Criar uma lista de opções usando uma caixa de listagem ou uma caixa de combinação

Criar uma lista de opções usando uma caixa de listagem ou uma caixa de combinação

Ao inserir dados em formulários em um banco de dados de área de trabalho do Access, pode ser mais fácil e mais rápido escolher um valor em uma lista do que lembrar de um valor para digitar. Uma lista de opções também ajuda a garantir que o valor inserido em um campo seja adequado. Um controle de lista pode se conectar a dados existentes ou pode exibir valores fixos inseridos durante a criação do controle. Continue a leitura para saber mais sobre os controles de lista disponíveis para formulários do Access e para saber como criá-los e personalizá-los.

Observação : Este artigo não é válido para os aplicativos Web do Access.

O que você deseja fazer?

Aprender sobre os tipos de controles de caixa de listagem

Criar uma caixa de listagem ou uma caixa de combinação usando um assistente

Criar uma caixa de listagem ou uma caixa de combinação adicionando um campo Pesquisa a um formulário

Criar uma caixa de listagem ou uma caixa de combinação sem usar um assistente

Editar uma lista de valores enquanto um formulário estiver aberto no modo Formulário

Personalizar uma caixa de listagem ou uma caixa de combinação

Aprender sobre os tipos de controles de caixa de listagem

O Access oferece dois controles de lista para formulários — a caixa de listagem e a caixa de combinação.

Caixa de listagem    O controle de caixa de listagem exibe uma lista de valores ou opções. A caixa de listagem contém linhas de dados e normalmente é dimensionada de forma que várias linhas estejam sempre visíveis. As linhas podem ter uma ou mais colunas, que podem aparecer com ou sem títulos. Se a lista contiver mais linhas do que é possível exibir no controle, o Access exibirá uma barra de rolagem no controle. O usuário está limitado às opções fornecidas na caixa de listagem; não é possível digitar um valor em uma caixa de listagem.

Caixa de listagem

Caixa de combinação    O controle de caixa de combinação oferece uma maneira mais compacta de apresentar uma lista de opções; a lista fica oculta até você clicar na seta suspensa. Uma caixa de combinação também permite inserir um valor que não esteja na lista. Dessa maneira, o controle de caixa de combinação combina os recursos de uma caixa de texto e de uma caixa de listagem.

Usando uma caixa de combinação (lista suspensa)

1. Clique na seta para exibir a lista suspensa.

2. Clique em uma opção na lista suspensa.

As caixas de listagem e as caixas de combinação podem ser controles associados ou não associados. Esses controles podem pesquisar valores em uma lista fixa que você mesmo digita ou podem pesquisar valores em uma tabela ou consulta. Para criar uma caixa de listagem ou uma caixa de combinação associada que pesquise valores em uma tabela ou consulta, verifique se o formulário se baseia em uma record source que inclua um campo de foreign key ou um Lookup field. Isso possibilita a criação das relações necessárias para vincular os dados da caixa de listagem ou da caixa de combinação aos dados do formulário.

Criar uma caixa de listagem ou uma caixa de combinação usando um assistente

  1. Clique com o botão direito do mouse no formulário no Painel de Navegação e, em seguida, clique no Modo de Exibição Design.

    Observação : Este procedimento pressupõe que o formulário esteja associado a uma tabela ou consulta. Algumas das etapas não se aplicarão caso o formulário não esteja associado. Para determinar se o formulário está associado a uma tabela ou consulta, pressione F4 para exibir a folha de propriedades. Na guia Dados da folha de propriedades, a caixa de propriedades Fonte de Registro exibirá a tabela ou a consulta à qual o formulário está associado.

  2. Na guia Design, no grupo Controles, verifique se Usar Assistentes de Controle Texto explicativo 4 está selecionado.

  3. Clique na ferramenta Caixa de Listagem Imagem do botão ou na ferramenta Caixa de Combinação Imagem do botão .

  4. No formulário, clique onde você deseja posicionar a caixa de listagem ou a caixa de combinação.

    • Dependendo da sua escolha, o Assistente de Caixa de Listagem ou o Assistente de Caixa de Combinação será iniciado.

  5. Quando o assistente perguntar como você deseja obter os valores para o controle, siga um destes procedimentos:

    • Se quiser exibir os dados atuais de uma fonte de registro, clique em Eu quero que a caixa de listagem/caixa de combinação procure os valores em uma tabela ou consulta.

    • Se quiser exibir uma lista fixa de valores que raramente será alterada, clique em Digitarei os valores que desejo.

