Criar uma tabela

Ao criar um banco de dados do Access, você armazena seus dados em tabelas: listas baseadas em assunto que contêm linhas e colunas. Por exemplo, você pode criar uma tabela Contatos para armazenar uma lista de nomes, endereços e números de telefone ou uma tabela Produtos para armazenar informações sobre produtos.

Este artigo explica como criar uma tabela, como adicionar campos a uma tabela e como configurar o chave primária de uma tabela. Explica também como definir as propriedades de campo e tabela.

Como outros objetos de banco de dados dependem rigorosamente de tabelas, sempre comece seu design de um banco de dados criando todas as tabelas e criando outros objetos. Antes de criar tabelas, cuidadosamente considere seus requisitos e determine todas as tabelas de que você precisa. Para obter uma introdução sobre como planejar e criar um banco de dados, confira o artigo Noções básicas do design de bancos de dados.

Neste artigo

Visão geral

Criar uma nova tabela

Adicionar um campo a uma tabela

Salvar uma tabela

Visão geral

Uma tabela é um objeto de banco de dados que você pode usar para armazenar dados sobre um assunto específico, como funcionários ou produtos. Consiste em uma tabela de registros e campos.

Cada registro contém dados sobre uma instância de assunto da tabela, como um funcionário específico. Um registro também normalmente é chamado de uma linha ou uma instância.

Cada campo contém dados sobre um aspecto do assunto da tabela, como nome ou endereço de email. Um campo também normalmente é chamado de um atributo ou uma coluna.

Um registro consiste em valores de campo, como Contoso, Ltd. ou nome@example.com. Um valor de campo normalmente também é chamado de um fato.

Tabela de clientes no Access mostrando o layout de registros e campos

1. Um registro

2. Um campo

3. Um valor de campo

Um banco de dados do Access pode conter várias tabelas, cada uma armazenando informações sobre um assunto diferente. Cada tabela pode conter muitos campos de diferentes tipos de dados, como texto, números, datas e hiperlinks.

Propriedades de tabela e de campo

As tabelas e os campos também têm propriedades que podem ser definidas para controlar suas características ou comportamento.

Folhas de propriedades de tabela e de campo
Uma tabela aberta no modo Design.

1. Propriedades da tabela

2. Propriedades do campo

Em um banco de dados do Access, as propriedades da tabela são atributos que afetarão a aparência ou o comportamento da tabela como um todo. As propriedades da tabela são definidas na folha de propriedades da tabela, no modo Design. Por exemplo, você pode definir a propriedade Exibição Padrão de uma tabela para especificar como a tabela é exibida por padrão.

Uma propriedade do campo se aplica a um campo específico em uma tabela e define as características do campo ou um aspecto do comportamento do campo. Você pode definir algumas propriedades do campo no modo Folha de Dados. Também é possível definir as propriedades do campo no modo Design usando o painel Propriedades do Campo.

Tipos de dados

Cada campo tem um tipo de dados. O tipo de dados do campo indica o tipo de dados que o campo armazena, como grandes quantidades de texto ou os arquivos anexos.

Configuração de tipos de dados

Um tipo de dados é uma propriedade de campo, mas ela é diferente de outras propriedades de campo da seguinte maneira:

  • Você define o tipo de dados do campo na grade de design da tabela, não no painel Propriedades do Campo.

  • O tipo de dados de um campo determina quais outras propriedades o campo tem.

  • Você deve definir o tipo de dados do campo ao criar um campo.

    Você pode criar um novo campo no Access inserindo dados em uma nova coluna no modo Folha de Dados. Quando você cria um campo inserindo dados no modo Folha de Dados, o Access automaticamente atribui um tipo de dados para o campo, com base no valor inserido. Caso nenhum outro tipo de dados esteja implícito pelo que você inseriu, o Access definirá o tipo de dados como Texto. Se necessário, você poderá alterá-lo usando a Faixa de Opções.

Exemplos de detecção automática do tipo de dados

A tabela a seguir mostra como a detecção automática do tipo de dados funciona no modo Folha de Dados.

Se você inserir:

O Access cria um campo com um tipo de dados de:

Davi

Texto

http://www.contoso.com

Você pode usar qualquer prefixo de protocolo de Internet válido. Por exemplo, http://, https:// e mailto: são prefixos válidos.

Hiperlink

1

Número, Número Inteiro Longo

50.000

Número, Número Inteiro Longo

50.000,99

Número, Duplo

50000,389

Número, Duplo

12/67

Os formatos de data e hora reconhecidos são os da localidade do usuário.

