Definir uma pesquisa de fluxo de trabalho

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Pesquisas habilitar seu fluxo de trabalho para exibir dados dinâmicos. Quando um fluxo de trabalho é executado, as pesquisas no fluxo de trabalho podem recuperar dados de fontes de dados diferentes, como listas, bibliotecas e os dados de fluxo de trabalho. Pesquisas também podem criar uma experiência de usuário final personalizado para as pessoas que usam o site.

Este artigo fornece algumas informações conceituais sobre pesquisas e explica como definir pesquisas de fluxo de trabalho. Também encontre algumas dicas sobre como trabalhar com pesquisas e garantindo pesquisas exclusivas.

Neste artigo

Sobre pesquisas e vinculação de dados

Sobre o uso de pesquisas para criar uma experiência personalizada do usuário final

Por que as IDs são úteis?

Como funciona a uma pesquisa?

Pesquisar um valor no item atual

Pesquisar um valor dos dados de fluxo de trabalho

Pesquisar um valor em uma lista ou biblioteca, especificando um campo e o valor como critérios de filtro

Dicas para garantir que os valores de pesquisa exclusivas

Informações sobre pesquisas

Sobre pesquisas e vinculação de dados

O que possibilita pesquisas de fluxo de trabalho é associação de dados, um recurso no tecnologia do Microsoft ASP.NET que é utilizada em Office SharePoint Designer 2007. Vinculação de dados permite a vinculação de dados em diferentes fontes de dados em um banco de dados. Em Office SharePoint Designer 2007, vinculação de dados em fluxos de trabalho permite que você recuperar dados de fontes de dados como listas, bibliotecas e dados de fluxo de trabalho como variáveis e parâmetros de inicialização. Pesquisas de fluxo de trabalho recuperam dados de uma fonte de dados em tempo de execução do fluxo de trabalho e podem usar os dados recuperados para realizar alguma outra ação de fluxo de trabalho. Pesquisas criar a conexão entre a fonte de dados e o fluxo de trabalho.

Você pode inserir uma pesquisa para um item atual, dados de fluxo de trabalho e outras listas do SharePoint e bibliotecas.

Você pode inserir uma pesquisa para...

Descrição

Item atual

Refere-se ao item que iniciou a instância atual do fluxo de trabalho. Escolher essa opção permite selecionar um valor em que o fluxo de trabalho está sendo executado no item.

Dados de fluxo de trabalho

Refere-se a uma variável de fluxo de trabalho que é uma parte da instância atual do fluxo de trabalho. Escolher essa opção permite que você use variáveis de fluxo de trabalho e parâmetros de inicialização do fluxo de trabalho atual.

Outras listas e bibliotecas

Você também pode recuperar dados de outras listas e bibliotecas no site do SharePoint atual.

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Sobre o uso de pesquisas para criar uma experiência personalizada do usuário final

Pesquisas também podem fornecer uma experiência de usuário final personalizadas para os usuários do site. Por exemplo, suponha que você é um autor de conteúdo que envia documentos para a biblioteca de documentos compartilhados no seu site de equipe. Desejar que um fluxo de trabalho para enviar uma mensagem de email automática notificando revisor adequado sempre que um documento é carregado. Adicionando pesquisas a mensagem de email no fluxo de trabalho, você pode criar uma experiência personalizada do usuário final. Isso significa que sempre que um documento é carregado, o fluxo de trabalho envie um email automaticamente para o revisor apropriado com o nome do documento no corpo do email.

A ilustração a seguir destaca alguns dos lugares na mensagem de email onde as pesquisas podem ser usadas.

Mensagem de email realçando as áreas potenciais de inserção de pesquisas

Após substituir as áreas destacadas com pesquisas, a mensagem de email agora se parece com isto.

