Criar uma consulta seleção simples

Quando quiser selecionar dados específicos de uma ou mais fontes, você poderá usar uma consulta seleção. Uma consulta seleção ajuda você a recuperar apenas os dados que deseja e também a combinar dados de várias fontes. Você pode usar tabelas e outras consultas seleção como fontes de dados para uma consulta seleção. Este tópico fornece uma visão geral de consultas seleção e fornece etapas para criar uma consulta seleção usando o Assistente de Consulta ou em Design view.

Se quiser usar o banco de dados de exemplo Northwind para saber mais sobre como funcionam as consultas, confira o artigo Introdução às consultas.

Neste artigo

Visão geral

Usar o Assistente de Consulta para criar uma consulta seleção

Criar uma consulta trabalhando no modo Design

Criar uma consulta seleção em um Access web app

Visão geral

Quando quiser usar os dados, é raro querer usar todos os dados de uma tabela. Por exemplo, quando quer usar os dados de uma tabela de Contatos, você geralmente deseja examinar um registro específico ou talvez apenas o número de telefone. Às vezes, você quer combinar dados de mais de uma tabela, por exemplo, combinar informações do cliente com informações de pedidos. Para selecionar os dados que você deseja usar, use uma consulta seleção.

Uma consulta seleção é um objeto de banco de dados que mostra informações em Datasheet view. Uma consulta não armazena dados, mas exibe dados que estão armazenados em tabelas. Uma consulta pode mostrar dados de uma ou mais tabelas, de outras consultas, ou de uma combinação das duas.

Benefícios de usar uma consulta

Uma consulta permite que você:

  • Exiba dados apenas dos campos que deseja visualizar. Ao abrir uma tabela, você pode ver todos os campos. Uma consulta é uma maneira conveniente de salvar uma seleção de campos.

    Observação : Uma consulta apenas aponta aos dados, não os armazena. Ao salvar uma consulta, você não está salvando uma cópia dos dados.

  • Combinar dados de várias fontes de dados Uma tabela geralmente exibe apenas os dados que ela armazena. Uma consulta permite escolher campos de várias origens e especificar como as informações devem ser combinadas.

  • Use expressões como campos. Por exemplo, você pode usar a função Data como um campo ou usar a função Formatar com um campo para controlar a forma com a qual os dados do campo são formatados nos resultados da consulta.

  • Exiba registros que atendam aos critérios especificados por você. Ao abrir uma tabela, você pode ver todos os registros. Uma consulta é uma maneira conveniente de salvar uma seleção de registros.

Etapas básicas para criar uma consulta seleção

Você pode criar uma consulta seleção usando o Assistente de Consulta ou trabalhando no modo Design. Alguns elementos de design não estão disponíveis quando você usa o assistente, mas você pode adicionar esses elementos mais tarde usando o modo Design. Embora os dois métodos sejam um pouco diferentes, as etapas básicas são essencialmente as mesmas:

  1. Escolha as tabelas ou consultas que você deseja usar como fontes de dados.

  2. Especifique os campos que você deseja incluir das fontes de dados.

  3. Opcionalmente, especifique critérios para limitar os registros que a consulta retorna.

Depois de criar uma consulta seleção, execute-a para ver os resultados. Para executar uma consulta seleção, abra-a no modo Folha de Dados. Se você salvar a consulta, poderá reutilizá-la sempre que for necessário, por exemplo, como uma fonte de dados para um formulário, relatório ou outra consulta.

Usar o Assistente de Consulta para criar uma consulta seleção

Você pode usar o Assistente de Consulta para criar uma consulta seleção automaticamente. Ao usar o assistente, você tem menos controle sobre o design da consulta, mas ela é geralmente criada com mais rapidez do que seria se você não usasse o assistente. Além disso, o assistente pode detectar alguns erros de design simples e solicitar que você realize uma ação diferente.