Data/Hora

31 de dezembro de 2016

Data/Hora

10:50:23

Data/Hora

10:50

Data/Hora

17:50

Data/Hora

R$ 12,50

O símbolo de moeda reconhecido é o da localidade do usuário.

Moeda

21,75

Número, Duplo

123,00%

Número, Duplo

3,46E+03

Número, Duplo

Relações de tabelas

Embora cada tabela armazene dados sobre um assunto diferente, tabelas em um banco de dados do Access geralmente armazenam dados sobre assuntos relacionados entre si. Por exemplo, um banco de dados pode conter:

  • Uma tabela de clientes que lista os clientes da empresa e seus respectivos endereços.

  • Uma tabela de produtos que lista os produtos que você comercializa, incluindo os preços e as imagens de cada item.

  • Uma tabela de pedidos que controla os pedidos dos clientes.

Como você armazena dados sobre assuntos diferentes em tabelas separadas, é necessário ter alguma maneira de reunir os dados para que você pode combinar facilmente os dados relacionados dessas tabelas separadas. Para conectar os dados armazenados em diferentes tabelas, crie relações. Uma relação é uma conexão lógica entre duas tabelas que especifica os campos que as tabelas têm em comum.

Chaves

Os campos que fazem parte de uma relação de tabelas são chamados de chaves. Normalmente, uma chave consiste em um campo, mas pode ter mais de um. Existem dois tipos de chave:

  • Chave primária    Uma tabela pode ter apenas uma chave primária. Uma chave primária consiste em um ou mais campos que identificam exclusivamente cada registro armazenado na tabela. Muitas vezes, há um número de identificação exclusivos, como um número de ID, um número de série ou um código que funciona como uma chave primária. Por exemplo, você pode ter uma tabela de clientes onde cada cliente tem um número de ID exclusivo. O campo de ID do cliente é a chave primária da tabela Clientes. Quando uma chave primária contém mais de um campo, ele é geralmente composto por campos existentes que, juntos, fornecem valores exclusivos. Por exemplo, você pode usar uma combinação de sobrenome, nome e data de nascimento como chave primária em uma tabela sobre pessoas.

  • Chave estrangeira    Uma tabela pode ter uma ou mais chaves estrangeiras. Uma chave estrangeira contém valores que correspondem a valores na chave primária de outra tabela. Por exemplo, você pode ter uma tabela Pedidos na qual cada pedido tem um número de identificação do cliente que corresponde a um registro em uma tabela Clientes. O campo de identificação do cliente é uma chave estrangeira da tabela Pedidos.

A correspondência de valores entre campos de chave forma a base de uma relação de tabelas. A relação de tabelas é usada para combinar os dados das tabelas relacionadas. Por exemplo, suponhamos que você tenha uma tabela Clientes e uma tabela Pedidos. Na primeira, cada registro é identificado pelo campo de chave primária, o ID.

Para associar cada pedido a um cliente, você adiciona um campo de chave estrangeira à tabela Pedidos que corresponda ao campo ID da tabela Clientes e, em seguida, cria uma relação entre as duas chaves. Ao adicionar um registro à tabela Pedidos, você usa um valor para a identificação do cliente que é proveniente da tabela Clientes. Sempre que desejar visualizar qualquer informação sobre o cliente de um pedido, você usará a relação para identificar quais dados da tabela Clientes correspondem a quais registros na tabela Pedidos.

Uma relação de tabelas do Access exibida na janela Relações
Uma relação de tabelas exibida na janela Relações.

1. Uma chave primária, identificada pelo ícone de chave ao lado do nome do campo.

2. Uma chave estrangeira — observe a ausência do ícone de chave.

Vantagens de usar relações

Estas são as vantagens de manter os dados separados em tabelas relacionadas:

  • Consistência    Como cada item de dados é registrado apenas uma vez em uma tabela, há menos oportunidades de gerar ambiguidade ou inconsistência. Por exemplo, você armazena o nome de um cliente apenas uma vez em uma tabela sobre clientes, em vez de armazená-lo de forma repetida (e possivelmente, inconsistente) em uma tabela que contenha dados do pedido.

  • Eficiência    O registro de dados em um único lugar significa menos espaço em disco utilizado. Além disso, tabelas menores tendem a fornecer dados mais rapidamente do que as maiores. Por fim, se você não usar tabelas separadas para assuntos separados, introduzirá valores nulos (ausência de dados) e redundância em suas tabelas, o que pode desperdiçar espaço e prejudicar o desempenho.

