Esquema para usar dados no SharePoint Server

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Combinando o Office SharePoint Server 2007, o sistema do Microsoft Office 2007 e os dados de sua empresa, você pode criar uma solução de negócios que fará você se sentir em casa.

Um esquema para usar dados no SharePoint Server

Neste artigo

Criar uma solução de negócios é como construir uma casa

Noções básicas sobre fundações de dados

Aproveitar os dados no Office SharePoint Server 2007

Usar dados dos programas do sistema Office com o Office SharePoint Server 2007

Comece a trabalhar com modelos e cenários

Criar uma solução de negócios é como construir uma casa

Digamos que você deseja construir uma casa de qualidade. Se você tiver muito tempo e dinheiro, escolha a opção A: Compre um terreno sem conexões de água, luz e esgoto, contrate um arquiteto para projetar a casa e pague um empreiteiro (que usa subcontratados) para construir a sua casa meticulosamente a partir do zero. Se você não tiver muito tempo e dinheiro, escolha a opção B: Adquira uma casa modular, escolha um estilo arquitetônico e uma planta baixa predefinidos e contrate um empreiteiro para construir a sua casa rapidamente em um terreno com conexões de água, luz e esgoto.

Para criar uma solução de negócios de qualidade, o sistema Microsoft Office e o Office SharePoint Server 2007 fornecem as duas opções. A opção A geralmente requer financiamento, codificação e desenvolvimento e, em geral, é melhor para os profissionais de TI. A opção B combina o sistema Microsoft Office (sua arquitetura) com Office SharePoint Server 2007 (seus módulos iniciais, terreno e conexões de água, luz e esgoto), um profissional de tecnologia da informação motivado (seu empreiteiro) e modelos e cenários (seus estilos arquitetônicos e plantas baixas).

Se quiser ajudar a criar uma solução de negócios de qualidade usando a opção B, você veio ao lugar certo. Este artigo fornece uma visão geral de como usar dados no Office SharePoint Server 2007, além de muitos links para informações adicionais que ajudam a compreender os detalhes dos vários recursos discutidos e que podem ajudar você a implementar uma solução.

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Noções básicas sobre fundações de dados

A fundação de qualquer solução de negócios automatizada com base no sistema Microsoft Office (seja no nível do grupo de trabalho, seja no nível do departamento ou seja no nível da empresa) são os dados e as maneiras fundamentais de você trabalhar com eles.

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Os três tipos de dados

As informações são essenciais para gerir qualquer empresa com eficiência e os dados serão a alma que oferece suporte a ela. A maioria das empresas gastam os recursos principais coletando, armazenamento, atualizando, acessando, analisando, relatando e gerenciando dados. Esses dados vêm de três formas:

  • Dados estruturados    É possível organizar esse tipo de dado em tabelas e facilmente atualizar, classificar, filtrar e consultá-los, e são normalmente armazenados em arquivos simples e bancos de dados. Os dados estruturados também incluem metadados, muitas vezes chamados de "dados sobre dados". Os metadados dão significado e restrição aos dados e incluem cabeçalhos de coluna, tipos de dados e formatos e regras de validação. Exemplos de dados estruturados incluem ordens de compra, estatísticas, inventários, orçamentos e vendas.

  • Dados não estruturados    Esse tipo de dado são as informações armazenadas em documentos e apresentações e que não podem ser convertidas automaticamente em dados estruturados. Exemplos de dados não estruturados incluem memorandos, cartas, publicações, políticas, propostas, especificações, slides e currículos.

  • Dados semiestruturados    Esse tipo de dado contém dados estruturados combinados com uma quantidade modesta de dados não estruturados, como campos de comentário e memorando, anexos de documento e gráficos. Exemplos de dados não estruturados incluem relatórios de status, documentos de RFP (Request for Proposal - Solicitação de Proposta) formalizados, avaliações de desempenho e catálogos de produtos.

Você pode trabalhar com todos os três tipos de dados usando o sistema Microsoft Office e o Office SharePoint Server 2007, mas este artigo tem como foco os dados estruturados e semiestruturados.

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Fazer conexões com dados

Dados estruturados e semiestruturados geralmente vêm de uma fonte de dados externa, como um arquivo XML, uma pasta de trabalho ou um banco de dados. Esta fonte de dados externa conecta-se ao seu programa por meio de uma conexão de dados, que é um conjunto de informações que descrevem como localizar, fazer logon e acessar a fonte de dados externa.

As informações de conexão também podem ser armazenadas em um arquivo de conexão, como um arquivo ODC (Office Data Connection - Conexão de Dados do Office) (.odc). Um arquivo ODC usa marcas HTML e XML personalizadas para armazenar as informações de conexão e é usado pela maioria dos programas do Office. O Office InfoPath 2007 usa um arquivo UDC (Universal Data Connection - Conexão de Dados Universal) (.udc) semelhante. Arquivos de conexão são particularmente úteis para compartilhar conexões de maneira consistente, tornando as conexões mais detectáveis, ajudando a melhorar a segurança e facilitando a administração de fonte de dados. A melhor maneira de compartilhar os arquivos de conexão é colocá-los em um local seguro e confiável, como uma biblioteca de conexão de dados do SharePoint, na qual os programas e usuários apropriados podem ler o arquivo, mas somente usuários designados podem modificar o arquivo.

Conectando-se a dados externos

1. Há uma variedade de fontes de dados às quais você pode se conectar: Microsoft SQL Server, Microsoft Office Access 2007, Office Excel 2007 e arquivos de texto.

2. Cada fonte de dados tem um driver ODBC ou provedor OLE DB associado.

3. Um arquivo de conexão define todas as informações que você precisa para acessar e recuperar dados de uma fonte de dados.

4. As informações de conexão são copiadas no seu programa a partir de um arquivo de conexão.

O Microsoft Data Access Components (MDAC) 2.8, que é instalado com o Microsoft Windows, permite a conexão com uma ampla variedade de fontes de dados relacionais e não relacionais usando drivers ODBC (Conectividade Aberta de Banco de Dados) ou provedores OLE DB (Banco de Dados de Vinculação e Incorporação de Objetos). Quando você instala o sistema Microsoft Office, os drivers ODBC adicionais e os provedores OLE DB são adicionados ao seu computador. Você também pode usar drivers ODBC e provedores OLE DB de outros fabricantes para obter informações de fontes diferentes das fontes de dados da Microsoft. Para saber mais sobre como instalar esses drivers ODBC ou provedores OLE DB, verifique a documentação do banco de dados ou contate o fornecedor do banco de dados.

Usando o sistema Microsoft Office, você pode criar conexões em muitos programas do Office e usar o assistente para conexão de dados para se conectar a novas fontes de dados. Você também pode exibir ou editar da melhor forma o conteúdo de um arquivo ODC usando o Office Excel 2007.

Mais informações

Importar dados no Office Publisher, Visio ou Word usando o Assistente para Conexão de Dados

Visão geral da conexão (importação) de dados

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Usar grades de dados para trabalhar com dados

Geralmente, a maneira mais simples de trabalhar com dados é usando uma grade de dados. Uma grade de dados é uma exibição tabular de dados em colunas e linhas que lhe permite facilmente classificar, filtrar, consultar e manipular os dados. As grades de dados também fornecem uma maneira de obter o conjunto de dados correto para a sua solução de negócios de várias fontes de dados. Para alguns usuários, uma grade de dados é suficiente para trabalhar eficazmente com os dados. Para outros usuários, você precisa de maneiras mais amigáveis de gerenciar dados, como formulários, relatórios e painéis.

Tabela Funcionários no modo Folha de Dados

Usando o sistema Microsoft Office e o Office SharePoint Server 2007, você pode criar e usar grades de dados usando Folhas de Dados da Web do Access, Folhas de dados do Access e tabelas do Excel.

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Usar formulários para alterar dados com eficiência

vários subformulários aninhados um no outro Os dados estruturados e semiestruturados frequentemente precisam de atualização e mudança, e é aí que os formulários têm um papel importante. Um formulário, seja impresso ou seja online, é um componente de documento ou de programa desenvolvido com um formato e uma estrutura padrão que facilita a coleta, a captura, a organização e edição de dados. Formulários são janelas por meio das quais os usuários veem e acessam seus dados. Os formulários online contêm instruções, formatação, rótulos e espaços em branco para a inserção de dados, bem como um formulário impresso. Formulários online também contêm controles que exibem dados ou facilitam para os usuários inserir ou editar dados, executar uma ação ou fazer uma seleção, como caixas de listagem, botões de opção e botões de comando. Um formulário visualmente atraente torna o trabalho com os dados mais agradável e mais eficiente e ajuda a impedir que dados incorretos sejam inseridos.

Usando o sistema Microsoft Office e Office SharePoint Server 2007, você pode criar e usar formulários usando formulários do Access, formulários do InfoPath, formulários de lista do SharePoint, exibições de dados inseridos como formulários e Web Parts de formulário.

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Usar relatórios para apresentar dados e tomar decisões

relatórios podem fornecer uma visão geral dos seus dados Dados estruturados e semiestruturados são comumente disponibilizados aos usuários por meio de relatórios corporativos. Um relatório é a apresentação de dados transformados nas informações formatadas e organizadas de acordo com os requisitos comerciais específicos. Exemplos de relatórios incluem previsões de orçamento, resumos de vendas, listas telefônicas, etiquetas de endereçamento e catálogos de produtos. Os relatórios podem ser um resumo de uma página simples ou uma exibição hierárquica de dados mais abrangentes. Um relatório também pode conter sub-relatórios, variar com base nos parâmetros que são passados para ele e ser altamente interativo para que os usuários possam classificar, filtrar e fazer buscas detalhadas ou até mesmo executar uma consulta drill-through nos dados.

Usando relatórios, os operadores de informações podem tomar boas decisões de negócios ajudando-os a responder perguntas, a se concentrar nos objetivos, encontrar alternativas melhores, planejar táticas e estratégias corretas, determinar consequências e concessões e avaliar incógnitas e riscos.

Os usuários de relatórios podem ser classificados da seguinte maneira.

Tipo de usuário

Exemplo

Ações de relatório

Usuários avançados

Analistas de dados e de negócios

Crie e personalize relatórios, trabalhe com relatórios de tabela dinâmica de processamento analítico online (OLAP), use ferramentas de criação de relatórios, realize análises estatísticas e execute análise usando as ferramentas de mineração de dados.

Usuários moderados

Os gerentes e outros profissionais da informação

Leia relatórios detalhados, personalize e interaja com relatórios filtrando, classificando e definindo parâmetros e crie relatórios e consultas ad hoc.

