Criar uma caixa de correio compartilhada

Colaboradores: Diane Faigel Nino Bilic
Última atualização: 19 de julho de 2017

É muito fácil criar caixas de correio compartilhadas para que um grupo de pessoas possa monitorar e enviar emails de endereços de email comuns, como info@contoso.com. Quando um membro do grupo responde a uma mensagem enviada para a caixa de correio compartilhada, o email é exibido como sendo da caixa de correio compartilhada, e não do usuário individual.

As caixas de correio compartilhadas incluem um calendário compartilhado! Várias empresas de pequeno porte preferem usar os calendários compartilhados como um local em que todos possam inserir compromissos. Por exemplo, se você tem três usuários que fazem visitas a clientes, todos eles podem usar o calendário compartilhado para inserir os respectivos compromissos. Essa é uma maneira fácil de manter todos informados, em praticamente qualquer lugar.

Criar uma caixa de correio compartilhada e adicionar membros

Seu navegador não oferece suporte a vídeo. Instale o Microsoft Silverlight, o Adobe Flash Player ou o Internet Explorer 9.
Criar caixa de correio compartilhada

Experimente!

  1. Entre com sua conta de administrador do Office 365 em https://portal.office.com/adminportal/home.

    Entre usando sua conta de administrador do Office 365.

    Entre no Office 365 operado pela 21Vianet

  2. No Centro de administração, vá para Grupos > Caixas de correio compartilhadas.

    Selecione esta opção para abrir a caixa de correio compartilhada
  3. Na página Adicionar uma caixa de correio, digite um nome para a caixa de correio compartilhada. Em seguida, o assistente escolhe o endereço de email, mas você pode editá-lo.

    Nomeie sua caixa de correio compartilhada.

  4. Clique em Adicionar. Pode levar alguns minutos até que você possa adicionar membros.

  5. Em Próximas Etapas, escolha Adicionar membros a esta caixa de correio. Membros são as pessoas que podem exibir os emails de entrada e as respostas de saída desta caixa de correio compartilhada.

    Escolha Adicionar membros

  6. Escolha o botão +Adicionar membros. Marque a caixa de seleção ao lado da pessoa à qual pretende permitir o uso da caixa de correio compartilhada e clique em Salvar.

    Escolha os membros para atribuir à caixa de correio compartilhada.

  7. Escolha Fechar.

Pronto! Agora vá para a próxima etapa: permitir que todos vejam os Emails enviados.

Permitir que todos vejam os Emails enviados (as respostas)

Por padrão, as mensagens enviadas da caixa de correio compartilhada não são salvas na sua pasta Itens enviados. Em vez disso, elas são salvas na pasta Itens enviados da pessoa que enviou a mensagem.

Se pretende permitir que todos vejam os Emails enviados, edite as configurações da caixa de correio compartilhada no Centro de administração do Office 365 e escolha Itens enviados > Editar.

Escolha Itens Enviados > Editar.

Adicionar a caixa de correio compartilhada ao Outlook

Se habilitar o Mapeamento Automático em sua empresa (por padrão, a maioria das pessoas faz isso), a caixa de correio compartilhada será exibida automaticamente no aplicativo Outlook dos usuários, depois que eles fecharem e reiniciarem o Outlook.

Para saber mais, consulte:

  • Abrir e usar uma caixa de correio compartilhada no Outlook 2016 e no Outlook 2013

  • Abrir e usar uma caixa de correio compartilhada no Outlook na Web: responder como o endereço compartilhado (como vendas@contoso.com) PODE SER COMPLICADO NO INÍCIO! Os usuários devem usar a seguinte solução alternativa (esse bug não será corrigido):

    1. Abra o Outlook na Web e vá para a caixa de correio compartilhada.

    2. Abra uma mensagem enviada para o endereço compartilhado.

    3. Clique em Responder.

    4. Na parte inferior da mensagem, clique na seta Mais > Mostrar endereço do remetente.

      Clique na seta Mais e clique em Mostrar endereço do remetente

    5. Clique com botão direito do mouse no Endereço do remetente, como yara@contoso.com e clique em Remover.

      Remova o alias da caixa DE.

    6. Em seguida, digite o endereço compartilhado, como suporte@contoso.com, e envie a mensagem. Da próxima vez que você responder pela caixa de correio compartilhada, esse endereço será exibido como uma opção na caixa suspensa De.

      O alias da caixa de correio compartilhada é exibido na caixa suspensa DE.

Usar uma caixa de correio compartilhada no dispositivo móvel (telefone ou tablet)

Para acessar uma caixa de correio compartilhada no dispositivo móvel, abra o navegador, entre no Office 365 e vá para o Outlook na Web. Para obter instruções, confira o marcador acima para o artigo Abrir e usar uma caixa de correio compartilhada no Outlook na Web. No Outlook na Web, você pode acessar a caixa de correio compartilhada.

