De grupos, campos

Campos e possíveis relações

Você está começando nos mínimos detalhes

A próxima etapa no seu design é listar os campos de cada tabela. Em uma tabela do Access, as colunas são chamadas de campos, e os registros individuais são chamados de linhas. Como regra, cada campo de uma tabela está relacionado a outros campos. Por exemplo, em uma tabela de dados de contatos comerciais, você normalmente tem campos de nome, sobrenome, empresa, telefones e muito mais. Cada campo deve estar relacionado aos outros, e cada campo deve se aplicar somente a contatos comerciais. Esse conjunto de campos relacionados é chamado de relação, e é de onde obtemos o banco de dados relacional de termos.

Você planeja os campos ao decidir informações específicas que cada um de seus grupos deve capturar. Mais uma vez, você pode consultar os dados existentes — a planilha, um livro razão e até mesmo seu arquivo de cartão. Você também pode abrir um banco de dados existente, como um dos modelos de banco de dados do Access, e ver quais campos ele usa.

Para seu banco de dados de ativo, você provavelmente deseja listar cada item e informações sobre cada item, como datas de compra e custos. Como parte disso, tente reduzir cada campo para seu menor componente lógico. Em um design bom, um campo representa um único pedaço de dado, e o nome do campo identifica claramente esse dado. Por exemplo, suas tabelas devem ter campos separados para nome e sobrenome porque isso facilita a localização e classificação das suas informações.

Além disso, pergunte a si mesmo se você precisa gravar dados internacionais. Se precisar, deverá ter campos para País, além de Região, em vez de Estado, e Código Postal em vez de CEP.

Enquanto você trabalha, pode desejar usar dados de uma tabela em outra. Por exemplo, a imagem mostra que o grupo Ativo inclui campos de fornecedores e suporte. Isso é natural, você está vendo como precisa relacionar as tabelas, e vamos discutir essas relações em breve. Por enquanto, inclua todos os campos que você acha que cada tabela deve ter.

Observação    Se o nome de campo contiver mais de uma palavra, não separe as palavras com espaços. Eles podem tornar mais difícil a criação de outros componentes, como o código do Visual Basic for Applications e um tipo de fórmula chamada expressão. Se você precisar usar várias palavras em um nome de campo, elimine os espaços e coloque a primeira letra de cada palavra em maiúscula ou separe as palavras com um sublinhado. Você vai ver como isso funciona na prática.

Por fim, caso esteja se perguntando, você não planeja as linhas. Elas surgem naturalmente conforme você insere dados nos campos.

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