Estabelecer e gerenciar a lista de stakeholders do projeto

Por Jane Suchan, PMP

Então, o que é um participante do projeto?     Há muitas definições e elas variam de origem para origem e empresa para empresa. Todos sugerem que os stakeholders são pessoas ou grupos que têm interesse no resultado de um projeto. O gerenciamento de stakeholders é sinônimo de gerenciamento de relacionamento: o objetivo é obter e manter o compromisso com seu projeto.

Aqui, os stakeholders são indivíduos ou grupos na organização que têm interesse ou serão afetados pelo resultado do projeto. Mas antes de iniciar o exercício de estabelecer e gerenciar sua lista de stakeholders, verifique se sua definição de um stakeholder está alinhada com a de sua organização.

Por que o gerenciamento de stakeholders é importante?

Por mais que queiramos pensar que esse não é o caso, temos que enfrentar o fato de que nem todos estarão 100% entusiasmados com o projeto. Os stakeholders podem ter que aprender novas ferramentas ou processos, abrir mão do controle ou, em alguns casos extremos, perder o emprego. O fardo recai sobre o gerente de projeto e os patrocinadores para aliviar as preocupações das partes interessadas, e é improvável que você seja capaz de fazer todas as pessoas felizes, o tempo todo. Alguns precisarão ser tratados de tal forma que não possam sabotar seus esforços.

Entender as motivações ajudará você a resolver preocupações e evitar comportamentos e táticas negativas, como:

• Atrasando as entradas ou aprovações necessárias.

• Iniciando um projeto concorrente.

• Reatribuir recursos para outros projetos.

• Engajar-se na politicagem nos bastidores para minar o projeto.

Os benefícios de gerenciar efetivamente os stakeholders são:

• Reduzindo o tempo de ciclo do projeto, impedindo-o de ser atolado na política.

• Simplificando o processo de aprovação.

• Ajudando a garantir que os recursos do projeto estejam disponíveis e permaneçam focados.

• Mantendo as informações fluindo.

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Desenvolver uma lista de stakeholders

No início do projeto, trabalhe com o patrocinador do projeto para criar uma lista de todos os possíveis stakeholders. Dependendo de como você define essa função e o impacto que seu projeto terá na organização, essa lista pode ser longa.

A lista de stakeholders é uma ferramenta para o gerenciador de projetos e uma entrada fundamental para o plano de comunicação do projeto. Com base na avaliação de sua lista, você pode planejar uma estratégia de comunicação forte. E, você não precisa compartilhar os detalhes da lista além do patrocinador do projeto.

Com a maioria dos projetos vem a política, então espere tropeçar em algumas águas turvas quando você está avaliando seus stakeholders.

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Avaliar a lista de stakeholders

Determine a influência de cada stakeholder e categorize-as por nível de influência. Alguns terão o poder de manter um projeto avançando. Isso pode incluir o patrocinador do projeto ou gerentes seniores. Devido às suas posições e funções de tomada de decisão, você vai querer monitorar esses stakeholders de perto. Outros podem ser pessoas que, embora não possam desligar um projeto, podem trabalhar nos bastidores para minar e possivelmente até mesmo acabar com ele.

Outro nível de stakeholders são aqueles que viverão com o produto – às vezes diariamente. Esse grupo fornece entrada na forma de requisitos comerciais que devem ser atendidos. Eles têm mais a ganhar se o projeto for bem-sucedido, porque isso os afetará diretamente. Embora muitas vezes não possam encerrar direta ou indiretamente um projeto, eles são, no entanto, vitais para o seu sucesso. Se suas necessidades ou preocupações não forem atendidas, eles rapidamente passarão de seus maiores apoiadores para o seu maior problema.

Outra maneira de organizar os stakeholders é agrupar-os por nível de envolvimento e responsabilidade. Um grupo pode estar ativamente envolvido no projeto e fazendo o trabalho, outro pode estar engajado em algum momento, e outro pode ser partes interessadas que não estão ativamente engajadas, mas devem receber comunicações sobre o projeto.

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Usar o RACI para categorizar os stakeholders

A RACI (responsável, responsável, consultada e informada) é uma ferramenta usada no design organizacional para atribuir e designar os stakeholders por nível de envolvimento e responsabilidade do projeto. É uma maneira útil de categorizar seus stakeholders para que você possa planejar a estratégia de comunicação mais eficaz para cada pessoa ou grupo. Esses stakeholders são definidos da seguinte maneira:

• Responsável    Essa pessoa é responsável por concluir uma tarefa.

• Responsável    Essa pessoa será chamada para conta se a tarefa não for concluída e poderá gerenciar a pessoa responsável pela conclusão da tarefa. Os gerentes de projeto geralmente têm essa função.

• Consultado    Embora não seja responsável ou responsável pela conclusão, essa pessoa é consultada sobre aspectos da tarefa.

• Informado    O titular dessa função passiva é mantido informado, mas não é responsável por tarefas.

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Uma onça de prevenção...

O gerenciamento de projetos tem tudo a ver com o gerenciamento de expectativas. Aproveite o início de seus projetos para trabalhar com seu patrocinador para identificar e avaliar seus stakeholders. Certifique-se de atualizar sua lista ao longo da vida útil do projeto. Você deve saber quem são seus stakeholders e seus interesses para gerenciá-los efetivamente. Ele salvará você de dificuldades a longo prazo e garantirá que seu projeto seja bem-sucedido.

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