Diretrizes e exemplos para classificar e filtrar dados por cor

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Classificar e filtrar dados por cor é um excelente modo de facilitar a análise de dados e ajudar os usuários da planilha a ver os destaques e as tendências de dados instantaneamente.

Luz passando através de um prisma e formatando dados do Excel

Neste artigo

Visão geral da classificação e da filtragem de dados por cor e conjunto de ícones

Usando cores efetivamente ao analisar dados

Escolhendo as melhores cores de acordo com suas necessidades

Examinando alguns exemplos

Visão geral da classificação e da filtragem de dados por cor e conjunto de ícones

A classificação e a filtragem de dados, juntamente com a formatação condicional, são partes essenciais da análise de dados e podem ajudar a responder perguntas como estas:

  • Quem vendeu mais de US$ 50 mil dólares em serviços este mês?

  • Quais produtos têm aumentos de faturamento acima de 10% de um ano para outro?

  • Quais são os alunos com melhor e pior desempenho na classe novata?

  • Onde estão as exceções em um resumo de lucros nos últimos cinco anos?

  • Qual é a distribuição etária geral dos funcionários?

Você classifica dados para organizá-los rapidamente e localizar os itens desejados. Filtre os dados para exibir somente as linhas que cumprem os critérios especificados e ocultar as linhas que você não deseja exibir, para uma ou mais colunas de dados. É possível formatar os dados condicionalmente para ajudar a visualmente explorar e analisar dados, detectar problemas críticos e identificar padrões e tendências. Juntos, os recursos de classificação, filtro e formatação condicional de dados podem ajudar você e seus usuários a tomar decisões mais eficientes com base em seus dados.

Você pode classificar e filtrar por formato, incluindo cor da célula e da fonte, quer tenha utilizado a formatação manual ou condicional nas células.

Esta imagem mostra a filtragem e classificação com base em cor ou ícone da categoria, % de Δ M/M e colunas de marcação.

Formatação condicional com cores de plano de fundo da célula e conjuntos de ícones

Também é possível classificar e filtrar através de um conjunto de ícones criado por meio de um formato condicional. Use um conjunto de ícones para explicar e classificar dados em três a cinco categorias separadas por um valor de limite. Cada ícone representa um intervalo de valores. Por exemplo, na tabela de conjuntos de ícones a seguir, no conjunto de ícones 3 Setas, a seta verde que aponta para cima representa valores mais altos, a seta amarela que aponta para o lado representa valores intermediários e a seta vermelha que aponta para baixo representa valores mais baixos.

Tabela de conjuntos de ícones

Tabela de conjuntos de ícones

Você pode formatar células utilizando uma escala de duas cores, uma escala de três cores, barras de dados e conjuntos de ícones; formatar células que contêm valores específicos de texto, número, data ou hora, valores classificados superiores ou inferiores, valores acima ou abaixo da média, valores exclusivos ou duplicados; bem como criar diversas regras e gerenciá-las com mais facilidade.

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Usando cores efetivamente ao analisar dados

Quase todas as pessoas gostam de cores. O uso efetivo de cores em qualquer documento pode melhorar significativamente sua aparência e legibilidade. O bom uso de cores e ícones em relatórios do Excel melhora o processo de tomada de decisões, ajudando a concentrar a atenção dos usuários nas informações críticas e auxiliando-os a compreender visualmente os resultados. O uso adequado das cores pode proporcionar uma sensação emocional positiva desde o início. Por outro lado, seu uso incorreto pode distrair os usuários e até causar cansaço se for excessivo. As seções a seguir apresentam diretrizes úteis sobre esse assunto.

Mais sobre temas de documento     Com o Excel, é fácil criar temas consistentes e adicionar efeitos e estilos personalizados. Muita o pensamento que é necessário para combinar cores efetivamente já foi feita para você pelo uso de temas de documento predefinidas que usam esquemas de cores atraente. Você pode formatar rapidamente e facilmente um documento inteiro para dar uma aparência profissional e moderna aplicando um tema de documento. Um tema de documento é um conjunto de opções que inclui um conjunto de cores de tema de formatação, um conjunto de fontes de tema (inclusive título e fontes de texto de corpo) e um conjunto de efeitos de tema (incluindo linhas e efeitos de preenchimento).