    • Se quiser que o controle execute uma operação de localização em vez de servir como uma ferramenta de entrada de dados, clique em Encontre um registro no meu formulário baseado no valor que eu selecionei em minha caixa de listagem/caixa de combinação. Isso criará um controle não associado com uma macro inserida que executa uma operação de localização com base nos valores informados pelo usuário.

  6. Siga as instruções para especificar como os valores aparecerão.

  7. Se você tiver escolhido uma das duas primeiras opções na primeira página do assistente, ele perguntará o que você deseja que o Access faça quando um valor for selecionado. Siga um destes procedimentos:

    • Para criar um unbound control, clique em Lembrar o valor para uso posterior. Isso significa que o Access armazenará o valor selecionado até que o usuário o altere ou feche o formulário, mas não gravará o valor em uma tabela.

    • Para criar um bound control, clique em Armazenar o valor neste campo e selecione o campo ao qual deseja associar o controle.

  8. Clique em Avançar e digite um rótulo para o controle. Esse rótulo será exibido ao lado do controle.

  9. Clique em Concluir.

Criar uma caixa de listagem ou uma caixa de combinação adicionando um campo Pesquisa a um formulário

Você pode criar uma caixa de listagem ou uma caixa de combinação associada adicionando um campo Pesquisa a um formulário.

  1. Crie um campo Pesquisa em uma tabela. O campo Pesquisa criado pode ter múltiplos valores ou conter apenas um valor.

    Para saber mais sobre a criação de campos Pesquisa, consulte o artigo Adicionar ou alterar um campo pesquisa que permite armazenar múltiplos valores.

  2. Siga um destes procedimentos:

    • Crie um novo formulário baseado em uma fonte de registro que inclua o campo Pesquisa. Por exemplo, no Painel de Navegação, selecione uma tabela ou consulta que contenha o campo Pesquisa e, na guia Criar, no grupo Formulários, clique em Formulário Linha horizontal criada com a Autoformatação de hífens .

      O Access cria automaticamente uma caixa de combinação para o campo Pesquisa.

    • Adicione uma caixa de listagem ou uma caixa de combinação a um formulário:

      1. No modo de exibição Design, abra um formulário baseado em uma fonte de registro que inclua o campo Pesquisa.

      2. Se o painel Lista de Campos não for exibido, pressione Alt+F8 para exibi-lo.

      3. Clique duas vezes no campo Pesquisa ou arraste-o do painel Lista de Campos para o formulário. O Access criará automaticamente uma caixa de combinação associada ao campo.

        Dica : Para alterar uma caixa de combinação para uma caixa de listagem (ou vice-versa), clique com o botão direito do mouse no controle, clique em Alterar para no menu de atalho e, em seguida, clique no tipo de controle desejado.

Criar uma caixa de listagem ou uma caixa de combinação sem usar um assistente

Ao criar uma caixa de listagem ou uma caixa de combinação sem usar um assistente, você define várias das propriedades do controle por conta própria. Se desejar mais informações sobre uma propriedade em particular, clique na caixa de propriedade adequada e pressione F1.

  1. Abra um formulário no modo de exibição Design.

  2. Na guia Design, no grupo Controles, verifique se Usar Assistentes de Controle está selecionado.

    Imagem do botão

  3. Clique na ferramenta Caixa de Listagem Imagem do botão ou na ferramenta Caixa de Combinação Imagem do botão .

  4. Clique uma vez dentro do formulário para criar um controle com tamanho padrão ou clique e arraste até o controle ficar do tamanho desejado.

  5. Com o controle ainda selecionado, pressione F4 para abrir sua folha de propriedades.

  6. Defina as propriedades Tipo de Fonte de Linha e Fonte de Linha com base na tabela a seguir.

Para fazer isto...

defina a propriedade Tipo de Fonte de Linha como...

e defina a propriedade Fonte de Linha da seguinte maneira:

Mostrar valores de uma tabela ou consulta, ou os resultados de uma instrução SQL

Tabela/Consulta

Na lista suspensa, selecione a tabela ou a consulta que contém os valores que você deseja exibir na caixa de listagem ou na caixa de combinação.

– ou –

Digite uma instrução SQL.

– ou –

Na guia Dados da folha de propriedades, clique em Botão Construtor para abrir o Construtor de Consultas. Para saber mais sobre a construção de uma consulta, veja o artigo Criar uma consulta de seleção simples.

Mostrar uma lista fixa de valores

Lista de Valores

Digite uma lista de valores fixos separados por ponto-e-vírgula (;). Por exemplo, Norte;Sul;Leste;Oeste

– ou –

Na guia Dados da folha de propriedades, clique em Botão Construtor para abrir a caixa de diálogo Editar Itens de Lista e digite os itens em linhas separadas.