Usuários casuais

Trabalhadores de linha de frente

Leia relatórios padrão e simples, e acesse relatórios por meio de exibições simples, como fluxogramas.

Usando o sistema Microsoft Office, Office SharePoint Server 2007 e o SQL Server, você pode criar e usar uma ampla variedade de relatórios usando o Access, Excel, SQL Server Reporting Services, InfoPath (usando a mesclagem de formulários) e Office SharePoint Designer 2007 (usando modos de exibição de dados somente leitura).

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Usar painéis e KPIs para agir sobre dados

Business intelligence é um esforço popular, de todo o setor, projetado para coletar, gerenciar e usar dados; para discernir padrões e significado; para tomar decisões, responder e atuar; e, portanto, para melhorar o desempenho da sua empresa. Painéis e indicadores chave de desempenho (KPIs) são fundamentais para esse esforço.

Usando painéis

Os painéis (também chamados de scorecards) são uma técnica de business intelligence vital que combina os relatórios e as análises para visualizar informações críticas na empresa, no departamento e no grupo.

Painel de vendas

Há três tipos de painéis: painéis operacionais usados para monitorar o trabalho diário para funcionários, painéis táticos para análise de dados e monitoramento de atividades mensais e trimestrais e painéis estratégicos para gerenciamento corporativo a longo prazo. Os dados de painel podem ser quantitativos, como quantias de pedidos, participação de mercado, lucros, chamadas de suporte, defeitos de manufatura ou visitas à página da Web. Eles também podem ser qualitativos, como os 10 clientes principais, problemas principais, tarefas atuais aguardando conclusão e atualizações de notícias críticas.

Usando KPIs (indicadores chave de desempenho)

Um elemento essencial do painel é um indicador chave de desempenho (KPI), que é uma indicação visual (como setas para cima e para baixo, sinais de farol vermelho e círculos coloridos) que comunicam a quantidade de progresso feito em direção a uma meta de negócios importante. Um KPI é uma medida quantificável, como o lucro bruto mensal ou a rotatividade trimestral de funcionários, usada para monitorar o desempenho de uma organização. KPIs são importantes para equipes, gerentes e empresas para avaliar rapidamente o progresso feito em relação às metas mensuráveis e tomar boas decisões com base em três perguntas fundamentais: "Estou adiantado ou atrasado com o quê?, "Quão adiantado ou atrasado?" e "Qual é o mínimo que eu já concluí?".

Indicadores de desempenho de vendas Cada KPI tem uma meta, status e tendência. Por exemplo, um KPI comum são as vendas mensais do departamento. Após um planejamento cuidadoso, uma meta de vendas trimestral (ou destino) é definida para cada departamento. Um painel ou placar exibe o status semanal desta meta, esteja ela no prazo, adiantada ou atrasada, talvez usando cores ou ícones padrão definidos pela empresa. As tendências nos últimos anos também podem ser resumidas em um gráfico e, às vezes, projetadas para o próximo ano.

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Aproveitando os dados no Office SharePoint Server 2007

Office SharePoint Server 2007 facilita a colaboração com outros funcionários, tornando mais fácil o gerenciamento e o compartilhamento de documentos, sites e espaços de trabalho e oferecendo suporte atividades de negócios comuns que usam todos os três tipos de dados descritos anteriormente. Os exemplos são:

  • Grupos de trabalho e departamentos que precisam colaborar em projetos, comunicar o propósito comercial, medir o sucesso, organizar equipes e tarefas, desenvolver e controlar agendas e marcos, identificar custos e produzir resultados finais.

  • Empresas que precisam gerenciar muitos documentos, auditar processos, comunicar políticas e manter, rotular e localizar registros grandes.

O Office SharePoint Server 2007 também cria uma infraestrutura sólida para desenvolver soluções de negócios adicionais que usam todos os três tipos de dados. Para o profissional de informação, os seguintes componentes do Office SharePoint Server 2007 destacam-se como elementos importantes na criação de uma solução de negócios automatizada com base em dados estruturados e semiestruturados com pouco ou nenhum código. Esses componentes, que funcionam sozinhos ou funcionam bem juntos, são os seus "módulos de casa, terrenos trabalhados e conexões de água, luz e esgoto" que podem ajudá-lo a criar rapidamente uma solução corporativa.

Componentes de dados estruturados no SharePoint

1. Usando o sistema Microsoft Office e Office SharePoint Server 2007, você pode trabalhar com vários tipos de dados externos, incluindo dados de linha de negócios (LOB), fontes de dados do Office e arquivos simples.

2. O Office SharePoint Server 2007 tem muitos componentes projetados para manipular dados externos em uma variedade de formas.

3. Você pode acessar esses dados externos, por meio de um programa da área de trabalho do Office ou um navegador, como o Windows Internet Explorer.

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Listas do SharePoint

Um site do SharePoint geralmente inclui várias listas padrão, incluindo links, comunicados, contatos, controle de problemas, pesquisas e tarefas que você pode usar como foco para uma solução corporativa. Em muitos casos, essas listas padrão podem fornecer soluções rápidas e eficientes com pouca ou nenhuma modificação. Por exemplo, você pode usar: Pesquisas, que incluem ramificação e quebras de página condicionais, para avaliações de satisfação do cliente e de funcionários, e o Acompanhamento de problemas, que tem o armazenamento de controle de versão e de histórico de versões, para uma análise mais profunda de projetos de grupo de trabalho e tarefas de trabalho comuns.

Lista de tarefas do projeto

Listas são elaboradas e flexíveis e apresentam muitos recursos internos que proporcionam uma maneira eficiente de armazenar, compartilhar e trabalhar com dados estruturados e semiestruturados. Você pode:

  • Incluir muitos tipos de dados, como datas, imagens, fórmulas e cálculos com base em outras colunas, campos somente para anexação (úteis para registrar em log e controlar aplicativos) e campos de pesquisa nos quais você pode selecionar um valor de outro campo da lista.

  • Criar modos de exibição de lista para organizar, classificar e filtrar dados de maneiras diferentes e específicas; alterar os metadados (por exemplo, adicionar e excluir colunas e modificar regras de validação) e usar listas de maneira uniforme em sites do SharePoint com tipos de conteúdo, colunas de site e modelos.

  • Criar listas personalizadas, exibir dados em Web Parts e Páginas de Web Parts e importar, exportar e vincular dados de outros programas, como o Excel e o Access.

  • Controlar versões e históricos detalhados, exigir aprovação para modificar dados, usar a segurança em nível de item e pasta, fazer check-in e check-out e permanecer automaticamente informado sobre alterações com o uso de alertas e RSS feeds.

  • Organizar o conteúdo de uma única lista em pastas para aumentar a conveniência e melhorar o desempenho, além de melhorar o desempenho em geral com listas grandes por meio do recurso de indexação.

A Folha de Dados da Web do Access (anteriormente conhecida como modo Folha de Dados) fornece uma grade de dados para exibir e editar dados para vários tipos de listas. Você pode achar a Folha de Dados da Web do Access mais conveniente e eficiente do que o modo de exibição de lista padrão. Ele exibe o conteúdo de uma lista ou uma biblioteca de documentos em linhas e colunas. Você pode adicionar e editar linhas e colunas, aplicar filtros e ordens de classificação, exibir totais e valores calculados e convenientemente editar dados nas células da grade.

Exemplo do modo Folha de Dados

Observação : A Folha de Dados da Web do Access requer o Office Access 2007 instalado no computador cliente e um navegador que ofereça suporte a controles ActiveX.

O painel de tarefas da Folha de Dados da Web do Access também contém vários comandos adicionais que facilitam a interação com o Excel e o Access.

Comando

Ação

Acompanhar essa lista no Access

Cria uma tabela vinculada no Access e que também vincula ao modo Folha de Dados e que você pode atualizar (disponível somente no Office Access 2007).

Exportar para o Access

Exporta o modo de exibição para uma tabela em um banco de dados.

Relatório com o Access

Cria uma tabela vinculada no Access e gera um relatório.

Lista de consulta com o Excel

Exporta dados para o Excel que você pode atualizar no Excel. (Mesmo comportamento que o comando Exportar para o Excel disponível no menu Ações no modo de exibição de lista padrão).

Imprimir com o Excel

Exporta dados para o Excel para que você possa imprimir do Excel.

Gráfico com o Excel

Exporta dados para o Excel para que você possa criar um gráfico no Excel usando o Assistente de Gráfico.

Criar um Relatório de Tabela Dinâmica do Excel

Exporta dados para o Excel para que você possa criar um relatório de tabela dinâmica no Excel.

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Bibliotecas do SharePoint

Uma biblioteca do SharePoint é um local em um site do SharePoint no qual você pode criar, coletar, atualizar e gerenciar documentos com membros da equipe e outros funcionários. Cada biblioteca exibe uma lista de documentos e metadados importantes sobre esses documentos, o que ajuda as pessoas a usar os arquivos e a trabalhar em conjunto e cada biblioteca fornece recursos úteis como fazer check-in e check-out de documentos, criar acompanhamento e numeração de versão primários e secundários e usar recursos avançados de política, auditoria e fluxo de trabalho. Você pode criar e gerenciar documentos, imagens, apresentações, formulários e outros tipos de arquivos em uma biblioteca. Por fim, você pode usar a biblioteca de documentos compartilhados padrão, personalizar essa biblioteca para seus fins ou pode criar suas próprias bibliotecas adicionais.

Biblioteca de Documentos

Há três tipos de bibliotecas — bibliotecas de documentos, bibliotecas de formulários e bibliotecas de conexão de dados — que podem funcionar com todos os tipos de dados.

Bibliotecas de documentos    Você pode usar bibliotecas de documentos para armazenar, acessar e gerenciar uma ampla variedade de arquivos, incluindo documentos do Office, planilhas, relatórios, formulários, bancos de dados do Office Access 2007 e arquivos de texto.

Bibliotecas de formulário      Você pode armazenar e trabalhar com formulários do Office InfoPath 2007 em bibliotecas de formulário. As bibliotecas de formulários oferecem um local central no qual os usuários podem preencher e armazenar formulários com base no mesmo modelo. Por exemplo, você pode usar o InfoPath para criar uma solução de acompanhamento de ativos que armazena o modelo de formulário (.xsn) e os arquivos XML do formulário (.xml) em uma biblioteca de formulários do SharePoint.