Antes de começar

Se você usar campos de fontes de dados que não estão relacionados entre si, o Assistente de Consulta perguntará se você deseja criar relações. O assistente abrirá a janela Relações, mas você deverá reiniciar o assistente se editar uma relação. Portanto, antes de executar o assistente, considere criar todos os relacionamentos dos quais sua consulta precisa.

Para saber mais sobre como criar relações de tabelas, confira o artigo Guia para relações de tabelas.

Usar o Assistente de Consulta

  1. Na guia Criar, no grupo Consultas, clique em Assistente de Consulta. Observação: se você estiver usando o Access 2007, clique em Criar > Outro > Assistente de Consulta.

    O grupo Consultas na faixa de opções do Access exibe duas opções: Assistente de Consulta e Design de Consulta
  2. Na caixa de diálogo Nova consulta, clique em Assistente de Consulta Simples e clique em OK.

  3. Em seguida, adicione campos. Você pode adicionar até 255 campos de até 32 tabelas ou consultas.

    Para cada campo, execute estas duas etapas:

    1. Em Tabelas/Consultas, clique na tabela ou consulta que contém o campo.

    2. Em campos disponíveis, clique duas vezes no campo para adicioná-lo à lista Campos Selecionados. Se você quiser adicionar todos os campos à sua consulta, clique no botão com as setas duplas para a direita (>>).

    3. Quando tiver adicionado todos os campos desejados, clique em Avançar.

      Na caixa de diálogo Assistente de Consulta Simples, selecione os campos que você deseja usar.
  4. Se você não adicionou todos os campos números (campos que contêm dados numéricos), pule para a etapa 9. Se você adicionou todos os campos números, o assistente perguntará se você deseja que a consulta retorne detalhes ou dados de resumo.

    Siga um destes procedimentos:

    1. Se você quiser ver registros individuais, clique em Detalhes e Avançar. Pule para a etapa 9.

    2. Se você quiser ver dados numéricos resumidos, como as médias, clique em Resumo e, em seguida, selecione Opções de Resumo.

      Selecione Detalhe ou Resumo na caixa de diálogo Assistente de Consulta Simples
  5. Na caixa de diálogo Opções de Resumo, especifique quais campos você deseja resumir e como você deseja resumir os dados. Somente campos numéricos são listados.

    Para cada campo numérico, escolha uma das funções a seguir:

    1. Soma    A consulta retorna a soma de todos os valores do campo.

    2. Méd    A consulta retorna a média dos valores do campo.

    3. Mín    A consulta retorna o menor valor do campo.

    4. Máx    A consulta retorna o maior valor do campo.

    Selecione como deseja que os valores de resumidos sejam calculados na caixa de diálogo Opções de Resumo
  6. Se você quiser que os resultados da consulta incluam uma contagem dos registros em uma fonte de dados, marque a caixa de seleção Contar registros no nome da fonte de dados apropriada.

  7. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Opções de Resumo.

  8. Se você não adicionou um campo de data/hora à consulta, pule para a etapa 9. Se você adicionou um campo de data e hora à consulta, o Assistente de Consulta perguntará como você deseja agrupar os valores de data. Por exemplo, suponha que você tenha adicionado um campo numérico ("preço") e um campo de data/hora ("hora_transação") à sua consulta e especificado na caixa de diálogo Opções de Resumo para ver o valor médio de campo numérico "Preço". Como você incluiu um campo de data/hora, é possível calcular valores resumidos para cada valor de data e hora exclusivo, para cada dia, mês, trimestre ou ano.

    Selecione como você deseja agrupar datas em sua consulta na caixa de diálogo Assistente de Consulta Simples

    Selecione o período de tempo que você deseja usar para agrupar os valores de data e hora e, em seguida, clique em Avançar.

    Observação : No modo Design, você pode usar uma expressão para o grupo pelo período de tempo que desejar, mas o assistente só oferece essas opções.

  9. Na última página do assistente, dê um título à consulta, especifique se você deseja abrir ou modificar a consulta e, em seguida, clique em Concluir.

    Se você optar por abrir a consulta, ela exibirá os dados selecionados no modo Folha de Dados. Se você optar por modificar a consulta, ela será aberta no modo Design.

