Em geral, você pode gerenciar documentos em uma ferramenta de Documentos 2010 como faria no Windows Explorer. Observe que algumas tarefas de gerenciamento de arquivo, como renomear ou excluir arquivos, podem ser controladas por permissões do site do SharePoint ou por permissões da ferramenta atribuídas à sua função (se a ferramenta de Documentos estiver em um espaço de trabalho do Groove). Dependendo das permissões, você poderá gerenciar documentos da seguinte forma:
O que deseja fazer?
Copiar ou mover documentos
Para copiar um documento para outra pasta (dentro de uma ferramenta de Documentos ou para uma pasta no Windows Explorer), clique nos comandos Copiar e Colar com o botão direito do mouse ou clique no arquivo e arraste-o com a tecla CTRL pressionada. Para mover um documento para outra pasta, use arrastar e soltar.
A tabela a seguir descreve o comportamento de arrastar e soltar.
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Para |
Siga este procedimento: |
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Copiar um documento para outra pasta na mesma ferramenta de Documentos. |
Arraste o documento com a tecla CTRL pressionada ou use Copiar e Colar. |
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Copiar um documento para uma pasta em outra ferramenta de Documentos ou para uma pasta Windows fora do SharePoint Workspace |
Arraste e solte o documento ou use Copiar e Colar. |
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Mover um documento para uma subpasta na mesma ferramenta de Documentos |
Use Recortar e Colar. |
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Mover um documento para uma pasta em outra ferramenta de Documentos ou para uma pasta Windows fora do SharePoint Workspace |
Use Recortar e Colar. |
Dica: Se você arrastar um documento para o Microsoft Outlook, uma nova mensagem do Outlook com o documento listado como um anexo será iniciada automaticamente.
Excluir documentos
Para excluir um documento, clique com o botão direito do mouse nele e clique em Excluir. Clique em Sim para confirmar que você realmente deseja excluir o documento. Se o documento estiver em uma biblioteca de documentos do SharePoint, será exibida uma mensagem para lembrá-lo que a exclusão do documento também o excluirá do servidor SharePoint.
Renomear documentos
Para renomear um documento, clique nele com o botão direito do mouse e clique em Renomear.
Alterar o modo de exibição atual
Em um espaço de trabalho do SharePoint, os modos de exibição disponíveis correspondem a modos de exibição definidos no site do SharePoint. Você pode alterar modos de exibição para mostrar diferentes conjuntos de itens, dependendo dos filtros definidos para uma exibição selecionada.
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Clique na guia Exibição.
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Clique no menu Modo de exibição atual e então clique no modo de exibição que você quer.
Classificação de documentos
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Selecione a pasta na qual você deseja classificar os documentos.
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Em um espaço de trabalho do SharePoint, na guia Modo de Exibição, clique no menu Classificar Documentos e clique em uma opção de classificação.
Para ver as opções de classificação, você pode precisar definir o modo de exibição atual para o "Espaço de Trabalho Padrão". Na guia Exibição, clique no menu Modo de Exibição Atual e clique em Espaço de Trabalho Padrão.
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Em um espaço de trabalho do Groove, na guia Exibição, clique no menu Classificar Documentos e clique em uma opção de classificação.
Exibir propriedades de documento
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Selecione o documento.
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Na guia Página Inicial, clique em Propriedades.
Se o documento estiver em um espaço de trabalho do SharePoint, uma janela Propriedades será aberta no site do SharePoint.
Se o documento estiver em um espaço de trabalho do Groove, será aberta uma caixa de diálogo Propriedades do SharePoint Workspace.
Criar novas pastas de documentos
Você pode criar e organizar pastas de documento em uma estrutura de árvore, como faria no Windows Explorer. Todas as ferramentas de Documentos inicialmente contêm uma "Pasta Raiz", que é sempre a pasta de nível superior na lista (análoga para um nome de unidade de disco, como (C:\) no seu computador). Todas as pastas que você adicionar serão exibidas hierarquicamente abaixo de "Pasta Raiz".
Criando uma nova pasta
As novas pastas sempre são colocadas hierarquicamente abaixo da pasta selecionada.
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Selecione a pasta na qual gostaria de colocar uma nova pasta.
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Na guia Página Inicial, clique em Nova Pasta.
Se você estiver criando uma nova pasta em uma biblioteca de documentos no espaço de trabalho do SharePoint, uma janela Nova Pasta será aberta, derivada do site do SharePoint. Digite um nome para a nova pasta e clique em Salvar e Fechar.
Se você estiver criando uma nova pasta em uma ferramenta de Documentos no espaço de trabalho do Groove, uma caixa de diálogo Nova Pasta será aberta. Digite um nome para a nova pasta e pressione ENTER.
Renomeando uma pasta
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Clique com o botão direito do mouse na pasta e clique em Renomear.
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Digite um novo nome para a nova pasta e pressione ENTER.
Exibindo propriedades de pastas
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Clique na pasta.
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Na guia Página Inicial, clique em Propriedades.
Se a pasta estiver em um espaço de trabalho do SharePoint, uma janela Propriedades será aberta pelo site do SharePoint.
Se a pasta estiver em um espaço de trabalho do Groove, será aberta uma caixa de diálogo Propriedades do SharePoint Workspace.
Solucionar problemas de download
Quando outros membros do espaço de trabalho adicionarem novos documentos para uma ferramenta Documentos, estes documentos são baixados automaticamente para sua cópia do espaço de trabalho. Um ícone de sincronização é acrescentado a qualquer documento que ainda estiver em processo de download. Por exemplo:
Se você tentar abrir um documento que ainda esteja mostrando um ícone de sincronização, uma mensagem de "Conteúdo não está disponível" será exibida para informá-lo que o conteúdo do documento não foi baixado ou ainda não terminou o download.
Em alguns casos, você pode simplesmente precisar esperar um minuto ou dois para a conclusão do download do documento. Por exemplo, documentos muito grandes podem levar algum tempo para concluir o download. No entanto, você também pode ter esse problema se o membro do espaço de trabalho que adicionou o documento ficar offline antes do documento terminar de ser transmitido para o seu computador. Se for esse o caso, você precisará esperar que essa pessoa volte a ficar online para receber o documento.
