Dicas sobre envio por email de material de marketing

Manter seu marketing de email legal

A Lei CAN-SPAM de 2003 (Controlando a Violação da Lei de Marketing e Conteúdo não Solicitado) descreve os requisitos para aqueles que enviam emails comerciais. Ele também explica as penalidades para remetentes de spam e empresas cujos produtos são anunciados em spam se eles quebram a lei e dá aos destinatários o direito de pedir aos remetentes de email pararem de fazer spam.

A lei aborda emails cuja principal finalidade é anunciar ou promover um produto ou serviço comercial, incluindo conteúdo em um site. Uma "mensagem transacional ou de relacionamento" — email que facilita uma transação acordado ou atualiza um cliente em uma relação comercial existente — pode não conter informações de roteamento falsas ou enganosas, mas, caso contrário, está isenta da maioria das disposições da Lei CAN-SPAM. Para obter mais informações, clique em um link na seção Consulte Também.

Tornar o conteúdo relevante e breve

Espere que a maioria dos seus clientes e clientes potenciais tenha tempo e interesse para ler apenas o que pertence a eles, desde que ele chegue ao ponto rapidamente. Quanto mais você direcionar cada mensagem de email para os interesses de destinatários individuais, maior será a probabilidade de abrir, ler e responder às suas mensagens. Os recursos de Mesclagem de Email no Microsoft Office Publisher 2007 podem ajudá-lo a direcionar o conteúdo com eficiência aos interesses de cada destinatário.

Os tipos de conteúdo que funcionam bem no marketing de email incluem:

• Promoções semanais, descontos e outras ofertas promocionais

• Convites para eventos e seminários

• Atualizações de informações do produto

• Boletins informativos

As mensagens de marketing de email eficazes incluem os seguintes elementos (a maioria dos quais também são exigidos pela Lei CAN-SPAM):

• Uma linha de assunto clara e concisa    Embora você queira que os destinatários abram a mensagem de email, não use truques e não use truques. Apenas promessa de um benefício real ou valor que você pode fornecer. A Lei CAN-SPAM exige que a linha de assunto represente com precisão o conteúdo da mensagem.

  Além disso, mantenha a linha de assunto abaixo de 50 caracteres para que ela não seja truncada na caixa de entrada do destinatário e evite pontuação, a menos que você esteja fazendo uma pergunta , ele desperdiça espaço valioso. Acima de tudo, evite usar marcas de exclamação. Eles são uma boa dica de que a mensagem é estritamente promocional.

• Notificação de que sua mensagem de email é um anúncio ou solicitação    A Lei CAN-SPAM exige que esse aviso seja claro e conspícuo e que você forneça uma maneira de os destinatários se removerem da lista de emails — um método para a aceitação.

• Um endereço de retorno válido    A Lei CAN-SPAM exige que você forneça um endereço de rua. É uma boa ideia fornecer um número de telefone também. Afinal, você deseja que os destinatários contatem você.

• Uma opção de aceitação    A Lei CAN-SPAM exige que você forneça um endereço de email de retorno ou outro mecanismo de resposta baseado na Web que permita que os destinatários peçam que você não envie mensagens de email futuras para esse endereço de email. Você deve honrar as solicitações dentro de 10 dias úteis após receber a solicitação de cancelamento e por pelo menos 30 dias após a mensagem de email ter sido enviada. Você também não pode ajudar ninguém a enviar emails para o endereço de alguém que tenha optado por isso.

Oferecer uma chamada clara à ação

Deixar claro no primeiro parágrafo qual ação os destinatários podem realizar. Não os faça rolar pela mensagem para encontrá-la, mas reajuste-a no final, caso decidam ler a mensagem inteira antes de agir.

Algumas opções para uma ação de chamada incluem o seguinte:

• Clique em um link para obter mais informações.

• Registre-se para receber uma oferta especial.

• Visite uma página da Web para se qualificar (e tornar essa página relevante para a oferta específica).

• Baixe um boletim informativo, jogo, economia de tela, cupom ou white paper.

• Faça uma chamada telefônica.

Tornar a mensagem pessoal

Quanto mais pessoal for o tom ou a voz, melhor – escreva sua mensagem como se fosse de um ser humano em vez de uma instituição impessoal. As pessoas querem criar relações com outras pessoas, não com uma empresa.

