Enviar notificações por email e Mostrar dicas de política para políticas de DLP

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Você pode usar uma política de (DLP) a prevenção de perda de dados para identificar, monitorar e proteger informações confidenciais em Office 365. Você quer que as pessoas em sua organização que trabalham com essas informações confidenciais para ficar em conformidade com suas políticas DLP, mas você não deseja impedir que eles desnecessariamente realizarem seu trabalho. Isso é onde notificações por email e dicas de política podem ajudar.

Barra de mensagens mostra dica de política no Excel 2016

Uma dica de política é uma notificação ou aviso que aparece quando alguém está trabalhando com o conteúdo que está em conflito com uma política DLP — por exemplo, de conteúdo como uma pasta de trabalho do Excel em um site de OneDrive for Business que contém informações de identificação pessoal (IIP) e é compartilhada com um usuário externo.

Você pode usar dicas de política e notificações por email para aumentar a percepção e ajudar a informar as pessoas sobre políticas da sua organização. Você também pode dar precisam de pessoas a opção de substituir a política, para que eles não estiverem bloqueados se ele tiver uma empresa válida ou se a política é detectar um falso positivo.

A Centro de Conformidade e Segurança do Office 365, quando você cria uma política DLP, você pode configurar as notificações de usuário para:

  • Enviar uma notificação por email para as pessoas que você escolher que descreve o problema.

  • Exiba uma dica de política para o conteúdo que está em conflito com a política DLP:

    • Para o email no Outlook na Web e Outlook 2013 e posterior, a dica de política aparece na parte superior de uma mensagem acima os destinatários enquanto a mensagem está sendo composta.

    • Para documentos em um site de conta ou SharePoint OnlineOneDrive for Business, a dica de política é indicada por um ícone de aviso que aparece no item. Para exibir mais informações, você pode selecionar um item e escolha informações Ícone do painel de informações no canto superior direito da página para abrir o painel de detalhes.

    • Excel 2016, PowerPoint 2016 e Word 2016 documentos armazenados em um site de OneDrive for Business ou site de SharePoint Online que está incluído na política DLP, a dica de política aparece na barra de mensagens e o modo de exibição Backstage (menuarquivo > informações ).

Adicionar notificações de usuário a uma política DLP

Quando você cria uma política DLP, notificações por email e dicas de política fazem parte da seção de notificações de usuário.

  1. Acesse https://protection.office.com.

  2. Entrar no Office 365 usando sua conta corporativa ou escolar. Agora você está na Centro de Conformidade e Segurança do Office 365.

  3. No Centro de Conformidade e Segurança > barra de navegação esquerda > prevenção de perda de dados > política > + criar uma política.

    Criar um botão de política

  4. Escolha o modelo de política DLP que protege os tipos de informações confidenciais que você precisa > Avançar.

    Para iniciar com um modelo vazio, escolha personalizado > política personalizada > Avançar.

  5. Nomeie a política > Avançar.

  6. Para escolher os locais que deseja que a política DLP proteger, siga um destes procedimentos:

    • Escolha todos os locais no Office 365 > Avançar.

    • Escolha Deixe-me escolher locais específicos > Avançar.

      Para incluir ou excluir um local inteiro como todos os emails do Exchange ou todas as contas do OneDrive, alterne o Status desse local ou desativar.

      Para incluir apenas algumas sites do SharePoint ou contas do OneDrive, ligue o Status para e, em seguida, clique nos links em incluir escolher contas ou sites específicos.

  7. Escolha usar configurações avançadas >Avançar.

  8. Escolha + nova regra.

  9. No editor de regra, em notificações de usuário, alterne o status.

    Seção de notificações de usuário do editor de regra

Opções para configurar notificações por email

Para cada regra em uma política DLP, você pode:

  • Enviar a notificação para as pessoas que você escolher. Estas pessoas podem incluir o proprietário do conteúdo, a pessoa que modificou pela última vez o conteúdo, o proprietário do site onde o conteúdo está armazenado ou um usuário específico.

  • Personalize o texto que está incluído na notificação usando HTML ou símbolos. Consulte a seção abaixo para obter mais informações.

Observações: 

  • Notificações de email podem ser enviadas destinatários somente para individuais — não grupos ou listas de distribuição.

  • Apenas o novo conteúdo irá disparar uma notificação por email. Editando conteúdo existente acionará dicas de política, mas não uma notificação por email.

Opções de notificação de email

Notificação de email padrão

Notificações de tem uma linha de assunto que começa com a ação executada, como "Notificação", "Mensagem bloqueada" para email ou "Acesso bloqueado" para documentos. Se a notificação for sobre um documento, o corpo da mensagem de notificação inclui um link que leva você até o site onde o documento está armazenado e abre a dica de política do documento, onde você pode resolver problemas (consulte a seção abaixo sobre dicas de política). Se a notificação for sobre uma mensagem, a notificação inclui como um anexo na mensagem que corresponde a uma política DLP.

