Enviar avisos de Ausência Temporária automaticamente com uma conta do Exchange

Você pode configurar o Microsoft Office Outlook 2007 para enviar uma resposta automática a algumas ou a todas as pessoas que lhe enviam mensagens de email.

Importante : O comando Assistente de Ausência Temporária somente aparecerá no menu Ferramentas se você estiver usando uma conta do Microsoft Exchange Server. Se você estiver usando uma conta do Exchange Server, clicar na pasta Caixa de Entrada e o comando Assistente de Ausência Temporária não aparecer no menu Ferramentas, incentivamos você a entrar em contato com um profissional de suporte da Microsoft para obter assistência. Um método alternativo para responder automaticamente às mensagens está disponível para todos os usuários do Outlook. Vá para Responder mensagens automaticamente.

Como sei se tenho uma conta do Exchange Server?

A maneira mais fácil de verificar se você está usando uma conta do Exchange Server é abrir a pasta Caixa de Entrada e verificar se há um comando Assistente de Ausência Temporária no menu Ferramentas. Se houver, clique no botão de expansão Imagem do botão na parte inferior do menu para que todos os comandos no menu Ferramentas sejam exibidos.

Comando Ausência Temporária no menu Ferramentas

Se o comando estiver ausente, é provável que você não esteja usando uma conta do Exchange Server e o Assistente de Ausência Temporária não está disponível. Há um método alternativo disponível para responder mensagens automaticamente. Vá para Responder mensagens automaticamente.

Observação : O menu Ferramentas aparece na janela principal do Outlook. O menu Ferramentas não está disponível nas janelas onde você cria ou exibe itens, como mensagens de email, contatos ou tarefas.

O que você deseja fazer?

Ativar ou desativar o Assistente de Ausência Temporária

Usar regras com o Assistente de Ausência Temporária

Editar as regras usadas com o Assistente de Ausência Temporária

Ativar ou desativar regras usadas com o Assistente de Ausência Temporária

Identificar qual versão do Exchange Server minha conta usa

Ativar ou desativar o Assistente de Ausência Temporária

contas de Microsoft Exchange Server 2007

Se você não tem certeza de qual versão do Exchange Server é utilizada pela conta, confira Identificar qual versão do Exchange Server minha conta usa.

  1. No menu Ferramentas, clique em Assistente de Ausência Temporária.

    Comando Ausência Temporária no menu Ferramentas

    Observação : O menu Ferramentas aparece na janela principal do Outlook. A janela principal é a mesma que aparece quando você inicia o Outlook e inclui os menus Arquivo, Editar, Exibir, Ir, Ferramentas, Ações e Ajuda. Nenhum menu Ferramentas está disponível nas janelas em que você cria ou exibe itens como mensagens de email, contatos ou tarefas.

    Se o comando Assistente de Ausência Temporária não aparece, há um método alternativo para responder automaticamente às mensagens à disposição de todos os usuários do Outlook. Vá para Responder mensagens automaticamente.

  2. Clique em Enviar respostas automáticas de Ausência Temporária.

  3. Se quiser, marque a caixa de seleção Só enviar durante este intervalo de tempo para agendar o período em que as respostas automáticas estarão ativadas. Se você não especificar uma hora de início e de término, as respostas automáticas serão enviadas até você clicar em Não enviar respostas automáticas de Ausência Temporária.

  4. Na guia Dentro da Minha Organização, digite a resposta que deseja enviar enquanto estiver ausente.

    Para enviar respostas automáticas a pessoas de fora de sua organização, prossiga com as etapas 4 e 5.

  5. Na guia Fora da Minha Organização, marque a caixa de seleção Responder automaticamente às pessoas fora da minha organização e digite a resposta a ser enviada durante sua ausência.

    Observação : A organização geralmente é definida como sendo sua empresa e inclui as pessoas que têm uma conta do Exchange Server no sistema de email.