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Criar uma consulta trabalhando no modo Design

Você pode usar o modo Design para criar manualmente uma consulta seleção. Ao usar o modo Design, você tem mais controle sobre os detalhes de design da consulta, mas é mais fácil cometer erros de design e o processo pode ser mais demorado do que seria usando o assistente.

Criar uma consulta

Etapa 1: adicionar fontes de dados

Etapa 2: unir fontes de dados relacionadas

Etapa 3: adicionar campos de saída

Etapa 4: especificar critérios

Etapa 5: resumir dados

Etapa 6: visualizar os resultados

Etapa 1: adicionar fontes de dados

Ao usar o modo de Design, uma ver que você usa a caixa de diálogo Mostrar Tabela para adicionar fontes de dados, é preciso adicionar os campos e as fontes de dados em etapas separadas. No entanto, é possível adicionar mais fontes de dados mais tarde se desejar.

  1. Na guia Criar, no grupo Outros, clique em Design da Consulta. Observe que, se você estiver usando o Access 2007, deverá clicar em Criar > Outro > Design da Consulta.

    O grupo Consultas na faixa de opções do Access exibe duas opções: Assistente de Consulta e Design de Consulta
  2. Na caixa de diálogo Mostrar Tabela,nas guias Tabelas, Consultas, ou Ambas, clique duas vezes em cada fonte de dados que quiser usar ou selecione cada fonte de dados e, em seguida, clique em Adicionar.

    Mostra a caixa de diálogo Tabela no Access exibindo os nomes das tabelas
  3. Feche a caixa de diálogo Mostrar Tabela.

Junções automáticas

Quando você adiciona as fontes de dados, se as fontes já tiverem relações definidas entre elas, essas relações serão adicionadas automaticamente à consulta como junções. As junções especificam como os dados de fontes relacionadas devem ser combinados. O Access também cria automaticamente uma junção entre duas tabelas se elas tiverem campos com tipos de dados compatíveis e um campo for um primary key.

Pode ser necessário ajustar as junções que o Access cria. O Access determina que tipo de junção deve ser criada com base na relação que ela representa. Se o Access criar uma junção, mas não houver uma relação definida, ele criará um inner join.

Se o Access criar as junções corretas automaticamente quando você adicionar as fontes de dados, pule para a Etapa 3: Adicionar campos de saída.

Usar a mesma fonte de dados várias vezes

Em alguns casos, você pode querer unir duas cópias da mesma tabela ou consulta, o que é chamado de self-join e combina registros da mesma tabela quando há valores correspondentes nos campos unidos. Por exemplo, digamos que você tenha uma tabela de funcionários na qual o campo Supervisor para cada registro de funcionário exibe a ID do gerente em vez do nome. Você poderia usar uma autojunção para exibir o nome do gerente em cada registro de funcionário.

Quando você adicionar uma fonte de dados uma segunda vez, o Access acrescentará _1 ao nome da segunda instância. Por exemplo, se você adicionar a tabela Funcionários duas vezes, a segunda instância será nomeada Funcionários_1.

Etapa 2: unir fontes de dados relacionadas

Se as fontes de dados que você adicionar a uma consulta já tiverem relações, o Access automaticamente criará uma junção interna para cada relação. Se a referential integrity é imposta, o Access também exibe um "1" acima da linha da junção para mostrar qual tabela está no lado "um" de uma one-to-many relationship e um símbolo de infinito () para mostrar qual tabela está no lado "muitos".

Se você adicionar consultas à sua consulta e não tiver criado relações entre essas consultas, o Access não criará automaticamente relações entre essas consultas ou entre consultas e tabelas não relacionadas. Se o Access não criar junções quando você adicionar fontes de dados, você deverá adicioná-las por conta própria. Fontes de dados que não estiverem unidas a outra fonte de dados podem causar problemas nos resultados da consulta.

Talvez seja necessário alterar o tipo de uma junção de junção interna para outer join, a consulta incluirá mais registros.