Mensagem de notificação

Por padrão, as notificações de exibem texto semelhante ao seguinte para um item em um site. O texto de notificação é configurado separadamente para cada regra, para que o texto que é exibido é diferente dependendo de quais regra é correspondente.

Se a regra de política DLP faz isso …

Em seguida, a notificação de padrão do SharePoint ou OneDrive para documentos comerciais diz...

Em seguida, a notificação de padrão para mensagens do Outlook diz...

Envia uma notificação, mas não permitir substituição

Este item está em conflito com uma política de sua organização.

Seu conflitos de mensagem de email com uma política de sua organização.

Bloqueia o acesso, envia uma notificação e permite substituição

Este item está em conflito com uma política de sua organização. Se você não resolver esse conflito, acesso a este arquivo pode estar bloqueado.

Seu conflitos de mensagem de email com uma política de sua organização. A mensagem não foi entregue a todos os destinatários.

Bloqueia o acesso e envia uma notificação

Este item está em conflito com uma política de sua organização. Acesso a este item está bloqueado para todos, exceto o proprietário, modificadora última e o administrador de conjunto de sites principal.

Seu conflitos de mensagem de email com uma política de sua organização. A mensagem não foi entregue a todos os destinatários.

Notificação de email personalizado

Você pode criar uma notificação de email personalizado em vez de enviar a notificação de email padrão para seus usuários finais ou administradores. A notificação de email personalizado ofereça suporte a HTML e tem um limite de caracteres 5.000. Você pode usar HTML para incluir imagens, a formatação e outras marcas na notificação.

Você também pode usar os tokens a seguir para ajudar a personalizar a notificação por email. Esses tokens são variáveis que são substituídos por informações específicas na notificação que é enviada.

Token

Descrição

% % AppliedActions %

As ações aplicadas ao conteúdo.

% % ContentURL %

A URL do documento no site do SharePoint Online ou OneDrive para o site de negócios.

% % MatchedConditions %

As condições que houve correspondência com pelo conteúdo. Use esse token para informar as pessoas de possíveis problemas com o conteúdo.

Mensagem de notificação mostrando onde os tokens aparecer

Opções para configurar dicas de política

Para cada regra em uma política DLP, você pode configurar dicas de política para:

  • Simplesmente notificar a pessoa que o conteúdo está em conflito com uma política DLP, para que elas podem tomar ações para resolver o conflito. Você pode usar o texto padrão (consulte as tabelas abaixo) ou digite o texto personalizado sobre políticas específicas da sua organização.

  • Permitir que a pessoa substituir a política DLP. Opcionalmente, você pode:

    • Exigir a pessoa inserir uma justificação de negócios para substituir a política. Essas informações são registradas e você pode exibi-lo nos relatórios de DLP na seção de relatórios da Centro de Conformidade e Segurança.

    • Permitir que a pessoa reportar um falso positivo e substituir a política DLP. Essas informações também são registradas para relatórios, para que você possa usar falsos positivos para ajustar suas regras.

Opções de dica de política

Por exemplo, você pode ter uma política DLP aplicada a OneDrive for Business sites que detecta informações de identificação pessoal (IIP) e essa política tem três regras:

  1. Primeiro regra: se menos de cinco instâncias dessas informações confidenciais for detectadas em um documento e o documento está compartilhado com pessoas dentro da organização, a ação de Enviar uma notificação exibe uma dica de política. Para obter dicas de política, não há opções de substituição são necessárias porque essa regra é simplesmente notificar as pessoas e não bloqueando o acesso.

  2. Segunda regra: se for maior do que cinco instâncias dessas informações confidenciais são detectadas em um documento e o documento está compartilhado com pessoas dentro da organização, a ação de bloquear o acesso ao conteúdo restringe as permissões para o arquivo e o Enviar uma notificação ação permite que as pessoas para substituir as ações nesta regra fornecendo uma justificação de negócios. Negócios da sua organização às vezes requerem internas pessoas para compartilhar dados IIP, e não quiser sua política DLP para impedir que isso funcione.

  3. Terceiro regra: se for maior do que cinco instâncias dessas informações confidenciais são detectadas em um documento e o documento está compartilhado com pessoas de fora da organização, a ação de bloquear o acesso ao conteúdo restringe as permissões para o arquivo e o Enviar uma notificação ação não permite que as pessoas para substituir as ações nesta regra porque as informações são compartilhadas externamente. Não há circunstâncias devem pessoas em sua organização ter permissão para compartilhar dados IIP fora da organização.

