Criar uma caixa de correio compartilhada

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Última atualização: 11 de julho de 2018

É muito fácil criar caixas de correio compartilhadas para que um grupo de pessoas possa monitorar e enviar emails de endereços de email comuns, como info@contoso.com. Quando um membro do grupo responde a uma mensagem enviada para a caixa de correio compartilhada, o email é exibido como sendo da caixa de correio compartilhada, e não do usuário individual.

Caixas de correio compartilhadas incluem um calendário compartilhado! Muitas pequenas empresas como usar o calendário compartilhado como um local para todos para inserir seus compromissos. Por exemplo, se você tiver 3 pessoas que realizam visitas de cliente, todos podem usar o calendário compartilhado para inserir os compromissos. Isso é uma fácil maneira de manter todos informados onde as pessoas estão.

Criar uma caixa de correio compartilhada e adicionar membros

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Criar caixa de correio compartilhada

Experimente!

  1. No Centro de administração do Office 365, vá para grupos > Clique aqui para ir para caixas de correio compartilhadas no Centro de administração. .

    Vá para o Centro de administração do Office 365.

    Vá para o Centro de administração do Office 365.

    Entrar com uma conta de administrador global do Office 365 ou a conta de administrador do Exchange. Se você receber a mensagem "você não tem permissão para acessar essa página ou realizar esta ação " você não um administrador do Office 365. Localizar o administrador em sua empresa.

  2. Na página Adicionar uma caixa de correio, digite um nome para a caixa de correio compartilhada. Em seguida, o assistente escolhe o endereço de email, mas você pode editá-lo.

    Nomeie sua caixa de correio compartilhada.

  3. Clique em Adicionar. Pode levar alguns minutos até que você possa adicionar membros.

  4. Em Próximas Etapas, escolha Adicionar membros a esta caixa de correio. Membros são as pessoas que podem exibir os emails de entrada e as respostas de saída desta caixa de correio compartilhada.

    Escolha Adicionar membros

  5. Escolha o botão +Adicionar membros. Marque a caixa de seleção ao lado da pessoa à qual pretende permitir o uso da caixa de correio compartilhada e clique em Salvar.

    Escolha os membros para atribuir à caixa de correio compartilhada.

  6. Escolha Fechar.

Pronto! Você tem uma caixa de correio compartilhada e inclui um calendário compartilhado. Agora vá para a próxima etapa: permitir que todos ver os emails enviados.

Permitir que todos vejam os Emails enviados (as respostas)

Por padrão, as mensagens enviadas da caixa de correio compartilhada não são salvas na sua pasta Itens enviados. Em vez disso, elas são salvas na pasta Itens enviados da pessoa que enviou a mensagem.

Se você quiser permitir que todos ver os emails enviados, no Centro de administração do Office 365, edite as configurações de caixa de correio compartilhada e escolha itens enviados > Editar.

Escolha Itens Enviados > Editar.

Adicionar a caixa de correio compartilhada ao Outlook

Se habilitar o Mapeamento Automático em sua empresa (por padrão, a maioria das pessoas faz isso), a caixa de correio compartilhada será exibida automaticamente no aplicativo Outlook dos usuários, depois que eles fecharem e reiniciarem o Outlook.

Para saber mais, consulte:

Recebendo uma mensagem de erro sobre não ter permissões de envio?

Digamos que você criar uma caixa de correio compartilhada e, em seguida, tente enviar uma mensagem de que ele. Mas, você obterá isto:

"Esta mensagem não pôde ser enviada. Você não tem permissão para enviar a mensagem em nome de usuário especificado".

Esta mensagem aparece quando o Office 365 está enfrentando um problema de latência de replicação. Ele deve desaparecer em uma hora ou mais, quando as informações sobre a nova caixa de correio compartilhada (ou usuário adicionado) são replicadas em todos os nossos data centers. Aguarde uma hora e tente novamente enviar uma mensagem.