Adicionar uma junção

  • Para adicionar uma junção, arraste um campo de uma fonte de dados para um campo correspondente na outra fonte de dados.

    O Access exibe uma linha entre os dois campos para mostrar que uma junção foi criada.

    Uma linha de associação na exibição de design de consulta
    Uma linha de junção (marcada em vermelho).

Alterar uma junção

  1. Clique duas vezes na junção que você deseja alterar.

    A caixa de diálogo Propriedades da Junção aparece.

    A caixa de diálogo Propriedades da Junção
    Caixa de diálogo Propriedades da Junção. Observe que os nomes das tabelas na caixa de diálogo serão alterados para refletirem as tabelas reais envolvidas.
  2. Verifique as três opções na caixa de diálogo Propriedades da Junção.

  3. Clique na opção que você deseja usar e clique em OK.

Depois que as junções estiverem prontas, adicione campos de saída — campos com os dados que você deseja nos resultados da consulta.

Etapa 3: adicionar campos de saída

Você pode adicionar facilmente um campo de qualquer uma das fontes de dados adicionadas na etapa 1.

  • Para adicionar um campo, arraste-o de uma fonte de dados no painel superior da janela de design da consulta até a linha Campo da grade de design, no painel inferior da janela de design da consulta.

    Quando você adiciona um campo dessa maneira, o Access preenche automaticamente a linha Tabela da grade de design para refletir a fonte de dados do campo.

    Dica : Se você quiser adicionar rapidamente todos os campos na linha Campo da grade de design da consulta, clique duas vezes no nome da tabela ou consulta no painel superior para realçar todos os campos da fonte e, em seguida, arraste todos ao mesmo tempo para baixo até a grade de design.

Usar uma expressão como um campo de saída

Se quiser executar cálculos ou usar uma função para produzir saída da consulta, é possível usar um expression como um campo de saída. Uma expressão pode usar dados de qualquer uma das fontes de dados de consulta, além das funções, como Formato ou EmSeq e pode conter constantes e operadores aritméticos.

  1. Em uma coluna vazia da grade de design da consulta, clique com o botão direito do mouse na linha Campo e, em seguida, clique em Zoom no menu de atalhos.

  2. Na caixa Zoom, digite ou cole a expressão. Preceda a expressão com o nome que você deseja usar para a saída da expressão, seguido por dois-pontos. Por exemplo, para rotular a expressão "Última atualização", inicie a expressão com Última atualização:.

    Observação : É possível fazer uma grande variedade de coisas usando expressões. O escopo deste arquivo não fornece uma explicação completa sobre expressões. Para obter mais informações sobre como criar as expressões, confira o artigo Criar uma expressão.

Etapa 4: especificar critérios

Esta etapa é opcional.

Use critérios para limitar os registros que sua consulta retorna, dependendo de os valores de campo atenderem ou não aos critérios especificados por você.

Especificar critérios para um campo de saída

  1. Na grade de design da consulta, na linha Critérios do campo que tem valores que você deseja limitar, digite uma expressão que os valores do campo devam atender para serem incluídos nos resultados. Por exemplo, se você quiser limitar uma consulta para somente os registros nos quais o valor do campo Cidade é Las Vegas, digite Las Vegas na linha Critérios desse campo.

    Para ver muitos exemplos de critérios de consulta com vários tipos de dados, confira o artigo Exemplos de critérios de consulta.

  2. Especifique quaisquer critérios alternativos na linha Ou, abaixo da linha Critérios.

    Se você especificar critérios alternativos, um valor de campo poderá atender a qualquer um dos critérios listados e ser incluído nos resultados da consulta.

Critérios com vários campos

Você pode usar critérios com vários campos. Quando você fizer isso, todos os critérios uma determinada linha Critérios ou Ou deverão ser verdadeiros para que o registro seja incluído.

Especificar critérios usando um campo que não deseja incluir na saída

Você pode adicionar um campo no design da sua consulta e não incluir os dados do campo na saída da consulta. Faça isso se quiser usar os valores do campo para limitar os resultados da consulta, mas não quiser ver os valores do campo.

