O Microsoft Office Excel tem uma série de recursos que facilitam o gerenciamento e a análise de dados. Para aproveitar ao máximo esses recursos, é importante organizar e formatar dados em um planilha de acordo com as diretrizes a seguir.
Neste artigo
Diretrizes da organização de dados
Coloque itens semelhantes na mesma coluna Crie os dados para que todas as linhas tenham itens semelhantes na mesma coluna.
Manter um intervalo de dados separados Deixe pelo menos uma coluna em branco e uma linha em branco entre um intervalo de dados relacionado e outros dados na planilha. Em seguida, o Excel pode detectar e selecionar mais facilmente o intervalo ao classificar, filtrar ou inserir subtotais automáticos.
Posicionar dados críticos acima ou abaixo do intervalo Evite colocar dados críticos à esquerda ou à direita do intervalo porque os dados podem estar ocultos quando você filtra o intervalo.
Evitar linhas e colunas em branco em um intervalo Evite colocar linhas e colunas em branco em um intervalo de dados. Faça isso para garantir que o Excel possa detectar e selecionar com mais facilidade o intervalo de dados relacionado.
Exibir todas as linhas e colunas em um intervalo Verifique se todas as linhas ou colunas ocultas são exibidas antes de fazer alterações em um intervalo de dados. Quando linhas e colunas em um intervalo não são exibidas, os dados podem ser excluídos inadvertidamente. Para obter mais informações, consulte Ocultar ou exibir linhas e colunas.
Diretrizes de formato de dados
Usar rótulos de coluna para identificar dados Crie rótulos de coluna na primeira linha do intervalo de dados aplicando um formato diferente aos dados. Em seguida, o Excel pode usar esses rótulos para criar relatórios e localizar e organizar dados. Use uma fonte, alinhamento, formato, padrão, borda ou estilo de capitalização para rótulos de coluna diferentes do formato que você atribui aos dados no intervalo. Formate as células como texto antes de digitar os rótulos de coluna. Para obter mais informações, consulte Maneiras de formatar uma planilha.
Usar bordas celulares para distinguir dados Quando você quiser separar rótulos dos dados, use bordas de célula – não linhas em branco ou linhas tracejadas – para inserir linhas abaixo dos rótulos. Para saber mais, consulte Aplicar ou remover bordas de célula em uma planilha.
Evitar espaços à direita ou à direita para evitar erros Evite inserir espaços no início ou no final de uma célula para dados de recuo. Esses espaços extras podem afetar a classificação, a pesquisa e o formato aplicado a uma célula. Em vez de digitar espaços para dados de recuo, você pode usar o comando Aumentar Recuo dentro da célula. Para obter mais informações, consulte Reposicionar os dados em uma célula.
Estender formatos e fórmulas de dados Quando você adiciona novas linhas de dados ao final de um intervalo de dados, o Excel estende a formatação e as fórmulas consistentes. Três das cinco células anteriores devem usar o mesmo formato para que esse formato seja estendido. Todas as fórmulas anteriores devem ser consistentes para que uma fórmula seja estendida. Para obter mais informações, consulte Preencher dados automaticamente em células de planilha.
Usar um formato de tabela do Excel para trabalhar com dados relacionados Você pode transformar um intervalo contíguo de células em sua planilha em uma tabela do Excel. Os dados definidos pela tabela podem ser manipulados independentemente de dados fora da tabela e você pode usar recursos específicos da tabela para classificar, filtrar, totalizar ou calcular rapidamente os dados na tabela. Você também pode usar o recurso de tabela para compartimentalizar conjuntos de dados relacionados organizando esses dados em várias tabelas em uma única planilha. Para obter mais informações, confira Visão geral das tabelas do Excel.