Usar uma caixa de correio compartilhada no dispositivo móvel (telefone ou tablet)

Para acessar uma caixa de correio compartilhada em um dispositivo móvel, abra seu navegador, entre no Office 365 e vá Outlook na web. Para obter instruções, consulte Adicionar uma caixa de correio compartilhada no Outlook na web. Você poderá acessar a caixa de correio compartilhada do Outlook na web.

Você não pode acessar a caixa de correio compartilhada no aplicativo Outlook estiver instalado no dispositivo móvel. Deseja que esse recurso? Informe a equipe de engenharia do Outlook. Votar aqui!

Usar o calendário compartilhado

Quando você criou a caixa de correio compartilhada, é criada automaticamente um calendário compartilhado. Nós como o calendário de caixa de correio compartilhada em vez de um calendário do SharePoint para acompanhar compromissos e onde as pessoas estão. Um calendário compartilhado é integrado com o Outlook e é muito mais fácil de usar do que um calendário do SharePoint.

  1. No aplicativo Outlook, vá para o modo de exibição Calendário e escolha a caixa de correio compartilhada.

    Escolha o modo de exibição de Calendário

  2. Quando você insere compromissos, todos os membros da caixa de correio compartilhada podem exibi-los.

  3. Qualquer membro da caixa de correio compartilhada pode criar, exibir e gerenciar compromissos no calendário, assim como eles fariam seus compromissos pessoais. Todos que é um membro da caixa de correio compartilhada podem ver suas alterações para o calendário compartilhado.

Encaminhar emails enviados para uma caixa de correio compartilhada

Você não precisa atribuir uma licença a caixa de correio compartilhada para encaminhar emails enviados para ele. Você pode encaminhar as mensagens para qualquer lista de distribuição ou endereço de email válido.

  1. Na página Clique aqui para ir para caixas de correio compartilhadas no Centro de administração. , escolha a caixa de correio compartilhada que você deseja editar.

  2. Escolha encaminhamento de Email > Editar.

  3. Defina a configuração como em e insira 1 endereço de email para encaminhar as mensagens. Pode ser qualquer endereço de email válido. Para encaminhar para vários endereços, você precisa criar uma lista de distribuição dos endereços e insira o nome da lista de distribuição.

  4. Escolha Salvar.

Enviar respostas automáticas de uma caixa de correio compartilhada

  1. Na página Clique aqui para ir para caixas de correio compartilhadas no Centro de administração. , escolha a caixa de correio compartilhada que você deseja editar.

  2. Escolha respostas automáticas > Editar.

  3. Defina a configuração como em e escolha se deseja enviar a resposta para pessoas dentro de sua organização ou fora da sua organização.

  4. Digite a resposta que deseja enviar para as pessoas da organização. Não é possível adicionar imagens, apenas texto.

  5. Se quiser também enviar uma resposta para pessoas de fora da organização, marque a caixa de seleção das pessoas para as quais deseja enviá-la e digite o texto. Não é possível enviar apenas para as pessoas de fora da organização, sem enviar também para as pessoas da organização.

  6. Escolha Salvar.

Limite de caixa de correio compartilhada: 50 GB

Sua caixa de correio compartilhada pode armazenar até 50GB de dados sem você atribuir uma licença a ele. Depois disso, você precisa atribuir uma licença para a caixa de correio para armazenar mais dados. Para obter mais detalhes sobre o licenciamento de caixa de correio compartilhada, consulte Limites on-line do Exchange.

Quando uma caixa de correio compartilhada atingir o limite de armazenamento, você ainda poderá receber emails por um tempo, mas não poderá enviar novos emails. Depois de um tempo, você não receberá mais emails. Os remetentes que enviarem mensagens para essa caixa de correio receberão uma notificação de que a mensagem não foi entregue.

Impedir os membros de excluir mensagens de uma caixa de correio compartilhada

Infelizmente você não pode impedir que as pessoas excluindo mensagens em uma caixa de correio compartilhada. Por exemplo, digamos que você tenha 5 pessoas usando uma caixa de correio compartilhada. Um deles exclui um email após a leitura. Agora o email foi excluído para todos, mesmo se eles não queria ler a mensagem. A única maneira alternativa para isso é criar um grupo do Office 365 em vez de uma caixa de correio compartilhada.

