algumas etapas adicionais, pois, por padrão, o Access não permite a exclusão de dados relacionados. Além disso, a exclusão de um registro inteiro é um processo irreversível. Por esse motivo, faça sempre o backup do banco de dados antes de excluir os dados.

Excluir tabelas inteiras não é um processo tão complexo quanto excluir dados de campos ou registros inteiros. Porém, ao excluir uma tabela inteira, talvez você prejudique a funcionalidade de uma parte e, possivelmente, da totalidade do banco de dados caso remova a tabela incorretamente. Além disso, você perderá permanentemente todos os dados da tabela excluída. Por esses motivos, faça sempre o backup do banco de dados antes de excluir uma tabela.

Por fim, você poderá excluir dados em menos tempo e com maior precisão se entender o design relacional do banco de dados. Se você não tiver experiência com Access ou com bancos de dados relacionais em geral, confira Noções básicas do design de banco de dados.

Os procedimentos descritos nas seções a seguir explicam como excluir dados de campos individuais, registros inteiros e tabelas inteiras. Cada seção fornece as informações necessárias para concluir determinada tarefa.

Excluir os dados de um campo

Você poderá excluir os dados de campos individuais quando houver tabelas ou consultas abertas no modo Folha de Fados Imagem do botão e quando houver formulários de entrada de dados abertos nos modos de exibição Formulário Imagem do botão e Layout Imagem do botão .

Excluir dados de uma folha de dados

  1. No Painel de Navegação, clique duas vezes na tabela ou consulta que você deseja usar. Isso abre a tabela ou consulta no modo Folha de Dados.

  2. Selecione os dados que você deseja excluir.

    Você pode realçar uma parte ou a totalidade dos dados ou apenas posicionar o cursor no campo.

  3. Se você selecionar todos os dados do campo, pressione a tecla Delete.

    – ou –

    Na guia Página Inicial, no grupo Registros, clique em Excluir.

    – ou –

    Se você colocar o cursor no campo, pressione Delete ou Backspace, conforme necessário.

Excluir dados de um formulário

  1. No Painel de Navegação, clique duas vezes no formulário que você quer usar. Isso abre o formulário no modo de exibição Formulário.

    – ou –

    No Painel de Navegação, selecione o formulário que você quer usar e, na guia Página inicial, no grupo Modos de Exibição, clique em Modo de Exibição e em Modo de Exibição de Layout.

  2. Selecione os dados que você deseja excluir.

    Você pode realçar uma parte ou a totalidade dos dados ou apenas posicionar o cursor no campo.

  3. Se você selecionar todos os dados do campo, pressione a tecla Delete.

    – ou –

    Na guia Página Inicial, no grupo Registros, clique em Excluir.

    – ou –

    Se você colocar o cursor no campo, pressione Delete ou Backspace, conforme necessário.

    Observações : O Access pode exibir uma mensagem de erro e impedir a exclusão de dados. Vários fatores podem interromper a exclusão:

    • Por padrão, não é possível excluir dados de alguns tipos de consultas    Por exemplo, não é possível editar os dados retornados por uma consulta de tabela de referência cruzada nem editar ou remover campos calculados, valores que uma fórmula calcula quando você usa o banco de dados, mas que não residem em uma tabela. Se seu formulário for baseado em uma consulta que não pode excluir dados, não será possível excluir dados do formulário.

    • Você não tem as permissões necessárias para excluir dados     Entre em contato com o administrador do sistema ou o designer de banco de dados.

    • O campo não aceita valores nulos ou em branco     Se você tiver as permissões necessárias, abra a tabela no modo Design e altere a propriedade Obrigatório da tabela de Sim para Não.

    • Você está tentando excluir informações de uma lista     Em uma folha de dados de um formulário, você sempre pode identificar uma lista, pois o Access coloca uma seta para baixo em uma ponta, da seguinte forma: uma lista de pesquisa em branco . Confira as informações sobre como excluir os valores de uma lista na próxima seção deste artigo.