Aqui estão alguns pontos pequeno entender sobre como usar uma dica de política para substituir uma regra:

  • A opção de substituir é por regra e ela substitui todas as ações na regra (exceto enviando uma notificação, que não pode ser substituída).

  • É possível que o conteúdo para corresponder várias regras em uma política DLP, mas somente a dica de política da regra mais restritiva, prioridade mais alta será mostrada. Por exemplo, uma dica de política de uma regra que bloqueia o acesso ao conteúdo será mostrado em uma dica de política de uma regra que simplesmente envia uma notificação. Isso impede que as pessoas vejam uma cascata de dicas de política.

  • Se as dicas de política na regra mais restritiva permitir que as pessoas substituam a regra, substituir essa regra também substitui quaisquer outras regras que o conteúdo correspondeu.

Dicas de política em sites de OneDrive for Business e SharePoint Online

Quando um documento em um site de OneDrive for Business ou SharePoint Online corresponde a uma regra em uma política DLP e essa regra usa dicas de política, as dicas de política exibem ícones especiais no documento:

  1. Se a regra envia uma notificação sobre o arquivo, o ícone de aviso é exibido.

  2. Se a regra bloqueia o acesso ao documento, o ícone de bloqueado será exibida.

Ícones de dica de política em documentos em uma conta do OneDrive

Para executar a ação em um documento, você pode selecionar um item > escolha informações Ícone do painel de informações no canto superior direito da página para abrir o painel de detalhes > Dica de política de modo de exibição.

A dica de política lista os problemas com o conteúdo e se as dicas de política configuradas com essas opções, você poderá escolher resolver e, em seguida, Substituir a dica de política ou relatório um falso positivo.

Dica de política de mostrando de painel de informações

Dica de política com opção de substituir

Políticas de DLP estão sincronizadas com sites e felizes e satisfeitas é avaliada contra eles periodicamente e assíncrona, portanto, pode ser um pequeno atraso entre o tempo que você cria a política DLP e a hora em que você começa a ver dicas de política. Pode haver um atraso semelhante de quando você resolver ou substituir uma dica de política para quando o ícone do documento no site desaparece.

Texto padrão para dicas de política em sites

Por padrão, dicas de política exibem texto semelhante ao seguinte para um item em um site. O texto de notificação é configurado separadamente para cada regra, para que o texto que é exibido é diferente dependendo de quais regra é correspondente.

Se a regra de política DLP faz isso …

Em seguida, a dica de política padrão diz...

Envia uma notificação, mas não permitir substituição

Este item está em conflito com uma política de sua organização.

Bloqueia o acesso, envia uma notificação e permite substituição

Este item está em conflito com uma política de sua organização. Se você não resolver esse conflito, acesso a este arquivo pode estar bloqueado.

Bloqueia o acesso e envia uma notificação

Este item está em conflito com uma política de sua organização. Acesso a este item está bloqueado para todos, exceto o proprietário, modificadora última e o administrador de conjunto de sites principal.

Texto personalizado para dicas de política em sites

Você pode personalizar o texto de dicas de política separadamente da notificação por email. Ao contrário de texto personalizado para notificações por email (veja acima seção), texto personalizado para dicas de política não aceita HTML ou símbolos. Em vez disso, o texto personalizado para dicas de política é texto sem formatação apenas com um limite de 256 caracteres.

Dicas de política no Outlook na Web e Outlook 2013 e posterior

Quando você redige um novo email no Outlook na Web e Outlook 2013 e posterior, você verá uma dica de política se você adicionar conteúdo que corresponde a uma regra em uma política DLP e essa regra usa dicas de política. A dica de política aparece na parte superior da mensagem, acima os destinatários, enquanto a mensagem está sendo composta.

Dica de política na parte superior de uma mensagem sendo composta

Política de dicas trabalho se as informações confidenciais aparecem no corpo da mensagem, linha de assunto ou até mesmo um anexo de mensagem, conforme mostrado aqui.

Dica de política mostrando que um anexo está em conflito com uma política DLP

Se as dicas de política estão configuradas para permitir substituição, você pode escolher Mostrar detalhes > Substituir > Insira uma justificação de negócios ou reportar um falso positivo > Substituir.

Dica de política na mensagem expandida para mostrar a opção Substituir

Caixa de diálogo de dica de política onde você pode substituir a dica de política

Observe que quando você adiciona informações confidenciais a um email, pode haver latência entre quando as informações confidenciais são adicionadas e quando aparece a dica de política.

Dicas de política no Centro de administração do Exchange versus o Centro de Conformidade e Segurança do Office 365

Dicas de política podem trabalhar com regras de fluxo de email criadas no Centro de administração do Exchange e políticas DLP, ou políticas DLP criadas na Centro de Conformidade e Segurança do Office 365, mas não ambos. Isso ocorre porque essas políticas são armazenadas em locais diferentes, mas dicas de política podem desenhar somente a partir de um único local.