Mostrar uma lista de campos de uma tabela ou consulta

Lista de Campos

Na lista suspensa, selecione a tabela ou a consulta que contém os nomes de campos que você deseja exibir na caixa de listagem ou na caixa de combinação.

  1. Se quiser que mais de uma coluna apareça no controle, clique na caixa de propriedade Número de Colunas e digite o número de colunas desejado. Defina a propriedade Larguras das Colunas para ajustar as larguras das colunas. Para obter mais informações sobre cada propriedade, posicione o cursor na caixa de propriedade e pressione F1.

  2. Se quiser que o Access armazene o valor selecionado, clique na caixa de propriedade Fonte do Controle e selecione o campo ao qual você deseja associar a caixa de listagem ou a caixa de combinação.

Editar uma lista de valores enquanto um formulário estiver aberto no modo de exibição Formulário

Se a propriedade Tipo de Fonte de Linha da caixa de listagem ou da caixa de combinação estiver definida como Lista de Valores, será possível editar a lista de valores enquanto o formulário estiver aberto no modo de exibição Formulário — evitando a necessidade de alternar para o modo de exibição Design ou o modo de exibição Layout, abrir a folha de propriedades e editar a propriedade Fonte de Linha do controle sempre que for necessário fazer uma alteração na lista.

Observação : Para editar a lista de valores, a propriedade Permitir Edições da Lista de Valores da caixa de listagem ou da caixa de combinação deverá ser definida como Sim.

Editar uma lista de valores no modo de exibição Formulário

Quando você posicionar o cursor em uma caixa de listagem ou em uma caixa de combinação (clicando na caixa ou avançando até ela com a tecla Tab), será exibido um botão abaixo da lista.

Caixa de combinação com o botão Editar Itens de Lista

  1. Clique no botão para abrir a caixa de diálogo Editar Itens de Lista.

  2. Edite os itens da lista, mantendo cada um deles em uma linha separada.

  3. Para selecionar um valor padrão para novos registros, clique na seta suspensa na caixa Valor Padrão e, em seguida, clique no valor desejado.

  4. Clique em OK.

Impedir a edição da lista de valores no modo de exibição Formulário

  1. Clique com o botão direito do mouse no Painel de Navegação e, em seguida, clique no Modo de Exibição Design ou no Modo de Exibição Layout.

  2. Clique no controle para selecioná-lo e pressione F4 para exibir a folha de propriedades.

  3. Na guia Dados da folha de propriedades, defina a propriedade Permitir Edições da Lista de Valores como Não.

  4. Clique em Arquivo e, em seguida, clique em Salvar ou pressione Ctrl+S Imagem do botão .

Especificar um formulário diferente para a edição da lista de valores

Por padrão, o Access oferece um formulário interno usado para editar a lista de valores. Se você tiver outro formulário que prefira usar para essa finalidade, poderá inserir o nome do formulário na propriedade Formulário de Edição de Itens de Lista, da seguinte maneira:

  1. Clique com o botão direito do mouse no Painel de Navegação e, em seguida, clique no Modo de Exibição Design ou no Modo de Exibição Layout no menu de atalho.

  2. Clique no controle para selecioná-lo e pressione F4 para exibir a folha de propriedades.

  3. Na guia Dados da folha de propriedades, clique na seta suspensa na caixa de propriedades Formulário de Edição de Itens de Lista.

  4. Clique no formulário que você deseja usar para editar a lista de valores.

  5. Clique em Arquivo e, em seguida, clique em Salvar ou pressione Ctrl+S Imagem do botão .

Personalizar uma caixa de listagem ou uma caixa de combinação

Com o formulário aberto no modo de exibição Design, verifique se a caixa de listagem ou a caixa de combinação está selecionada e pressione F4 para abrir a folha de propriedades do controle. Depois, siga um destes procedimentos:

  • Alterar a ordem de classificação em uma caixa de listagem ou em uma caixa de combinação    Se você tiver usado um assistente para criar a caixa de listagem ou a caixa de combinação, o Access classificará automaticamente as linhas que compõe a lista pela primeira coluna visível. Se quiser especificar uma ordem de classificação diferente ou se tiver definido a propriedade Fonte de Linha do controle como uma consulta salva, use o seguinte procedimento:

    • Clique na guia Dados e, em seguida, clique na caixa de propriedade Fonte de Linha.

    • Na guia Dados da folha de propriedades, clique em Botão Construtor para abrir o Construtor de Consultas.

    • Na linha Classificar correspondente à coluna que você deseja classificar, especifique a ordem de classificação desejada.