Mensagem de email com pesquisas

Observe como as entradas de pesquisa são exibidas no corpo do email. Após você ter definido a pesquisa, ela será exibida no formato [%fonte de dados:nome do campo%] no lugar onde você digitou a pesquisa. Portanto, se você definiu uma pesquisa onde a fonte de dados é Compartilhado documentets e o campo do qual você deseja recuperar o valor é o nome do revisor, a entrada de pesquisa exibirá como [% documentos compartilhados: revisor nome %].

Observação : A entrada de pesquisa não exibe os colchetes [] e o ícone de porcentagem % sobre o para:, CC:e linhas de assunto da mensagem de email.

Quando um documento é carregado para a biblioteca de documentos compartilhados, o revisor receberá um e-mail automático que inclui o nome do documento que foi carregado. Quando o fluxo de trabalho é executado, as pesquisas recuperam os dados de várias fontes de dados e dados aparecem na mensagem de email.

Mensagem de email realçando as áreas potenciais de inserção de pesquisas

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Por que as IDs são úteis?

Você pode considerar uma biblioteca ou lista do SharePoint como uma tabela. Cada tabela é composta de linhas e colunas.

Para uma pesquisa de fluxo de trabalho recuperar um valor específico de uma lista, você precisa especificar o campo (significando que a coluna) e o item (significando que a linha).

Uma pesquisa de fluxo de trabalho pode recuperar um valor de qualquer lista ou biblioteca no site atual, mas ele precisa essas informações toda vez: qual campo (coluna) e qual item (linha).

Lista de tarefas

Se você estiver familiarizado com bancos de dados relacionais, como o Office Access 2007 ou o Microsoft SQL Server, talvez seja útil pensar cada lista e biblioteca em um site como uma tabela separada em um banco de dados.

Cada lista e biblioteca tem uma coluna de identificação que atua como a chave primária. Em um banco de dados, uma chave primária é um campo (ou conjunto de campos) em uma tabela que fornece um identificador exclusivo para cada linha.

A coluna ID satisfaça todos os critérios para uma boa chave primária porque ele:

  • Identifica exclusivamente cada linha.

  • Nunca é vazia ou nula.

  • Nunca alterações.

Você pode ver a coluna ID adicionando-a qualquer modo de exibição de uma lista ou biblioteca.

Coluna de identificação que aparecem em várias listas do SharePoint

Porque a ID é a chave primária para qualquer lista ou biblioteca, ele é especialmente útil em pesquisas de fluxo de trabalho para identificar um item específico (ou linha), conforme mostrado nos exemplos mais tarde.

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Como funciona a uma pesquisa?

Conforme observado na seção anterior, se você estiver familiarizado com bancos de dados relacionais, talvez seja útil pensar cada lista e biblioteca em um site como uma tabela separada em um banco de dados.

Na verdade, os dados em listas e bibliotecas são armazenados em tabelas do SQL Server. (Embora não seja tecnicamente true que cada lista e biblioteca correspondem a uma tabela separada no banco de dados, este modelo mental é útil quando se trata de pesquisas de fluxo de trabalho.)

Se você estiver familiarizado com bancos de dados relacionais, definir uma pesquisa é muito parecido com consultando um banco de dados — por exemplo, suponha que você tenha a pesquisa a seguir.

Uma pesquisa de amostra

Esta pesquisa diz: "Na lista de tarefas , selecione o valor do campo Status , onde a ID do item de tarefa corresponde a ID armazenada na variável do ID do item de tarefa para esta instância do fluxo de trabalho."

Você pode ler a pesquisa anterior como a seguinte consulta SQL. Consultas SQL usam a palavra-chave SELECT para recuperar dados de uma tabela especificada — ou, neste caso, uma lista específica ou a biblioteca.

Exemplo 1: Similaridade de uma pesquisa para uma consulta SQL

– OU –

Exemplo 2: Similaridade de uma pesquisa para uma consulta SQL

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Pesquisar um valor no item atual

O tipo mais básico de pesquisa é onde você pesquisar o valor de um campo no item atual.

