Criar um organograma do Visio 2007 a partir de dados de planilha do Excel 2007

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Capa de Advanced Microsoft Office Documents 2007 Edition Inside Out

Documentos do Office de Microsoft® avançado 2007 Edition dentro para fora
Por Stephanie Krieger

Stephanie Krieger é um MVP de sistema do Microsoft Office, bem como o autor dos livros de Advanced Microsoft Office Documents 2007 Edition Inside Out e o Designer de documento do Microsoft Office. Como consultor documento profissional, ela tem ajudar muitas empresas globais desenvolver soluções corporativas para o Microsoft Office e ensina inúmeros profissionais para criar documentos ótimos por Noções básicas sobre como os programas do Office "acha." Stephanie escreve regularmente para várias páginas da Web da Microsoft e freqüentemente fornece webcasts do Microsoft Office.

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Criar um organograma do Visio a partir de dados da planilha

Esse recurso não é novo, mas é bastante impressionante. Basta digitar uma lista de nomes, cargos e gerentes em uma planilha do Excel e Visio criará o mesmo organograma mais amplo para você em alguns cliques.

Observação : Dependendo das suas necessidades de um organograma, talvez você queira usar este recurso ou os diagramas SmartArt novo no PowerPoint. Para grandes e complicadas organogramas, o Visio é a opção mais flexível. Mas, quando você cria diagramas SmartArt no PowerPoint, você pode converter uma lista com marcadores em um diagrama de dois cliques e, em seguida, adicionar ou revisar entradas de diagrama apenas digitando texto. Visio também é a melhor opção quando você deseja armazenar dados em diagramas ou criar diagramas que são interativos, como diagramas com hiperlinks publicados em uma página da Web. Mas, se você precisar apenas uma alta qualidade, Organograma simples para adicionar a um documento sem precisar desenhar as formas, considere a possibilidade de se um diagrama de SmartArt pode não fazer o truque para você com mais facilidade. Além disso, ao contrário de diagramas do Visio, diagramas SmartArt usam o documento temas, estilos rápidos e efeitos gráficos disponíveis em Word, Excel e PowerPoint. Portanto, seu organograma de SmartArt automaticamente pode coordenar com o documento.

Para criar um organograma do Visio a partir dos dados armazenados no Excel, faça o seguinte.

  1. Configure seus dados no Excel em colunas com uma única linha de cabeçalhos. Títulos tornarão nomes de campo para uso na criação do organograma. Os campos obrigatórios somente são um campo para o nome da pessoa e um campo para a pessoa a quem eles relatar. Inclua outros campos conforme necessário para o conteúdo que você deseja incluir em seu gráfico, como você pode ver os dados de exemplo a seguir.

    Dados do Excel a serem usados no organograma do Visio

  2. No Visio, no menu arquivo, aponte para novo, aponte para Business e clique em Assistente de organograma.

  3. Clique em Avançar na primeira tela para selecionar dados de um arquivo de origem existente. Observe que os dados podem estar em um arquivo do Excel, um arquivo de texto, uma pasta do Microsoft Office Exchange Server ou um banco de dados. Na segunda tela, selecione a opção que inclui arquivo do Excel e clique em Avançar novamente. Navegue até e selecione o arquivo e clique em Avançar mais uma vez.

    Observação : Primeira tela do Assistente de organograma indica que arquivos. xls são o tipo de arquivo do Excel para usar. Esta tela simplesmente não foram atualizada. Trabalho de arquivos (como arquivo de dados de exemplo fornecidos) do Excel 2007 pequeno.

  4. Depois que o Visio acessa seus dados, ele tentará correspondem nomes de campo (títulos de coluna) para os campos nome e Relatórios para o organograma. Confirme que o Visio selecionou os campos corretos e clique em Avançar.

    Neste ponto, você pode simplesmente clique em Avançar até o botão Concluir fica disponível e clique em Concluir para gerar o gráfico. No entanto, observe as opções em cada tela do assistente entre. Em telas do assistente últimas, você pode especificar campos dos seus dados para exibir no gráfico e a ordem na qual deseja exibi-las nas formas, selecione campos para armazenar em formas como dados da forma e especificar requisitos de layout.

Quando o organograma é gerado dos dados de exemplo mostrados nas etapas anteriores, ele se parece com isto.

Organograma do Visio

Leva apenas dois cliques mais formatar esse gráfico com cores de tema e efeitos de tema. Você pode adicionar formas de Formas de organograma ou qualquer outro estêncil e formatá-los como faria com qualquer forma do Visio. Você também pode usar opções no menu de Organograma (esse menu aparece somente para esse tipo de diagrama), incluindo o seguinte:

  • Selecione Opções para globalmente aplicar configurações de formato, como o tamanho da forma e a formatação do texto para cada campo visível (como aplicando itálico títulos).

  • Altere o tipo de posição (como executivo ou gerente) para formas selecionadas.

  • Clique em Exportar dados da organização para exportar todos os dados do seu organograma concluído para um novo arquivo do Excel. Basta, digite um nome para o novo arquivo e clique em Salvar.

    Observe que isso funciona bem com organogramas que criar de outras fontes ou Desenhando formas. Portanto, por exemplo, se você cria o gráfico de organização de dados do Excel e, em seguida, adiciona formas ao gráfico manualmente no Visio, quando você exporta dados para o Excel, ele incluirá as formas que você adicionou bem como aquelas que foram geradas automaticamente. Observe também que, por padrão, o arquivo exportado é salvo como um arquivo. xlsx.

Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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