Direcionar para destinatários com o código de campo

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Para tornar a mala direta avançada ainda mais eficaz, é possível direcionar a mensagem usando o código de campo.

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Códigos de campo no Word

Mala Direta

Aprimorar a mala direta

Para tornar o email mais eficaz,

podemos endereçar a mensagem somente a destinatários cujos carros precisam de revisão.

Assim, podemos eliminar qualquer inconsistência de linguagem e ser bastante diretos – é hora de fazer a revisão do seu carro.

Clique em Editar Lista de Destinatários. Eu adicionei uma coluna que exibe quando cada destinatário vai precisar da próxima revisão.

Clique em Filtrar. Escolha o campo Próxima Revisão. Em comparação, selecione Menor que ou Igual a.

E, em Comparar com, digite a data de hoje e clique em OK.

O lista de destinatários é reduzida para as datas de Próxima Revisão anteriores ao dia de hoje.

O filtro é uma boa solução se você pretende enviar um documento algumas vezes.

Mas, se você usa a mala direta com frequência em um documento, economize tempo filtrando os destinatários com o código de campo.

Primeiro, clique em Filtrar e em Limpar tudo. Em seguida, em OK e em OK.

Clique no início do seu email. Em seguida, clique em Regras.

Esse é o lugar no qual você pode adicionar um código de campo relacionado à mala direta.

O código de campo que vamos usar é Ignorar Registro Se.

Com isso, você define uma condição, como Primeiro Nome é igual a Fred.

Se a condição for verdadeira, o Word ignora o registro ao executar a mesclagem.

Clique em Cancelar porque vamos inserir o código manualmente.

Pressione AltT+F9, Ctrl+F9 e digite IGNORARSE e espaço. Acesse Inserir Campo de Mesclagem e selecione Próxima_Revisão e espaço.

Digite os sinais de maior que e igual e espaço.

Em seguida, pressione Ctrl+F9 e digite DATA - o código de campo que exibe a data atual em um documento.

Agora, o Word vai ignorar todos os registros com datas para a próxima revisão maiores ou iguais à data atual.

Porém, antes que a comparação funcione, é preciso adicionar uma opção de formato para formatar ambas as datas exatamente do mesmo jeito.

Clique em Próxima_Revisão dentro do código de campo.

Em seguida, pressione espaço, barra invertida e o símbolo @ para formatar o número como uma data.

Depois, digite, entre aspas e em letras maiúsculas, dois Ds, dois Ms e quatro As.

Faça o mesmo no código de campo Data.

Verifique se as opções de formato são as mesmas para ambos os códigos de campo. Pressione Alt + F9 e F9 para atualizar o campo.

O código de campo IGNORARSE ficará oculto e não será lido pelo Word até você executar uma mesclagem.

Vamos testar o código IGNORARSE. Adicione um campo de mesclagem temporário aqui para exibir a data da próxima revisão.

Clique em Concluir e Mesclar e vamos mesclar documentos individuais. Clique em OK para mesclar todos os registros para um novo documento.

Agora, enquanto percorre o novo documento, verifique as datas.

Só devemos ver emails com datas de próxima revisão anteriores à data atual.

Quando terminar, pode excluir este documento de teste, caso desejar.

Há mais uma coisa que pode ser útil. Digamos que você cometeu um erro ao digitar um código de campo.

Antes de concluir uma mesclagem, clique em Verificar Erros. Clique em Simular a mesclagem e relatar os erros em novo documento e em OK.

O Word mostra os campos de mesclagens não válidos.

Nesse caso, você pode remover o campo ou selecionar o nome correto na lista de campos na fonte de dados.

Se não forem encontrados mais erros, clique em OK.

Para realizar a mesclagem final, clique em Concluir e Mesclar e Enviar Emails. Digite o assunto e clique em OK.

Neste curso, você aprendeu a ir além das ferramentas básicas de mala direta para executar o envio de malas diretas avançadas usando códigos de campo.

Para saber mais sobre códigos de campo, dê uma olhada nos links no resumo do curso.

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