Usar cores padrão e limitar o número de cores

Quando classifica e filtra por cor, você pode escolher as cores que prefere e os resultados podem lhe parecer bons. Entretanto, uma pergunta essencial que deve ser feita é: "seus usuários preferem e visualizam as mesmas cores?" O computador é capaz de exibir 16.777.216 cores no modo de cor de 24 bits. No entanto, a maioria dos usuários só consegue distinguir uma pequena fração dessas cores. Além disso, a qualidade da cor pode variar entre os computadores. A iluminação da sala, a qualidade do papel, a resolução da tela e da impressora e as configurações do navegador podem ser diferentes. Até 10 % da população têm alguma dificuldade em distinguir e visualizar algumas cores. Essas são variáveis importantes sobre as quais você provavelmente não tem controle.

Mas você tem controle sobre variáveis como escolha de cores, número de cores e plano de fundo da planilha ou célula. Ao fazer boas escolhas com base em uma pesquisa fundamental, você pode fazer com que suas cores comuniquem a mensagem e a interpretação correta dos seus dados. Também é possível complementar as cores com ícones e legendas para ajudar a garantir que os usuários entendam o significado desejado.

Considerar o contraste das cores e o plano de fundo

Em geral, use cores com uma alta saturação, como amarelo brilhante, verde médio ou vermelho escuro. Verifique se o contraste é alto entre o plano de fundo e o primeiro plano. Por exemplo, use um plano de fundo de planilha branco ou cinza com cores de célula, ou uma cor de célula branca ou cinza com uma cor de fonte. Se você precisar usar uma cor ou imagem de fundo, faça-a tão clara quanto possível para que a cor da célula ou da fonte não fique desbotada. Se você estiver contando apenas com a cor da fonte, considere aumentar o tamanho da fonte ou configurá-la em negrito. Quanto maior a fonte, mais fácil será para um usuário visualizar ou distinguir a cor. Se necessário, ajuste ou remova as faixas nas linhas ou colunas, pois a cor das faixas pode interferir na cor da fonte ou da célula. Todas essas considerações contribuem bastante para ajudar todos os usuários a entender e interpretar cores corretamente.

Evite usar combinações de cores que possam diminuir a visibilidade ou confundir o usuário. Você não vai querer, inadvertidamente, criar estereogramas ou uma ilusão de ótica. Considere a possibilidade de usar uma borda de célula para distinguir cores problemáticas, como vermelho ou verde, se for inevitável para impedir que as cores fiquem próximas. Use cores complementares e contrastantes para melhorar o contraste e evite usar cores parecidas. Vale a pena conhecer o disco de cores básico e saber como determinar cores semelhantes, contrastantes e complementares.

O disco de cores básico

1. Uma cor semelhante é aquela ao lado de outra no disco de cores (por exemplo, violeta e laranja são cores semelhantes ao vermelho).

2. Uma cor contrastante é aquela a três cores de distância de outra (por exemplo, verde e azul são contrastantes com o vermelho).

3. As cores complementares são opostas no disco de cores (por exemplo, verde-azulado é a cor complementar do vermelho).

Se tiver tempo, teste suas cores, peça a opinião de outras pessoas, experimente-as em condições de iluminação diferentes e faça experiências com diferentes configurações de tela e impressora.

Dica : Se você imprimir o documento em cores, verifique se a cor e a fonte da célula facilitam a leitura. Se a cor da célula for muito escura, pense na possibilidade de usar uma fonte branca para melhorar a legibilidade.

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Escolhendo as melhores cores de acordo com suas necessidades

Precisa de um resumo rápido? Use vermelho, amarelo, verde ou azul com uma tela de fundo branca ou cinza.

Atribua significados às cores que você escolher com base no público-alvo e no seu objetivo. Se necessário, forneça uma legenda para esclarecer especificamente o significado de cada cor. A maioria das pessoas pode distinguir facilmente sete a dez cores na mesma planilha. É possível distinguir até 50 cores, mas isso exigiria treinamento especializado e está além do escopo deste artigo.