Bibliotecas de Conexões de Dados    Uma Biblioteca de Conexão de Dados (DCL) é uma biblioteca especial que pode ser definida como um local confiável e que torna mais fácil armazenar, proteger, compartilhar e gerenciar arquivos ODC e UDC. Os administradores podem controlar o acesso a essas conexões para que somente usuários privilegiados e confiáveis possam usar essas conexões. É possível configurar o Serviços do Excel para que somente as conexões confiáveis possam ser usadas. Talvez um administrador também precise mover um banco de dados de um servidor de teste para um servidor de produção ou atualizar uma consulta que acessa os dados. Usando um arquivo ODC salvo em um DCL, a administração dessas informações de conexão fica muito mais fácil e o acesso do usuário aos dados fica mais conveniente porque todas as pastas de trabalho usam o mesmo arquivo de conexão e uma operação de atualização, seja no computador do cliente ou do servidor, recebe as alterações atualizadas nesse arquivo de conexão. Você pode até mesmo configurar o Office SharePoint Server 2007 e um computador de cliente do usuário para detectar automaticamente as alterações no arquivo de conexão e usar a versão mais atualizada desse arquivo de conexão. Em resumo, bibliotecas de conexões de dados simplificam muito a manutenção e o gerenciamento de conexões de dados.

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Web Parts e Páginas de Web Part

Uma Web Part é uma unidade modular de informações que constitui o bloco de construção básico de uma Página de Web Parts. Você pode adicionar Web Parts a zonas de Web Part em uma Página de Web Parts e personalizar Web Parts individuais para criar uma página exclusiva para os usuários do site. Uma Página de Web Part é um tipo especial de página da Web na qual você pode usar Web Parts para consolidar dados, como listas e gráficos, e conteúdo da Web, como textos e imagens, em uma exibição de informações dinâmicas criada em torno de uma tarefa ou de um interesse especial comum.

Você pode usar uma Página de Web Parts para apresentar uma variedade de informações estruturadas e não estruturadas de maneira organizada, produtiva e conveniente. As Páginas de Web Parts geralmente contêm várias Web Parts conectadas, para que você possa exibir dinamicamente dados e conteúdo para obter os resultados desejados.

Por exemplo, você pode criar uma página de Web Parts chamada Pedidos de Clientes usados para exibir informações críticas. Você recebe uma chamada de um cliente que tem uma pergunta sobre um pedido, mas não se lembra do número de identificação do pedido, mas se lembra da data em que o pedido foi feito. Você pode usar uma Página de Web Parts para fazer o seguinte.

Página de Web Parts de Pedidos do cliente com várias Web Parts

1. Consultar o número de identificação de produto por pedido ou, neste caso, pela data do pedido.

2. Exibir todos os pedidos por data.

3. Selecionar o pedido correto, com base no nome do cliente, e consultar os detalhes do pedido, bem como os detalhes do cliente.

4. Selecionar um item de linha no pedido (nesse caso, a lâmpada) e exibir uma imagem do produto para confirmar a pergunta do cliente.

5. Procurar as últimas novidades de negócios pertinentes ao pedido do cliente.

Você pode usar páginas de Web Parts para:

  • Consolidar dados de fontes de dados diferentes e criar um relatório.

  • Analisar e agregar dados (por exemplo, somas, totais ou contagens).

  • Resumir as informações importantes de KPI que você quiser ver no início de cada dia.

  • Priorizar e realçar dados de projeto ou de cliente para ajudar você a tomar decisões eficazes.

  • Exibir informações de reuniões e cronogramas de trabalho atualizados para planejar rapidamente o seu dia.

  • Obter acesso rápido a novidades comerciais, sobre o clima local e sobre seus sites favoritos para organizar sua navegação na Web.

A seguir estão as Web Parts que podem ser conectadas e que exibem dados estruturados e semiestruturados.

Web Part

Descrição

Modo de Exibição de Lista

Exibe dados de lista e metadados de biblioteca

Formulário

Exibe dados usando controles de formulário HTML

Imagem

Exibe imagens

Excel Web Access

Exibe pastas de trabalho do Excel

Visualizador de Relatórios

Exibe os relatórios criados a partir de Serviços de Relatório do SQL Server

Modo de Exibição de Dados

Exibe e edita dados de uma variedade de fontes de dados

KPI

Exibe os principais dados de indicador chave de desempenho e símbolos de uma lista de KPIs

Detalhes de KPI

Exibe dados de KPI para um item e símbolos de uma lista de KPIs

Item de Dados Corporativos

Exibe detalhes sobre um único item de dados corporativos

Lista de Dados Corporativos

Exibe um resumo dos dados corporativos em uma lista

Ações de Dados Corporativos

Conecta as Web Parts para configurar as ações de aplicativo de negócios

Lista Relacionada a Dados Corporativos

Conecta as Web Parts para exibir itens corporativos relacionados

Construtor de Item de Dados Corporativos

Cria um item de dados corporativos a partir de parâmetros de uma sequência de caracteres de consulta para uso em páginas de perfil de dados corporativos.

Filtro

Filtra os dados da Web Part de várias formas

Mais informações

Trabalhar com Web Parts de filtro

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O Catálogo de Dados Corporativos

O Catálogo de Dados Corporativos (BDC) é um componente que fornece suporte interno para a exibição de dados de bancos de dados de linha de negócios (LOB) como SAP, Siebel e SQL Server. Em geral, esses sistemas LOB gerenciam informações e processos corporativos importantes como dados do cliente, inventário, cobranças e ciclos de vida do produto. Muitas vezes esses sistemas exigem treinamento extensivo, são difíceis de usar e estão disponíveis apenas para um grupo seleto. O BDC disponibiliza esses dados LOB para mais pessoas que precisam de acesso aos dados e que precisam trabalhar com eles de formas diferentes e mais flexíveis. Por exemplo, um formulário de ordem de compra do InfoPath pode ser usado para exibir dados do cliente de um sistema, detalhes do produto de outro sistema e detalhes financeiros de um sistema de terceiros.

Veja a seguir um resumo das funções e tarefas para trabalhar com o catálogo de dados corporativos.

Função

Tarefa

Analista de negócios

Define recursos e cria soluções predefinidas

Autor de metadados

Autores e testes de metadados

Administrador

Importa a definição de aplicativo e configura o acesso a dados

Membro do site

Incorpora dados corporativos em Web Parts, páginas e listas

Desenvolvedor

Cria soluções de página de Web Parts personalizadas

Visitante do site

Consome dados corporativos

Exibindo dados corporativos em uma Web Part de Lista de Dados Corporativos

Depois de extrair dados corporativos da fonte de dados, há quatro recursos do Catálogo de Dados Corporativos, que você pode usar:

  • Dados corporativos em listas    Você pode incorporar dados corporativos em qualquer lista do SharePoint ou biblioteca de documentos existente adicionando uma coluna de dados corporativos como um tipo de campo. Os cenários comuns são: associar documentos a registros de clientes, como propostas, contratos e apresentações; suplementar dados com colunas personalizadas, como uma anotação e selecionar dados de uma lista, como códigos postais.

  • Ações de dados corporativos    As ações de dados corporativos são os links que aparecem ao lado de objetos comerciais. Esses links podem, por exemplo, abrir páginas da Web, exibir as interfaces de usuário dos aplicativos de negócios ou abrir os formulários do InfoPath. As ações de dados corporativos também são exibidas como links nas listas do SharePoint e resultados de pesquisa. Ao usar esses links, você pode facilmente atualizar um item ou ver dados relacionados.

  • Web Parts de dados corporativos   Office SharePoint Server 2007 inclui vários Web Parts de dados corporativos que podem exibir qualquer entidade do BDC. Você pode usar Web Parts de dados corporativos para personalizar como os dados corporativos são exibidos em seu site. Também é possível conectar-se a essas Web Parts para que quando você executar uma ação em uma Web Part, ela altere o conteúdo de outra Web Part.

  • Dados corporativos em perfis de usuário    Para aprimorar as informações do usuário no Office SharePoint Server 2007, os perfis de dados corporativos são criados por padrão quando um aplicativo é registrado no BDC.

Mais informações

Exibir dados corporativos em um site do SharePoint

Catálogo de Dados Corporativos

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Listas de KPIs

kpi de vendas trimestrais Uma lista pronta para uso torna muito mais fácil a incorporação de KPIs em suas soluções de negócios. Há quatro maneiras de usar uma lista de KPIs, cada uma delas aborda uma fonte comum de valores de KPI e uma maneira de incorporar esses valores em um site do SharePoint:

  • Dados em listas do SharePoint    Quando as listas do SharePoint contêm itens que você pode contar, itens que fazem parte de um fluxo de trabalho ou itens que contêm datas, use um KPI para controlar quanto tempo os problemas ou as tarefas estão abertos, quantos estão abertos e a porcentagem de conclusão de uma tarefa. Você também pode controlar os totais, como quanto tempo um problema está aberto ou o número total de vendas em uma região.

  • Dados em pastas de trabalho do Excel    Você pode configurar um KPI em uma pasta de trabalho do Excel em uma biblioteca de documentos e vincular ao KPI a partir do Office SharePoint Server 2007. Como os dados na pasta de trabalho mudam, o KPI é atualizado automaticamente. Você também pode escolher que a pasta de trabalho seja exibida na mesma página da Web, usando a Web Part do Office Excel Web Access.

  • Os dados do Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services   Office SharePoint Server 2007 podem usar KPIs do Analysis Services, um componente do Microsoft SQL Server 2005. Um analista de banco de dados ou administrador de sistemas geralmente configura esses KPIs e registra a conexão de dados com o Office SharePoint Server 2007. Em seguida, qualquer uma das pessoa com as permissões apropriadas pode acessar o banco de dados e um link para os KPIs do Analysis Services.

  • Informações inseridas manualmente    Em situações nas quais não há nenhuma configuração de sistema formal ou você tem um projeto único a acompanhar, é possível inserir os critérios manualmente. Esta lista de KPIs é útil para exibir informações trocadas por email ou algum outro sistema.

Fluxos de trabalho

Fluxograma de um fluxo de trabalho de Aprovação Muitos processos vitais em qualquer organização dependem amplamente de pessoas. Automatizar as interações entre as pessoas que participam de um processo pode melhorar a eficiência dele. Esses processos às vezes são chamados de fluxos de trabalho humanos. Com o Office SharePoint Server 2007, você pode usar fluxos de trabalho predefinidos ou com o Office SharePoint Designer 2007 você pode criar novas soluções de fluxo de trabalho com base nos itens de lista e de biblioteca. No Office SharePoint Designer 2007, um Designer de Fluxo de Trabalho com base em regras facilita a construção de fluxos de trabalho com ramificação condicional e várias etapas.