Um grupo no Outlook é como uma caixa de correio compartilhada. Para uma comparação das duas, consulte Grupos comparar, especialmente a seção Assinando como grupo email funciona - será necessário para impedir exclusões acidentais. Para saber mais sobre grupos, consulte Saiba mais sobre grupos

O que mais você precisa saber sobre caixas de correio compartilhadas

  • Não é necessário atribuir licenças para caixas de correio compartilhadas inferiores a 50 GB.

  • É necessário fornecer permissões aos usuários (associação) para que eles possam usar a caixa de correio compartilhada. Somente as pessoas de dentro da organização podem usar uma caixa de correio compartilhada.

  • Não é possível conceder acesso à sua caixa de correio compartilhada a pessoas de fora da sua empresa (como pessoas com uma conta do Gmail). Se quiser fazer isso, crie um grupo do Outlook. Para saber mais, confira o artigo Criar um Grupo do Office 365 no Centro de administração.

  • Você não consegue acessar uma caixa de correio compartilhada do Outlook para iPhone ou Android. O aplicativo móvel do Outlook não inclui o recurso para acessar caixas de correio compartilhadas e não vai ser adicionada.  Se quiser acessar uma caixa de correio compartilhada de um desses dispositivos, use seu navegador para abrir o Outlook na web e acessar a caixa de correio compartilhada dessa forma. Ou criar um grupo do Office 365 em vez para sua caixa de correio compartilhada. Para saber mais, consulte Comparar grupos.

  • Você não pode criptografar emails enviados a partir de uma caixa de correio compartilhada.  Isso ocorre porque uma caixa de correio compartilhada não tem seu próprio contexto de segurança (nome de usuário/senha) para que ele não pode ser atribuído uma chave.  Se mais de uma pessoa é um membro, e eles enviar/recebem emails eles criptografados com suas próprias chaves, outros membros podem ser capazes de ler o email e outras pessoas podem não, dependendo de qual chave pública email foi criptografado.

  • Você pode converter caixas de correio de usuário em caixas de correio compartilhadas. Consulte converter uma caixa de correio de usuário para uma caixa de correio compartilhada.

  • Usuários com administrador global ou administrador do Exchange funções podem criar caixas de correio compartilhavam.

  • Para criar uma caixa de correio compartilhada, você precisa assinar um Office 365 de plano de negócios que inclui email (o serviço Exchange Online). A assinatura do Office 365 Business não inclui email; O Office 365 Business Premium faz.

  • Uma caixa de correio compartilhada não foi projetada para log direto na. A conta de usuário da caixa de correio compartilhada em si deve permanecer em estado desabilitado.

Corrigir problemas ao criar caixas de correio compartilhadas

  • Mensagem de erro: O endereço proxy "smtp:<nome da caixa de correio compartilhada>" já está sendo usado pelos endereços proxy ou LegacyExchangeDN de "<nome>". Escolha outro endereço proxy.

    Esse problema ocorre quando você tenta dar um nome que já está em uso à caixa de correio compartilhada. Por exemplo, digamos que você deseja nomear as caixas de correio compartilhadas como info@dominio1 e info@dominio2. Há duas maneiras de fazer isso:

Como o mapeamento automático funciona com caixas de correio compartilhadas

O mapeamento automático é definido na caixa de correio do usuário, não na caixa de correio compartilhada.

Isso significa que se você tentar usar um grupo de segurança para gerenciar a quem tem acesso à caixa de correio compartilhada, mapeamento automático não funcionará. Portanto, se você quiser mapeamento automático, você precisa atribuir permissões explicitamente.

Como criar uma caixa de correio compartilhada no Centro de administração do Exchange

Alguns clientes fazem todo o gerenciamento da caixa de correio no Centro de administração do Exchange. Veja aqui as instruções sobre como criar caixas de correio compartilhadas usando essa interface.

Para ver quais permissões você precisa realizar essas etapas, consulte a entrada de "Caixas de correio de usuário" em permissões de destinatários.