  • Compreensibilidade    O design de um banco de dados ficará mais fácil de entender se os assuntos estiverem devidamente separados em tabelas.

Dica: Planeje suas tabelas com relações em mente. Você pode usar o Assistente de Pesquisa para criar um campo de chave estrangeira, se a tabela que contém a chave primária correspondente já existir. O Assistente de Pesquisa cria a relação para você.

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Criar uma nova tabela

Um banco de dados simples, como uma lista de contatos, pode usar uma única tabela. Vários bancos de dados, no entanto, usam várias tabelas. Ao criar um novo banco de dados, crie um novo arquivo no computador que funcione como um contêiner para todos os objetos no banco de dados, incluindo as tabelas.

Você pode criar uma tabela ao criar um novo banco de dados, inserir uma tabela em um banco de dados existente ou importar ou vincular a uma tabela de outra fonte de dados, como uma pasta de trabalho do Microsoft Excel, um documento do Microsoft Word, um arquivo de texto ou outro banco de dados. Quando você cria um novo banco de dados em branco, uma nova tabela vazia é inserida automaticamente. Você pode então inserir os dados na tabela para começar a definir os campos.

O que você deseja fazer?

Criar uma nova tabela em um novo banco de dados

Criar uma nova tabela em um banco de dados existente

Importar ou vincular para criar uma tabela

Usar um site do SharePoint para criar uma tabela

Definir a chave primária da tabela

Definir as propriedades da tabela

Criar uma nova tabela em um novo banco de dados

  1. Clique em Arquivo > Novo. Se você estiver usando o Access 2007, clique no Botão do Microsoft OfficeNovo.

  2. Na caixa Nome do Arquivo, digite um nome de arquivo para o novo banco de dados.

  3. Para navegar para um local diferente para salvar o banco de dados, clique no ícone de pasta.

  4. Clique em Criar.

    O novo banco de dados é aberto e uma nova tabela denominada Tabela1 é criada e aberta no modo Folha de Dados.

Criar uma nova tabela em um banco de dados existente

  1. Clique em Arquivo > Abrir. Se você estiver usando o Access 2007, clique no Botão do Microsoft Office > Abrir.

  2. Na caixa de diálogo Abrir, selecione e abra o banco de dados que deseja abrir e clique em Abrir.

  3. Na guia Criar, no grupo Tabelas, clique em Tabela.

    Uma nova tabela é inserida no banco de dados e a tabela é aberta no modo Folha de Dados.

Importar ou vincular para criar uma tabela

Você pode criar uma tabela importando ou vinculando a dados armazenados em outro lugar. Você pode importar ou vincular a dados em uma planilha do Excel, uma lista do SharePoint, um arquivo XML, outro banco de dados do Access, uma pasta do Microsoft Outlook etc.

Ao importar dados, você cria uma cópia deles em uma nova tabela no banco de dados atual. Qualquer alteração subsequente nos dados de origem não afetará os dados importados, e vice-versa. Depois de se conectar a uma fonte de dados e importar os dados, você poderá usar os dados importados sem a conexão com a fonte. É possível alterar o design de uma tabela importada.

Ao criar um vínculo com os dados, você gera uma tabela vinculada no banco de dados atual que representa um link dinâmico com as informações já existentes armazenadas em outro lugar. Quando você altera os dados em uma tabela vinculada, está modificando esses dados na fonte. Sempre que isso ocorre, essa alteração é mostrada na tabela vinculada. Você deve ser capaz de se conectar à fonte de dados sempre que usar uma tabela vinculada. Não é possível alterar o design de uma tabela vinculada.

Observação: Você não pode editar dados em uma planilha do Excel usando uma tabela vinculada. Uma solução alternativa é importar os dados de origem para um banco de dados do Access e depois vinculá-lo ao banco de dados do Excel.

Criar uma nova tabela importando ou vinculando a dados externos

  1. Clique em Arquivo > Abrir. Se você estiver usando o Access 2007, clique no Botão do Microsoft Office > Abrir.

  2. Na caixa de diálogo Abrir, selecione e abra o banco de dados no qual que deseja criar uma nova tabela.

  3. Na guia Dados Externos, no grupo Importar e Vincular, clique em uma das fontes de dados disponíveis. Se você estiver usando o Access 2007, as fontes de dados se encontram no grupo Importar.

    Imagem da faixa de opções do Access

  4. Siga as instruções nas caixas de diálogo exibidas em cada etapa.

    O Access cria a nova tabela e a exibe no Painel de Navegação.

Você também pode importar ou vincular a uma lista do SharePoint usando um comando na guia Criar.