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Excluir os dados de uma lista

É possível excluir dados de dois tipos de listas: listas de valores e listas de pesquisa. Listas de valores exibem um conjunto de valores predefinidos, valores que você ou o designer de banco de dados inserem manualmente. Por outro lado, listas de pesquisa usam uma consulta para recuperar valores de outra tabela ou de outra consulta, e os valores retornados preenchem a lista.

Os itens de uma lista de valores ficam na mesma tabela que os outros valores de um registro. Por outro lado, os dados de uma lista de pesquisa ficam localizados em uma ou mais tabelas diferentes. Para remover dados de uma lista de valores, abra a tabela e edite os itens.

A remoção de dados de uma lista de pesquisa requer etapas adicionais, e essas etapas variam dependendo se a consulta das listas de pesquisa usa os dados de uma tabela ou de outra consulta. Se a consulta da lista de pesquisa for baseada em uma tabela, identifique essa tabela e o campo que contém os dados que aparecem na lista. Em seguida, abra a tabela de origem e edite os dados desse campo.

Se a consulta da lista de pesquisa for baseada em outra consulta, abra essa segunda consulta, encontre a tabela de origem e o campo do qual a segunda consulta extrai os dados e altere os valores nessa tabela.

Os procedimentos a seguir explicam como excluir dados de uma lista de valores e de uma lista de pesquisa.

Remover dados de uma lista de valores

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse na tabela que você deseja alterar e clique em Modo Design no menu de atalho.

  2. Na seção superior da grade de design, selecione o campo da tabela que contém a lista de valores.

  3. Na seção inferior da grade, clique na guia Pesquisa e localize a propriedade Fonte de Linha.

    Por padrão, as aspas duplas cercam os itens em uma lista de valores, e o ponto-e-vírgula separa cada item: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. Conforme necessário, remova os itens da lista. Lembre-se de excluir as aspas ao redor de cada item excluído. Além disso, não deixe um ponto-e-vírgula no início, não deixe pares de ponto-e-vírgula juntos (;;) e, se você remover o último item na lista, exclua o ponto-e-vírgula final.

    Observação : Se você excluir um item de uma lista de valores e os registros da tabela já utilizarem esse item excluído, o item excluído permanecerá como parte do registro até que você altere isso. Por exemplo, suponha que sua empresa tenha um depósito na Cidade A, mas vende esse prédio. Se você remover "Cidade A" da lista de depósitos, verá "Cidade A" na sua tabela até que você altere esses valores.

Remover dados de uma lista de pesquisa

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse na tabela que você deseja alterar e clique em Modo Design no menu de atalho.

  2. Na seção superior da grade de design, selecione o campo de pesquisa.

  3. Na seção inferior da grade de design, clique na guia Pesquisa e localize as propriedades Tipo de Fonte de Linha e Fonte de Linha.

    A propriedade Tipo de Fonte de Linha deve exibir Tabela/Consulta, e a propriedade Fonte de Linha deve conter uma consulta que faz referência a uma tabela ou a outra consulta.

    Observação : Consultas de campos de pesquisa sempre começam com a palavra SELECT.

    Normalmente (mas nem sempre), uma consulta de seleção usa esta sintaxe básica: SELECT [nome_da_tabela_ou_consulta].[nome_do_campo] FROM [nome_da_tabela_ou_consulta].

    Nesse caso, a consulta contém duas cláusulas (SELECT e FROM). A primeira cláusula refere-se a uma tabela e um campo dessa tabela; já a segunda cláusula refere-se apenas à tabela. Lembre-se: a cláusula FROM sempre indicará o nome da consulta ou tabela de origem. Cláusulas SELECT nem sempre contêm o nome de uma tabela ou consulta, embora sempre contenham o nome de pelo menos um campo. No entanto, todas as cláusulas FROM devem se referir a uma tabela ou consulta.