Os fluxos de trabalho incluídos com o Office SharePoint Server 2007 oferecem integração com os programas do versão do Office 2007. Você pode usar o Office Outlook 2007 para comunicar o status e as tarefas com os usuários. Você pode usar o Office Access 2007 para modificar o fluxo de trabalho associado a uma lista vinculada e criar relatórios de fluxo de trabalho para avaliar melhor o status do projeto e avaliar seus processos comerciais. Os fluxos de trabalho podem usar formulários personalizados criados com o Office InfoPath 2007 para interagir com os usuários por meio de outros programas do Office, como o Office Word 2007.

Mais informações

Criar um formulário para responder a um status do fluxo de trabalho

Demonstração: Simplifique os processos de negócios com formulários e fluxos de trabalho

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SQL Server Reporting Services

O SQL Server Reporting Services é um serviço de gerenciamento e distribuição de relatórios completo e para toda a empresa, o qual inclui a criação, construção, entrega, segurança e exibição de relatórios em vários formatos. Com o SQL Server 2005 Service Pack 2, você pode usar os serviços de relatórios no Modo de Integração do SharePoint para que você possa:

  • Usar bibliotecas do SharePoint para armazenar relatórios, fontes de dados e modelos de relatório. Armazenar relatórios em bibliotecas de documentos permite que um relatório também use recursos padrão do Office SharePoint Server 2007, como segurança, controle de versão e fluxo de trabalho. Você também pode adicionar relatórios à Central de Relatórios.

  • Sincronize relatórios e todos os recursos associados armazenados no Office SharePoint Server 2007 com os mesmos relatórios armazenados e executados a partir do servidor de relatórios.

  • Use uma interface de usuário consistente para gerenciar e visualizar os relatórios. Uma barra de ferramentas conveniente na Web Part Visualização de Relatório permite exibir e editar propriedades; gerenciar permissões e assinaturas; editar no Construtor de Relatórios; configurar fontes de dados, parâmetros, instantâneos e tempos limite; exibir históricos de relatório e de versão; e publicar as versões principais.

Um relatório de exemplo

Você pode usar a Web Part Visualização de Relatório para exibir, navegar, imprimir e exportar relatórios em um servidor de relatórios. A Web Part Visualização de Relatório é associada a arquivos de definição de relatório (.rdl) que são processados por um servidor de relatório. Você pode definir as propriedades na Web Part para controlar a aparência das áreas de barra de ferramentas e modo de exibição e para vincular a Web Part a um relatório específico. Os relatórios em uma biblioteca de relatórios são processados usando uma Web Part Visualização de Relatório. Qualquer Página de Web Part também pode ser modificada para exibir relatórios usando a Web Part Visualização de Relatório e você também pode se conectar às Web Parts do filtro para limitar os dados exibidos nos relatórios.

A integração dos Serviços de Relatório com o SharePoint Server requer que esses componentes sejam instalados: O SQL Server 2005 Reporting Services, que hospeda relatórios do Reporting Services e se comunica com o SharePoint Server usando uma interface de Serviços Web; o SQL Server 2005 Service Pack 2, que permite a integração com o SharePoint Server e o Reporting Services no servidor de relatórios; e o suplemento do Microsoft SQL Server 2005 Reporting Services para Tecnologias do Microsoft SharePoint, que inclui a Web Part Visualização de Relatório e a nova interface de usuário de gerenciamento de relatórios.

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A Central de Relatórios

Uma Central de Relatórios é um modelo de site que contém um conjunto predefinido de bibliotecas de relatórios, bibliotecas de conexão de dados, listas do SharePoint, Web Parts incluindo Web Parts de filtro e KPIs que você pode personalizar e melhorar para seus próprios fins. Imagine a Central de Relatórios como um hub central que fornece um ambiente de relatórios e um local seguro, simples e comum nos quais os usuários podem navegar, localizar e obter relatórios atualizados, seja para consultas ad-hoc ou instantâneos periódicos e agendados. Usando a Central de Relatórios, você pode reduzir a dependência de anexos de email para o fornecimento de relatórios e ajudar diminuir o congestionamento da rede. Você pode armazenar uma variedade de relatórios na Central de Relatórios incluindo planilhas, instantâneos do Access, relatórios do SQL Report Services e arquivos PDF.

Central de Relatórios de Vendas

Mais informações

Introdução à Central de Relatórios

Trabalhando com um site da Central de Relatórios

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Usando dados de programas do sistema Office com o Office SharePoint Server 2007

Claro, você pode criar uma solução corporativa que usa todos os tipos de dados usando apenas o Office SharePoint Server 2007. No entanto, o versão do Office 2007 tem muitos pontos de integração úteis com o Office SharePoint Server 2007 que facilitam o trabalho com dados estruturados e semiestruturados e podem tornar a sua solução de negócios bem projetada e muito mais eficaz. Nas mãos de um profissional da informação capaz, seu "empreiteiro", os seguintes programas do versão do Office 2007 atuam como "arquitetos" de uma solução comercial bem projetada e satisfatória.

Programa

Objetivo

Tipo de dados

Excel (juntamente com a tecnologia de serviços do Excel)

Analise e visualize dados numéricos e outros em um formato de planilha, crie gráficos com aparência profissional e trabalhe com dados hierárquicos usando relatórios de tabela dinâmica.

Estruturado

InfoPath

Coletar e processar dados com base em XML.

Estruturados e semiestruturados

Access

Consolidar, inserir, armazenar, relatar e gerenciar dados em um banco de dados.

Estruturados e semiestruturados

SharePoint Designer

Personalize páginas da Web orientadas a dados e sites do SharePoint e crie modos de exibição de dados.

Estruturados, semiestruturados e não estruturados

Word

Crie documentos profissionais de forma rápida e eficiente

Não estruturados

Visio

Visualize e comunique informações, sistemas e processos complexos.

Não estruturados

Outlook

Comunique-se através de email e gerencie contatos, agendas e tarefas.

Não estruturados

Publisher

Crie publicações e material de marketing com aparência profissional.

Não estruturados

PowerPoint

Crie apresentações dinâmicas usando animação, gráficos e mídia.

Não estruturados

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Excel e Serviços do Excel

Use o Excel e o Serviços do Excel quando você quiser:

  • Executar cálculos e comparações estatísticas com seus dados.

  • Criar e usar relatórios de tabela dinâmica para exibir dados hierárquicos em um layout compacto e flexível.

  • Enfatizar visualmente os dados usando gráficos, ícones de formatação condicional, barras de dados e escalas de cores.

  • Executar operações sofisticadas de testes de hipóteses em seus dados, como análise estatística, de engenharia e de regressão.

O Excel fornece os seguintes pontos de integração com foco em dados com o Office SharePoint Server 2007.

Pontos de integração focalizados em dados do Excel

1. Faça uma única importação dos dados de planilha do Excel em uma lista do SharePoint ou exporte dados de planilha do Excel para uma lista do SharePoint a fim de criar uma conexão de dados unidirecional e permanente.

2. Use a conexão de dados unidirecional e permanente para atualizar dados em uma planilha do Excel a partir da lista do SharePoint.

3. Publique pastas de trabalho do Excel no Serviços do Excel e exiba e interaja com os dados usando a Web Part do Office Excel Web Access em uma na página de Web Part.

4. Importe dados em uma pasta de trabalho do Excel a partir de servidores OLAP, bancos de dados Access e SQL Server e arquivos simples.

Importar dados do Excel em uma lista do SharePoint

Se você deseja carregar os dados existentes em uma lista do SharePoint, é possível importar os dados de uma planilha do Excel, de um intervalo de células, de um intervalo nomeado ou de uma tabela do Excel em uma lista do SharePoint usando o comando Importar no menu Ações de uma lista do SharePoint.

Exportar dados da lista do SharePoint para uma tabela do Excel

Você pode exportar dados de lista do SharePoint em uma tabela do Excel, que cria uma conexão de dados unidirecional entre o Excel e a lista do SharePoint. Quando você atualiza os dados da lista do SharePoint e atualiza os dados no Excel, o Excel substitui os dados do Excel pelos dados mais recentes da lista do SharePoint, substituindo todas as alterações feitas nesses dados. Como a conexão de dados só é unidirecional, as alterações feitas no Excel não serão refletidas na lista no site do SharePoint.

Observação : Não é possível sincronizar dados entre uma pasta de trabalho do Office Excel 2007 e uma lista do SharePoint. Esta funcionalidade estava disponível no Microsoft Excel 2003 e ainda está disponível ao usar uma pasta de trabalho do Excel 2003 ou o Visual Basic for Applications (VBA). No entanto, o Office Access 2007 agora é o método preferencial de sincronizar dados entre um programa do Office e uma lista do SharePoint com uma conexão bidirecional.

Exportar uma tabela do Excel para uma lista do SharePoint

Quando você exporta dados da tabela do Excel para uma lista do SharePoint usando o Assistente para Exportar Tabela para Lista do SharePoint, você está usando outra maneira de criar uma conexão de dados unidirecional entre o Excel e a lista do SharePoint.

Se você não deseja manter os dados da tabela na planilha do Excel atualizada com as alterações feitas na lista do SharePoint, também é possível exportar os dados sem uma conexão com a lista do SharePoint.

Publicar nos Serviços do Excel

Você pode publicar uma pasta de trabalho no Office SharePoint Server 2007 para que outros usuários possam acessar todos ou parte dos dados da pasta, usando a Web Part do Office Excel Web Access. Quando você publica uma pasta de trabalho no Serviços do Excel, a pasta de trabalho inteira é publicada no servidor, mas você pode definir as partes da pasta de trabalho (por exemplo, planilhas individuais, intervalos nomeados ou gráficos) que deseja que o Serviços do Excel exiba na Web Part do Office Excel Web Access. Exibindo somente partes específicas da pasta de trabalho e usando as permissões do Office SharePoint Server 2007 para ajudar a proteger a pasta de trabalho do acesso não autorizado, você pode manter os dados na pasta de trabalho confidenciais, permitindo aos usuários autorizados atualizar, recalcular e interagir com os dados visíveis. Se você definir parâmetros para células nomeadas na pasta de trabalho antes de publicá-la, os usuários também podem editar essas células e definir valores.

Outros usuários podem exibir e analisar os dados da planilha que são mostrados. Eles podem interagir com ela usando algumas funcionalidades do Excel, como classificar e filtrar dados ou usar os recursos de busca detalhada da tabela dinâmica. Se você definir parâmetros para células nomeadas na pasta de trabalho, os usuários também podem editar essas células e definir valores.

usando o excel web access para compartilhar pastas de trabalho do excel 1. A seção superior contém o título e uma barra de ferramentas que tem vários menus, comandos e uma lista suspensa.