Adicione ao toque pessoal fornecendo um pouco de algo extra, como informações relacionadas aos interesses de seus clientes em sua empresa. Por exemplo, um restaurante pode incluir avaliações de vinho ou receitas como parte de uma comunicação de email regular. Quando os clientes experimentam esses vinhos ou receitas em casa, o restaurante cria a percepção de sua experiência e enriquece a relação entre cliente e negócios. Educação, opiniões motivadas, estações de princípios ou humor fazem sua empresa parecer mais útil e humana , mas reconhecer os riscos que eles carregam também. Certifique-se de conhecer bem sua audiência e como eles provavelmente reagirão.

Ser consistente

Quando você envia uma série de mensagens de email, se esforça para ser consistente em suas mensagens, no layout e no momento do email. Essa consistência dá suporte à percepção de que sua empresa é confiável, organizada e bem estabelecida.

Envie uma série de mensagens de email ao mesmo tempo a cada dia, semana e mês. Se suas mensagens são direcionadas para outras empresas (ou pessoas em seu trabalho), envie-as para que possam ser lidas durante a semana de trabalho, mas não na segunda-feira de manhã (não envie suas mensagens entre sexta-feira ao meio-dia e segunda-feira ao meio-dia). Se suas mensagens são direcionadas aos consumidores em casa, envie-as para que os clientes vejam suas mensagens no fim de semana.

Se os emails não são frequentes o suficiente, os clientes esquecerão sua empresa. Comece testando um cronograma de emails semanais e vá de lá. Mas se você tiver alguma dúvida, é melhor enviar muito raramente do que com muita frequência.

Formatar a mensagem cuidadosamente

Se você criar uma mensagem de email de uma publicação impressa, ela poderá ser muito larga e forçar o destinatário a rolar horizontalmente. Além disso, quanto mais os destinatários devem rolar verticalmente, menos provável é que eles vejam toda a sua mensagem. Mesmo que você escolha uma publicação projetada para mensagens de email, visualize a mensagem para verificar o layout e o tamanho para que você possa fazer as alterações necessárias no texto, nos gráficos e no layout antes de enviar.

Como alterar o tamanho da página?

1. Na guia Design da Página, clique no launcher da caixa de diálogo ao lado de Paragraph.

2. Em Layout,selecione Email.

3. Em Página, altere as medidas de Largura e Altura.

Algumas das fontes que você usa em uma publicação impressa podem não ser fáceis de ler online. Considere usar uma fonte da Web ou um esquema de fontes projetado para a capacidade de leitura de tela, especialmente para usuários que podem ter telas de tamanhos e resoluções diferentes. Para uma lista das fontes Web e esquemas de fonte no Microsoft Office Publisher, consulte Apply a font scheme.

Considere também os recursos de email do seu público-alvo. Se eles estão em redes corporativas ou de banda larga, eles não precisam esperar muito para baixar arquivos avançados em gráficos. Como uma mensagem de email com muitos elementos gráficos e formatação de cores exigirá um tamanho de arquivo bastante grande, pode levar muito tempo para que os destinatários com conexões mais lentas baixem ou abram a mensagem. Esses destinatários têm muito mais probabilidade de decidir que sua mensagem não vale a pena esperar.

Teste a mensagem antes de enviá-la

Antes de enviar emails para uma grande lista de destinatários, certifique-se de testar a mensagem de email, seu conteúdo e quaisquer mecanismos que você configurar para rastreamento e resposta, incluindo hiperlinks no corpo da mensagem. Comece visualizando a mensagem. Como alguns problemas podem não aparecer na visualização do navegador, envie sua mensagem para si mesmo para verificar o tamanho do arquivo e a formatação final. É melhor pedir a várias outras pessoas para testar a mensagem e dar seus comentários. Você aprenderá mais sobre o que pode ter ignorado se puder observar testadores imparciais enquanto eles abrem, leem e respondem à mensagem.

Não participar ou não?

As pessoas recebem emails por dois métodos principais: de surpresa ou por solicitação.

• Surpresa!  — Opt out    A menos que uma mensagem de email venha de alguém que você conhece, você provavelmente considerará mensagens inesperadas ou indesejadas como spam. Você precisa de uma maneira de solicitar a remoção ou de não enviar mais emails. O email de aceitação é uma mensagem de email não solicitada que fornece aos destinatários uma maneira de se removerem de outras mensagens.

  O e-mail de aceitação geralmente é (mas nem sempre) um aborrecimento. Um exemplo de email de aceitação possivelmente legítimo é uma mensagem não solicitada sobre um evento futuro que é relevante para os participantes de um seminário anterior que você hospedou. Há uma boa chance de que eles se interessem. Ainda assim, há uma maneira melhor.