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Usar um site do SharePoint para criar uma tabela

Você pode criar uma tabela no banco de dados que importe de uma lista do SharePoint ou vincule a ela. Também pode criar uma nova lista do SharePoint usando um modelo predefinido. Os modelos pré-definidos em Access incluem Contatos, Tarefas, Problemas e Eventos.

  1. Clique em Arquivo > Abrir. Se você estiver usando o Access 2007, clique no Botão do Microsoft Office > Abrir.

  2. Na caixa de diálogo Abrir, selecione e abra o banco de dados no qual deseja criar a nova tabela e clique em Abrir.

  3. Na guia Criar, no grupo Tabelas, clique em Listas do SharePoint.

  4. Siga um desses procedimentos:

    • Criar uma lista do SharePoint baseada em um modelo

      1. Clique em Contatos, Tarefas, Problemas ou Eventos.

      2. Na caixa de diálogo Criar Nova Lista, digite a URL do site do SharePoint onde você deseja criar a lista.

      3. Insira um nome para a nova lista e sua descrição nas caixas Especificar um nome para a nova lista e Descrição.

      4. Para abrir a tabela vinculada após sua criação, marque a caixa de seleção Abrir a lista quando terminar (marcada por padrão).

    • Criar uma nova lista personalizada

      1. Clique em Personalizado.

      2. Na caixa de diálogo Criar Nova Lista, digite a URL do site do SharePoint onde você deseja criar a lista.

      3. Insira um nome para a nova lista e sua descrição nas caixas Especificar um nome para a nova lista e Descrição.

      4. Para abrir a tabela vinculada após sua criação, marque a caixa de seleção Abrir a lista quando terminar (marcada por padrão).

    • Importar os dados de uma lista existente

      1. Clique em Lista Existente do SharePoint.

      2. Na caixa de diálogo Obter Dados Externos, digite a URL do site do SharePoint que contém os dados a serem importados.

      3. Clique em Importar os dados de origem para uma nova tabela no banco de dados atual e clique em Avançar.

      4. Marque a caixa de seleção ao lado de cada lista do SharePoint que deseja importar.

    • Vincular a uma lista existente

      1. Clique em Lista Existente do SharePoint.

      2. Na caixa de diálogo Obter Dados Externos - Site do SharePoint, digite a URL do site do SharePoint que contém a lista com a qual o vínculo será criado.

      3. Clique em Vincular à fonte de dados criando uma tabela vinculada e clique em Avançar.

      4. Marque a caixa de seleção ao lado de cada lista do SharePoint à qual deseja vincular.

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Definir a chave primária da tabela

A não ser que você tenha um motivo específico para não fazer isso, você deve especificar uma chave primária para uma tabela. O Access cria automaticamente um índice para a chave primária, que pode ajudar a melhorar o desempenho do banco de dados. O Access também garante que cada registro tenha um valor no campo de chave primária e o valor é sempre exclusivo. Os valores exclusivos são cruciais, pois, caso contrário, não há uma maneira confiável de distinguir uma determinada linha das demais.

Quando você cria uma nova tabela no modo Folha de Dados, o Access cria automaticamente uma chave primária para você e atribui a ela um nome de campo de ID e o tipo de dados Numeração Automática.

No modo Design, você pode alterar ou remover a chave primária ou definir a chave primária para uma tabela que ainda não tenha uma.

Determinar quais campos usar como chave primária

Às vezes, você pode já ter dados que deseja usar como uma chave primária. Por exemplo, você pode ter números de ID existentes para seus funcionários. Se criar uma tabela para rastrear informações de funcionários, você pode decidir usar a ID de funcionário existente como chave primária da tabela. Ou talvez a ID de funcionário só seja exclusiva em combinação com a ID do departamento, o que exige que você use os dois campos em conjunto como a chave primária. Uma boa candidata a chave primária tem as seguintes características:

  • Cada registro tem um valor exclusivo para o campo ou a combinação de campos.

  • O campo ou a combinação de campos nunca é nulo ou vazio — há sempre um valor.

  • Os valores não mudam.

Se não houver dados adequados para usar como uma chave primária, você pode criar um novo campo a ser usado como uma chave primária. Ao criar um novo campo a ser usado como uma chave primária, defina o tipo de dados do campo de Numeração Automática para ajudar a garantir que eles atendam às três características da lista acima.

Definir ou alterar a chave primária

  1. Selecione a tabela cuja chave primária você deseja definir ou alterar.

  2. Na guia Página Inicial, no grupo Modos de Exibição, clique em Modo de Exibição e depois em Modo Design.

  3. Na grade de design de tabela, selecione o campo ou campos que você deseja usar como a chave primária.

    Para selecionar um campo, clique no seletor de linha do campo desejado.