Se você tiver configurado dicas de política no Centro de administração do Exchange, qualquer dicas de política que você configurar na Centro de Conformidade e Segurança do Office 365 não aparecerão para os usuários na Outlook na Web e Outlook 2013 e posterior até você desativar as dicas no Centro de administração do Exchange. Isso garante que as regras de transporte do Exchange atuais vai continuar a funcionar até que você escolha alternar para o Centro de Conformidade e Segurança do Office 365.

Observe que enquanto dicas de política podem desenhar somente a partir de um único local, notificações por email são sempre enviados, mesmo se você estiver usando políticas DLP no Centro de Conformidade e Segurança do Office 365 e o Centro de administração do Exchange.

Texto padrão para dicas de política de email

Por padrão, dicas de política exibem texto semelhante ao seguinte para o email.

Se a regra de política DLP faz isso …

Em seguida, a dica de política padrão diz...

Envia uma notificação, mas não permitir substituição

Seu conflitos de email com uma política de sua organização.

Bloqueia o acesso, envia uma notificação e permite substituição

Seu conflitos de email com uma política de sua organização.

Bloqueia o acesso e envia uma notificação

Seu conflitos de email com uma política de sua organização.

Dicas de política em Excel 2016, PowerPoint 2016 e Word 2016

Quando as pessoas trabalham com conteúdo confidencial nas versões para desktop do Excel 2016, PowerPoint 2016 e Word 2016, dicas de política podem notificá-las em tempo real que o conteúdo está em conflito com uma política DLP. Isso requer que:

  • O documento do Office está armazenado em um site de OneDrive for Business ou SharePoint Online.

  • O site está incluído em uma política DLP que está configurada para usar dicas de política.

Esses programas de área de trabalho Office 2016 sincronizar automaticamente políticas DLP diretamente da Office 365 e, então, verificar seus documentos para garantir que eles não entram em conflito com suas políticas DLP e exibe dicas de política em tempo real.

Dependendo de como você configura as dicas de política na política DLP, as pessoas podem optar por ignorar a dica de política simplesmente, substituir a diretiva com ou sem uma justificação de negócios ou reportar um falso positivo.

Dicas de política são exibidos na barra de mensagens.

Barra de mensagens mostra dica de política no Excel 2016

E dicas de política também aparecem no modo de exibição Backstage (na guia arquivo ).

Mostra Backstage dica de política no Excel 2016

Se dicas de política na política DLP está configurado com essas opções, você pode escolher resolverSubstituir uma dica de política ou relatório um falso positivo.

Opções na política dica no Backstage no Excel 2016

Em cada um desses programas de área de trabalho Office 2016, as pessoas podem optar por desativar dicas de política. Se desativado, dicas de política que são simples notificações não aparecerão no modo de exibição Backstage ou de barra de mensagens (na guia arquivo ). Entretanto, dicas de política sobre bloqueio e substituindo ainda serão exibidos, e eles ainda receberão a notificação de email. Além disso, como desativar dicas de política não isentar o documento de quaisquer políticas DLP que tenha sido aplicado a ele.

Texto padrão para dicas de política em Excel 2016, PowerPoint 2016 e Word 2016

Por padrão, dicas de política exibem texto similar ao seguinte no modo de exibição Backstage e barra de mensagem de um documento aberto. O texto de notificação é configurado separadamente para cada regra, para que o texto que é exibido é diferente dependendo de quais regra é correspondente.

Se a regra de política DLP faz isso …

Em seguida, a dica de política padrão diz...

Envia uma notificação, mas não permitir substituição

Este arquivo está em conflito com uma política de sua organização. Vá para o menu arquivo para obter mais informações.

Bloqueia o acesso, envia uma notificação e permite substituição

Este arquivo está em conflito com uma política de sua organização. Se você não resolver esse conflito, acesso a este arquivo pode estar bloqueado. Vá para o menu arquivo para obter mais informações.

Bloqueia o acesso e envia uma notificação

Este arquivo está em conflito com uma política de sua organização. Se você não resolver esse conflito, acesso a este arquivo pode estar bloqueado. Vá para o menu arquivo para obter mais informações.

Dicas de texto personalizado para política no Excel 2016, PowerPoint 2016 e Word 2016

Você pode personalizar o texto de dicas de política separadamente da notificação por email. Ao contrário de texto personalizado para notificações por email (veja acima seção), texto personalizado para dicas de política não aceita HTML ou símbolos. Em vez disso, o texto personalizado para dicas de política é texto sem formatação apenas com um limite de 256 caracteres.

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