Criar um grupo de contatos ou lista de distribuição no Outlook

Criar um grupo de contatos ou lista de distribuição no Outlook

Use um grupo de contatos (antes chamado de “lista de distribuição”) para enviar um email a várias pessoas: uma equipe de projeto, um comitê ou mesmo um grupo de amigos, sem ter de adicionar cada nome sempre que escrever para elas. Para criar um grupo de contatos:

Caixa de diálogo Grupo de Contatos

Para saber mais sobre grupos de contatos para Mac, veja Criar um grupo de contatos no Outlook para Mac.

  1. Na barra de Navegação, clique em Pessoas.

    • Para o Outlook 2013: Pessoas

    • Para o Outlook 2016: Pessoas

  2. Em Meus Contatos, escolha onde você vai adicionar o grupo de contatos. Neste exemplo, clique em Contatos.

  3. Clique em Página Inicial > Novo Grupo de Contatos.

  4. Na guia Grupo de Contatos, na caixa Nome, digite o nome do grupo.

  5. Clique em Adicionar Membros e adicione as pessoas de seu catálogo de endereços ou de sua lista de contatos.

    Adicionar membros a um novo grupo

    Observação :  Para adicionar alguém que não esteja em seu catálogo de endereços nem em seus contatos, crie ou adicione uma pessoa como um contato.

  6. Clique em Salvar e Fechar.

    Para aprender como usar seu novo grupo de contatos, consulte Enviar uma mensagem de email para um grupo de contatos.

Se você sempre envia emails para o mesmo grupo de pessoas, você pode criar um grupo de contatos (anteriormente chamado de uma lista de distribuição) que inclui todos os destinatários usando um email anterior que você enviou para eles. Então, da próxima vez que você deseja ser contatado ou agendar uma reunião com eles, você pode adicionar o grupo de contacto à linha Para da sua mensagem, em vez de adicionar cada pessoa individualmente.

  1. Abra um email que foi enviado para as pessoas que você deseja incluir no grupo de contato.

  2. Na caixa Para ou Cc, destaque todos os nomes com o mouse.

    Selecionar as pessoas na mensagem de email

  3. Clique com o botão direito do mouse na seleção e clique em Copiar, ou pressione Ctrl+C.

  4. No Outlook (não na mensagem de email aberta), clique em Pessoas.

    Dica :  Se sua lista de contatos não aparecer, clique em Pessoas novamente.

    Clique em Pessoas

  5. Clique em Página Inicial > Novo Grupo de Contatos.

    Clique em Novo Grupo de Contatos na guia Início

  6. Digite um nome para o grupo de contatos, como Projetos Especiais.

  7. Clique em Adicionar membros > Dos contatos do Outlook.

    Adicionar membros dos contatos do Outlook

  8. Na janela que é aberta, clique com o botão direito dentro da caixa Membros e clique em Colar, ou pressione Ctrl+V.

  9. Clique em OK.

    As pessoas do email aparecerão como uma lista de membros para o seu grupo de contatos.

    O novo grupo de contatos agora deve conter pessoas

  10. Clique em Salvar e Fechar.

Os grupos de contatos aparecem em sua lista de contatos junto com as pessoas individuais. Você pode ver a diferença pelos ícones que aparecem à esquerda dos nomes no modo de exibição de Lista. O ícone do cartão é para os contatos individuais e o ícone de pessoas é para os grupos de contatos.

Os ícones de pessoas são para os grupos de contatos e os ícones de cartão são para os indivíduos

Para concluir, você pode adicionar pessoas ou remover pessoas do grupo de contato posteriormente.

Se você tem um monte de negócios ou contatos pessoais que mantém em uma planilha do Excel, pode importá-los diretamente para o Outlook.

Em seguida, você pode criar um grupo de contatos (anteriormente chamado de "lista de distribuição") usando as informações de contatos importadas. Com um grupo de contatos, você pode enviar emails e convites de reunião para as pessoas sem ter que adicionar cada nome.

Infelizmente, o Outlook não pode criar automaticamente um grupo de contatos de uma lista de contatos no Excel. Mas, você pode fazê-lo seguindo estas quatro etapas:

  1. Prepare seus dados de contato para serem importados.

  2. Importe as informações.

  3. Mapeie as colunas da planilha do Excel nos campos do Outlook apropriados.

  4. Crie seu grupo de contatos.

Etapa 1: salve suas informações de contato do Excel em um arquivo que o Outlook pode importar

O Outlook não pode importar pastas de trabalho com várias planilhas, mas pode importar arquivos de valores separados por vírgula (.csv). Veja como salvar sua pasta de trabalho como um arquivo .csv:

  1. Em sua pasta de trabalho, clique na planilha com as informações de contato que você deseja importar.

  2. Clique em Arquivo > Salvar Como.

  3. Escolha onde o arquivo será salvo.

  4. Na caixa Salvar como tipo, escolha CSV (MS-DOS) (*.csv), dê um nome de arquivo e clique em Salvar.

  5. Se o Excel lhe disser que “O tipo de arquivo selecionado não contém pastas de trabalho com várias planilhas”, clique em OK. A mensagem se refere a uma limitação do arquivo CSV; nada acontecerá com a sua pasta de trabalho original (o arquivo xlsx.).