    Para selecionar mais de um campo, mantenha pressionada a tecla Ctrl enquanto clica no seletor de linha de cada campo.

  4. Na guia Design, no grupo Ferramentas, clique em Chave Primária.

    Grupo Ferramentas guia Design na faixa de opções

    Um indicador de chave é exibido à esquerda do campo ou dos campos especificados como chave primária.

Remover a chave primária

  1. Selecione a tabela cuja chave primária você deseja remover.

  2. Na guia Página Inicial, no grupo Modos de Exibição, clique em Modo de Exibição e depois em Modo Design.

  3. Clique no seletor de linha da chave primária atual. Se a chave primária consistir em vários campos, mantenha o Ctrl pressionado e clique no seletor de linha de cada campo.

  4. Na guia Design, no grupo Ferramentas, clique em Chave Primária.

    Grupo Ferramentas guia Design na faixa de opções

    O indicador de chave é removido do campo ou campos especificados anteriormente como chave primária.

Observação: Quando você salvar uma nova tabela sem configurar uma chave primária, o Access solicitará que você crie um novo campo para a chave primária. Se você clicar em Sim, o Access criará um campo de ID que usa o tipo de dados de Numeração Automática para fornecer um valor exclusivo para cada registro. Se sua tabela já incluir um campo de Numeração Automática, o Access o usará como chave primária. Se você clicar em Não, o Access não adicionará um campo e nenhuma chave primária será definida.

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Definir as propriedades da tabela

Além de definir campos de propriedades, você também pode definir propriedades que se aplicam a uma tabela inteira ou a registros inteiros.

  1. Selecione a tabela cujas propriedades você deseja definir.

  2. Na guia Página Inicial, no grupo Modos de Exibição, clique em Modo de Exibição e depois em Modo Design.

  3. Na guia Design, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Folha de Propriedades.

    Grupo Mostrar/Ocultar na guia Design do Access

    A folha de propriedades da tabela será exibida.

  4. Na folha de propriedades, clique na guia Geral.

  5. Clique na caixa à esquerda da propriedade que você deseja definir e insira uma configuração para a propriedade.

    Propriedades de tabela disponíveis

    Use esta propriedade da tabela

    Para

    Exibir Modos de Exibição no Site do SharePoint

    Especificar se os modos de exibição baseados na tabela poderão ser exibidos em um site do SharePoint.

    Observação: Os efeitos desta configuração dependem da configuração da propriedade de banco de dados Exibir Todos os Modos de Exibição no Site do SharePoint.

    Subfolha de Dados Expandida

    Expandir todas as subfolhas de dados quando você abrir a tabela.

    Altura da Subfolha de Dados

    Siga um desses procedimentos:

    • Se você desejar que a janela da subfolha de dados seja expandida para exibir todas as linhas, deixe esta propriedades definida como 0".

    • Caso queira controlar a altura da subfolha de dados, insira a altura desejada em centímetros.

    Orientação

    Definir a orientação da exibição, de acordo com o fato de o seu idioma ser lido da esquerda para a direita ou da direita para a esquerda.

    Descrição

    Fornecer uma descrição da tabela. Essa descrição aparecerá nas dicas de ferramenta referentes à tabela.

    Modo Padrão

    Definir Folha de Dados, Tabela Dinâmica ou Gráfico Dinâmico como o modo padrão quando você abrir a tabela. Observe que as opções Tabela Dinâmica e de Gráfico Dinâmico foram removidas do Access a partir do Access 2013.

    Regra de Validação

    Inserir uma expressão que seja verdadeira sempre que você adicionar ou alterar um registro.

    Texto de Validação

    Inserir uma mensagem que seja exibida quando um registro violar a expressão na propriedade Regra de Validação.

    Filtro

    Definir critérios para exibir apenas as linhas correspondentes no modo Folha de Dados.

    Classificar por

    Selecionar um ou mais campos para especificar a ordem de classificação padrão das linhas no modo Folha de Dados.

    SD

    Especificar se uma subfolha de dados deve ser exibida no modo Folha de Dados, e se dever, qual tabela ou consulta deve fornecer as linhas na subfolha de dados.

    Vincular Campos Filho

    Listar os campos na tabela ou consulta que são usados para a subfolha de dados correspondente à propriedade Vincular Campos Mestre especificada para a tabela.