Pesquisar no item atual

Esta pesquisa diz: "O item atual, selecione o valor do campo nome ." Esta pesquisa é fácil fazer isso porque você só precisa especificar o campo (coluna). O item (linha) é corrigido como o item atual. Em outras palavras, há apenas uma linha à sua escolha. Por esse motivo, esse tipo de pesquisa é chamado de uma pesquisa de "plana".

Uma pesquisa no item atual recupera o valor da coluna que você especificar

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Pesquisar um valor dos dados de fluxo de trabalho

Conforme observado na seção anterior, uma pesquisa a um valor no item atual é sempre uma pesquisa de "plana" porque a linha é corrigida como o item atual — você só precisa especificar a coluna (ou campos).

Da mesma forma, uma pesquisa para os dados de fluxo de trabalho (significando que os dados armazenados em variáveis de fluxo de trabalho e parâmetros de inicialização) também é uma simples pesquisa porque cada variável pode conter apenas um único valor. O valor armazenado em uma variável pode alterar de uma instância de fluxo de trabalho para o próximo e o valor pode ser alterados em algum momento durante um fluxo de trabalho — por exemplo, se o fluxo de trabalho usa a ação Definir variável de fluxo de trabalho para definir a variável com um valor diferente. Mas a variável sempre contém apenas um único valor, portanto, uma pesquisa para os dados de fluxo de trabalho sempre é simples.

Pesquisa para um fluxo de trabalho variável nomeado ID do item da tarefa

Você pode considerar os dados de fluxo de trabalho como residente em um bloco de anotações que contém uma série de locais onde o fluxo de trabalho grava e armazena dados. Esta série de locais compõem um único "linha" porque cada local (uma variável ou parâmetro) contém apenas um único valor.

As variáveis de fluxo de trabalho residem em um local semelhante ao bloco de anotações

Após esta instância do fluxo de trabalho for concluída, os valores que escreveu sobre o bloco de anotações são apagados e a próxima instância do fluxo de trabalho serão cache seus próprios valores.

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Pesquisar um valor em uma lista ou biblioteca, especificando um campo e o valor como critérios de filtro

Quando você quiser pesquisar um valor em um item, aplicando um critério de filtro à lista de onde está localizado o item atual ou para uma lista diferente, expande a caixa de diálogo de pesquisa.

Pesquisa a um valor em uma lista diferente

Por que expandir? A metade superior da caixa de diálogo Especifica o campo (coluna) do valor que você está interessado. No entanto, porque você deseja aplicar um critério de filtragem, você também precisará especificar o item (linha) do valor que você está interessado — e você identificar uma linha exclusiva escolhendo um campo cujos valores podem ser usados como critérios de filtro para filtrar a lista para baixo até uma única linha. Por exemplo, esta pesquisa precisa saber qual item (linha) que você deseja que o valor de. A metade superior da caixa de diálogo Especifica a coluna; Agora você precisa de uma linha.

Status das tarefas realçadas

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Usar um valor estático como critérios de filtro

Quanto mais básicas — e normalmente menos útil — tipo de pesquisa é onde você insere um valor estático (chamado de um literal) para localizar o item ou linha que você está interessado. Por exemplo, esta pesquisa será vá para a lista de tarefas e selecione o valor do campo recomendação do primeiro item de tarefa onde o campo recomendação é igual a "Rejeitar".

Exemplo de uma pesquisa que recuperará um valor estático

Quando você clicar em OK, você vê o seguinte aviso.

Caixa de diálogo Aviso indicando que os valores recuperados pela pesquisa não são exclusivos

O que isso significa? É possível para muitos itens na lista de tarefas com um campo de recomendação que é igual a "Rejeitar", conforme mostrado na figura a seguir, para que a pesquisa encontrará muitos itens que atendam a seus critérios. Nesse caso, a pesquisa simplesmente recupera o valor do campo recomendação do primeiro item na lista de tarefas onde recomendação = REjetar, conforme mostrado aqui.