• Eu pedi isso!  — Opt in    Em vez de enviar emails não solicitados aos participantes do seminário do ano passado, seria melhor pedir a eles no seminário para fornecerem seus endereços de email se eles quiserem ser notificados sobre os próximos eventos. Aqueles que optarem por ser notificados optaram por fazer isso, dando a você permissão para enviá-los e informando o tipo de informação que eles querem receber. Esta lista de assinantes pré-qualificados garante que você não perca mensagens em clientes desinteressados. Isso significa que você tem uma oportunidade de ouro para continuar criando uma relação.

Diretrizes de aceitação

Para criar um relacionamento com clientes e clientes em potencial, você deseja evitar surpresas desagradáveis.

Desem conjunto de expectativas claras em cada etapa que seus clientes devem passar para entrar. Esse processo pode ser a parte mais importante do seu esforço de marketing de email. Siga estas diretrizes para criar a confiança de seus clientes em sua integridade:

• Oferecer várias maneiras de se inscrever    Peça endereços de email em cada ponto de contato (contador de serviço, caixa registrador, site, catálogo, boletim informativo, chamadas telefônicas). Por exemplo, em cada página do seu site, inclua um formulário de assinatura abreviado, um link para uma página de assinatura ou um gráfico proeminente que incentiva os visitantes a se inscreverem.

• Estado claramente para o que você precisa de suas informações pessoais    A criação de confiança começa aqui e você precisa da confiança de seus clientes para obter sua lealdade e negócios. Diga a eles que você não vende ou compartilha sua lista de emails (e certifique-se de não vender). Disponibilizar sua política de privacidade (impressa ou na Web) perto do ponto em que eles se inscrevem e facilmente enviem ou façam perguntas sobre ela.

• Explicar o benefício da assinatura    Dê aos seus clientes um bom motivo para se inscrever. O que há neles? Eles podem saber mais sobre vendas antes de começar? Obter envio gratuito na primeira compra? Receber ofertas especiais, atualizações sobre produtos novos e futuros ou dicas de produto?

• Fornecer incentivos    Dê um cupom ou desconto aos assinantes. Insira-os em um desenho para um novo produto. Ofereça o envio gratuito na próxima compra.

• Permitir que os assinantes digam com que frequência eles querem receber mensagens de email    Se você não puder decidir a frequência certa, deixe-os dizer e certifique-se de que você siga o caminho.

• Peça que os assinantes insiram seus endereços de email duas vezes    As pessoas geralmente fazem erros de digitação. Certifique-se de que eles validem o endereço de email que eles dão a você.

• Usar o registro de dupla aceitação    Se for possível que as pessoas possam se adicionar à sua lista de emails inadvertidamente ou que as pessoas possam enviar o nome de outra pessoa, peça que confirmem o envio. Solicitando que as pessoas interessadas confirmem seus riscos de interesse incomodar aqueles com interesse marginal, e isso confirma que todos na sua lista de emails realmente querem receber suas mensagens de email. A dupla aceitação faz o esforço para garantir que você não envie mensagens de email não solicitadas, o que pode danificar a reputação da sua empresa.

• Agradecer aos usuários pela assinatura    Imediatamente. Descreva o que eles se inscreveram para receber e com que frequência e como remover a si mesmos da lista.

• Tornar cancelar a assinatura tão fácil quanto a assinatura    Você pode permitir que seus assinantes usem o formulário de assinatura para remover a si mesmos da sua lista de emails.

• Lembrar aos usuários que eles assinaram    Em cada mensagem enviada, inclua um título que os agradece pela assinatura.

• Acompanhar cada assinante    Se você rastreá-lo em um sistema de gerenciamento de clientes, um banco de dados, uma planilha ou uma lista impressa, mantenha essas informações com os dados do cliente. Se os assinantes se esquecerem mais tarde de que se inscrevem e reclamam sobre o recebimento de emails não solicitados de você, você deseja poder citar a data e a maneira como eles se inscrevem. (Por escrito? Em um formulário da Web? Por email?) E você precisa oferecer graciosamente para removê-los da sua lista de assinaturas.

• Ser responsivo    Responda a perguntas, solicitações e reclamações assim que responder aos pedidos. Novamente, concentre-se em criar confiança para obter a fidelidade e os negócios dos clientes.