    Vincular Campos Mestres

    Listar os campos na tabela que correspondem à propriedade Vincular Campos Filho especificada para a tabela.

    Filtrar ao Carregar

    Aplicar automaticamente o critério de filtragem à propriedade Filtrar (definindo como Sim) quando a tabela for aberta no modo Folha de Dados.

    Ordenar ao Carregar

    Aplicar automaticamente o critério de classificação à propriedade Classificar por (definindo como Sim) quando a tabela for aberta no modo Folha de Dados.

    Dica: A fim de fornecer mais espaço para editar ou inserir uma configuração na caixa da propriedade, pressione Shift+F2 para exibir a caixa Zoom. Se você estiver definindo a propriedade Regra de Validação como uma expressão e desejar ajuda para fazer isso, clique em Botão Construtor ao lado da caixa de propriedade ValidationRule para exibir o Construtor de Expressões.

  6. Pressione Ctrl+S para salvar as suas alterações.

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Inserir, adicionar ou criar um novo campo em uma tabela

Armazene cada parte de dados que deseja controlar em um campo. Por exemplo, em uma tabela de contatos, crie campos para Sobrenome, Nome, Número de Telefone e Endereço. Em uma tabela de produtos, crie campos para Nome do Produto, Identificação do Produto e Preço.

Antes de criar os campos, tente separar os dados em partes úteis menores. É muito mais fácil combinar dados mais tarde do que separá-los. Por exemplo, em vez de um campo Nome Completo, considere a possibilidade de criar campos separados para Sobrenome e Nome. Depois, você poderá pesquisar ou classificar por Nome, Sobrenome ou ambos. Se você planeja relatar, classificar, pesquisar ou calcular um item de dados, coloque-o em um campo sozinho.

Depois de criar um campo, você também pode definir as propriedades dele para controlar sua aparência e seu comportamento.

O que você deseja fazer?

Adicionar um campo inserindo dados

Quando você cria uma nova tabela ou abre uma já existente no modo Folha de Dados, pode adicionar um campo à tabela inserindo dados na coluna Adicionar Novo Campo da folha de dados.

Folha de dados no Access com a coluna Adicionar Novo Campo

1. Insira dados na coluna Adicionar Novo Campo.

  1. Crie ou abra uma tabela no modo Folha de Dados clicando na tabela desejada no Painel de Navegação e, em seguida, clicando em Modo Folha de Dados no menu de atalho.

  2. Na coluna Adicionar Novo Campo, digite o nome do campo que você deseja criar.

    Use um nome descritivo para que o campo seja mais fácil de identificar.

  3. Insira dados no novo campo.

Adicionar um campo usando um modelo de campo

Às vezes, é mais fácil escolher de uma predefinida lista de campos que atendem às suas necessidades do que criar manualmente um campo. Você pode usar a lista Mais Campos no Access 2010, 2013 ou 2016 ou o painel de tarefas Modelos de Campo do Access 2007 para escolher de uma lista de modelos de campo. Um modelo de campo é um conjunto predefinido de propriedades e características que descreve um campo. A definição de modelo campo inclui um nome de campo, um tipo de dados, uma configuração para a propriedade Formato do campo e outras propriedades de campo.

Se você estiver usando o Access 2010, 2013 ou 2016, siga estas etapas.

  1. Na guia Página Inicial, no grupo Modos de Exibição, clique em Exibição e depois em Modo Folha de Dados.

  2. Na guia Campos, no grupo Adicionar e Excluir, clique em Mais Campos.

    Captura de tela do grupo Adicionar e Excluir na guia Campos da faixa de opções.

  3. Selecione um campo na lista Mais Campos para inserir a nova coluna. O Access posiciona o campo à direita da coluna onde o cursor está localizado no momento. Se você escolher uma das opções de campo no título Início Rápido, como Endereço, o Access criará vários campos na tabela para conter as várias partes de um endereço.

Se você estiver usando o Access 2007, siga estas etapas.

  1. Na guia Página Inicial, no grupo Modos de Exibição, clique em Exibição e depois em Modo Folha de Dados.

  2. Na guia Folha de Dados, vá até o grupo Campos e Colunas e clique em Novo Campo.

    Imagem da faixa de opções do Access

  3. Selecione uma ou mais campos no painel Modelos de Campo e arraste-os para a tabela onde você deseja inserir a nova coluna.

Definir propriedades do campo

Depois de criar um campo, você pode definir as propriedades dele para controlar sua aparência e seu comportamento.