2. A janela principal exibe uma ou mais planilhas no modo de exibição de planilha, um item nomeado, como um gráfico ou uma tabela do Excel no modo de exibição de itens nomeados e, opcionalmente, uma área de estrutura de tópicos.

3. O painel de tarefas Parâmetros tem rótulos de parâmetro, caixas de texto para entrada de dados e dicas de ferramenta opcionais que fornecem mais informações sobre cada parâmetro.

4. A seção inferior exibe mensagens de dados de atualização.

Observação : Nem todos os recursos do Excel são suportados pelo Serviços do Excel.

Mais informações

Criar uma lista com base em uma planilha

Importar dados de uma lista do SharePoint

Exportar uma tabela do Excel para uma lista do SharePoint

Planejar conexões de dados externos nos serviços do Excel

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InfoPath

Use o InfoPath quando quiser:

  • Coletar dados corporativos com regularidade, incluindo relatórios de despesas, cartões de ponto, pesquisas e formulários de seguro.

  • Criar formulários eletrônicos simples ou sofisticados usando controles padrão, como caixas de texto, caixas de listagem e controles flexíveis, como tabelas de repetição, grupos de escolha, seções opcionais e vários modos de exibição.

  • Garantir dados consistentes e precisos.

  • Criar um relatório por meio da mesclagem de formulários em um único formulário.

O InfoPath fornece os seguintes pontos de integração com foco em dados com o Office SharePoint Server 2007.

Pontos de integração focalizados em dados do InfoPath

1. Publicar modelos de formulário para bibliotecas de formulários como modelos e tipos de conteúdo.

2. Ler e gravar arquivos XML de formulário armazenados em bibliotecas de formulários.

3. Usar arquivos de formulário XML, ler dados de listas e planilhas do Excel e ler e gravar dados de bancos de dados do SQL Server e do Access.

4. Habilitar a edição de dados de exibição de lista com base em propriedades do formulário.

5. Exibir formulários do InfoPath em um navegador usando os modelos de formulário compatíveis com o navegador.

Enviar dados para um site do SharePoint e preencher os controles de formulário com dados do SharePoint

Para permitir que os usuários enviem formulários com base no modelo de formulário em uma biblioteca de documentos, você pode adicionar uma conexão de dados secundária para seu modelo de formulário que envia os dados. Depois de adicionar a conexão de dados de envio, você pode configurar o modelo de formulário para permitir que os usuários enviem seus dados de formulário à biblioteca de documentos.

Publicar um modelo de formulário em uma biblioteca de formulários

Você pode publicar no Office SharePoint Server 2007 um modelo de formulário e armazenar e trabalhar com formulários do Office InfoPath 2007 em uma biblioteca de formulários. Uma biblioteca de formulários oferece um local central no qual os usuários podem preencher e armazenar formulários com base no mesmo modelo. Por exemplo, você pode usar o InfoPath para criar uma solução de acompanhamento de ativos que armazena o modelo de formulário (.xsn) e os arquivos XML do formulário (.xml) em uma biblioteca de formulários.

Criar e usar formulários habilitados para navegador

Quando você cria um modelo de formulário do Office InfoPath 2007, é possível optar por criar um modelo de formulário que pode ser aberto ou preenchido em um navegador da Web. Esse tipo de modelo de formulário é denominado modelo de formulário compatível com o navegador. Depois de terminar de criar um modelo de formulário compatível com o navegador, use o Assistente para Publicação para publicá-lo em um servidor que executa o InfoPath Forms Services.

Publicar um modelo de formulário como um tipo de conteúdo de site

Quando publicar um modelo de formulário como um tipo de conteúdo de site, você permite que os usuários atribuam vários modelos de formulário para uma única biblioteca de documentos ou que atribuam o modelo de formulário a várias bibliotecas em um conjunto de sites. Um conjunto de sites é um conjunto de sites da Web em um servidor virtual que têm o mesmo proprietário e compartilham as configurações de administração. Cada conjunto de sites contém um site de nível superior e pode conter um ou mais subsites. Pode haver vários conjuntos de sites em cada servidor virtual. Use um tipo de conteúdo do site quando quiser reutilizar amplamente informações ou habilitar a coleta de dados de vários formulários em um único local.

Habilite os usuários à edição de campos usando um modo de exibição de lista

Você pode permitir que seus usuários adicionem ou editem dados de um campo usando um modo de exibição de lista ou editando as propriedades de um formulário na biblioteca de formulários. Isso permite que os usuários usem uma lista do SharePoint para adicionar ou atualizar dados para um ou mais formulários sem realmente abrir os formulários.

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Access

Use o Access quando você precisar:

  • Compartilhar dados a partir de um banco de dados relacional.

  • Manipular atualizações com eficiência usando recursos de bloqueio de registro e de resolução de conflitos.

  • Trabalhar com várias tabelas.

  • Crie consultas complexas para unir as tabelas.

  • Crie formulários e relatórios.

O Access fornece os seguintes pontos de integração com foco em dados com o Office SharePoint Server 2007.

Pontos de integração focalizados em dados do Access

1. Fazer uma única importação ou exportação de dados entre modos de exibição do Access e uma lista do SharePoint.

2. Vincular dados entre tabelas do Access e uma lista do SharePoint, criando uma conexão permanente bidirecional (os dados da lista atualizada podem ser vistos em uma tabela do Access; os dados de tabela do Access atualizados podem ser vistos em uma lista).

3. Levar dados de lista offline, atualizar no Access, colocar dados online novamente, sincronizar atualizações e resolver conflitos.

4. Exibir e editar dados de lista na folha de dados, formulário e modos de exibição de relatório do Access.

5. Publicar bancos de dados do Access no Office SharePoint Server 2007.

Novos recursos de integração de lista do SharePoint no Office Access 2007

Os novos recursos a seguir no Office Access 2007 tornam a integração do Office SharePoint Server 2007 mais fácil e mais flexível:

  • Mapeamento aprimorado dos tipos de dados do SharePoint    Com o novo suporte para campos e anexos de vários valores, agora o Office Access 2007 oferece suporte a mais tipos de dados encontrados no sites do SharePoint, tornando o design e a criação de aplicativos compartilhados muito mais simples.

  • Controlar o histórico de campos Memorando    Campos Memorando são úteis para armazenar grandes quantidades de informações. Você pode definir uma propriedade que permite que o Office Access 2007 mantenha um histórico de todas as alterações em um campo Memorando. Em seguida, você pode exibir um histórico dessas alterações. Esse recurso também suporta o recurso de controle de versão em sites do SharePoint, para que você também possa usar o Office Access 2007 para exibir as alterações feitas na lista do SharePoint.

  • Tabelas de pesquisa     Quando você vincular a uma lista do SharePoint, o Office Access 2007 cria automaticamente tabelas vinculadas para todas as listas de pesquisa (a menos que as listas de pesquisa já estejam vinculadas ao banco de dados). Se as listas de pesquisa contiverem colunas que pesquisam outras listas, essas listas também serão incluídas na operação de vinculação, para que a lista de pesquisa de cada tabela vinculada tenha uma tabela vinculada correspondente no banco de dados. O Access também cria relações entre essas tabelas vinculadas.

Importar de ou vincular dados a uma lista do SharePoint

Você pode trazer uma lista do SharePoint para o Office Access 2007 por meio a importação. Importar uma lista do SharePoint cria uma cópia da lista em um banco de dados do Office Access 2007.

Quando você exportar dados, o Office Access 2007 cria uma cópia da tabela selecionada ou do objeto de banco de dados de consulta e armazena a cópia como uma lista. Por exemplo, talvez você queira compartilhar dados entre o Office Access 2007 e um site do SharePoint continuamente, mas no momento os dados estão armazenados no Access. Use consultas em um banco de dados do Office Access 2007 para gerar relatórios de status diariamente ou semanalmente e, em seguida, poste os resultados em um dos seus sites do SharePoint em intervalos regulares.

Vincular a uma lista do SharePoint

A vinculação permite conectar-se aos dados em uma lista sem importar as informações, para que você crie uma conexão bidirecional para exibir e editar os dados mais recentes na lista e no banco de dados do Office Access 2007. Quando você vincular a uma lista do SharePoint, o Office Access 2007 cria uma tabela vinculada que reflete a estrutura e o conteúdo da lista de origem. Diferentemente da importação, a vinculação cria um link apenas para a lista, não para qualquer exibição específica da lista. No entanto, se você quiser fazer alterações estruturais, como remover ou alterar uma coluna, abra a lista no site do SharePoint. Você também não pode adicionar, excluir ou modificar os campos em uma tabela vinculada enquanto estiver trabalhando no Office Access 2007.

Levar as listas do SharePoint vinculadas offline com o Office Access 2007

Se você precisar levar algum trabalho para fazer em casa ou na rua, leve suas listas do SharePoint vinculadas offline com um único clique usando o Office Access 2007. Você pode trabalhar em seus dados no Office Access 2007 e sincronizar as alterações ou reconectar-se com o site do SharePoint posteriormente. Por exemplo, talvez você precise fornecer um catálogo de partes para um cliente enquanto estiver na rua. Se tiver vinculado suas listas do SharePoint a tabelas do Office Access 2007, você pode levar seus dados offline e, por fim, colocá-los online novamente. Se ocorrerem conflitos — por exemplo, se alguém atualizar o mesmo registro no servidor ou quando essa pessoa também estiver trabalhando offline — você pode resolver o conflito durante a sincronização.

Abra formulários e relatórios do Office Access 2007 a partir de um site do SharePoint

Você pode abrir listas em modos de exibição avançados do Office Access 2007 a partir de um site do SharePoint. Formulários, relatórios e folhas de dados do Office Access 2007 podem aparecer junto com outros modos de exibição em um site do SharePoint. Quando você escolhe um modo de exibição, o Office Access 2007 é iniciado e abre o formulário, relatório ou folha de dados solicitado. Isso facilita a execução de um relatório avançado em um site do SharePoint, sem precisar primeiro iniciar o Office Access 2007 ou navegar até o objeto certo.

Observação : Um usuário precisa do Office Access 2007 instalado no computador para criar, usar ou modificar uma exibição do Office Access 2007 em um site do SharePoint.

