Criar uma fonte de dados para uma mala direta

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O Word pode extrair dados de uma variedade de fontes de dados para executar a mala direta. Como parte do pacote Microsoft Office Word, o Word aceita facilmente dados do Outlook, o Excel e o Access. Ele pode aceitar dados de outras fontes, incluindo páginas da web, abra arquivos de texto de documentos e arquivos de dados delimitados armazenados como texto sem formatação. Também se você não tiver uma uma fonte de dados existente, você pode criar facilmente uma nova fonte de dados de dentro do Word.

Fontes de dados para mala direta

Aqui estão alguns exemplos de fontes de dados que você pode usar mala direta no Word.

  • Planilha do Excel

    Uma planilha do Excel funciona bem como uma fonte de dados para mala direta se todos os dados estiver em uma planilha e os dados estiverem formatados bem, para que ele possa ser lido bem com o Word. Para obter mais informações, consulte preparar sua fonte de dados do Excel para mala direta

  • Lista de contatos do Outlook

    Você pode recuperar informações de contato diretamente da sua lista de contatos do Outlook para Word, consulte exportar itens do Outlook .

  • Lista de contatos da Apple

    Você pode exportar contatos de Apple em uma planilha do Excel e usá-la como sua lista de endereçamento para mala direta.

  • Banco de dados do FileMaker Pro

    Importar dados da fonte de dados do FileMaker Pro antes de usá-lo para executar a mala direta.

  • Arquivos de texto

    Você pode usar qualquer arquivo de texto que possui campos de dados separados (ou delimitados) por registros de dados ou vírgulas e caracteres de tabulação separados por marcas de parágrafo.

Uma lista de endereçamento podem ser criada no Word para o envio de email em massa durante o processo de mala direta.

  1. No menu Exibir, escolhaLayout de impressão.

  2. Na barra de ferramentas padrão, escolhanovo   Novo botão de documento .

    Use este documento em branco para criar uma fonte de dados.

  3. No menu Ferramentas, escolhaGerenciador de mala direta.

  4. Em 1. Selecione o tipo de documento, escolha Criar novo e selecione cartas.

  5. Em 2. Selecione a lista de destinatários, escolha Obter lista e selecione Nova fonte de dados.

  6. Na caixa nomes de campos na linha de cabeçalho, clique em qualquer nome de campo que você não deseja incluir em sua fonte de dados, escolhaRemover nome de campo e, em seguida, selecioneOkey.

  7. Digite um nome e escolha um local para sua fonte de dados e clique em seguida Salvar.

    Lembre-se do local onde salvou a fonte de dados. Você precisará saber o local mais tarde.

  8. Na caixa de dados Formulário de Dados, digite os dados de um data record (por exemplo, primeiro nome de um destinatário em Nome, sobrenome em Sobrenome, endereço em Endereço 1, etc.).

    Observação : Não digite espaços nas caixas que você deseja deixar em branco.

  9. Após concluir a preenchendo as caixas para um registro, escolha Adicionar novo.

  10. Repita as etapas 8 e 9 para cada registro que você deseja inserir.

  11. Depois de adicionar todos os registros que você deseja, escolha Okey.

    Dica : Para retornar à caixa de diálogo Formulário de dados mais tarde, no Gerenciador de mala direta, em 2. Selecione a lista de destinatários, selecione Editar fonte de dados   Botão Editar Fonte de Dados .

  12. No menu arquivo, escolha Fechar.

  13. Para salvar a fonte de dados, escolhaSalvar.

  14. Para descartar o documento em branco aberto, escolha Não salvar.

Cada coluna na sua planilha do Excel contém uma categoria de informações, ou campo de dados — por exemplo, nome, endereço, cidade, estado e CEP. A primeira linha de células, chamada de registro de cabeçalho, contém os nomes dos campos de dados. Cada linha subsequente contém um registro, como o nome e o endereço de uma pessoa.

Observação : Posteriormente, durante a criação dos rótulos, use os campos no registro de cabeçalho para especificar o local dos dados.

  1. Abra o Excel.

  2. Na primeira linha da planilha, digite um registro de cabeçalho para seus endereços.

    Por exemplo, na primeira coluna da primeira linha, digite Nome; na segunda coluna, digite Endereço; na terceira coluna, digite Cidade; na quarta coluna, digite Estado; e na quinta coluna, digite CEP, para que sua planilha do Excel tenha a seguinte aparência:

    Planilha do Excel que contém registros de cabeçalho

  3. Na segunda linha, digite as informações de nome e endereço de um destinatário.

    Acrescente quantas linhas adicionais de endereços você desejar. Agora, sua planilha do Excel deverá ter uma aparência semelhante à seguinte:

    Planilha do Excel que contém os endereços de correspondência

  4. Escolha Salvar   botão salvar .

  5. Digite um nome para a pasta de trabalho, por exemplo, endereços.

    Lembre-se do local onde salvou a planilha. Você precisará saber o local mais tarde.

  6. Feche a pasta de trabalho do Excel que contém a lista de destinatários.

    Se você não fechar a pasta de trabalho do Excel que contém a lista, ou se você reabri-la antes de concluir a mala direta, não será possível concluir a mala direta.

Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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