As 10 cores principais

Quando você classificar e filtrar dados por cor, use a tabela a seguir para ajudá-lo a decidir quais cores escolher. Essas cores fornecem o contraste mais acentuado e, em geral, são de distinção mais fácil para a maioria das pessoas.

Uma tabela de opções de cores

É possível aplicar essas cores facilmente a células e fontes usando os botões Cor do Preenchimento ou Cor da Fonte no grupo Fonte na guia Página Inicial.

as cores padrão

Usando cores que transmitem significado naturalmente

Para a leitura de dados financeiros, os números geralmente ficam em vermelho (negativo) ou preto (positivo). Uma cor vermelha transmite significado porque é uma convenção aceita. Se você quiser realçar os números negativos, o vermelho é a melhor opção. Dependendo do tipo de dados existente, talvez seja possível usar cores específicas porque elas transmitem significado para o público-alvo ou talvez haja um padrão aceito para seu significado. Por exemplo:

  • Se os dados forem sobre leituras de temperatura, podemos usar as cores quentes (vermelho, amarelo e laranja) para indicar uma temperatura mais quente e as cores frias (verde, azul e violeta) para indicar temperaturas mais baixas.

  • Se os dados forem topográficos, podemos usar azul para água, verde para vegetação, marrom para deserto e montanhas, e branco para gelo e neve.

  • Se os dados forem referentes a tráfego e segurança, podemos usar vermelho para condições de parado ou interrompido, laranja para perigo em equipamento, amarelo para cautela, verde para segurança e azul para informações gerais.

  • Se os dados forem sobre resistores elétricas, use o código de cores padrão de preto, marrom, vermelho, laranja, amarelo, verde, azul, violeta, cinza e branco.

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Examinando alguns exemplos

Suponha que você está preparando um conjunto de relatórios em descrições de produtos, preços e níveis de estoque. As seções a seguir ilustram perguntas que normalmente feitas sobre esses dados e como você pode responder a cada pergunta usando conjuntos de ícone e cor.

Dados de Exemplo

Os dados de exemplo a seguir são usados nos exemplos.

dados usados nos exemplos

Para copiar os dados para uma pasta de trabalho em branco, faça o seguinte:

Como salvar os dados de exemplo como um arquivo. xlsx

  1. Inicie o Bloco de Notas da Microsoft.

  2. Selecione o texto de exemplo. Em seguida, copie-o e cole-o no Bloco de Notas.

  3. Salve o arquivo com um nome de arquivo e extensão como Products.csv.

  4. Feche o Bloco de Notas.

  5. Inicie o Excel.

  6. Abra o arquivo que você salvou do bloco de notas.

  7. Salve o arquivo como um arquivo. xlsx.

Dados de exemplo

Category,Product Name,Cost,Price,Markup,Reorder At,Amount,Quantity Per Unit,Reorder?
Dried Fruit/Nuts,Almonds,$7.50,$10.00,"=(D2-C2)/C2",5,7,5 kg pkg.,"=IF(G2<=F2,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Apricot,$1.00,$1.20,"=(D3-C3)/C3",10,82,14.5 OZ,"=IF(G3<=F3,""Yes"",""No"")"
Beverages,Beer,$10.50,$14.00,"=(D4-C4)/C4",15,11,24 - 12 oz bottles,"=IF(G4<=F4,""Yes"",""No"")"
Jams/Preserves,Boysenberry,$18.75,$25.00,"=(D5-C5)/C5",25,28,12 - 8 oz jars,"=IF(G5<=F5,""Yes"",""No"")"
Condiments,Cajun,$16.50,$22.00,"=(D6-C6)/C6",10,10,48 - 6 oz jars,"=IF(G6<=F6,""Yes"",""No"")"
Baked Goods,Cake Mix,$10.50,$15.99,"=(D7-C7)/C7",10,23,4 boxes,"=IF(G7<=F7,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Cherry Pie Filling,$1.00,$2.00,"=(D8-C8)/C8",10,37,15.25 OZ,"=IF(G8<=F8,""Yes"",""No"")"
Soups,Chicken Soup,$1.00,$1.95,"=(D9-C9)/C9",100,123,,"=IF(G9<=F9,""Yes"",""No"")"
Baked Goods,Chocolate Mix,$6.90,$9.20,"=(D10-C10)/C10",5,18,10 boxes x 12 pieces,"=IF(G10<=F10,""Yes"",""No"")"
Soups,Clam Chowder,$7.24,$9.65,"=(D11-C11)/C11",10,15,12 - 12 oz cans,"=IF(G11<=F11,""Yes"",""No"")"
Beverages,Coffee,$34.50,$46.00,"=(D12-C12)/C12",25,56,16 - 500 g tins,"=IF(G12<=F12,""Yes"",""No"")"
Canned Meat,Crab Meat,$13.80,$18.40,"=(D13-C13)/C13",30,23,24 - 4 oz tins,"=IF(G13<=F13,""Yes"",""No"")"
Sauces,Curry Sauce,$30.00,$40.00,"=(D14-C14)/C14",10,15,12 - 12 oz jars,"=IF(G14<=F14,""Yes"",""No"")"
Pasta,Gnocchi,$28.50,$38.00,"=(D15-C15)/C15",30,38,24 - 250 g pkgs.,"=IF(G15<=F15,""Yes"",""No"")"
Cereal,Granola,$2.00,$4.00,"=(D16-C16)/C16",20,49,,"=IF(G16<=F16,""Yes"",""No"")"
Beverages,Green Tea,$2.00,$2.99,"=(D17-C17)/C17",100,145,20 bags per box,"=IF(G17<=F17,""Yes"",""No"")"
Cereal,Hot Cereal,$3.00,$5.00,"=(D18-C18)/C18",50,68,,"=IF(G18<=F18,""Yes"",""No"")"
Jams/Preserves,Marmalade,$60.75,$81.00,"=(D19-C19)/C19",10,13,30 gift boxes,"=IF(G19<=F19,""Yes"",""No"")"
Dairy,Mozzarella,$26.10,$34.80,"=(D20-C20)/C20",10,82,24 - 200 g pkgs.,"=IF(G20<=F20,""Yes"",""No"")"
Condiments,Mustard,$9.75,$13.00,"=(D21-C21)/C21",15,23,12 boxes,"=IF(G21<=F21,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Pears,$1.00,$1.30,"=(D22-C22)/C22",10,25,15.25 OZ,"=IF(G22<=F22,""Yes"",""No"")"
Pasta, Ravioli,$14.63,$19.50,"=(D23-C23)/C23",20,27,24 - 250 g pkgs.,"=IF(G23<=F23,""Yes"",""No"")"
Canned Meat,Smoked Salmon,$2.00,$4.00,"=(D24-C24)/C24",30,35,5 oz,"=IF(G24<=F24,""Yes"",""No"")"
Sauces,Tomato Sauce,$12.75,$17.00,"=(D25-C25)/C25",20,19,24 - 8 oz jars,"=IF(G25<=F25,""Yes"",""No"")"
Dried Fruit/Nuts,Walnuts,$17.44,$23.25,"=(D26-C26)/C26",10,34,40 - 100 g pkgs.,"=IF(G26<=F26,""Yes"",""No"")"

Quais são os diferentes tipos de embalagens dos produtos?

Problema

Você deseja descobrir os diferentes tipos de contêineres dos seus produtos, mas não há nenhuma coluna contêiner. Você pode usar a coluna Quantidade por unidade manualmente a cor de cada célula e, em seguida, classificar por cor. Você também pode adicionar uma legenda para esclarecer ao usuário, o que significa cada cor.

Resultados

Exemplo de resultados do problema de diferentes tipos de embalagens de produtos

Solução

  1. Para colorir manualmente cada célula de acordo com o esquema de cores na tabela anterior, clique em cada célula e aplique cada cor usando o botão de Cor de preenchimento no grupo fonte na guia página inicial.

    Dica : Use o botão Pincel de Formatação no grupo Área de Transferência na guia Página Inicial para aplicar rapidamente uma cor selecionada a outra célula.