  6. Quando o Excel lhe disser que “Alguns recursos na sua pasta de trabalho poderão ser perdidos”, clique em Sim para salvar a pasta de trabalho atual como um arquivo CSV. A pasta de trabalho original (o arquivo .xlsx) é fechada, mas nenhuma alteração é feita nela.

  7.  Feche o arquivo CSV.

Você terminou com o Excel. Agora, pode iniciar o processo de importação no Outlook.

Etapa 2: iniciar a importação

  1. No Outlook, clique em Arquivo > Abrir e Exportar > Importar/Exportar.

    Importar/exportar

    Isso inicia o Assistente para Importação e Exportação.

  2. Escolha Importar de outro programa ou arquivo e clique em Avançar.

    Assistente para Importação e Exportação

  3. Escolha Valores Separados por Vírgulas e clique em Avançar.

  4. Clique em Procurar e procure o arquivo CSV salvo.

  5. Em Opções, escolha se deseja substituir duplicatas (contatos existentes), criar contatos duplicados ou não importar duplicatas. Seguem algumas considerações:

    • Substituir duplicatas exclui os contatos existentes, quando o Outlook encontra uma correspondência para o nome do contato (ou algum outro campo, como explicado na seção abaixo sobre o mapeamento). Se você já tem informações sobre alguns dos mesmos contatos no Outlook, escolha por criar duplicatas.

    • A criação de duplicatas é a opção mais segura. Você pode limpar as duplicatas depois.

    • Se você está confiante que as informações sobre os contatos existentes no Outlook são as mesmas que os contatos em seu arquivo de importação, você pode optar por não importar duplicatas. O Outlook importará apenas novos contatos.

  6. Clique em Avançar e escolha onde deseja armazenar os novos contatos importados. Contatos deve estar selecionado por padrão. Se você deseja uma pasta diferente, role para encontrar a pasta desejada.

  7. Clique em Avançar.

  8. Verifique se a caixa de seleção ao lado de Importar “MeusContatos.csv” (pressupondo que este é seu nome de arquivo) está marcada.

  9. Não clique em Concluir ainda, porque você precisa "mapear" algumas das colunas em seu arquivo CSV nos campos de contato do Outlook.

Etapa 3: mapear as colunas do seu arquivo CSV para os campos de contato do Outlook

  1. Clique no botão Mapear Campos Personalizados. A caixa de diálogo Mapear Campos Personalizados é exibida.

    • Em De, uma caixa mostra os nomes das colunas de seu arquivo de importação CSV.

    • Em Para, você vê os campos padrão que o Outlook usa para contatos. Se um corresponder uma coluna no arquivo CSV, você verá sua coluna em Mapeado de.

      Caixa de diálogo Mapear Campos Personalizados

  2. Você provavelmente precisará fazer algum mapeamento manual. Por exemplo, no exemplo a seguir, em seu arquivo de importação, o número de telefone residencial do contato está em uma coluna chamada Tel Res. Isso não tem uma correspondência exata no Outlook. Em vez disso, o Outlook usa o campo Telefone Residencial.

    Mapear campos no arquivo de importação para campos no Outlook

  3. Arraste Tel Res do painel à esquerda e solte-o em Telefone Residencial no painel direito.

    Tel Res agora aparece na coluna Mapeado de.

    Campos mapeados com êxito

  4. Um por vez, arraste o resto dos valores do painel esquerdo para os campos apropriados do Outlook no painel direito. Por exemplo, você pode arrastar Endereço para Endereço Residencial ou Endereço Comercial, dependendo do tipo de endereços de seus contatos.

  5. Clique em OK e em Concluir.

    Seus contatos foram importados com êxito para o Outloo

    Contatos

Agora que você tem seus contatos no Outlook, só tem mais uma etapa: criar o grupo de contatos.