Definindo as propriedades do campo, é possível, por exemplo:

  • Controlar a aparência dos dados em um campo

  • Ajudar a impedir a entrada de dados incorretos em um campo

  • Especificar valores padrão para um campo

  • Ajudar a agilizar a pesquisa e a classificação em um campo

Você pode definir algumas das propriedades de campo disponíveis enquanto trabalha no modo Folha de Dados. Porém, para ter acesso à lista completa de propriedades de campo e defini-las, é preciso usar o modo Design.

Definir propriedades de campo no modo Folha de Dados

Você pode renomear um campo, alterar seu tipo de dados, alterar sua propriedade Formato e alterar algumas das outras propriedades de um campo enquanto trabalha no modo Folha de Dados.

Abrir uma tabela no modo Folha de Dados

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito na tabela a ser aberta.

  2. No menu de atalho, clique em Modo Folha de Dados.

Renomear um campo

Quando você adiciona um campo inserindo dados no modo Folha de Dados, o Access atribui automaticamente o nome Campo1 ao primeiro novo campo, Campo2 ao segundo novo campo e assim por diante. Por padrão, o nome de um campo é usado como rótulo onde quer que o campo seja exibido, como um título de coluna em uma folha de dados. A renomeação dos campos para que tenham nomes mais descritivos contribui para facilitar seu uso quando você exibe ou edita os registros.

  1. Clique com o botão direito do mouse no título do campo que deseja renomear (por exemplo, Campo1).

  2. No menu de atalho, clique em Renomear Campo. Se você estiver usando o Access 2007, clique em Renomear Coluna no menu de atalho.

  3. Insira o novo nome no título do campo.

    Os nomes dos campos podem ser compostos de até 64 caracteres (letras ou números), incluindo os espaços.

Alterar o tipo de dados de um campo

Quando você cria um campo inserindo dados no modo Folha de Dados, o Access examina esses dados para determinar o tipo de dados apropriado para o campo. Por exemplo, se você inserir 1/1/2017, o Access reconhece os dados como data e define o tipo de dados para o campo como Data/Hora. Se o Access não conseguir determinar o tipo de dados, por padrão ele será definido como Texto (Texto Curto se você estiver usando o Access 2016).

O tipo de dados do campo determina que outras propriedades de campo podem ser definidas. Por exemplo, você pode definir apenas a propriedade Acrescentar Somente para um campo que tenha o tipo de dados Hiperlink ou Memorando (Texto Longo se você estiver usando o Access 2016).

Pode haver casos em que você queira alterar manualmente o tipo de dados de um campo. Por exemplo, suponhamos que você tenha números de quarto que se parecem com datas, como 10/2017. Se você digitar 10/2017 em um novo campo no modo Folha de Dados, o recurso de detecção automática de tipo de dados selecionará o tipo Data/Hora para o campo. Como números de quarto são rótulos, e não datas, eles deverão usar o tipo de dados Texto. Use o procedimento a seguir para alterar o tipo de dados de um campo.

  1. Na Faixa de Opções, clique na guia Campos. Se você estiver usando o Access 2007, clique na guia Folha de Dados.

  2. Na lista Tipo de Dados, no grupo Formatação, selecione o tipo de dados desejado. Se você estiver usando o Access 2007, na lista Tipo de Dados, no grupo Tipo de Dados e Formatação, selecione o tipo de dados desejado.

    Que tipos de dados estão disponíveis?

    Consulte Tipos de dados para bancos de dados da área de trabalho do Access para obter uma lista completa dos tipos de dados disponíveis em bancos de dados do Access.

    Observação: O tamanho máximo de um arquivo de banco de dados do Access é 2 gigabytes.

    Dicas sobre tipos de dados

    • Para otimizar o desempenho, você deve usar o Tamanho do Campo mais apropriado ao criar um campo de Texto ou Número. Por exemplo, se você espera armazenar códigos postais de comprimento previsível, especifique esse tamanho como o tamanho do campo. Você pode especificar o tamanho do campo ao definir um valor na caixa de propriedade Tamanho do Campo. Para saber mais, confira a seção Definir outras propriedades de campo.

    • Para números de telefone, números de peças e outros números que você não pretende usar para cálculos matemáticos, selecione o tipo de dados Texto em vez do tipo de dados Número. Um valor numérico que é armazenado como texto pode ser classificado e filtrado mais logicamente.