  2. Clique em uma célula na coluna Quantidade por unidade e, na guia página inicial, no grupo edição, clique em Classificar e filtrar e, em seguida, clique em Personalizar classificação.

  3. Na caixa de diálogo Classificar, selecione a Quantidade por unidade em coluna, selecione Cor da célula em Classificar em e, em seguida, clique em Copiar nível duas vezes.

  4. Em ordem, na primeira linha, selecione a cor vermelha; na segunda linha, selecione a cor azul e na terceira linha, selecione a cor amarela.

    Se uma célula não contiver nenhuma dessas cores, como as células de cor branca, essas linhas permanecerão no lugar.

    Observação : As cores que estão listadas são as cores disponíveis na coluna. Há uma ordem de classificação de cor do padrão e não é possível criar uma ordem de classificação personalizada usando uma lista personalizada.

  5. Adicione uma legenda usando células na lateral o relatório usando a tabela a seguir como um guia.

Legenda:

Vermelho

Pacotes e caixas

Azul

Latas e Tins

Verde

JARs e garrafas

Branco

(Não tem certeza)

Que produtos têm um markup acima de 67% ou abaixo de 34%?

Problema

Você deseja ver rapidamente os valores de marcação mais altos e mais baixos na parte superior do relatório.

Resultados

Exemplo de resultados do problema de markup de produtos

Solução

  1. Selecione as células E2:E26 e, na guia Página Inicial, no grupo Estilo, clique na seta ao lado de Formatação Condicional, clique em Conjunto de Ícones e selecione o conjunto de ícones 3 Setas (Coloridas).

  2. Clique com o botão direito do mouse em uma célula na coluna Marcação, aponte para Classificar e clique em Personalizar Classificação.

  3. Na caixa de diálogo Classificar, selecione Marcação em Coluna, selecione Ícone de Célula em Classificar em e clique em Copiar Nível.

  4. Em Ordem, na primeira linha, selecione a seta verde que aponta para cima e, na segunda linha, selecione a seta vermelha que aponta para baixo.

De quais produtos é preciso fazer um novo pedido?

Problema

Você deseja gerar rapidamente um relatório dos produtos dos quais é preciso fazer um novo pedido imediatamente e enviar esse relatório à sua equipe por email.

Resultados

Exemplo de resultados do problema dos produtos dos quais é preciso fazer um novo pedido

Solução

  1. Selecionar células I2: i26, na guia página inicial, no grupo estilo, clique na seta ao lado de Formatação condicional, aponte para Realçar regras das células e, em seguida, clique em Igual a.

  2. Digite Sim na primeira caixa e selecione Preenchimento Vermelho Claro e Texto Vermelho Escuro na segunda caixa.

  3. Clique com o botão direito do mouse em qualquer célula formatada na coluna, aponte para Filtrar e selecione Filtrar por Cor da Célula Selecionada.

    Dica : Passe o mouse sobre o botão Filtrar no cabeçalho da coluna para ver como ela está filtrada.

Quais produtos têm os preços e custos mais altos e mais baixos?

Problema

Você deseja ver os preços e os custos mais altos e mais baixos agrupados no início do relatório.

Resultados

Exemplo de resultados do problema de preços e custos dos produtos

Solução

  1. Para as células C2:C26 e D2:D26, siga este procedimento:

    • Na guia Página Inicial, no grupo Estilo, clique na seta ao lado de Formatação Condicional, aponte para Regras de Primeiros/Últimos e clique em 10 Primeiros Itens.

    • Digite 1 na primeira caixa e selecione Preenchimento Amarelo e Texto Amarelo Escuro na segunda caixa.

    • Na guia Página Inicial, no grupo Estilo, clique na seta ao lado de Formatação Condicional, aponte para Regras de Primeiros/Últimos e clique em 10 Últimos Itens.

    • Digite 1 na primeira caixa e selecione Preenchimento Verde e Texto Verde Escuro na segunda caixa.

  2. Para as colunas de custo e preço, faça o seguinte:

    • O menor valor de atalho, aponte para Classificar e selecione Classificar por cor da célula selecionada.

    • O valor mais alto de atalho, aponte para Classificar e selecione Classificar por cor da célula selecionada.

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Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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