Não é possível acessar a caixa de correio compartilhada do aplicativo Outlook que você instalou no dispositivo móvel.

Usar o calendário compartilhado

Preferimos o calendário da caixa de correio compartilhada a um calendário do SharePoint para acompanhar os compromissos e onde as pessoas estão. O calendário compartilhado é integrado ao Outlook, gera lembretes e é muito mais fácil de criar e usar do que um calendário do SharePoint.

  1. No aplicativo Outlook, vá para o modo de exibição Calendário e escolha a caixa de correio compartilhada.

    Escolha o modo de exibição de Calendário

  2. Quando você insere compromissos, todos os membros da caixa de correio compartilhada podem exibi-los.

Encaminhar emails enviados para uma caixa de correio compartilhada

  1. No Centro de administração do Office 365, escolha a caixa de correio compartilhada que pretende editar.

  2. Escolha Encaminhamento de emails > Editar.

  3. Alterne o botão para a posição Ativado e insira um endereço para encaminhamento de email. Você pode inserir apenas UM endereço de email. Pode ser de fora da organização, como um endereço do Gmail, ou de outra caixa de correio compartilhada.

  4. Escolha Salvar.

Enviar respostas automáticas de uma caixa de correio compartilhada

  1. No Centro de administração do Office 365, escolha a caixa de correio compartilhada que pretende editar.

  2. Escolha Respostas Automáticas > Editar.

  3. Alterne o botão para a posição Ativado, escolha se deseja enviar a resposta para pessoas de dentro ou de fora da organização e digite a mensagem.

  4. Digite a resposta que deseja enviar para as pessoas da organização. Não é possível adicionar imagens, apenas texto.

  5. Se quiser também enviar uma resposta para pessoas de fora da organização, marque a caixa de seleção das pessoas para as quais deseja enviá-la e digite o texto. Não é possível enviar apenas para as pessoas de fora da organização, sem enviar também para as pessoas da organização.

  6. Escolha Salvar.

Limite de caixa de correio compartilhada: 50 GB

A caixa de correio compartilhada pode armazenar até 50 GB de dados sem precisar atribuir uma licença para ela. Depois disso, você deve atribuir uma licença para a caixa de correio para armazenar mais dados.

Quando uma caixa de correio compartilhada atingir o limite de armazenamento, você ainda poderá receber emails por um tempo, mas não poderá enviar novos emails. Depois de um tempo, você não receberá mais emails. Os remetentes que enviarem mensagens para essa caixa de correio receberão uma notificação de que a mensagem não foi entregue.

Impedir os membros de excluir mensagens de uma caixa de correio compartilhada

Infelizmente, não é possível impedir que outras pessoas excluam mensagens de uma caixa de correio compartilhada. Por exemplo, vamos supor que você tenha cinco pessoas usando uma caixa de correio compartilhada. Uma delas exclui um email após a leitura. Nesse caso, o email é excluído para todas as pessoas, mesmo que elas ainda não tenham lido a mensagem. A única maneira de solucionar isso é criar um Grupo do Office 365 em vez de usar uma caixa de correio compartilhada.

Um grupo do Outlook é como uma caixa de correio compartilhada. Para comparar os dois recursos, confira Comparar grupos. Para saber mais sobre grupos, confira o tópico Saiba mais sobre grupos, especialmente a seção Grupos no Outlook, abaixo na página.

O que mais você precisa saber sobre caixas de correio compartilhadas

  • Não é necessário atribuir licenças para caixas de correio compartilhadas inferiores a 50 GB.

  • É necessário fornecer permissões aos usuários (associação) para que eles possam usar a caixa de correio compartilhada. Somente as pessoas de dentro da organização podem usar uma caixa de correio compartilhada.

  • Não é possível conceder acesso à sua caixa de correio compartilhada a pessoas de fora da sua empresa (como pessoas com uma conta do Gmail). Se quiser fazer isso, crie um grupo do Outlook. Para saber mais, confira o artigo Criar um Grupo do Office 365 no Centro de administração.

  • Não é possível acessar uma caixa de correio compartilhada do Outlook para iPhone, Android ou Mac. Se quiser acessar uma caixa de correio compartilhada de um desses dispositivos, use o Outlook na Web.

  • Não é possível criptografar emails enviados de uma caixa de correio compartilhada.

  • Você pode converter as caixas de correio do usuário em caixas de correio compartilhadas. Confira Converter uma caixa de correio do usuário em uma caixa de correio compartilhada.

Corrigir problemas ao criar caixas de correio compartilhadas

  • Mensagem de erro: O endereço proxy "smtp:<nome da caixa de correio compartilhada>" já está sendo usado pelos endereços proxy ou LegacyExchangeDN de "<nome>". Escolha outro endereço proxy.

    Esse problema ocorre quando você tenta dar um nome que já está em uso à caixa de correio compartilhada. Por exemplo, digamos que você deseja nomear as caixas de correio compartilhadas como info@dominio1 e info@dominio2. Há duas maneiras de fazer isso:

Como o mapeamento automático funciona com caixas de correio compartilhadas

O mapeamento automático é definido na caixa de correio do usuário, não na caixa de correio compartilhada.