Destacar o primeiro valor que será recuperado pela pesquisa

Há cenários específicos onde você precisaria esse tipo de pesquisa, especialmente quando você estiver trabalhando com listas personalizadas. Para fazer isso limpar com um exemplo, suponha que você tenha uma lista personalizada que lista os gerentes regionais para cada região geográfica, conforme mostrado aqui.

Lista personalizada de Gerentes regionais

Agora, suponha que sua equipe está na região nordeste, portanto, esta é a única região que me preocupar com. Você tem um fluxo de trabalho anexado a uma lista diferente (não gerentes regionais), e o fluxo de trabalho para pesquisar gerente sênior da região nordeste da lista de gerentes regionais. Armazenar as pessoas em uma lista personalizada e fazendo com que o fluxo de trabalho pesquisar esses dados, você possibilita o fluxo de trabalho sempre dinamicamente recuperar os dados mais recentes, além de você não precisa abrir e modificar o fluxo de trabalho sempre que um gerente na sua região é alterado. Sua pesquisa para essa finalidade seria algo parecido com isto.

Pesquisa a um valor não exclusivo em uma lista personalizada

Quando você clicar em OK, você verá este aviso.

Caixa de diálogo Aviso indicando que os valores recuperados pela pesquisa não são exclusivos

Você recebe este aviso porque perfeitamente pode haver mais de um item nesta lista onde o valor da região é Nordeste. Diferentemente a identificação (definida anteriormente como uma chave primária), o valor Nordeste não é necessariamente exclusivos porque você pode adicionar vários itens à lista com esse valor. No entanto, porque você possui a lista de gerentes regionais, ignore este aviso porque você sabe que não há apenas um item cujo valor para a região é igual a Nordeste, assim você sabe que sua pesquisa seja exclusiva.

Para colocá-lo outra forma, o campo que você usa para os critérios de filtro atua como a chave para essa lista. Quando você usa um campo de identificação como a chave, esses valores são por definição exclusivo. Mas se você usar outros campos como chave — região, como neste exemplo — você será avisado de que os valores no campo precisam ser exclusivos em ordem para esse campo para ser uma chave útil e identificar um item exclusivo.

Outro cenário comum é pesquisar um valor em um item específico, que é descrito na próxima seção.

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Usar uma variável de fluxo de trabalho como critérios de filtro

De longe o tipo mais comum de pesquisa é onde o seu fluxo de trabalho cria um item – por exemplo, usando a ação Coletar dados de um usuário para criar um item de tarefa ou usando a ação Criar Item de lista para criar um item em qualquer lista ou biblioteca no site atual.

Quando o fluxo de trabalho cria um item, a ID do novo item é armazenada em uma variável.

criar ação de item de lista no designer de fluxo de trabalho

A ID de um item é um número inteiro que é sempre exclusivo dessa lista ou biblioteca. A ID muito funciona como uma chave em uma tabela de banco de dados.

Como a ID é sempre exclusiva, e a ID é armazenada em uma variável dinâmica, usando a identificação é a maneira mais comuns, a melhor para garantir que você está usando um valor exclusivo para identificar exatamente o item desejado. Por exemplo, suponha que a ação Coletar dados de um usuário cria uma tarefa cuja identificação é armazenada em uma variável chamada ID do itemde tarefa . Você pode usar essa variável para garantir uma pesquisa exclusiva, como mostrado aqui.

Pesquisa a uma variável

Quando você clica em OK, você não verá o aviso sobre garantindo pesquisas exclusivas porque você está usando a ID para localizar o item (ou linha) que você está interessado, e a ID é sempre exclusiva.

Pesquisar variável do ID do item de tarefa

Esta pesquisa diz: "Na lista de tarefas, selecione o valor do campo recomendação onde a ID do item de tarefa corresponde a ID armazenada na variável para esta instância do fluxo de trabalho." Em outras palavras, a metade superior da caixa de diálogo Especifica a coluna, como de costume. E na parte inferior metade da caixa de diálogo identifica uma linha exclusiva. Neste exemplo, esta instância do fluxo de trabalho tiver criado uma tarefa cuja ID de lista de tarefas é 5. Como 5 é o valor armazenado na variável do ID do item de tarefa, a pesquisa vai para o número da linha 5 na lista tarefas.

