Criar uma fonte de dados para mala direta

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Se as suas informações ainda não estiverem organizadas em um formato de arquivo de fonte de dados que possa ser usado pelo Microsoft Office Publisher, você poderá criar uma fonte de dados e usá-la em sua mala direta ou mala direta por email. Uma fonte de dados pode conter apenas uma lista de nomes e endereços, ou também pode incluir caminhos para imagens, números de peças de produtos, códigos de barra postais, histórico de compras do cliente e uma variedade de dados adicionais que podem ser usados em uma mala direta ou mala direta por email.

Neste artigo

A estrutura de uma fonte de dados

Criar uma fonte de dados de lista de endereços para uma mala direta

A estrutura de uma fonte de dados

Antes de criar a fonte de dados, considere os tipos de informação que você deseja incluir na publicação mesclada final. Certifique-se de estruturar o arquivo de fonte de dados de modo que ele tenha todos os dados necessários para a mesclagem.

A primeira linha na fonte de dados, a linha de cabeçalho na tabela a seguir, lista os nomes das colunas. Esses nomes de colunas são o nomes dos campos de dados que serão inseridos na publicação de mala direta ou mala direta por email como espaços reservados para os dados de texto ou imagem.

Abaixo da linha de cabeçalho, as colunas de dados, ou campos de dados, contém as informações específicas que serão exibidas no lugar do campo de mesclagem associado. Cada linha, ou registro, na tabela abaixo da linha de cabeçalho deve listar um conjunto completo de informações de cada registro.

Colunas na planilha do Excel correspondentes aos campos na publicação do cartão

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Criar uma fonte de dados de lista de endereços para mala direta

Você pode usar o Microsoft Office Publisher, o Microsoft Office Excel, o Microsoft Office Access, o Microsoft Office Outlook ou o Microsoft Office Outlook com o Business Contact Manager para criar uma fonte de dados para sua mala direta ou mala direta por email. Após criar e salvar uma lista de endereços, você poderá usá-la novamente para futuros projetos de mala direta.

Caixa de diálogo Destinatários da mala direta

Usar o Publisher para criar uma lista de endereços

  1. Abra uma publicação.

  2. No menu Ferramentas, aponte para Mala Direta e Catálogos e clique em Criar Lista de Endereços.

  3. Para personalizar as colunas na caixa de diálogo Nova Lista de Endereços, clique em Personalizar Colunas e, em seguida, siga um destes procedimentos:

    • Para adicionar um campo, clique em Adicionar, na caixa de diálogo Adicionar Campo, digite um nome para o novo campo e clique em OK.

    • Para remover um campo, em Nomes de campos selecione um nome de campo e, em seguida, clique em Excluir.

    • Para renomear um campo, em Nomes de campos selecione um nome de campo e clique em Renomear. Na caixa de diálogo Renomear campo, digite o novo nome na caixa Para: e clique em OK.

      Depois de personalizar todos os campos desejados, clique em OK.

  4. Na caixa de diálogo Nova Lista de Endereços, na primeira linha em branco, digite as informações sobre a primeira entrada nos campos relevantes.

    Se você pretende mesclar fotos na publicação final, é necessário digitar o nome de arquivo ou o caminho de cada arquivo de imagem que deseja usar na coluna ou no campo de dados apropriado para cada registro. Siga um destes procedimentos:

    • Se você salvou os arquivos de imagem e a fonte de dados na mesma pasta, digite o nome de arquivo da imagem relevante. Por exemplo, digite primeirafoto.jpg.

    • Se você salvou seus arquivos de imagem em uma pasta diferente da fonte de dados, digite o caminho completo da imagem relevante. Por exemplo, digite C:\Documents and Settings NomeDoUsuário Meus nome_de_usuário Massa\primeirafoto.jpg..

    • Se você salvou os arquivos de imagem em uma subpasta da pasta que contém a fonte de dados, digite o caminho parcial da imagem relevante. Por exemplo, se a pasta da fonte de dados contiver uma subpasta Imagens, digite \Imagens\primeirafoto.jpg.

  5. Quando terminar de inserir as informações da primeira entrada, clique em Nova Entrada ou pressione a tecla TAB.

  6. Repita as etapas 4 e 5 até terminar de adicionar as entradas.

  7. Clique em OK.

  8. Na caixa de diálogo Salvar Lista de Endereços, digite um nome para a lista de endereços na caixa Nome do arquivo e, em seguida, clique em Salvar.

    Por padrão, a lista de endereços é salva na pasta Minhas Fontes de Dados. É aconselhável manter a lista de endereços nessa pasta porque ela é a pasta padrão na qual o Publisher procura fontes de dados. Se você salvar o arquivo de fonte de dados em outro lugar que não na pasta Minhas Fontes de Dados, terá de localizá-lo quando se conectar a uma fonte de dados durante uma mesclagem.

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Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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