Escolher como armazenar e gerenciar registros

No SharePoint, você pode gerenciar registros em um arquivo morto ou no mesmo repositório de documentos em que estão os documentos ativos.

Visão geral

Antes de planejar sua solução de gerenciamento de registros, você deve trabalhar com seus administradores para planejar a solução. Encontre mais informações sobre o planejamento e a implementação de soluções de gerenciamento de registros na seção Consulte também.

O site da Central de Registros    serve de arquivo morto, e os documentos são copiados para o arquivo morto quando se tornam registros. O que determina se um documento se tornou um registro ou não é o fato de ele residir no arquivo morto de registros ou em outro lugar.

Gerenciar registros in-loco    é uma alternativa ao processo tradicional de copiar ou mover registros para outro local e depois aplicar políticas de segurança e retenção. Você pode gerenciar registros "in-loco", o que significa que você pode deixar um documento em seu local atual em um site, declará-lo como um registro e aplicar as propriedades apropriadas de segurança, retenção e disposição ao registro.

Uma abordagem híbrida também é possível. Por exemplo, você pode manter registros in-loco com documentos ativos por dois anos e depois mover os registros para um arquivo morto quando o projeto for concluído.

Central de Registros

Conteúdo de toda a empresa pode ser enviado para uma Central de Registros e depois encaminhado para o local apropriado, onde recebe as permissões e políticas certas, como expiração e auditoria.

Os metadados, ou informações sobre dados, desempenham um papel importante ao ajudar a gerenciar as informações e recuperá-las mais tarde. Recursos como tipos de conteúdo, organizador de conteúdo e pastas virtuais ajudam a fornecer suporte para o uso de metadados.

Os recursos de uma Central de Registros incluem:

  • ID do Documento    Todo documento pode ter um identificador exclusivo atribuído, que permanece com ele mesmo quando ele é arquivado. Isso permite a fácil referência dos registros por uma ID, independentemente de onde o documento esteja.

  • Retenção em vários estágios    As políticas de retenção podem ter vários estágios, permitindo especificar todo o ciclo de vida do documento como uma única política (por exemplo, revisar Contratos todo ano e excluir após sete anos)

  • Relatórios de auditoria por item    Você pode gerar um relatório de auditoria personalizado sobre um registro individual.

  • Planejamentos de arquivos hierárquicos    Você pode criar profundas estruturas de pastas hierárquicas e gerenciar a retenção em cada pasta da hierarquia (ou herdar de pastas pai).

  • Relatório de planejamento de arquivos    Você pode gerar relatórios de progresso mostrando o número de itens em cada estágio do planejamento de arquivos, junto com um rollup das políticas de retenção em cada nó do planejamento.

  • Taxonomia e tipos de conteúdo centralizados    O arquivo morto será consumidor de taxonomias e tipos de conteúdo em toda a empresa, assegurando a consistência e a transferência de contexto entre os espaços colaborativos e o arquivo morto. Falaremos mais sobre nossos investimentos em taxonomia de 2010 em postagens futuras.

  • Organizador de conteúdo    O roteador de registros pode usar metadados para encaminhar documentos de entrada para o lugar certo no planejamento de arquivos hierárquico. Por exemplo, ele permite impor regras automaticamente sobre o conteúdo que é enviado, como "Se um Contrato de Compra estiver marcado com Projeto Alfa, enviar para a subpasta Contratos Alfa e aplicar a política de retenção dessa pasta ao item."

  • Pastas virtuais    O planejamento de arquivos é uma excelente maneira de gerenciar um repositório, mas muitas vezes não é o que você quer usar para navegar e encontrar o conteúdo que procura. A Central de Registros do SharePoint 2010 faz uso de um novo recurso chamado navegação baseada em metadados, que permite expor metadados de chave como pastas virtuais:

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Gerenciamento de registros in-loco

Qualquer site pode ser habilitado para gerenciamento de registros in-loco e configurado como um sistema de gerenciamento de registros. Nesse tipo de sistema, ao contrário da Central de Registros, você pode armazenar registros junto com documentos ativos em um espaço colaborativo.

O gerenciamento in-loco permite controlar conteúdo em espaços colaborativos. Isso possibilita que determinados documentos do SharePoint (ou blogs, wikis, páginas da Web e itens de lista) sejam declarados como registros. O sistema pode impedir que tais recursos sejam excluídos ou editados, se necessário pela definição da sua organização do que é um registro.

Auditoria, Retenção, Expiração, Relatórios, Fluxos de Trabalho de Registros, Descoberta Eletrônica e Bloqueio Legal são todos recursos que você pode usar no espaço colaborativo ao tentar alcançar um equilíbrio entre o valor do SharePoint para os usuários finais e a necessidade de governança das informações.

Os registros podem ser declarados manualmente, como parte de um processo maior em um fluxo de trabalho, ou como uma parte agendada da retenção de um documento, como após dois anos. O ponto é que, quando o conteúdo é declarado como um registro, ele não é movido para um arquivo morto - ele permanece onde está, para que os usuários finais ainda possam encontrá-lo e interagir com ele.

Alguns benefícios adicionais do uso de um sistema de gerenciamento de registros in-loco são:

  • Os registros podem existir e ser gerenciados em vários sites.

  • Com o controle de versão habilitado, a manutenção de versões de registros é automática.

  • A pesquisa pode ser executada nos registros e em documentos ativos ao mesmo tempo.

  • Controle mais amplo sobre o que é um registro na sua organização e quem pode criar um registro.

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Considerações ao planejar uma solução

Ao pensar se deve gerenciar registros em uma central separada ou no mesmo site de colaboração no qual os documentos foram criados, considere as seguintes perguntas:

  • A governança do site de colaboração é apropriada para o gerenciamento de registros?

  • Seu setor está sujeito a requisitos regulatórios que obrigam os registros a ficar separados dos documentos ativos?

  • Deve-se confiar no administrador de um site de colaboração para gerenciar um site que contém registros?

  • Talvez você queira armazenar os registros em um site que use acesso mais restrito do que o site de colaboração ou em um site cujo backup é feito em um cronograma diferente.

  • Quanto tempo o site de colaboração ficará em uso? Se os registros precisarem ser mantidos por mais tempo do que a duração do projeto, a escolha de uma estratégia de gerenciamento de registros in-loco significará que você terá de manter o site de colaboração mesmo depois que ele não for mais usado.

  • Os membros do projeto precisarão de acesso frequente aos documentos depois que eles se tornarem registros? Se você usar uma abordagem in-loco, os membros do projeto poderão acessar os documentos da mesma maneira, independentemente de estarem ativos ou serem registros.

  • Os gerentes de registros da sua organização são responsáveis apenas pelos registros ou por todas as informações, independentemente de serem documentos ativos ou registros? Se os gerentes de registros forem responsáveis apenas pelos registros oficiais, ter uma central de registros separada poderá ser mais fácil para eles.

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