  1. No Centro de administração do Exchange, acesse destinatários > compartilhado > Adicionar.

  2. Preencha os campos obrigatórios:

    • Nome de exibição

    • Endereço de email

  3. Para conceder acesso total ou permissões "Enviar como", clique em Adicionar e selecione os usuários aos quais deseja conceder permissões. Use a tecla Ctrl para selecionar vários usuários. Confuso sobre qual permissão usar? Confira Quais permissões você deve usar?.

    Observação: O acesso total permite aos usuários abrir a caixa de correio, além de criar e modificar os itens nela. A permissão "Enviar como" permite que todos os usuários, além do proprietário da caixa de correio, enviem emails pela caixa de correio compartilhada. Ambas as permissões são necessárias para o êxito da operação da caixa de correio compartilhada.

  4. Clique em Salvar para salvar suas alterações e criar a caixa de correio compartilhada.

  1. Vá para Destinatários > Compartilhada > Editar.

  2. Clique em Delegação de caixa de correio

  3. Para conceder ou remover permissões de acesso total e enviar como, clique em Adicionar ou Remover e selecione os usuários que você deseja conceder permissões.

    Observação: O acesso total permite aos usuários abrir a caixa de correio, além de criar e modificar os itens nela. A permissão "Enviar como" permite que todos os usuários, além do proprietário da caixa de correio, enviem emails pela caixa de correio compartilhada. Ambas as permissões são necessárias para o êxito da operação da caixa de correio compartilhada.

  4. Clique em Salvar para salvar as alterações.

  • Acesso total A permissão de acesso total permite que o usuário acesse a caixa de correio compartilhada e atuar como o proprietário dessa caixa de correio. Enquanto conectado, o usuário pode criar itens de calendário; ler, exibir, excluir e alterar mensagens de email; Crie tarefas e contatos de calendário. No entanto, um usuário com permissão de acesso total não pode enviar email da caixa de correio compartilhada, a menos que eles também têm enviar como ou na permissão de nome.

  • Enviar como A permissão Enviar como permite ao usuário representar a caixa de correio compartilhada ao enviar um email. Por exemplo, se Melissa entrará na caixa de correio compartilhada do departamento de Marketing e envia um email, ele parecerá o departamento de Marketing enviado um email.

    No entanto, ela não será capaz de ver qualquer do email enviado de ou para o endereço compartilhado.

  • Enviar em nome A permissão Send on nome permite ao usuário enviar email em nome de caixa de correio compartilhada. Por exemplo, se João registra em caixa de correio compartilhada recepção construção 32 e envia um email, ele parecer a mensagem foi enviada pelo "John em nome de construção de recepção 32". Você não pode usar a EAT conceder enviar em permissões de nome, que você deve usar o cmdlet Set-caixa de correio com o parâmetro GrantSendonBehalf .

Use o cmdlet do PowerShell de Caixa de correio de novo para criar caixas de correio compartilhadas. Para usar esse cmdlet, você precisa se conectar ao Exchange Online PowerShell.

O exemplo a seguir mostra como criar a caixa de correio compartilhada do Departamento de Vendas e conceder permissões de acesso total e "Enviar em nome de" para o grupo de segurança MarketingSG. Os usuários membros do grupo de segurança receberão as permissões para a caixa de correio.

  1. Crie um grupo de segurança habilitados para email chamado MarketingSG. Para obter instruções do PowerShell, consulte Grupos de segurança de Manage Mail-Enabled.

  2. Conectar-se ao PowerShell do Exchange Online.

  3. Execute o seguinte comando:

New-Mailbox -Shared -Name "Sales Department" -DisplayName "Sales Department" -Alias Sales | Set-Mailbox -GrantSendOnBehalfTo MarketingSG | Add-MailboxPermission -User MarketingSG -AccessRights FullAccess –InheritanceType All

Devo criar uma caixa de correio compartilhada ou um Grupo do Office 365 para o Outlook?

Confira as orientações em Comparar grupos.

Importante: atualmente não é possível migrar uma caixa de correio compartilhada para um grupo do Office 365.  Isso é algo que você deseja?  Fale conosco. Voto aqui!

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