    Quando a caixa de seleção Responder automaticamente às pessoas fora da minha organização estiver marcada, a guia Fora da Minha Organização exibirá (Ativado) ao lado do nome da guia.

  6. Na guia Fora da Minha Organização, clique em Apenas para meus Contatos ou Para qualquer pessoa fora da minha organização para especificar as pessoas para as quais as respostas automáticas deverão ser enviadas.

    Observação : O contato deve existir na sua pasta Contatos do Exchange Server. Se o contato existir apenas em uma pasta que faz parte de um arquivo de Pastas Particulares (.pst), a mensagem de resposta automática não será enviada.

Contas do Microsoft Exchange Server 2000 e do Microsoft Exchange Server 2003

Se você não tem certeza de qual versão do Exchange Server é utilizada pela conta, confira Identificar qual versão do Exchange Server minha conta usa.

  1. No menu Ferramentas, clique em Assistente de Ausência Temporária.

    Comando Ausência Temporária no menu Ferramentas

    Observação : O menu Ferramentas aparece na janela principal do Outlook. O menu Ferramentas não está disponível nas janelas onde você cria ou exibe itens, como mensagens de email, contatos ou tarefas.

    Se o comando Assistente de Ausência Temporária não aparece, há um método alternativo para responder automaticamente às mensagens à disposição de todos os usuários do Outlook. Vá para Responder mensagens automaticamente.

  2. Clique em Estou atualmente Fora do Escritório.

  3. Na caixa Responder automaticamente somente uma vez a cada remetente com o seguinte texto, digite a mensagem que você deseja enviar às outras pessoas enquanto estiver fora do escritório.

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Usar regras com o Assistente de Ausência Temporária

Se você não for verificar mensagens de email quando estiver fora do escritório, use o Assistente de Ausência Temporária com regras para automaticamente gerenciar mensagens recebidas, especificando qual ação o Outlook deve tomar em relação a elas. Por exemplo, você pode criar regras que movam ou copiem automaticamente mensagens para outras pastas, excluam mensagens, enviem respostas personalizadas etc.

Se você criar regras, é importante entender como elas são aplicadas no Outlook:

  • As regras são aplicadas na ordem em que aparecem, de cima para baixo na lista de regras.

  • Se você selecionar mais de uma condição na caixa de diálogo Editar regra, a regra será aplicada apenas às mensagens que atenderem a todas as condições selecionadas. Por exemplo, se você especificar Laura Machado como remetente (condição) e "Reunião de Marketing" (condição) na caixa Assunto, a regra será aplicada apenas às mensagens que atenderem às duas condições.

  • No entanto, se você definir vários critérios para uma única condição, a regra será aplicada a todas as mensagens que atenderem a um dos critérios contidos nessa condição. Por exemplo, se especificar "Carina Terra;Gustavo Camargo" na caixa De, a regra será aplicada às mensagens que forem enviadas por Carina Terra ou Gustavo Camargo.

  • No menu Ferramentas, clique em Assistente de Ausência Temporária.

    Comando Ausência Temporária no menu Ferramentas

    Observação : O menu Ferramentas aparece na janela principal do Outlook. O menu Ferramentas não está disponível nas janelas onde você cria ou exibe itens, como mensagens de email, contatos ou tarefas.

  • Clique em Regras.

    Observação : No entanto, se você estiver usando uma conta do Exchange Server 2003 ou do Exchange Server 2000, clique em Adicionar Regra. Se você não tiver certeza sobre a versão do Exchange Server que é utilizada pela conta, vá para Identificar qual versão do Exchange Server minha conta usa.

  • Em Quando uma mensagem que satisfizer as seguintes condições chegar, especifique as condições às quais a mensagem deve atender para que a regra seja aplicada.

  • Se desejar especificar mais condições, clique em Avançado, selecione as opções desejadas e, em seguida, clique em OK.

  • Se desejar especificar que essa regra deve ser aplicada por último, marque a caixa de seleção Não processar regras subseqüentes.

