Criar um organograma automaticamente a partir de dados de funcionários

Criar um organograma automaticamente a partir de dados de funcionários

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Um organograma é um diagrama que mostra relações entre funcionários, cargos e grupos.

Se você tiver todas as informações dos funcionários em um documento como uma planilha do Excel ou em um diretório do Exchange Server, o Visio poderá gerar um diagrama que adiciona as formas e conectores para você. Se não quiser gerar um organograma automaticamente, você poderá desenhar um organograma sem usar uma fonte de dados externa.

Para iniciar o Assistente de organograma, clique em arquivo > novo e clique na categoria de Organograma e, em seguida, clique em criar.

No Visio 2016, clique em arquivo > novo > Business > Organograma e, em seguida, clique em criar.

Organograma

Gerar automaticamente um organograma a partir de uma fonte de dados existente

Quando você clica para criar um gráfico a partir do modelo, o Assistente de Organograma é iniciado. Na primeira página do assistente, selecione Informações já armazenadas em um arquivo ou banco de dados e siga as instruções do assistente.

Fontes de dados que você pode usar

  • Planilha do Microsoft Excel

  • Arquivo de texto

  • Diretório do Microsoft Exchange Server

  • Fonte de dados compatível com ODBC

Colunas necessárias na fonte de dados

A fonte de dados precisa ter colunas para nome do funcionário, identificador exclusivo e a pessoa a quem o funcionário se reporta. Não importa quais são os nomes das colunas na fonte de dados, pois no assistente você identifica manualmente quais colunas (ou nomes de campo) contêm o nome do funcionário e o nome de seu superior.

  • Nome do funcionário    Os nomes dos funcionários aparecem nesse campo da mesma maneira que aparecem nas formas do organograma.

  • Identificador exclusivo     Esta coluna pode ser a coluna Nome do Funcionário se todos os nomes forem exclusivos. Caso contrário, inclua uma coluna com um valor que identifique cada funcionário de maneira exclusiva.

  • A quem o funcionário se reporta    Esse campo deve conter o identificador exclusivo de cada gerente, quer seja um nome ou um número de identificação. No caso de funcionário da camada superior do organograma, deixe esse campo em branco.

Exemplo de um arquivo de texto como fonte de dados

O texto a seguir fornece um exemplo de um arquivo de texto delimitado por vírgula que tem cinco colunas e quatro linhas, sendo que a primeira linha é a do cabeçalho. O Visio gerará esse arquivo de texto de exemplo para você – inicie o Assistente de Organograma, selecione Informações inseridas usando o assistente e clique em Avançar. Na página seguinte, selecione Texto delimitado, digite um nome de arquivo e clique em Avançar. O Visio abre um editor de texto com esses dados de exemplo como guia.

Nome,Reporta-se_a,Cargo,Departamento,Telefone

Manuel Machado, ,CEO,Executivo,x5555
Leonor Marques,Manuel Machado,Gerente de Desenvolvimento,Desenvolvimento de Produto,x6666
Gonçalo Cunha,Leonor Marques,Desenvolvedor de Software,Desenvolvimento de Produto,x6667

Criar um organograma a partir de um novo arquivo de dados

Se você ainda não tem seus dados em outro programa, mas deseja fazê-lo, o Visio abre o Excel ou um editor de texto com dados de exemplo em um formato de amostra adequado. Substitua os dados de exemplo pelos seus dados reais e conclua o assistente para gerar o organograma.

  1. Para iniciar o Assistente de organograma, clique em arquivo > novo e clique na categoria de Organograma e, em seguida, clique em criar.

    No Visio 2016, clique em arquivo > novo > Business > Organograma e, em seguida, clique em criar.

  2. Na primeira página do assistente, selecione Informações inseridas usando o assistente e clique em Avançar.

  3. Selecione o Excel ou o texto delimitado, digite um nome para o novo arquivo e clique em Avançar.
    Se você selecionar o Excel, uma planilha do Microsoft Excel é aberta com texto de exemplo. Se você selecionar texto delimitado, uma página do bloco de notas abre com texto de exemplo.

  4. Quando o Excel ou o Bloco de Notas for aberto, use o texto de exemplo como amostra do tipo de informação a ser incluído e digite suas informações sobre o texto existente. As colunas do nome do funcionário e do superior são obrigatórias, mas você pode adicionar ou excluir outras colunas.

  5. Saia do Excel ou do Bloco de Notas e conclua o assistente.

Alterar o layout, alterar formas e inserir imagens

Os modelos Organograma adicionam uma guia Organograma à faixa de opções. Use as ferramentas dessa guia para fazer grandes alterações na aparência do diagrama.

Os grupos Layout e Organizar têm ferramentas para alterar o layout e a hierarquia das formas.

Use a galeria Formas para escolher o estilo das formas do organograma. Use as ferramentas do grupo Imagem para inserir uma imagem na forma selecionada, excluir a imagem de espaço reservado e alterar a imagem após ter sido inserida em uma forma. Se você não adicionou imagens a todas as formas usando o assistente, pode fazê-lo agora. Na guia Organograma, clique em Inserir > Várias Imagens. Todas as imagens precisam estar em uma única pasta, com o nome de arquivo no formato “Nome do Funcionário.TipoArquivo” – por exemplo, Jordão Moreno.jpg (o nome precisa corresponder exatamente ao nome na fonte de dados).

O grupo Dados da Organização tem ferramentas para importar dados de uma fonte externa usando o assistente, exportar dados da organização para o Excel ou um arquivo de texto, e comparar os dados do diagrama com uma fonte de dados externa.

Mostrar equipes usando a Estrutura da Equipe ou as linhas pontilhadas

Após criar um organograma, você poderá reorganizar as informações para refletir as relações da equipe virtual. Mova as formas relacionadas para perto umas das outras e adicione os conectores de linha pontilhada para mostrar as estruturas de subordinação secundárias. Ou realce uma equipe virtual com uma Estrutura da Equipe. Arraste a forma de Estrutura da Equipe da janela Formas para o desenho e depois use as alças de dimensionamento nos lados para fazê-la incluir os indivíduos na equipe virtual.

Estrutura da Equipe

Atualizar um organograma que usa uma fonte de dados externos

Para refletir as alterações na estrutura de uma organização, você pode atualizar os dados de gráfico ou atualize o organograma manualmente:

  • Clique em Dados > Dados Externos > Atualizar Tudo.

Se os novos dados não corresponderem exatamente aos dados com os quais o gráfico foi criado, talvez seja necessário mover os indivíduos manualmente.

Se você tiver um novo gráfico, use o Visio para compará-lo com seu gráfico antigo e informar a você o que foi alterado.

  1. Abra a versão nova ou a antiga do organograma.

  2. Clique em Organograma > Dados da Organização > Comparar. Na caixa Comparar Dados da Organização, localize a versão com a qual você quer comparar.

  3. Em Tipo de comparação , selecione a situação, dependendo de qual versão você abriu.

  4. Em Tipo de relatório, escolha a opção desejada.

  5. Clique em OK.

Se você ainda não conseguir atualizar o gráfico como quer, talvez seja necessário recriar o gráfico.

Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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