Alterar o formato de um campo

Além de determinar o tipo de dados de um novo campo, o Access poderá também definir a propriedade Formato do campo, dependendo do que você inserir. Por exemplo, se você digitar 10h50, o Access definirá o tipo de dados como Data/Hora e a propriedade Formato como Hora Normal. Para alterar manualmente a propriedade Formato de um campo, faça o seguinte:

  1. Na Faixa de Opções, clique na guia Campos. Se você estiver usando o Access 2007, clique na guia Folha de Dados.

  2. Na lista Formato, no grupo Formatação, insira o formato desejado. Se você estiver usando o Access 2007, na lista Formato, no grupo Tipo de Dados e Formatação, insira o formato desejado.

    Observação: A lista Formato pode não estar disponível para alguns campos (por exemplo, Texto), dependendo do tipo de dados do campo.

Definir outras propriedades de campo

  1. No modo Folha de Dados, clique no campo para o qual deseja definir a propriedade.

  2. Se você estiver usando o Access 2010, 2013 ou 2016, na guia Campos, nos grupos Propriedades, Formatação ou Validação do Campo, selecione as propriedades desejadas.

  3. Se você estiver usando o Access 2007, na guia Folha de Dados, no grupo Tipo de Dados e Formatação, selecione as propriedades desejadas.

Definir propriedades de campo no modo Design

Você pode definir as propriedades de campo enquanto você trabalha com uma tabela no modo Design. No modo Design, você define o tipo de dados do campo na grade de design da tabela e define outras propriedades no painel Propriedades do Campo.

Abrir uma tabela no modo Design

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito na tabela.

  2. No menu de atalho, clique em Modo Design.

Alterar o tipo de dados de um campo

  1. Na grade de design da tabela, localize o campo para o qual você deseja definir o tipo de dados.

  2. Na coluna Tipo de Dados, escolha um tipo de dados da lista.

    Que tipos de dados estão disponíveis?

    Consulte Tipos de dados para bancos de dados da área de trabalho do Access para obter uma lista completa dos tipos de dados disponíveis em bancos de dados do Access.

    Observação: O tamanho máximo de um arquivo de banco de dados do Access é 2 gigabytes.

    Dicas sobre tipos de dados

    • Para números de telefone, números de peças e outros números que você não pretende usar para cálculos matemáticos, selecione o tipo de dados Texto em vez do tipo de dados Número. Um valor numérico que é armazenado como texto pode ser classificado e filtrado mais logicamente, mas não pode ser facilmente usado em cálculos.

    • Para os tipos de dados Texto e Número, você pode especificar o tipo de dados ou o tamanho do campo com mais precisão definindo um valor na caixa de propriedade Tamanho do Campo.

Definir outras propriedades de campo

  1. Na grade de design da tabela, selecione o campo para o qual deseja definir propriedades. O Access exibirá as propriedades para esse campo no painel Propriedades do Campo.

    O tipo de dados do campo determina quais propriedades você pode definir.

  2. No painel Propriedades do Campo, insira as configurações desejadas para cada propriedade, ou pressione F6 e, em seguida, use as teclas de direção para selecionar uma propriedade.

    Quais propriedades de campo estão disponíveis?

    Consulte Introdução a tipos de dados e propriedades de campo para obter uma lista completa das propriedades de campo disponíveis para cada tipo de dados nos bancos de dados do Access.

    Observação: Nem todas as propriedades estão disponíveis para cada campo. O tipo de dados do campo determina quais propriedades ele tem.

  3. Para liberar mais espaço para digitar ou editar uma configuração de propriedade na caixa de propriedade, pressione Shift+F2 para exibir a caixa Zoom.

    Dica: Se você estiver inserindo uma máscara de entrada ou uma expressão de validação e quiser ajuda para criá-la, clique em Botão Construtor ao lado da caixa de propriedade para exibir o construtor de apropriado.

  4. Pressione Ctrl+S para salvar as suas alterações.

Salvar uma tabela

Depois de criar ou modificar uma tabela, você deve salvar seu design. Ao salvar uma tabela pela primeira vez, dê a ela um nome que descreva os dados que ela contém. Você pode usar até 64 caracteres alfanuméricos, incluindo espaços. Por exemplo, você pode nomear uma tabela como Clientes, Inventário de peças ou Produtos.

Dica: Você deve decidir sobre uma convenção de nomenclatura para os objetos no seu banco de dados e usá-la de forma consistente.

  1. Se você estiver usando o Access 2010, 2013 ou 2016, clique em Arquivo > Salvar, ou pressione Ctrl+S.

  2. Se você estiver usando o Access 2007, clique no Botão do Microsoft Office e, em seguida, clique em Salvar ou pressione Ctrl+S.

  3. Se você estiver salvando a tabela pela primeira vez, digite um nome para a tabela e clique em OK.

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