Etapa 4: criar seu grupo de contatos

  1. Clique em Pessoas.

    Clique em Pessoas

  2. Em Meus Contatos, escolha onde você vai adicionar o grupo de contatos. Neste exemplo, clique em Contatos.

  3. Clique em Página Inicial > Novo Grupo de Contatos.

    Na guia Página Inicial, clique em Novo Grupo de Contatos.

  4. Na guia Grupo de Contatos, na caixa Nome, digite o nome do grupo.

  5. Clique em Adicionar membros > Dos contatos do Outlook.

  6. Mantenha pressionada a tecla Ctrl, clique nos contatos que você importou e clique em Membros para adicioná-los ao grupo de contatos.

  7. Clique em OK.

  8. Clique em Salvar e Fechar.

Confira também

Adicionar pessoas a um grupo de contatos

Alterar o que aparece na Barra de Navegação

No Outlook 2010, há um número máximo de nomes que você pode incluir em um grupo de contatos.

Criar um grupo de contatos

  • Criar um grupo de contatos com nomes novos ou nomes no Catálogo de Endereços    

    1. Em Contatos, na guia Página Inicial, no grupo Novo, clique em Novo Grupo de Contatos.

      comando novo grupo de contatos na faixa de opções

    2. Na caixa Nome, digite um nome para o grupo de contatos.

    3. Na guia Grupo de Contatos, no grupo Membros, clique em Adicionar Membros e clique em Dos Contatos do Outlook, Do Catálogo de Endereços ou Novo Contato de Email.

    4. Se você estiver adicionando um novo contato de email, insira as informações da pessoa na caixa de diálogo Adicionar Novo Membro.

      Se você estiver adicionando um membro de um Catálogo de Endereços ou dos Contatos do Outlook, faça o seguinte:

      1. Na lista suspensa Catálogo de Endereços, clique no catálogo de endereços que contém os endereços de email que você deseja incluir em seu grupo de contatos.

      2. Na lista de nomes, clique nos nomes que você deseja e, em seguida, clique em Membros. Você pode adicionar nomes de catálogos de endereços diferentes ao mesmo grupo de contatos.

    5. Faça isso para cada pessoa que você deseja adicionar ao grupo de contatos e, em seguida, clique em OK.

      O grupo de contatos é salvo na sua pasta Contatos com o nome que você atribuiu a ele.

  • Criar um grupo de contatos copiando nomes de uma mensagem de email    

    1. Na mensagem da qual você deseja copiar os nomes, clique nos nomes na caixa Para ou Cc.

    2. Clique com o botão direito do mouse na seleção e clique em Copiar.

    3. Em Email, na guia Página Inicial, no grupo Novo, clique em Novos Itens e, em seguida, clique em Mais Itens e em Grupo de Contatos.

    4. Na caixa Nome, digite um nome para o grupo de contatos.

    5. Na guia Grupo de Contatos, no grupo Membros, clique em Adicionar Membros e, em seguida, clique em Dos Contatos do Outlook ou Do Catálogo de Endereços.

    6. Na parte inferior da caixa de diálogo Selecionar Membros, na caixa Membros, clique com botão direito do mouse e, em seguida, clique em Colar.

Observação :  O membro não precisa estar em seu catálogo de endereços para ser adicionado ao grupo de contatos. O nome do membro e o endereço de email serão incluídos quando você copia e cola da mensagem de email original.

Se receber uma mensagem que inclua um grupo de contatos que você deseja usar, salve o grupo em seus Contatos.

  1. Abra a mensagem que contém o grupo de contatos.

  2. Na caixa Para ou Cc, clique com botão direito do mouse no grupo de contatos e, em seguida, clique em Adicionar aos Contatos do Outlook.

Exibir os nomes em um grupo de contatos

Siga um destes procedimentos:

  • Exibir os nomes no Catálogo de Endereços

    1. Em uma nova mensagem, clique em Para.

    2. Na lista suspensa Catálogo de Endereços, clique no catálogo de endereços que contém o grupo de contatos sobre o qual você deseja informações.

      Dica : Não consegue ver o grupo de contatos correto? Talvez você precise adicionar um catálogo de endereços primeiro.

    3. Procure o nome do grupo de contatos ou digite-o na caixa Pesquisar.

    4. Na lista Nome, clique com o botão direito no grupo de contatos desejado e, em seguida, clique em Propriedades.

  • Exibir os nomes de contato no cabeçalho de uma mensagem ou solicitação de reunião

    1. Na caixa Para, clique no sinal de mais (+) ao lado do nome do grupo de contatos.

      Observação :  Depois que a lista for expandida, não você não poderá recolher a lista novamente nessa mensagem.

  1. Em Contatos, abra o grupo de contatos.

    Observação :  Nos modos de exibição de lista, os grupos de contatos estão marcados com o ícone Imagem do botão do grupo de contatos.