Lista de tarefas

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Dicas para garantir que os valores de pesquisa exclusivas

Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a usam pesquisas de fluxo de trabalho:

  • A maneira garantia de garantir uma pesquisa exclusiva é usar um ID de item de lista para localizar o item com a correspondência de ID. Se houver variáveis do tipo de dados ID do Item de lista que já estão associadas ao fluxo de trabalho atual, tente usá-las na pesquisa. Para identificar as variáveis que são do tipo de dados de ID do Item de lista , clique no botão de variáveis no Designer de fluxo de trabalho. Uma lista de todas as variáveis associadas ao fluxo de trabalho atual é exibida. Verificar variáveis do tipo de ID do Item de lista.

  • Se você não pode usar o campo ID por algum motivo, ou se nenhum campo único em uma lista pode atuar como uma chave à lista, você pode tentar usar uma cadeia de caracteres concatenada de valores de item de lista que podem ser renderizados exclusividade ao item de lista. Você pode usar a ação Criar cadeia de caracteres dinâmica em seu fluxo de trabalho para criar essa cadeia de caracteres e armazenar a cadeia de caracteres em uma variável. Você pode usar essa variável em uma pesquisa para identificar um item exclusivo em uma lista.

  • Quando você cria as listas em seu site, você pode criar um pai-filho ou uma relação um-para-muitos entre dados relacionados em listas diferentes usando uma coluna de pesquisa em uma lista para apontar para o campo ID de outra lista. Por exemplo, suponha que você tem uma lista de Classes e uma lista de registros e há uma relação um-para-muitos entre uma classe e muitos registros para aquela classe. Você pode adicionar uma coluna para a lista de registros que é uma coluna de pesquisa para a identificação da classe relacionada na lista de cursos. Em seguida, se você tiver um fluxo de trabalho em execução na lista de registros, o fluxo de trabalho pode sempre procurar valores do item relacionado na lista de Classes: esta pesquisa diriam, "Na lista de Classes, selecione o valor de [qualquer campo nessa lista], onde a ID na lista Classes corresponde a ID do campo de pesquisa no item atual." Criar relações de identificação (basicamente primárias e estrangeiras relações de chave) entre listas sempre que possível facilita a pesquisas de fluxo de trabalho e o uso de IDs é uma maneira fácil de garantir uma correspondência de pesquisa exclusivas.

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Informações sobre pesquisas

Aqui estão algumas coisas para saber quando trabalhar com pesquisas:

  • Anexar seu fluxo de trabalho para a lista que é mais parecido com um mestre lista e que tem mais ou menos todos os dados que podem ser usados em seu fluxo de trabalho. Dessa maneira você pode usar valores muito mais do item atual no seu pesquisas em vez de criar pesquisas complexas para obter valores de outras listas.

  • Sempre que uma pesquisa não encontrar os dados correspondentes, ela retorna a cadeia de caracteres ?????. Por exemplo, se você definir uma pesquisa de fluxo de trabalho para selecionar o valor do campo título da lista de tarefas onde o campo atribuído a é igual a "John", mas há nenhuma tarefa atribuído a "João", a pesquisa retorna ?????. Para resolver isso, você pode abrir a pesquisa apropriada e alterar os critérios de filtro para que a consulta retorna um item correspondente.

  • Sempre que uma pesquisa encontra uma variável que não tem dados nele, ela retornará a cadeia de caracteres *. Para resolver isso, abra o fluxo de trabalho e certifique-se de que a variável é definida como um valor (ou inicializada).

  • Para limpar o conteúdo de uma caixa de diálogo Definir pesquisa de fluxo de trabalho, clique no botão Limpar pesquisa na caixa de diálogo.

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Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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