Dicas do Microsoft MyAnalytics

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Estas dicas podem ajudá-lo a perder tempo melhor e focalizar o que é importante em seu trabalho. Todas as dicas não para todos. O que você pode e deve fazer sempre depende de sua função e a organização que você trabalha em.

Usar o MyAnalytics no Outlook

Você gostaria de saber quantas pessoas leem um email específico que você enviou? Confira o Suplemento MyAnalytics do Outlook para ver quantas pessoas leram, responderam ou encaminharam seu email.

Dica : Vá para o Outlook e abra um email que você enviou ou recebeu. Então, clique em MyAnalytics na parte superior do email, logo abaixo da linha de destinatários, para ver as estatísticas.

Reuniões

Menos reuniões, reuniões mais curtas ou com mais foco. Estas são algumas opções se você quiser poupar o tempo gasto em reuniões.

Enviar recapitulações em vez de convites

O email nem sempre é uma perda de tempo. Pode ser uma maneira útil de diminuir a participação em reuniões e manter as pessoas informadas. Se você tem colegas cuja opinião não é necessária para a tomada de decisões em uma reunião, poderá mandar um email para eles com informações sobre a reunião para que eles saibam o que foi decidido.

Encurte suas reuniões

Uma pesquisa recente com executivos mostrou que de 25 a 50% do tempo gasto em reuniões era desperdiçado. Algumas empresas introduziram o conceito de reuniões em pé. Embora não seja apropriado para todas as formas de reuniões, uma reunião em pé por necessidade será menor e mais eficiente do que uma reunião típica sentada. Como alternativa, reduza a duração ou consolide reuniões recorrentes, especialmente se houver mais de 10 participantes.

Repense as reuniões recorrentes

Uma dica comum de produtividade é "limpar" o seu calendário. Tente cancelar todas as reuniões recorrentes por uma semana e adicionar novamente as que fizeram falta conforme o necessário. Esse procedimento comprovou que é possível reduzir de 10 a 30% do número de reuniões em uma equipe.

Repense a lista de participantes

Reuniões de grande porte e reuniões de atualização para participantes que "precisam saber" pode desviar a atenção quando todos os participantes não estão completamente envolvidos. Realizar várias tarefas ao mesmo tempo é um indicador comum de que a pessoa não é totalmente necessária em uma reunião. É possível enviar uma recapitulação?

Evite o "turismo empresarial"

O termo "turista empresarial" é usado pelas pessoas em uma empresa que "fazem questão de participar de todas as reuniões possíveis para que sintam que estão informadas". Reuniões bem-sucedidas exigem um ritmo dinâmico e a dedicação de todos, e participantes desatentos podem diminuir consideravelmente a eficácia da reunião. Na condição de organizador, você deve tentar limitar a colaboração de participantes da reunião para reduzir a distração e garantir uma contribuição adequada.

Email

Pegue o telefone, não "responda a todos" ou cancele a assinatura de listas de email que não são úteis. Estas são algumas alternativas para o que você pode fazer se perceber que gasta muito tempo em emails.

Remova os destinatários de email desnecessários

Antes de clicar em enviar, examine a sua lista de destinatários e verifique se cada pessoa adicionará valor à conversa. Pense duas vezes antes de usar Responder a Todos. O seu padrão deve ser responder apenas ao remetente. Use Responder a Todos somente quando sua resposta for realmente relevante para todos os envolvidos. Alguns destinatários talvez precisem saber apenas o resultado das decisões, em vez de receberem a conversa inteira em CC.

Enviar menos emails - usar o Skype ou pegar o telefone

Antes de enviar um email, considere estas informações. Uma força-tarefa de simplicidade organizacional descobriu que reduzir a saída do email executivo em 54% resultou em um aumento de produtividade de 7% em toda a empresa. Uma coluna de dica de gerenciamento deu suporte a essa abordagem recomendando que os executivos "pegassem o telefone". Muitas vezes, as chamadas telefônicas são mais eficientes que as conversas de email indo e vindo, e permitem que as perguntas sejam respondidas em tempo real. O Skype é uma boa opção.

Cancele a assinatura de grupos que você não lê

Saia de grupos de que você realmente não precisa fazer parte. Se você acaba apenas excluindo emails ou movendo-os para sua pasta "Ler depois" e nunca os vê novamente, talvez seja melhor não ter esses emails congestionando a sua caixa de entrada.

Poupe as caixas de entrada de outras pessoas

Talvez você possa apresentar a seguinte disciplina empresarial a respeito de cópias de email. É realmente simples: ao responder um email, mova todas as pessoas possíveis para o campo Cco com uma observação "movendo Pedro, Brenda e Clara para o Cco para evitar congestionar suas caixas de entrada". Isso permite que esses colegas escolham se desejam permanecer no thread de emails além de dar a eles uma maneira de sair com facilidade dos emails desnecessários, que apenas congestionariam as caixas de entrada e tomariam seu tempo. Este reconhecimento simples do valor de tempo das pessoas também ajuda a disseminar um bom comportamento, que deve servir de exemplo. Passe-o adiante.

Horas extras

Seja um colega de trabalho atencioso!

  • Agrupe emails e atualizações de status com resumos diários ou semanais para emails do tipo "informação". Isso reduz o ruído geral e as comunicações aleatórias causados pela sobrecarga de emails.

  • Salve rascunhos ou atrase a entrega de emails até o horário comercial normal dos destinatários. Mande apenas emails urgentes tarde da noite/cedo pela manhã para diminuir o ruído.

  • Desative as notificações em seu telefone e na área de trabalho quando você estiver tentando se concentrar.

Como equipe:

  • Por exemplo: Nenhuma reunião às quartas-feiras

  • "Horas da equipe" de comum acordo

  • Seja respeitoso com tempo das pessoas

  • Tenha cuidado com os limites das reuniões e de quem deve ser convidado

Horas de foco

Definimos as horas de foco como pelo menos duas horas consecutivas sem reuniões. As horas de foco têm a finalidade de representar tempo suficiente para que você possa se concentrar em entregas ou concluir outras tarefas importantes.

Bloqueie as horas de foco em seu calendário

Priorize o seu próprio tempo e bloqueie para que não haja sobreposição de horários. Da mesma forma, seja respeitoso para não sobrepor o horário reservado da sua equipe.  

Menos reuniões

Menos reuniões pode significar mais tempo para se concentrar em tarefas significativas ou descansar.

Mais tempo para incentivar relações pode representar níveis mais altos de produtividade

Permitir um tempo para um pouco de relaxamento durante o horário de trabalho pode ser mais interessante para o sucesso da sua profissão do que fornecer recuperação mental. Dedicar tempo para incentivar relações e ampliar os contatos é um recurso comprovado e muito útil para o desenvolvimento profissional. Um estudo realizado por uma equipe de parceiros comprovou a relação entre vendedores bem-sucedidos e grandes redes de contatos. Eles descobriram que os principais vendedores incentivavam redes internas de contato que eram 33% maiores do que aqueles que tinham um desempenho abaixo da média. Nesse caso, um investimento em relações significativas entre colegas resultava em um melhor desempenho.

Alocar tempo para o que é importante

Em vez de pular o almoço e tomar uma quarta xícara de café na mesa, vá almoçar com a sua equipe. Você dará uma pausa ao cérebro, aumentará a sua rede de contatos e provavelmente aumentará a sua produtividade.

Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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