Publicar um banco de dados do Office Access 2007 em um site do SharePoint

Você pode publicar (também chamado de mover e descompactar) seu banco de dados do Office Access 2007 no Office SharePoint Server 2007. Quando você publicar um banco de dados do Office Access 2007 em um site do SharePoint, crie listas no site do SharePoint que são vinculadas como tabelas em seu banco de dados. Quando um banco de dados é movido, o Office Access 2007 cria um novo aplicativo de front-end que contém todos os formulários e relatórios antigos e as novas tabelas vinculadas que acabaram de ser exportadas. O Mover para o Assistente de Site do SharePoint ajuda você a mover os dados de todas as suas tabelas ao mesmo tempo. Opcionalmente, o banco de dados do Office Access 2007 pode, em seguida, ser carregado em uma biblioteca de documentos do SharePoint.

Por exemplo, você pode usar o modelo de controle de acesso que interage diretamente com o modelo de acompanhamento de problemas em um site do SharePoint para controlar os dados, problemas e fluxo de trabalho de sua organização. Quando as pessoas trabalharem com essas listas em um site do SharePoint, elas podem abrir consultas e relatórios do Office Access 2007 a partir do menu Exibição para as listas do SharePoint. Se você quiser visualizar e imprimir um relatório de problemas do Access para uma reunião mensal, é possível fazer isso diretamente na lista do SharePoint.

Depois que as listas do SharePoint forem criadas, as pessoas podem trabalhar com as listas no site do SharePoint ou nas tabelas vinculadas no Office Access 2007 enquanto eles usarem os recursos do site do SharePoint para gerenciar os dados e permanecerem atualizados com as alterações. Como administrador, você pode gerenciar a permissão para os dados e as versões dos dados para que você possa ver quem alterou ou restaurou dados anteriores.

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SharePoint Designer

Use o Office SharePoint Designer 2007 quando desejar:

  • Crie e personalize sites da Web.

  • Projetar fluxos de trabalho sem precisar usar técnicas ou idiomas tradicionais de codificação processual.

  • Criar uma exibição personalizada de dados dinâmicos por meio da criação de um Modo de Exibição de Dados.

  • Criar um formulário que grava de volta às fontes de dados, inserindo um modo de exibição de dados como um formulário.

O Office SharePoint Designer 2007 fornece os seguintes pontos de integração com foco em dados com o Office SharePoint Server 2007.

pontos de integração focalizados em dados do sharepoint designer

1. Crie modos de exibição de dados usando o Office SharePoint Designer 2007.

2. Leia, combine e atualize dados de várias fontes de dados em um modo de exibição de dados, que é uma Web Part que você só pode criar no Office SharePoint Designer 2007.

3. Exiba e edite dados em modos de exibição de dados em páginas da Web.

Modos de exibição de dados

Um exemplo de Modo de Exibição de Dados

Um modo de exibição de dados é uma visualização ao vivo, personalizável de uma fonte de dados na forma de linguagem XML e exibe esses dados usando transformações XLST usando um modo de exibição de dados que você pode:

  • Exibir e editar dados a partir de uma ampla variedade de fontes de dados, incluindo consultas de banco de dados, documentos XML e listas e bibliotecas do SharePoint bem como compilar dados de várias fontes de dados para criar exibições e relatórios personalizados e flexíveis.

  • Apresentar exibições ao vivo de dados que você pode filtrar, classificar ou agrupar e criar modos de exibição condicionais.

  • Criar páginas de Web Part e conectar Web Parts para criar soluções comerciais.

  • Criar formulários sofisticados personalizados.

Mais informações

Introdução à compilação de aplicativos do SharePoint

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Outros programas do sistema Office

Embora os outros programas do sistema do Office não sejam centrados em dados, existem maneiras adicionais de incorporar dados estruturados e semiestruturados em uma solução que usa esses outros programas.

Diagramas de dados do Visio

Você pode exibir um diagrama do Visio em uma página da Web usando o Microsoft Visio Viewer ou salvando o diagrama como uma página da Web. Um diagrama pode ajudar você a visualizar, organizar, compreender e apresentar dados armazenados em listas, pastas de trabalho ou bancos de dados, em formas do Visio usando um link de dados. Por exemplo, você pode mostrar dados de vendas de uma região diferente, portanto, é fácil comparar os resultados das vendas região com região, tanto para este ano quando para os anos anteriores.

Mostrar status com sinalizadores

Mala direta

diferentes tipos de publicações que podem ser criados usando a maça direta de catálogo Você pode usar o Word, o Publisher e o Outlook para criar uma solução de email em massa usando mala direta para criar cartas, envelopes, etiquetas e mensagens de email personalizados para clientes. Por exemplo, você pode armazenar um documento do Word ou do Publisher em uma biblioteca do SharePoint e usar a lista de Contatos (entre muitas outras fontes de dados possíveis) como a fonte de dados para a operação de mala direta. Você até poderia usar um fluxo de trabalho para "dar início" a uma mala direta como parte de uma campanha de marketing direcionada a clientes específicos.

Painéis de informações do documento no Word, PowerPoint e Excel

Pesquisas por palavra-chave simples geralmente não são precisas para atender a solicitações de registros de negócios associadas a certos projetos, entidades comerciais ou contas. O Painel de Informações do Documento está disponível nesses programas do versão do Office 2007: Word, Excel e PowerPoint. O Painel de Informações do Documento é um mecanismo de captura de metadados fácil de configurar sem a gravação de código do programa. O Painel de Informações do Documento coleta e recupera metadados para fornecer contexto ao documento e aumentar a capacidade de procurar por ele em todo um site do SharePoint.

painel de informações do documento Como o Painel de Informações do Documento é um formulário XML, ele é totalmente personalizável usando o InfoPath. Com os recursos de conexão de dados do InfoPath, você pode até mesmo criar um Painel de Informações do Documento que insere dados LOB no formulário. Por exemplo, você poderia preencher campos de dados do cliente com os dados de um sistema de gerenciamento de registros do cliente (CRM). Antes de fechar o documento, o usuário adicionaria, em qualquer documento importante, informações como links para documentos relacionados. Os metadados são capturados, portanto, de maneira muito mais conveniente e são facilmente associados a um conjunto de clientes, produtos e documentos relacionados.

Mais informações

Introdução à criação de um Painel de Informações do Documento usando o InfoPath

Criar um Painel de Informações do Documento usando o InfoPath

Exibir ou alterar as propriedades de um documento do Office

Contatos e tarefas do Outlook 2007

O Outlook tem muitos pontos de integração com o Office SharePoint Server 2007. Você pode enviar um email usando uma lista de Contatos do SharePoint, exibir calendários do SharePoint e Outlook 2007 lado a lado, gerenciar alertas do SharePoint e RSS feeds, criar um espaço de trabalho de reunião e usar um fluxo de trabalho. Você também pode levar bibliotecas de documentos offline, colocá-las online novamente e sincronizá-las usando o Outlook 2007. Dois pontos de integração adicionais focalizados em dados envolvem usando dados estruturados.

Você pode trabalhar com ambas as listas de tarefas padrão e listas de tarefas do projeto levando listas de tarefas offline, colocando-as online novamente e sincronizando-as; exibindo, atualizando e adicionando novas tarefas no site do SharePoint sem sair do Outlook; e criando e atribuindo tarefas aos membros da equipe.

Lista Contatos Você também pode armazenar, compartilhar e gerenciar contatos do SharePoint com mais eficiência no Outlook. Quando você estiver conectado ao Outlook 2007, os contatos do SharePoint funcionam como seus contatos pessoais do Outlook. Você pode exibir, editar, imprimir e até mesmo telefonar para esses contatos usando o Microsoft Office Communicator. Você pode enviar-lhes mensagens de email e solicitações de reunião, usar categorias de cores, armazenar vários endereços de email e números de telefone e incluir fotos de contato, cartões de visita eletrônicos bem como informações de aniversários. Você pode até usar uma Web Part de contatos para exibir os contatos do Outlook em uma página de Web Part.

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Comece a trabalhar com modelos e cenários

Para ajudar você a se familiarizar com a sua solução de negócios, a Microsoft fornece uma variedade de modelos prontos que ajudam a construir soluções comuns rapidamente. As seções a seguir descrevem modelos úteis, que são documentos ou modelos predefinidos com funcionalidades, estilos e layouts que abordam necessidades comuns e cenários típicos, que são descrições das soluções de negócios que podem ser semelhantes às necessidades de sua solução. Os modelos e cenários são seus "estilos de arquitetura e plantas baixas previamente criados" que ajudam você a escolher o melhor design para as necessidades de sua solução de negócios.

Use esses modelos e cenários como ponto de partida para personalizar e criar suas próprias soluções de negócios. Use o Office SharePoint Designer 2007 para adicionar ou modificar modos de exibição de dados no site do SharePoint, personalizar a página mestra do site do SharePoint para estar em conformidade com as normas de seu site, bem como integrar dados externos de suas fontes de dados. Adicionar ou personalizar a lógica comercial existente para atender melhor aos fluxos de trabalho e processos de sua organização. Use o BDC para integrar dados LOB à solução corporativa. Aproveite os inúmeros pontos integração focalizados em dados oferecidos pelo Access, InfoPath e Excel para aprimorar esses modelos e cenários da maneira desejada. As possibilidades são infinitas.

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Modelos de site do SharePoint

A Microsoft fornece modelos de site que fornecem da caixa cenários personalizados sob medida para lidar com as necessidades e os requisitos de processos de negócios ou conjuntos de tarefas específicos em organizações de qualquer tamanho. Estes modelos de site baseiam-se no Windows SharePoint Services 3.0 e são compatíveis com o Office SharePoint Designer 2007 para ajudar a facilitar a personalização.

Modelos de finanças e gerenciamento

Diretoria    Forneça um local único para anotações da reunião, tarefas, problemas e eventos da diretoria.

Relatórios de desempenho de negócios    Ajudam a acompanhar a satisfação do cliente por meio de pesquisas e discussões online.

Site de suporte do processo de conformidade    Ajuda os patrocinadores executivos e de equipe a gerenciar esforços de implementação de conformidade, especificando tarefas de controle e gerenciando bibliotecas de documentos.

Gerenciamento de Faturas Contestadas    Ajude o departamento de contas a pagar a controlar informações relacionadas a faturas a pagar aos fornecedores, incluindo o valor de pagamento antecipado e os motivos de pagamento atrasado.

Aprovação e Reembolso de Despesas    Gerencie elementos do processo de aprovação de despesas, ajudando a economizar tempo para os aprovadores.

Solicitação de Proposta    Ajude a gerenciar o processo de criação e liberação de solicitação de propostas (RFP), bem como a coleta de envios de proposta e notificação de aceitação.

