Dicas para as listas de endereçamento

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Não importa quão boa seja sua lista de endereçamento, ela terá pouco impacto se for enviada para as pessoas erradas. Você pode limitar sua lista de endereçamento a nomes e endereços, ou pode incluir mais detalhes sobre cada cliente para que seja possível categorizá-los em segmentos que façam sentido para o seu negócio.

Quanto mais você direcionar sua mala direta para um segmento de clientes que possam estar interessados em uma determinada oferta, maior a taxa de sucesso da sua campanha. Dedique de um terço a metade do tempo e orçamento da sua campanha de mala direta ao refinamento da sua lista de endereçamento para atingir os segmentos de clientes apropriados.

Neste artigo

Como usar os dados do cliente

Criar uma lista de endereçamento

Combinar listas de várias fontes em uma lista

Refinar uma lista de destinatários

Como usar dados dos clientes

Após obter as informações sobre seus clientes e clientes em potencial, controlar os atributos que eles têm em comum pode ser bastante útil. Quanto mais detalhes você puder capturar na sua lista de endereçamento, maiores as opções disponíveis para atingir a sua lista de endereçamento.

Mas certifique-se de que os dados detalhados que você está controlando são os dados que você usará. Quanto maior a complexidade da sua lista de endereçamento, maior o trabalho para mantê-la.

Por exemplo, você pode usar os dados dos clientes destas formas.

  • Imprimir etiquetas de endereçamento     Crie etiquetas de endereçamento, para as quais você precisa apenas das informações de nome e endereço.

  • Enviar para clientes em um local específico     Filtre sua lista de endereçamento por cidade ou CEP, para que você possa facilmente anunciar uma promoção apenas para clientes que moram em determinado local.

  • Adicionar uma saudação personalizada     Personalizar uma correspondência incluindo de destinatários primeiro ou último nomes em uma linha de saudação, separando o nome nos campos de dados de título, nomee Sobrenome .

  • Foco nos destinatários de uma determinada idade     Notificar os clientes sobre produtos ou serviços que são apropriados para estágio desses clientes de vida (como planejamento para aposentadoria em seus twenties versus planejamento para aposentadoria em seus fifties) coletando as datas de nascimento de seus clientes como origem ano (como "1945").

    Se você quiser oferecer um presente promocional para todos os clientes cujo aniversário ocorre no mês atual, você pode coletar suas datas de nascimento como mês, dia, ano (como "1 de janeiro de 2000").

  • Preparar malas diretas por sexo     Anuncie uma nova linha de produtos apenas para homens ou mulheres incluindo o sexo de cada cliente ("masculino" ou "feminino") na sua lista de endereçamento.

  • Usar histórico de compras     Envie anúncios especiais para quem fez grandes compras recentemente, ou avise os clientes quando chegarem modelos novos de suas marcas favoritas. Para isso, você precisa controlar o histórico de compras dos seus clientes. Você também pode notificar os clientes sobre produtos similares ("Os clientes que compraram esse item também compraram este").

  • Enviar um email para economizar na postagem     Economize o custo de postagem de convites para eventos enviando os convites por email para os clientes que forneceram seus endereços de email. Você pode primeiro enviar os convites impressos filtrando na sua lista de endereçamento quais os clientes que não possuem endereço de email. Em seguida, você pode criar um convite por email fazendo uma mesclagem de email e filtrando quais clientes possuem um endereço de email.

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Criar uma lista de endereçamento

O básico da lista de endereçamento é um arquivo texto que separa os registros dos destinatários em campos em comum. Essas listas normalmente são planilhas ou tabelas, com cada registro em sua própria linha, separados em colunas que contêm os campos de dados individuais, como a lista de endereçamento básica mostrada aqui.

Uma lista de endereçamento básica na caixa de diálogo Destinatários da Mala Direta.

Uma lista complexa pode incluir campos de dados adicionais, como tamanho do produto e preferências de cores, histórico de compras, data de aniversário e sexo.

Se você estiver criando uma lista de endereçamento pela primeira vez, poderá fazê-lo sem sair do Microsoft Office Publisher.

Criar uma lista de endereçamento

  1. Abra uma publicação.

  2. No menu Ferramentas, aponte para Mala Direta e Catálogos e clique em Criar Lista de Endereços.

  3. Antes de começar a digitar informações para a lista, você pode personalizar os campos adicionado, removendo, renomeando ou reagrupando os campos exibidos na caixa de diálogo Nova Lista de Endereços.

    Como?

    1. Clique em Personalizar Colunas e siga um destes procedimentos:

      • Para adicionar um campo, clique em Adicionar, na caixa de diálogo Adicionar Campo, digite um nome para o novo campo e clique em OK.

