Definir as regras para uma mala direta

Definir as regras para uma mala direta

Saiba mais sobre regras de mala direta e explore como cada regra pode ser usada pela sua organização. Quando você estiver criando uma carta ou email para todos os seus clientes e deseja que a carta diga coisas diferentes dependendo dos diferentes valores em determinados campos da fonte de dados, você poderá configurar uma regra.

Por exemplo, digamos que você tenha criado uma carta sobre um evento futuro a ser realizado em três localizações geográficas em todo o mundo. Você criou a carta usando a opção Iniciar Mala Direta na guia Correspondências no Word, mas depois de revisar o documento, descobriu o conteúdo está repetitivo e também percebeu que parte do conteúdo precisa mudar de acordo com o local do evento. Nesta situação, você pode usar Regras no grupo Gravar e Inserir Campos para abranger uma variedade de condições.

Usar regras

A adição de regras a um documento de mala direta oferece a oportunidade de tornar o processo de fluxo de trabalho mais eficiente e flexível. Com as regras, você pode ignorar a necessidade de gerar vários documentos e configurar o conteúdo que pode ser alterado rapidamente.

Você pode adicionar regras enquanto estiver configurando a mala direta.

  1. Na guia Correspondências, no grupo Gravar e Inserir Campos, escolha Regras.

    No Word, na guia Correspondências, no grupo Gravar e Inserir Campos

  2. Escolha uma regra disponível.

    No Word, lista de campos Regras dos campos acessados no grupo Gravar e Inserir na guia Correspondências

Você não poderá acessar as regras até ter iniciado o processo de mala direta. Para obter detalhes sobre como configurar qualquer campo, na caixa de diálogo para a Regra escolhida, escolha o ícone ?. Você também pode procurar o nome do campo na Ajuda do Word.

Dica : Para alternar entre mostrar e ocultar os códigos de campo, pressione ALT+F9.

Campo

Descrição

Exemplo e método

Perguntar

Use para repetir uma solicitação para as mesmas informações em mais de um lugar em um documento. A resposta ao aviso aparece no documento mesclado

Na caixa de diálogo Inserir Campo do Word: Perguntar, há uma caixa de seleção Perguntar uma vez. Marque a caixa de seleção se quiser que o prompt ocorra somente no início de uma mala direta final. Ou desmarque a caixa de seleção (a configuração padrão) se quiser que o prompt apareça para cada registro.

Para saber mais, veja Campo perguntar.

Há uma festa de aposentadoria planejada para um funcionário que passou anos vendendo produtos fabricados pela sua organização. Um convite está sendo enviado via mensagem de email para as pessoas dentro e fora da organização perguntando a cada pessoa se vai participar.

Na caixa de diálogo Inserir Campo do Word: perguntar, na caixa Indicador, digite Convite.

Na caixa Aviso, digite Você planeja ir à festa de aposentadoria?

Na caixa Texto de marcador padrão, digite Sim.

Escolha OK quando terminar.

Preencher

Use o campo Preencher quando quiser fazer uma pergunta. O campo Preencher é semelhante ao campo Perguntar, várias vezes em um documento.

Na caixa de diálogo Inserir Campo do Word: preencher, há uma caixa de seleção Perguntar uma vez. Marque a caixa de seleção se quiser que a resposta se aplique a todos os registros que estão sendo mesclados. Ou desmarque a caixa de seleção (a configuração padrão) se quiser ser avisado para cada registro.

Para saber mais, veja Campo preencher.

Sua organização está patrocinando um evento de avaliação médica. Um formulário de participação confidencial é enviado para cada funcionário. Esse formulário pede informações como idade, altura e peso que deve ser fornecido.

Na caixa de diálogo Inserir Campo do Word: preencher, na caixa Aviso, digite Qual sua idade?

Escolha OK quando terminar.

If Then Else

Use para definir uma condição que precisa ser atendida. Se a condição definida for atendida, informações específicas serão fornecidas. Mas, se a condição definida não for atendida, informações diferentes serão fornecidas.

Para saber mais, veja Campo If.

Você mantém um banco de dados grande de associação para uma organização de caridade. Os membros receberão diferentes anúncios sobre os eventos de arrecadação de fundos futuros com base na localização geográfica.