  1. Adicione o campo à grade de design.

  2. Desmarque a caixa de seleção na linha Mostrar do campo.

  3. Especifique critérios como faria para um campo de saída.

Etapa 5: resumir dados

Esta etapa é opcional.

Você talvez queira resumir dados, especialmente se os seus dados forem numéricos. Por exemplo, talvez você queira ver o preço médio ou as vendas totais.

Para resumir os dados em uma consulta, use a linha Total. Por padrão, a linha Total não é exibida no modo Design.

  1. Com a consulta aberta no modo Design, na guia Design, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Totais.

    O Access exibe a linha Total na grade de design da consulta.

  2. Para cada campo que você deseja resumir, escolha a função a ser usada na lista da linha Total. As funções disponíveis dependem do tipo de dados do campo.

    Para saber mais sobre a funcionalidade da linha Total em consultas, confira o artigo Somar ou contar valores em uma folha de dados com uma linha Total.

Etapa 6: visualizar os resultados

Para ver os resultados da consulta, na guia Design, clique em Executar. O Access exibe os resultados da consulta no modo Folha de Dados.

Para fazer outras alterações à consulta, clique em Início > Exibição > Modo Design para alternar para o modo Design.

Altere seus campos, expressões ou critérios e execute a consulta novamente até que ela retorne os dados desejados.

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Criar uma consulta seleção em um Access web app

A criação de uma consulta seleção em um Access web app é semelhante ao procedimento acima para bancos de dados de área de trabalho, com apenas um pouco mais de trabalho para disponibilizar os resultados da consulta no navegador.

Importante    A Microsoft não recomenda mais a criação e o uso de aplicativos Web do Access no SharePoint. Como alternativa, é aconselhável usar o Microsoft PowerApps para criar soluções de negócios sem código para a Web e dispositivos móveis.

  1. Abra o web app no Access.

  2. Clique em Página Inicial > Avançada > Consulta.

  3. Na caixa de diálogo Mostrar Tabela,nas guias Tabelas, Consultas, ou Ambas, clique duas vezes em cada fonte de dados que quiser usar ou selecione cada fonte de dados e, em seguida, clique em Adicionar. Clique em Fechar quando terminar.

  4. Arraste os campos de uma fonte de dados no painel superior da janela de design da consulta até a linha Campo da grade de design, no painel inferior da janela de design da consulta.

    Modo de exibição do designer de consultas realçando a guia da consulta

  5. Adicione os critérios aos campos desejados.

  6. Clique com o botão direito do mouse na guia da consulta e em Salvar e dê um nome à sua consulta.

  7. Para ver os resultados da consulta, clique com o botão direito do mouse na guia da consulta e clique em Modo Folha de Dados.

Para disponibilizar os resultados da consulta no modo de navegador, será preciso adicionar um modo de exibição com base na consulta no Seletor de Tabelas. Para adicionar um novo modo de exibição a uma legenda de tabela no Seletor de Tabelas, realize as seguintes etapas:

  1. Clique no nome da legenda da tabela no Seletor de Tabelas no painel esquerdo e clique no botão Adicionar Novo Modo de Exibição (sinal de soma).

    Adicionar modo Lista do cliente do Access

  2. Na caixa de diálogo Adicionar Novo Modo de Exibição, insira um nome para o modo de exibição na caixa Nome do Modo de Exibição, selecione um Tipo de Exibição e, em seguida, selecione o nome da consulta na caixa Fonte de Registro.

    Adicionando um modo Folha de Dados da consulta para a tabela de origem.

    Dica : Caso você tenha usado várias tabelas em uma consulta, poderá adicionar a exibição a qualquer uma das tabelas.

  3. Clique em Início > Iniciar Aplicativo para abrir a nova exibição no navegador.

  4. Clique no nome da tabela e no nome do seu modo de exibição para adicionar, modificar ou excluir dados dessa exibição se sua consulta permitir atualizações.

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