  • Associar uma coluna de uma caixa de listagem ou de uma caixa de combinação    

    Na caixa de propriedade Coluna Associada da caixa de listagem ou da caixa de combinação, especifique um número que corresponda ao posicionamento da coluna na caixa de listagem ou na caixa de combinação. Por exemplo, digite 1 para associar a primeira coluna da caixa de listagem ou da caixa de combinação ao campo subjacente especificado na propriedade Fonte do Controle. Inclua as colunas ocultas quando contar as colunas.

    Se você definir a propriedade Coluna Associada como 0, o Access salvará o índice da lista em vez de um valor de uma das colunas. Isso será útil se você quiser armazenar uma sequência de números em vez do valor de lista.

  • Ocultar uma coluna em uma caixa de listagem ou em uma caixa de combinação em um formulário    

    • Na caixa de propriedade Larguras das Colunas, digite 0 para as colunas que você deseja ocultar.

      Por exemplo, suponha que você tenha uma caixa de combinação associada de duas colunas: uma coluna IDdoFornecedor e outra NomedoFornecedor de 0,5 polegadas e 2 polegadas de largura, respectivamente. A coluna IDdoFornecedor é a primeira da lista, portanto, a propriedade Larguras das Colunas é definida como 0,5 polegadas;2 polegadas. Para ocultar a coluna IDdoFornecedor, defina a propriedade Larguras das Colunas como 0 polegada;2 polegadas. A coluna IDdoFornecedor ainda pode ser a coluna associada, mesmo que esteja oculta.

  • Observação : Em uma caixa de combinação, a primeira coluna visível é exibida na parte de caixa de texto da caixa de combinação quando a lista não está sendo exibida. Por exemplo, a coluna NomedoFornecedor do exemplo anterior seria exibida porque a coluna IDdoFornecedor está oculta. Se a coluna IDdoFornecedor não estivesse oculta, ela seria exibida em vez da coluna NomedoFornecedor.

  • Adicionar títulos de coluna a uma caixa de combinação em um formulário    

    • Na caixa de propriedade Cabeçalhos das Colunas, clique em Sim para exibir os títulos das colunas. Os títulos nas caixas de combinação só aparecem quando a lista está aberta.

      Se a caixa de combinação ou a caixa de listagem se basear em uma fonte de registro, o Access usará os nomes de campos da fonte de registro como os títulos de coluna. Se a caixa de combinação ou a caixa de listagem se basear em uma lista de valores fixos, o Access usará os n primeiros itens de dados da lista de valores (propriedade Fonte de Linha) como os títulos de coluna, onde n = o número definido na propriedade Número de Colunas.

  • Desativar a funcionalidade de preenchimento ao digitar para uma caixa de combinação em um formulário    

    • Na caixa de propriedade AutoExpandir, clique em Não.

      Quando a propriedade AutoExpandir estiver definida como Não, você deverá selecionar um valor na lista ou digitar o valor inteiro.

  • Definir a largura da parte de caixa de listagem de uma caixa de combinação em um formulário    

    • Na caixa de propriedade Largura da Lista, insira a largura desejada usando a unidade de medida atual (definida no Painel de Controle do Windows). Para usar uma unidade de medida diferente da padrão, inclua um indicador de medida. Por exemplo, insira 2 cm. Deixe espaço suficiente para uma barra de rolagem.

      A parte de caixa de listagem da caixa de combinação pode ser mais larga do que a parte de caixa de texto, mas não pode ser mais estreita. A configuração padrão (Automático) faz com que a caixa de listagem tenha a mesma largura da parte de caixa de texto da caixa de combinação.

  • Definir o número máximo de linhas a serem exibidas em uma caixa de combinação em um formulário    

    • Na caixa de propriedade Linhas da Lista, insira um número.

      Se o número real de linhas exceder o número especificado na propriedade Linhas da Lista, uma barra de rolagem vertical será exibida na caixa de combinação.

  • Limitar as entradas da caixa de combinação aos itens da parte de lista de uma caixa de combinação em um formulário    

    • Na caixa de propriedade Limitar à Lista, clique em Sim.

      Observação : 

    • Se a primeira coluna exibida em uma caixa de combinação não for a coluna associada, o Access limitará as entradas à lista, mesmo que a propriedade Limitar à Lista esteja definida como Não.

    • Se a propriedade Limitar à Lista estiver definida como Não, quando você inserir uma entrada que não esteja na lista, se a caixa de combinação estiver associada, a entrada será armazenada no campo subjacente, mas não será adicionada à lista. Para adicionar novas entradas à lista, use a propriedade Se Não Estiver na Lista e o evento Não Está na Lista.

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