Na caixa de diálogo Inserir Campo do Word: IF, na lista suspensa Nome do campo, escolha o nome da coluna local na fonte de dados (geralmente uma do Excel).

Na lista suspensa Comparação, escolha Igual a.

Na caixa Comparar a, digite América do Sul. Em seguida, na caixa Inserir este texto, digite o conteúdo inserido se a comparação for atendida. E, se a comparação não for atendida, o conteúdo fornecido na caixa Caso contrário, inserir este texto é adicionado.

Escolha OK quando terminar.

Mesclar Registro nº

Use para capturar o número real de registro na fonte de dados a ser incluído no documento mesclado. O número reflete a classificação ou filtragem aplicada à fonte de dados antes da mesclagem

Para saber mais, veja Campo MergeRec.

Use um campo MergeRec ao lado de um campo de data de impressão para criar números de fatura exclusivos.

Na guia Correspondências, no grupo Gravar e Inserir Campos, escolha Regras, e selecione Mesclar Registro nº.

Mesclar Sequência nº

Use esta opção quando quiser uma contagem de registros no documento mesclado.

Para saber mais, veja Campo MergeSeq.

Você mesclou um lote de cartas e o último registro em um lote de cartas de formulário exibe o número total de cartas. Esse total pode ser usado para calcular o custo da postagem.

Na guia Correspondências, no grupo Gravar e Inserir Campos, escolha Regras, e selecione Mesclar Sequência nº.

Próximo Registro

Use para inserir o próximo registro de dados no documento atual sem iniciar um novo documento.

Para saber mais, veja Campo próximo.

Na guia Correspondências, no grupo Gravar e Inserir Campos, escolha Regras, e selecione Próximo Registro.

Próximo Registro If

Use para comparar dois valores. Uma correspondência entre o conteúdo do campo de dados e o valor determina se o próximo registro deve ser mesclado no documento atual ou em um novo documento.

Para saber mais, veja Campo NextIf.

Na guia Correspondências, no grupo Gravar e Inserir Campos, escolha Regras, e selecione Próximo Registro If.

Na lista Nome do campo, escolha o nome do campo de mesclagem, como Cidade.

Na lista Comparação, escolha o operador desejado. Por exemplo, para escolher destinatários em uma cidade específica, escolha Igual a.

Na caixa Comparar com, digite o valor que deseja usar. Por exemplo, para escolher destinatários em Tóquio, digite Tóquio.

Definir Marcador

Use para associar o nome de um indicador para um valor específico. Um indicador pode ser colocado em vários locais em um documento. Sempre que você insere um indicador em um documento, o valor vinculado a esse indicador será exibido.

Para saber mais, veja Campo Definir.

Sua organização está preparando uma versão pública de um resumo de trabalho ambiental a ser realizado em uma área específica. Os gerentes de projeto têm um título de projeto preliminar, mas avisam que isso pode mudar. A melhor opção é adicionar um indicador, porque, se alterar o título, você só precisará alterar o indicador, e não todas as referência ao título.

Na caixa de diálogo Inserir Campo do Word: Definir, na caixa Indicador, digite Nome do projeto.

No bloco Valor, digite Grande Correção de Big Frog

Escolha OK quando terminar.

Ignorar Registro Se

Use para comparar o conteúdo de um campo de dados para um valor e, em seguida, ignore a inclusão do registro de dados atual se a comparação for verdadeira.

Para saber mais, veja Campo SkipIf.

Você possui uma loja de roupas e descobre que tem um estoque elevado de uma camiseta específica, mas não no tamanho mais popular. Então, quando você está pronto para enviar um panfleto de vendas, decide excluir os clientes que usam um determinado tamanho.

Na caixa de diálogo Inserir Campo do Word: Ignorar Registro If, na lista suspensa Nome do campo, escolha o nome da coluna Tamanho na fonte de dados (geralmente uma do Excel).

Na lista suspensa Comparação, escolha Igual a.

Na caixa Comparar a, digite XL. Escolha OK quando terminar. Os clientes que usarem camiseta XL não receberão o folheto de vendas.

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