Criar um novo bloco de anotações compartilhado

Fazer anotações como um grupo é um processo de colaboração. Ao contrário de outros programas que "bloqueiam" arquivos para edição por uma pessoa de cada vez, o Microsoft Office OneNote 2007 permite que vários usuários acessem um conjunto de anotações compartilhado ao mesmo tempo. Ele sincroniza automaticamente as alterações de todas as pessoas no bloco de anotações, para que o bloco de anotações esteja sempre atualizado.

O OneNote também mantém uma cópia offline separada das anotações no computador de cada usuário. Dessa forma, os participantes podem editar as anotações localmente mesmo quando estão desconectados da rede. A próxima vez que se conectarem ao bloco de anotações compartilhado, o OneNote mesclará automaticamente suas alterações com as alterações feitas por outras pessoas.

A configuração de um bloco de anotações compartilhado é fácil. O Assistente para Novo Bloco de Anotações o orienta durante as etapas de criação de um bloco de anotações compartilhado em um local da rede ao qual você e os integrantes da equipe têm acesso. Você também pode criar o bloco de anotações em um compartilhamento de arquivo no seu computador.

Criar um novo bloco de anotações compartilhado

  1. No menu Arquivo, clique em Novo e em Bloco de anotações.

  2. No Assistente para Novo Bloco de Anotações, faça o seguinte:

    • Na caixa Nome, insira um nome para o bloco de anotações compartilhado (por exemplo, Relatório semanal de status da equipe ou Anotações do grupo de estudo de filosofia).

    • Opcionalmente, selecione uma cor para a capa do bloco de anotações, que será exibida como um ícone na barra de navegação Bloco de Anotações.

    • Ou, então, na lista Com Base no Modelo, selecione um modelo padrão para ser usado para as páginas no bloco de anotações compartilhado.

  3. Clique em Avançar.

  4. Em Quem usará este bloco de anotações?, clique em Várias pessoas compartilharão o bloco de anotações e, em seguida, siga um destes procedimentos:

    • Clique em Em um servidor se você e as pessoas que estiverem usando o bloco de anotações compartilhado tiverem permissão para acessar e alterar os arquivos em um compartilhamento de arquivos de rede ou servidor.

      Observação: Talvez você precise contatar o administrador de rede para obter permissão para acessar um compartilhamento de arquivos em um servidor.

    • Clique em Em uma pasta compartilhada neste computador para criar um compartilhamento de arquivo no seu computador que outras pessoas poderão acessar. Você precisa ter feito logon como Administrador no seu computador para criar uma pasta compartilhada no disco rígido.

      Observação: Escolha essa opção somente se seu computador estiver disponível na rede a maior parte do tempo. Se o computador estiver offline freqüentemente ou se você viajar com ele, considere a possibilidade de criar o bloco de anotações compartilhado em um compartilhamento de arquivos de rede.

  5. Clique em Avançar.

  6. Escolha um local adequado para seu novo bloco de anotações compartilhado. Recomendamos os seguintes locais:

    • Um compartilhamento de arquivos interno ou público na rede de computadores da sua empresa ou escola

    • Uma pasta compartilhada em um computador no qual você tenha permissões de administrador

    • Uma biblioteca de documentos em um site do Microsoft Windows SharePoint Services

    • Uma unidade USB com alta capacidade de armazenamento

      Recomendamos que você não use blocos de anotações compartilhados com qualquer outra tecnologia de compartilhamento de arquivos ou de pastas e de sincronização.

  7. Na caixa Local, verifique o local sugerido para o bloco de anotações compartilhado.

    Observação: O nome do bloco de anotações que você insere na etapa 2 é adicionado automaticamente ao caminho do local.

  8. Para compor uma mensagem de email que contém um link para o local do bloco de anotações compartilhado, marque a caixa de seleção Criar um email com um link para este bloco de anotações que eu possa enviar a outras pessoas.

    Dica: Para enviar um link do bloco de anotações compartilhado depois que ele tiver sido criado, no menu Compartilhar, clique em Enviar Link de Bloco de Anotações Compartilhado para Outras Pessoas.

  9. Clique em Criar.

    Observação: O OneNote cria um bloco de anotações compartilhado no local que você nomeou. Dependendo das opções que você selecionou no Assistente para Novo Bloco de Anotações, o OneNote pode exibir uma caixa de diálogo e um tópico de Ajuda adicional para orientá-lo durante as etapas de definição de permissões para outros usuários.

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