Recursos humanos

Gerenciamento do Cronograma de Férias e Requerimento de Férias ou de Afastamento    Ajude os funcionários a gerenciar as solicitações nos dias de ausência temporária, incluindo a listagem dos dias em que eles ficarão indisponíveis e quem assumirá suas responsabilidades enquanto eles estiverem fora do escritório.

Site de Atividades de Funcionários    Ajude os funcionários a criar e inscrever-se para atividades e eventos patrocinados pela empresa.

Benefícios de Autoatendimento de Funcionários    Permita que os funcionários localizem e inscrevam-se para vantagens oferecidas pelo seu empregador.

Materiais e Planejamento de Treinamento de Funcionários    Ajude a agendar o treinamento além de fornecer um local para os funcionários se inscreverem e receberem material de curso.

Gerenciamento de Entrevista e Requisição de Trabalho    Permita que sua equipe de recrutamento simplifique o processo de gerenciamento de requisições de trabalho e de preenchimento de oportunidades de trabalho.

TI e Operações

Banco de Dados de Bugs    Ajude as equipes de desenvolvimento a coletar e a rastrear informações sobre bugs no código, incluindo etapas de reprodução, categoria, comentários, prioridade e gravidade do bug.

Call Center    Ajude as pessoas a gerenciar o processo de lidar com solicitações de serviço do cliente a partir da identificação de problemas a fim de criar análise e resolução.

Suporte Técnico    Ajude as equipes a gerenciar o processo de lidar com solicitações de serviço, incluindo o gerenciamento de identificação da causa raiz e do status de acompanhamento.

Acompanhamento de Estoque    Ajude as organizações a acompanhar os elementos associados ao estoque por meio da captura de entradas manuais de informações de estoque atualizadas e por meio da notificação dos usuários quando cada parte alcançar a quantidade mínima.

Espaço de Trabalho da Equipe de TI    Ajude as equipes a gerenciar o desenvolvimento, a implantação e o suporte de projetos de software, atualizando bugs, problemas, marcos e tarefas do projeto.

Biblioteca de Empréstimo    Ajude a gerenciar os ativos físicos na biblioteca de uma empresa com a funcionalidade de check-out/check-in e notificação de atraso automatizada.

Gerenciamento e Acompanhamento de Ativos Físicos    Ajude as equipes a gerenciar solicitações e a acompanhar ativos físicos como local, condição, fabricante, modelo, proprietário atual e valor estimado.

Reservas de Equipamentos e Salas    Permita que as equipes gerenciem a utilização de equipamentos e salas de reunião compartilhados.

Gerenciamento e Acompanhamento

Orçamento e Acompanhamento de Vários Projetos    Ajude a controlar e orçamentar vários, conjuntos inter-relacionados de atividades com a criação de um projeto, tarefas, gráficos de Gantt e ferramentas de designador de status comuns.

Gerenciamento de Solicitações de Alteração    Ajude os usuários a acompanhar os riscos associados a uma alteração de design, incluindo a capacidade de aprovar ou rejeitar a alteração.

Banco de Dados de Discussão    Proporcionar a colaboração ajudando as equipes a discutir tópicos online ou por meio de recursos de RSS do Office Outlook 2007.

Biblioteca de Documentos e Revisão    Ajude as equipes a gerenciar o ciclo de revisão de documento com uma biblioteca de documentos de controle de versão, incluindo uma discussão encadeada para fornecer comentários.

Base de Dados de Conhecimento    Permita que os funcionários compartilhem o conhecimento residente na organização.

Espaço de Trabalho de Acompanhamento de Projetos    Ajuda pequenas equipes a gerenciar informações do projeto como problemas, tarefas e status do projeto.

Site de Trabalho em Equipe    Permita que as equipes de projeto armazenem centralmente documentos de plano de fundo, controlem eventos de calendário e enviem itens de ação que resultam de reuniões da equipe.

Gerenciamento de Cartão de Ponto    Ajude a simplificar o processo de controle de horas gastas em vários projetos por meio de recursos de controle de entrada e saída (horas trabalhadas) de funcionários e de relatórios do trabalho em andamento e de horas de projeto até o momento.

Vendas e Marketing

Site de Análise Competitiva    Ajude a organizar os resultados das ofertas do concorrente por meio de modelos úteis de técnica de análise competitiva.

Gerenciamento de Contatos    Ajude as equipes a gerenciar informações de contato entre os integrantes da equipe, incluindo a sincronização com o Office Outlook 2007.

Acompanhamento de Campanha de Marketing Integrado    Habilite o acompanhamento de desempenho de campanha de marketing.

Planejamento de Requisitos de Marketing e Produto    Ajude a organizar o processo de desenvolvimento de novos produtos e conteúdo de marketing por meio de ferramentas de colaboração e modelos de planejamento úteis.

Pipeline de Vendas Potenciais    Ajude as equipes a gerenciar o pipeline de vendas, acompanhando clientes potenciais, oportunidades, contatos e contas.

Especialidade

Liga esportiva    Gerencie uma liga de beisebol da empresa, incluindo jogadores, capitães, cronograma e estatísticas.

Gerenciamento da Sala de Aula    Ajude os instrutores a armazenar e a organizar o conteúdo do curso, itens de calendário e anúncios.

Pesquisa de Capital Próprio    Forneça um local centralizado para ajudar a consolidar a pesquisa realizada para avaliar capitais próprios financeiros.

Gerenciamento de Casos para Agências Governamentais    Ajude a gerenciar tarefas, documentos e atribuições relacionadas a casos governamentais.

Gerenciamento e Iniciação de Ensaios Clínicos    Ajude a gerenciar os documentos, tarefas, problemas e discussões necessários para executar um ensaio clínico.

Gerenciamento do Processo de Fabricação    Ajude a habilitar as equipes de engenharia de fabricação a acompanhar o processo de fabricação linear, bem como os problemas que estão bloqueando a conclusão de uma tarefa de fabricação.

Planejamento de Eventos    Ajude as equipes a organizar eventos por meio do registro online do uso, cronogramas, comunicação e comentários.

Abertura de Novas Lojas    Ajude as equipes a gerenciar o processo de abertura de uma nova loja, incluindo ferramentas de relacionadas a projetos e a tarefas.

Mais informações

Introdução à compilação de aplicativos do SharePoint

Modelos de aplicativos para o Windows SharePoint Services 3.0

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Fluxos de trabalho do SharePoint

O Office SharePoint Server 2007 inclui os seguintes fluxos de trabalho predefinidos que você pode usar para automatizar um processo de negócios ou para uso em situações comuns de grupo de trabalho.

Fluxo de Trabalho de Aprovação    O fluxo de trabalho de aprovação roteia um documento ou item salvo em uma lista ou biblioteca para um grupo de pessoas para aprovação. Por padrão, o fluxo de trabalho Aprovação está associado ao tipo de conteúdo Documento e, portanto, fica automaticamente disponível nas bibliotecas de documentos.

Fluxo de Trabalho Coletar Comentários    O fluxo de trabalho Coletar comentários roteia um documento ou item salvo em uma lista ou biblioteca para um grupo de pessoas a fim de coletar seus comentários sobre a revisão. Por padrão, o fluxo de trabalho Coletar Comentários está associado ao tipo de conteúdo Documento e, portanto, fica automaticamente disponível nas bibliotecas de documentos.

Fluxo de Trabalho Coletar Assinaturas    O fluxo de trabalho Coletar assinaturas roteia um documento do Office salvo em uma lista ou biblioteca para um grupo de pessoas a fim de coletar suas assinaturas digitais. O fluxo de trabalho Coletar assinaturas funciona somente com documentos do Office Word 2007 ou do Office Excel 2007 que contêm uma ou mais linhas de assinatura. Por padrão, o fluxo de trabalho Coletar Assinaturas está associado ao tipo de conteúdo Documento e, portanto, fica automaticamente disponível nas bibliotecas de documentos para documentos ou pastas de trabalho que contêm linhas de assinatura.

Fluxo de Trabalho Aprovação de Disposição    O fluxo de trabalho Aprovação de disposição foi criado para dar suporte às necessidades de gerenciamento de registros em uma organização. Esse fluxo de trabalho gerencia o processo de vencimento e retenção de documentos, permitindo que participantes se decidam por manter ou excluir documentos ou itens expirados.

Fluxo de Trabalho Gerenciamento de Tradução    O fluxo de trabalho de Gerenciamento de Tradução cria e roteia cópias de um documento de origem em uma biblioteca de Gerenciamento de Tradução aos tradutores designados para tradução. O fluxo de trabalho de Gerenciamento de Tradução está disponível somente para bibliotecas de Gerenciamento de Tradução.

Cenário de aprovação de ordem de compra    Um processo corporativo comum é um processo de aprovação de ordem de compra que poderia combinar quatro fluxos de trabalho padrão:

  • Revisar o status de orçamento atual (fluxo de trabalho Coletar Comentários)

  • Verificar estoque (fluxo de trabalho Aprovação de Disposição)

  • Obter a aprovação do gerente se estiver acima do limite de aprovação (fluxo de trabalho Coletar assinaturas)

  • Aprovar a ordem de compra (fluxo de trabalho Aprovação)

Enviar um cenário de mensagem de notificação    Sua equipe usa a biblioteca de documentos compartilhados para colaborar em documentos e a sua equipe usa a coluna Atribuído a para controlar para quem os documentos são atribuídos. Em vez de todos os membros da equipe continuamente verificarem o site da equipe para ver se eles têm documentos recentemente atribuídos a eles, você deseja criar um fluxo de trabalho que envia automaticamente uma mensagem de email para o membro da equipe quando ele receber uma atribuição. Você pode fazer isso rapidamente, criando um fluxo de trabalho em uma etapa.

Criar uma tarefa a partir de um item de discussão    Sua equipe usa a lista Discussão em equipe para trabalhar em ocorrências e problemas que a equipe deve abordar. Muitas vezes no decorrer da discussão, surge um item de problema ou do trabalho que um membro da equipe deve acompanhar. Você deseja poder criar facilmente um item de tarefa a partir de um item de discussão da equipe. Você decide criar um fluxo de trabalho para que sua equipe possa simplesmente clicar em um botão na lista Discussão em equipe para criar uma tarefa da lista Tarefas. A tarefa criada conterá automaticamente informações do item de discussão relacionado e a tarefa será atribuída automaticamente para a pessoa que criou o item de discussão original.