  4. Siga um destes procedimentos:

    • Se a consulta no campo Pesquisa fizer referência a outra consulta, clique no botão Construir (na guia Dados da folha de propriedades, clique em Botão Construtor avançar ) para abrir a consulta no modo Design. Anote o nome da tabela que aparece na seção superior do designer de consultas e prossiga para a etapa 5.

    • Se a consulta no campo Pesquisa fizer referência a uma tabela, anote o nome da tabela e prossiga para a etapa 5.

  5. No Painel de Navegação, clique duas vezes na tabela de origem para abri-la no modo Folha de Dados.

  6. Localize o campo que contém os dados usados na lista de pesquisa e edite esses dados conforme necessário.

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Excluir registros não relacionados de um banco de dados

Ao excluir registros inteiros de um banco de dados, você exclui os dados de cada campo e o valor-chave, o valor que torna o registro exclusivo. Se o registro não estiver relacionado a outros registros (ou seja, se o valor-chave não residir em outros registros ou tabelas do banco de dados), você poderá excluir o registro selecionando-o e pressionando Delete. Se você quiser excluir um grande número de registros não relacionados, mais do que você deseja excluir manualmente, poderá usar uma consulta de exclusão para removê-los. Os procedimentos nas seções a seguir explicam como realizar as duas tarefas.

Excluir um registro não relacionado manualmente

  1. No modo Folha de Dados, abra a tabela ou consulta que contém os dados que você quer excluir.

  2. Localize o registro (linha) que você deseja excluir e clique no botão Selecionar Tudo, o quadrado localizado na extremidade esquerda ou direita do registro. Você pode selecionar linhas individuais ou clicar e arrastar para selecionar um conjunto contíguo de linhas. Também pode pressionar Ctrl e clicar com o botão do mouse para selecionar várias linhas não contíguas.

    O Access coloca uma borda ao redor de todo o registro (da linha inteira) ou de um bloco de registros selecionados.

  3. Pressione Delete.

    – ou –

    Na guia Página Inicial, no grupo Registros, clique em Excluir.

    – ou –

    Clique com o botão direito do mouse no botão Selecionar Tudo e clique em Excluir Registro.

    Se não for possível clicar no botão Selecionar Tudo, posicione o cursor em um campo do registro. Em seguida, na guia Página inicial, no grupo Registros, clique na seta para baixo ao lado de Excluir e clique em Excluir Registro.

    Observação : Nesse ponto, o Access talvez exiba uma mensagem de erro que diz que não é possível excluir o registro porque ele está relacionado a outros dados. Se aparecer essa mensagem, clique em OK e vá para Excluir registros relacionados de um banco de dados usando uma consulta de exclusão, mais adiante neste artigo.

  4. Quando o Access solicitar a confirmação da exclusão, clique em Sim.

Excluir registros não relacionados usando uma consulta de exclusão

Ao usar uma consulta de exclusão para remover dados, siga o mesmo processo para registros não relacionados e relacionados: primeiro, crie uma consulta de seleção e garanta que ela retorne apenas os registros que você deseja excluir. Por fim, converta a consulta de seleção em uma consulta de exclusão. As informações e etapas na próxima seção explicam como excluir registros não relacionados.

Excluir registros relacionados de um banco de dados usando uma consulta de exclusão

O processo de exclusão de registros relacionados segue estas etapas gerais.

  • Planeje a exclusão. Garanta que você tenha as permissões necessárias para excluir os dados e que todos os outros usuários tenham fechado todos os objetos que usam as tabelas afetadas e faça o backup do banco de dados.

  • Altere a relação entre as tabelas envolvidas na exclusão. Especificamente, habilite as opções Integridade Referencial e Propagar exclusão dos registros relacionados. Isso permite que a exclusão se propague por todas as tabelas afetadas e remova todos os dados relacionados.

  • Crie uma consulta de seleção e adicione critérios conforme necessário até que a consulta retorne o conjunto correto de registros.

  • Converta a consulta de seleção em uma consulta de exclusão e use-a para excluir os dados.

Confira a explicação completa desse processo em Criar e executar uma consulta de exclusão.

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