Isso significa que, se você tentar usar o grupo de segurança para gerenciar quem tem acesso à caixa de correio compartilhada, o Mapeamento Automático não funcionará. Portanto, se quiser habilitar o Mapeamento Automático, atribua permissões.

Como criar uma caixa de correio compartilhada no Centro de administração do Exchange

Alguns clientes fazem todo o gerenciamento da caixa de correio no Centro de administração do Exchange. Veja aqui as instruções sobre como criar caixas de correio compartilhadas usando essa interface.

Para ver quais permissões são necessárias para executar essas etapas, confira a entrada "Caixas de correio do usuário" nas Permissões de destinatários.

  1. Vá para Destinatários > Compartilhada > Adicionar .

  2. Preencha os campos obrigatórios:

    • Nome de exibição

    • Endereço de email

  3. Para conceder acesso total ou permissões "Enviar como", clique em Adicionar e selecione os usuários aos quais deseja conceder permissões. Use a tecla Ctrl para selecionar vários usuários. Confuso sobre qual permissão usar? Confira Quais permissões você deve usar?.

    Observação : O acesso total permite aos usuários abrir a caixa de correio, além de criar e modificar os itens nela. A permissão "Enviar como" permite que todos os usuários, além do proprietário da caixa de correio, enviem emails pela caixa de correio compartilhada. Ambas as permissões são necessárias para o êxito da operação da caixa de correio compartilhada.

  4. Clique em Salvar para salvar suas alterações e criar a caixa de correio compartilhada.

  1. Vá para Destinatários > Compartilhada > Editar.

  2. Clique em Delegação de caixa de correio

  3. Para conceder ou remover as permissões de acesso total ou "Enviar como", clique em Adicionar ou Remover e selecione os usuários aos quais deseja conceder permissões.

    Observação : O acesso total permite aos usuários abrir a caixa de correio, além de criar e modificar os itens nela. A permissão "Enviar como" permite que todos os usuários, além do proprietário da caixa de correio, enviem emails pela caixa de correio compartilhada. Ambas as permissões são necessárias para o êxito da operação da caixa de correio compartilhada.

  4. Clique em Salvar para salvar as alterações.

  • Acesso total O acesso total permite ao usuário fazer logon na caixa de correio compartilhada e atuar como proprietário dela. Enquanto conectado, o usuário pode criar itens de calendário, ler, exibir, excluir e alterar mensagens de email, além de criar tarefas e contatos de calendário. No entanto, um usuário com permissão de acesso total não pode enviar emails pela caixa de correio compartilhada, a menos que também tenha recebido a permissão "Enviar como" ou "Enviar em nome de".

  • Enviar como "Enviar como" permite ao usuário representar a caixa de correio compartilhada ao enviar um email. Por exemplo, se Pedro faz logon na caixa de correio compartilhada Departamento de Marketing e envia um email, é como se o Departamento de Marketing enviasse o email.

    No entanto, ele não poderá ver os emails enviados ou recebidos pelos endereços compartilhados.

  • Enviar em nome de "Enviar em nome de" permite ao usuário enviar um email em nome da caixa de correio compartilhada. Por exemplo, se Davi faz logon na caixa de correio compartilhada Prédio da Recepção 32 e envia um email, ele é enviado como "Davi em nome do Prédio da Recepção 32". Não é possível usar o EAC para conceder permissões "Enviar em nome de". Você deve usar o cmdlet Set-Mailbox com o parâmetro GrantSendonBehalf.

Use o cmdlet New-Mailbox do PowerShell para criar caixas de correio compartilhadas.

O exemplo a seguir mostra como criar a caixa de correio compartilhada do Departamento de Vendas e conceder permissões de acesso total e "Enviar em nome de" para o grupo de segurança MarketingSG. Os usuários membros do grupo de segurança receberão as permissões para a caixa de correio.

Observação : Este exemplo supõe que você já tenha criado o grupo de segurança MarketingSG e que ele está habilitado para email. Confira Gerenciar grupos de segurança habilitados para email.

New-Mailbox -Shared -Name "Sales Department" -DisplayName "Sales Department" -Alias Sales | Set-Mailbox -GrantSendOnBehalfTo MarketingSG | Add-MailboxPermission -User MarketingSG -AccessRights FullAccess –InheritanceType All

Devo criar uma caixa de correio compartilhada ou um Grupo do Office 365 para o Outlook?

Confira as orientações em Comparar grupos.

Expanda suas habilidades
Explore o treinamento
Obtenha novos recursos primeiro
Ingressar no Office Insider

Essas informações foram úteis?

Obrigado por seus comentários!

Agradecemos pelos seus comentários! Parece que pode ser útil conectar você a um de nossos agentes de suporte do Office.

×