Rotear um relatório de despesas para revisão    Sua equipe preenche relatórios de despesas mensais que são formulários criados com o Office InfoPath 2007. Sua equipe preenche e armazena esses formulários em uma biblioteca de formulários no site do SharePoint. Quando o relatório de despesas exceder um determinado período, você deseja notificar automaticamente a pessoa apropriada para revisar o relatório. Você pode automatizar rapidamente esse processo com um fluxo de trabalho de uma etapa.

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Usar um fluxo de trabalho de Aprovação

Usar um fluxo de trabalho Coletar Comentários

Usar um fluxo de trabalho Coletar Assinaturas

Usar um fluxo de trabalho de Aprovação de Disposição

Usar um fluxo de trabalho Gerenciamento de Tradução

Exemplo de fluxo de trabalho: enviar uma mensagem de notificação

Exemplo de fluxo de trabalho: criar uma tarefa a partir de um item de discussão

Exemplo de fluxo de trabalho: encaminhar um relatório de despesas para revisão

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Cenários e modelos do sistema Office

Modelos do Office Online é um ótimo lugar para começar quando você estiver procurando por modelos do Office, onde você encontrará centenas de modelos para uma ampla variedade de usos de Agendas ao Zoológicos.

Embora o Excel 2007, os Serviços do Excel, o Access 2007 e o InfoPath 2007 possam ser usados de muitas maneiras para resolver muitos problemas, os seguintes modelos e soluções abordam soluções de negócios comuns e podem ser adaptados para uso com o SharePoint Server.

Cenários do Excel 2007

Contabilidade    Você pode usar os recursos poderosos de cálculo do Excel em muitos demonstrativos financeiros de contabilidade, por exemplo, uma declaração de fluxo de caixa, uma demonstração de renda ou uma declaração de lucros e perdas.

Orçamento    Sejam as suas necessidades pessoais ou sejam comerciais, você pode criar qualquer tipo de orçamento no Excel, por exemplo, um plano de orçamento de marketing, um orçamento de evento ou um orçamento de aposentadoria.

Faturamento e Vendas    O Excel também é útil para gerenciar dados de cobrança e de vendas, e você pode criar os formulários necessários facilmente, por exemplo, faturas de vendas, guias de remessa ou ordens de compra.

Relatório    Você pode criar vários tipos de relatórios no Excel que reflitam sua análise de dados ou resumam seus dados, por exemplo, relatórios que meçam o desempenho do projeto, os dados de previsão ou apresentação de dados de variação.

Planejamento    O Excel é uma ótima ferramenta para a criação de planos profissionais ou planejadores úteis, por exemplo, um plano de aulas semanal, um plano de pesquisa de marketing, um plano fiscal de fim de ano ou planejadores que ajudarão a planejar refeições, festas ou férias semanais.

Cenários dos Serviços do Excel

Painéis de Business intelligence    Um comitê executivo tem acesso a vários painéis de empresa que agem como um placar financeiro atualizado para a empresa. Para avaliar o desempenho da empresa continuamente, o painel principal resume mensalmente os KPIs, como margens de lucro, receitas de destino e metas de vendas. Os painéis adicionais resumem notícias de mercado para ajudar a analisar riscos financeiros para projetos novos e atuais e exibir gráficos de dados financeiros críticos para ajudar a avaliar portfólios de investimento diferentes.

Sistema de informações de análise de marketing    Um departamento de marketing em uma empresa que vende roupas e equipamentos esportivos mantém uma página do portal de informações que resume os principais dados demográficos, como gênero, idade, região, nível de renda e atividade de lazer favorita. A maioria dos funcionários no departamento de marketing, opcionalmente, pode abrir as pastas de trabalho do Excel em seu computador e fazer o teste de hipótese de todos os dados ou imprimir relatórios bem formatados. Com o tempo, os usuários também podem adicionar facilmente relatórios para outras pessoas compartilharem.

Estatísticas de jogadores de esportes profissionais    Uma organização esportiva de uma liga importante compartilha estatísticas passadas e presentes sobre o desempenho e o salário de todos os jogadores. Esses dados são usados para fazer transações e negociar contratos de salário. Novos relatórios e análises são criados, revisados e compartilhados por proprietários, especialmente durante a pré-temporada.

Ferramenta de tomada de decisão de loja de varejo    Uma cadeia de varejo resume os dados essenciais de ponto de venda semanalmente e os compartilha com fornecedores, analistas financeiros e gerentes regionais. Os relatórios incluem itens atuais abaixo do estoque, os 20 itens mais vendidos por categorias de vendas, dados sazonais importantes e contagens de transações por cada loja.

Sistema de relatório de gerenciamento de contas de vendas    Um grupo de vendas acessa um conjunto de relatórios de resumo diários que capturam dados essenciais, como os principais vendedores, o progresso em direção às metas de vendas mensais, os programas de vendas bem-sucedidos e canais de distribuição de baixo desempenho. Os relatórios adicionais resumem as vendas por variáveis importantes, como região, linha de produtos e mês, chamadas de vendas por semana e o número de chamadas fechadas. Quando vendedores individuais exibem esses relatórios, eles podem ver automaticamente seus números de vendas, porque o sistema os identifica com base em seu nome de usuário.

Resumo diário de projeto de engenharia    Um grupo de engenharia desenvolve uma Página de Web Part que resume os dados do cronograma do projeto principal como contagens de bug, status de especificações, diagramas de progresso, tendências e prioridades de recurso e links para recursos e contatos principais. Os dados são obtidos de várias fontes de dados externas, como bancos de dados do projeto e listas de especificações.

Modelo de cálculo de análise financeira próprio    Uma grande instituição financeira pesquisou e desenvolveu um modelo de preços que é propriedade intelectual particular. Os resultados da fórmula precisam ser compartilhados com alguns gerentes de investimento, mas a fórmula usada para calcular o modelo de preços deve ser segura e nunca publicamente ser divulgada. Este modelo de preços é extremamente complexo e demora muito para ser calculado. Toda noite, o relatório de modelo de preços é calculado e criado em um servidor rápido, salvo em um local confiável e exibido em uma Página de Web Part, mas apenas para aqueles que têm a permissão apropriada.

Modelos do Access 2007

Ativos    Crie um banco de dados de ativos para controlar ativos, incluindo detalhes e proprietários do ativo. Você pode colocar ativos em categorias e gravar sua condição, data de aquisição, local, proprietário e muito mais.

Gerenciamento de contatos    Você pode gerenciar seus contatos e endereços para correspondência e criar relatórios no Access ou mesclar os dados com o Word para imprimir cartas, envelopes ou etiquetas de endereçamento. Crie um banco de dados de contatos para gerenciar informações sobre as pessoas com quem a sua equipe trabalha, como clientes e parceiros. Você pode controlar as informações de nome e endereço, números de telefone, endereços de email e anexar até mesmo uma imagem.

Acompanhamento de ativos e de estoque    Você pode criar um inventário de itens em sua casa ou empresa e armazenar fotos ou outros documentos relacionados junto com os dados.

Acompanhamento de pedidos    Você pode inserir informações sobre produtos, clientes e pedidos e então criar relatórios que mostram as vendas por região, funcionário, período de tempo ou algum outro valor.

Acompanhamento de tarefas, problemas e projetos    Você pode acompanhar tarefas para um grupo de pessoas e inserir novas tarefas ao mesmo tempo que outras pessoas estão atualizando suas tarefas existentes no mesmo banco de dados. Acompanhe um itens de trabalho que você ou sua equipe precisa concluir. Crie um banco de dados de problemas para gerenciar um conjunto de ocorrências ou problemas. Você pode atribuir, priorizar e acompanhar o andamento das ocorrências do início ao fim. Gerencie tarefas e supervisione o orçamento para um ou mais projetos.

Pipeline de vendas e projetos de marketing    Crie um banco de dados de pipeline de vendas para controlar o andamento das possíveis vendas em um pequeno grupo de profissionais de vendas. Controle os detalhes de um projeto de marketing e agende e monitore as entregas do projeto.

Planejamento de eventos    Você pode inserir informações sobre datas de evento, locais e participantes e depois imprimir agendas ou resumos sobre os eventos. Crie um banco de dados de eventos quando desejar controlar as próximas reuniões, datas limite e outros eventos importantes. Grave o título, o local, a hora de início, a hora de término, a descrição e anexe uma imagem.

Professores e alunos    Crie um banco de dados para controlar informações de Corpo Docente importantes, como informações de telefone e endereço, informações de contato de emergências e dados de emprego. Crie um banco de dados de alunos para controlar informações sobre seus alunos, incluindo contatos de emergência, informações médicas e informações sobre seus tutores.

Cenários e modelos do InfoPath 2007

Modelo de acompanhamento de ativos    Controle os detalhes e o local de ativos de negócios, como o equipamento de computador.

Modelo de Agenda de Reunião    Organize e resuma uma reunião de negócios. Use este modelo de formulário para listar os itens de agenda e registrar atas de reunião, decisões e itens de ação.

Modelo de relatório de status    Controle o andamento e as ocorrências dos projetos e atribuições de um membro da equipe. Relatórios de status individuais podem ser combinados em um único relatório para que os gerentes possam criar um relatório de status abrangente para sua equipe.

Modelo de solicitação de viagem    Solicite combinações de viagem, como voos e acomodações de hotel, para uma viagem de negócios.

Modelo de relatório de despesas    Preencha um formulário de relatório de despesas com regras de negócio de validação de dados internas lógicas online ou offline, o que é especialmente útil para funcionários que viajam com frequência.

Cenário de reclamações de seguro    Habilite os clientes, os agentes de seguro e as empresas relacionadas a usar formulários online para processar suas reclamações de seguros. Além de enviar reclamações por telefone, os clientes podem enviar reclamações ao preencher um formulário na Web. Use um fluxo de trabalho de aprovação integrada para permitir que um agente veja rapidamente o status das outras partes trabalhando na declaração e vejam se o avaliador concluiu o processo de aprovação.

Permitir cenário de aplicativos    Preencha pedidos de permissão em um navegador da Web, para que o processo de permissão seja mais fácil e conveniente e os empreiteiros não precisem mais se deslocar até um órgão governamental para pedir uma permissão.

Cenário de gerenciamento de estoque    Consulte de forma fácil e efetiva uma ampla rede de fornecedores sobre estoque e melhore a precisão das estimativas de estoque.

Cenário de pesquisa de mercado    Ajude com atividades de pesquisa de mercado, usando um modelo de formulário para coletar e gravar comentários do cliente e garantir uma organização e formalização consistentes das informações.

Mais informações

Onde encontro modelos do Office?

Guia para os modelos do Access 2007

Cenários para uso do InfoPath e dos InfoPath Forms Services

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