      • Para remover um campo, selecione-o em Nomes de campos, clique em Excluir e, em seguida, clique em Sim.

      • Para renomear um campo, selecione o campo em Nomes de campos e clique em Renomear. Na caixa de diálogo Renomear campo, digite o novo nome na caixa Para: e clique em OK.

      • Para alterar a ordem dos campos, selecione o campo que deseja mover e, em seguida, clique em Mover para Cima ou Mover para Baixo até ficar no lugar desejado.

    2. Repita esses passos até finalizar a revisão da lista de nomes de campos e, em seguida, clique em OK.

  4. Na caixa de diálogo Nova Lista de Endereços, digite as informações para a primeira entrada nos campos relevantes (Título, Nome, Sobrenome etc.).

  5. Quando terminar de inserir as informações da primeira entrada, clique em Nova Entrada ou pressione a tecla TAB.

  6. Repita as etapas 3 e 4 até terminar de adicionar as entradas.

  7. Clique em OK.

  8. Na caixa de diálogo Salvar Lista de Endereços, digite um nome para a lista de endereços na caixa Nome do arquivo.

    Por padrão, a lista de endereços é salva na pasta Minhas Fontes de Dados. Convém manter a lista de endereços nesse local porque ele corresponde à pasta padrão na qual o Microsoft Publisher procura fontes de dados.

  9. Clique em Salvar.

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Combinar listas de várias fontes

Se você possui ou compra listas de endereçamento, o Publisher facilita a combinação e edição de listas de clientes de várias fontes. Você pode escolher o melhor para você montando sua lista de endereçamento no Publisher a partir da combinação de outras listas criadas nestes programas:

  • Microsoft Office Excel

  • Microsoft Office Outlook

  • Microsoft Office Outlook com Business Contact Manager

  • Microsoft Office Access

Você também pode usar listas compradas, como as do Microsoft List Builder.

Especificar a lista a ser adicionada

  1. No menu Ferramentas, clique em Mala Direta e Catálogos e, em seguida, clique em Mala Direta para abrir o painel de tarefas Mala Direta.

    Se a publicação estiver conectada a uma lista de destinatários, verifique a conexão e clique em Editar a lista de destinatários no painel de tarefas Mala Direta. Se a publicação não estiver conectada a uma lista de destinatários existente, clique em uma das opções em Criar uma lista de destinatários, clique em Próxima: Criar uma lista de destinatários ou conectar-se a ela e, em seguida, selecione a lista desejada.

  2. Na caixa de diálogo Destinatários da Mala Direta, em Adicionar à lista de destinatários, siga um destes procedimentos:

    • Clique em Selecionar uma lista existente, selecione uma fonte de dados na caixa de diálogo Selecionar Fonte de Dados e, em seguida, clique em Abrir.

    • Clique em Selecionar nos contatos do Outlook (se você estiver solicitado a escolher um perfil de email, clique no perfil que deseja) e, em seguida, clique em OK. Selecione uma pasta ou lista de distribuição na caixa de diálogo Selecionar contatos e clique em OK.

    • Clique em Digitar uma nova lista, adicione as entradas desejadas na caixa de diálogo Nova Lista de Endereços e, em seguida, clique em OK.

Resolver diferenças ao combinar listas

Quando você adiciona uma lista de endereçamento para outro, um ou mais campos na lista adicionado podem não ter uma correspondência na lista existente. Por exemplo, a lista de endereços que você está adicionando pode incluir um campo de Nome da empresa , mas não pode realizar a lista original.

O Publisher solicita que você corrija os problemas entre os campos nas várias listas de origem abrindo a caixa de diálogo Adicionar à lista de destinatários.

  1. Na caixa de diálogo Adicionar à lista de destinatários, selecione um campo que não esteja marcado na coluna Coincide, selecione o campo ao qual você deseja que ele corresponda na lista Campos na lista de destinatários com campos coincidentes e, em seguida, clique em Coincidir.

  2. Na caixa de diálogo Coincidir Campo, verifique se o campo selecionado está listado em Coincidir com campo da lista de destinatários ou selecione outro e, em seguida, clique em OK.

  3. Se você precisar adicionar um novo campo à sua lista de destinatários para que elas coincidam, selecione o campo que deseja adicionar à nova lista (a da esquerda na caixa de diálogo Adicionar à Lista de Destinatários), clique em Adicionar e, em seguida, clique em OK. Os campos adicionados são mostrados em Novos campos a adicionar à lista de destinatários.

    Dica : Remova um campo adicionado selecionando-o na caixa Novos campos a adicionar à lista de destinatários e, em seguida, clique em Remover.