  • Em Executar estas ações, selecione as ações desejadas. Você pode selecionar mais de uma ação.

    Observação : Se você especificar que uma mensagem deve ser excluída, as regras aplicadas após a regra de exclusão na lista de regras da caixa de diálogo Assistente de Ausência Temporária não afetarão a mensagem.

Editar as regras usadas com o Assistente de Ausência Temporária

  1. No menu Ferramentas, clique em Assistente de Ausência Temporária.

    Comando Ausência Temporária no menu Ferramentas

    Observação : O menu Ferramentas aparece na janela principal do Outlook. O menu Ferramentas não está disponível nas janelas onde você cria ou exibe itens, como mensagens de email, contatos ou tarefas.

  2. Para editar as regras, siga um destes procedimentos:

    • Alterar uma regra específica   

    • Clique em Regras, escolha a regra e clique em Editar Regra.

      Observação : Se você estiver usando uma conta do Exchange Server 2003 ou do Exchange Server 2000, clique para selecionar a regra e clique em Editar Regra.

    • Faça as alterações nas condições e nas ações referentes à regra.

    • Alterar a ordem em que as regras são aplicadas às mensagens recebidas   

    • Em Estas regras serão aplicadas a mensagens de entrada enquanto você estiver fora do escritório, clique na regra que deseja mover para cima ou para baixo na lista.

    • Clique em Mover para Cima ou Mover para Baixo.

    • Excluir uma regra   

    • Em Estas regras serão aplicadas a mensagens de entrada enquanto você estiver fora do escritório, clique na regra que você deseja excluir.

    • Clique em Excluir Regra.

Ativar ou desativar regras usadas com o Assistente de Ausência Temporária

  1. Se desejar ativar ou desativar as regras de ausência temporária, no menu Ferramentas, clique em Assistente de Ausência Temporária.

    Comando Ausência Temporária no menu Ferramentas

    Observação : O menu Ferramentas aparece na janela principal do Outlook. O menu Ferramentas não está disponível nas janelas onde você cria ou exibe itens, como mensagens de email, contatos ou tarefas.

  2. Clique em Regras.

    Observação : No entanto, se você estiver usando uma conta do Exchange Server 2003 ou do Exchange Server 2000, vá para a próxima etapa. Não existe um botão Regras.

  3. Na coluna Status, marque ou desmarque a caixa de seleção localizada ao lado da regra que você deseja ativar ou desativar.

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Identificar qual versão do Exchange Server minha conta usa

Se houver um comando Assistente de Ausência Temporária no menu Ferramentas e ao clicar nele você ver a caixa de diálogo a seguir, você tem uma conta no Exchange 2007.

Observação : O menu Ferramentas aparece na janela principal do Outlook. O menu Ferramentas não está disponível nas janelas onde você cria ou exibe itens, como mensagens de email, contatos ou tarefas.

Caixa de diálogo do Assistente de Ausência Temporária

Se houver um comando Assistente de Ausência Temporária no menu Ferramentas e ao clicar nele você ver a caixa de diálogo a seguir, você tem uma conta no Exchange Server 2003 ou versão anterior.

Caixa de diálogo do Assistente de Ausência Temporária

Se não houver um comando Assistente de Ausência Temporária no menu Ferramentas, isso significa que, provavelmente, você não tem uma conta no Exchange Server. No entanto, você pode se aproximar da maioria dos comportamentos do Assistente de Ausência Temporária usando regras. Para saber como fazer isso, vá até a seção Responder mensagens automaticamente para obter mais informações.

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Consulte Também

Posso responder automaticamente às mensagens de entrada se eu estiver usando o email POP3?

Como responder automaticamente a todos os emails recebidos?

Novidades no Microsoft Office Outlook 2007

Mantenha todos informados sobre sua ausência do escritório

Determinar a versão do Microsoft Exchange Server à qual minha conta se conecta



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