Imagem da caixa de diálogo Adicionar à lista de destinatários

Como coincidir campos ao Publisher não avisar para?

  • No painel de tarefas Mala Direta em Mais itens, clique em Campos de endereço e, em seguida, clique em Coincidir Campos.

Salvar um atalho para uma lista combinada

Você pode criar um atalho para a lista combinada para usar em outras listas de endereçamento. Sempre que editar uma entrada individual na lista combinada, a entrada também atualiza o arquivo fonte original se o arquivo estiver disponível para edição. Se você não desejar atualizar o arquivo fonte original, exporte a lista de destinatários para um novo arquivo.

  1. No painel de tarefas Mala Direta (Etapa 3: Criar publicações mescladas), em Preparar para acompanhar esta mala direta, clique em Salvar atalho para lista de destinatários.

  2. Na caixa de diálogo Salvar Arquivo, digite um nome para a lista de endereços combinada na caixa Nome do arquivo.

    Por padrão, a lista de endereços é salva na pasta Minhas Fontes de Dados. Convém manter a lista de endereços nesse local porque ele corresponde à pasta padrão na qual o Microsoft Office Publisher procura fontes de dados.

  3. Clique em Salvar.

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Refinar uma lista de destinatários

Quando os campos nas várias listas de origem coincidem, todos os registros aparecem na lista existente na caixa de diálogo Destinatários da Mala Direta, onde você pode filtrar, classificar e selecionar os destinatários a incluir na mesclagem de email. Marque a caixa de seleção ao lado de cada destinatário que você deseja incluir e desmarque a caixa de seleção exibida ao lado de cada destinatário a ser excluído.

Marcar ou desmarcar todos os itens

  • Marque ou desmarque a caixa de seleção na coluna de cabeçalho.

Filtrar itens da lista

Se quiser utilizar somente determinadas entradas da lista, filtre a lista com base em área ou critério específico. Depois de filtrar a lista, você poderá usar as caixas de seleção para incluir e excluir registros.

  1. Clique na seta ao lado do título de coluna do item pelo qual você deseja filtrar.

  2. Siga um destes procedimentos:

    • Clique em (Em Branco) para exibir todos os registros nos quais o campo correspondente está em branco.

    • Clique em (Preenchido) para exibir todos os registros nos quais o campo correspondente contém informações.

    • Clique em (Avançado) para abrir a caixa de diálogo Filtrar e Classificar, que pode ser usada para filtrar por vários critérios.

      Observação : Você também pode abrir a caixa de diálogo Filtrar e Classificar clicando em Filtrar em Refinar lista de destinatários na caixa de diálogo Destinatários da Mala Direta.

  3. Dica : Se sua fonte de dados contiver registros que compartilham as mesmas informações e há 10 ou menos valores exclusivos na coluna, você pode filtrar por informações específicas. Por exemplo, se houver vários endereços que listam Austrália como o país ou região, você pode filtrar em Austrália.

  4. A caixa de diálogo Destinatários da Mala Direta exibe somente os registros designados. Para exibir todos os registros novamente, clique em (Tudo).

Classificar itens da lista

Para ver os itens em ordem alfabética, você pode classificar os itens da lista.

  • Na caixa de diálogo Destinatários da Mala Direta, clique no título de coluna do item pelo qual você deseja classificar a lista.

    Por exemplo, para exibir a lista em ordem alfabética por sobrenome, clique no título de coluna Sobrenome.

  • Para classificar usando vários critérios, clique em Classificar em Refinar lista de destinatários. Na caixa de diálogo Filtrar e Classificar, selecione o critério pelo qual deseja classificar os itens da lista.

Localizar duplicatas

Para evitar envio duplicado, você pode localizar e eliminar registros na sua lista combinada para os quais a maioria (mas não todos) os campos coincidem.

  1. Na caixa de diálogo Destinatários da Mala Direta, clique em Localizar duplicatas.

  2. Na caixa de diálogo Localizar Duplicatas, deixe marcadas apenas as entradas que você deseja incluir e, em seguida, clique em OK.

Localizar um destinatário ou grupo de destinatários que compartilham um atributo em comum

Para identificar um indivíduo ou grupo de indivíduos que compartilham atributos em comum (como sobrenome, CEP ou mês de nascimento), você pode procurar na lista.

  1. Na caixa de diálogo Destinatários da Mala Direta, clique em Localizar destinatário.

  2. Na caixa de diálogo Localizar Entrada, insira o atributo que você deseja localizar na caixa de diálogo Localizar, especifique o campo ou campos em que deseja procurar e clique em Localizar Próxima.

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Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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