  2. Siga um ou mais dos procedimentos abaixo:

    • Adicionar um endereço de um catálogo de endereços ou de uma pasta de contatos    

      1. Na guia Grupo de Contatos, no grupo Membros, clique em Adicionar Membros e, em seguida, clique em Dos Contatos do Outlook ou Do Catálogo de Endereços.

      2. Na lista suspensa Catálogo de Endereços, clique no catálogo de endereços que contém os endereços de email desejados em seu grupo de contatos.

      3. Procure o nome desejado ou digite-o na caixa Pesquisar.

      4. Clique no nome na lista Nome e, em seguida, clique em Membros. Faça isso para cada pessoa que você deseja adicionar ao grupo de contatos e, em seguida, clique em OK.

    • Adicionar um endereço que não está em uma pasta de contatos ou em um catálogo de endereços    

      1. Na guia Grupo de Contatos, no grupo Membros, clique em Adicionar Membros e, em seguida, clique em Novo Contato de Email.

      2. Digite as informações do endereço de email e, em seguida, clique em OK.

    • Remover um nome    

      1. Na lista de nomes, clique no nome que você deseja remover e, em seguida, na guia Grupo de Contatos, no grupo Membros, clique em Remover Membro.

Confira também

Compartilhar uma pasta de contatos com outras pessoas

Criar uma lista de distribuição

Por padrão, as listas de distribuição são armazenadas na pasta Contatos. Se você usa uma conta do Microsoft Exchange, seu Global Address List pode conter listas de distribuição global, disponíveis para todos que usam essa rede. As listas de distribuição pessoal criadas na pasta Contatos ficam disponíveis somente para você, mas é possível compartilhá-las enviando-as para outras pessoas.

Quantos nomes podem ser incluídos em uma lista de distribuição?

O número máximo de nomes que você pode incluir em uma lista de distribuição depende do tamanho dos próprios arquivos de contatos (para cada contato). Não existem regras difíceis e rápidas, mas em geral, uma lista de distribuição pode conter entre 50-70 nomes e endereços de email. O número máximo de endereços de email, com um tamanho mínimo de arquivo de contatos, é de aproximadamente 125 e isso pode incluir outras listas de distribuição.

Para obter mais informações, consulte o artigo da Base de Conhecimento sobre o tamanho máximo das listas de distribuição.

Siga um destes procedimentos:

  • Criar uma lista de distribuição usando nomes do Catálogo de Endereços    

    1. No menu Arquivo, aponte para Novo e clique em Lista de Distribuição.

    2. Na caixa Nome, digite o nome da lista de distribuição. (Por exemplo, "Amigos da Política.")

    3. Na guia Lista de Distribuição, clique em Selecionar Membros.

    4. Na lista suspensa Catálogo de Endereços, clique no catálogo de endereços que contém os endereços de email que você deseja incluir em sua lista de distribuição.

      Lista de Catálogos de Endereços

    5. Na caixa Pesquisar, digite um nome que você deseja incluir. Quando o nome procurado aparecer na lista a seguir, clique nele e, em seguida, clique em Membros.

    6. Faça isso para cada pessoa que você deseja adicionar à lista de distribuição e, em seguida, clique em OK.

      Se quiser adicionar uma descrição mais detalhada sobre a lista de distribuição, na guia Lista de Distribuição, clique em Anotações e, em seguida, digite o texto.

      A lista de distribuição é salva na pasta Contatos com o nome que você atribuiu a ela.

  • Criar uma lista de distribuição copiando nomes de uma mensagem de email    

    1. Na mensagem da qual você deseja copiar os nomes, escolha os nomes na caixa Para ou Cc.

    2. Clique com o botão direito do mouse na seleção e clique em Copiar no menu de atalho.

    3. Clique no botão do Microsoft Office imagem do botão office e, em Criar Novo Item do Outlook, clique em Lista de distribuição.

    4. Na guia Lista de Distribuição, clique no grupo Membros e clique em Selecionar Membros.

    5. Na parte inferior da caixa de diálogo Selecionar Membros, na caixa Membros, clique com botão direito do mouse e, em seguida, clique em Colar no menu de atalho.

      Observação : Um membro não precisa estar em seu Catálogo de Endereços para ser adicionado à lista de distribuição. O nome e o endereço de email do membro serão incluídos quando você copiar e colar a mensagem de email original.

    6. Clique em OK.

    7. Na caixa Nome, digite um nome para a lista de distribuição.

    8. Na guia Lista de Distribuição, no grupo Ações, clique em Salvar e Fechar.

Por padrão, as listas de distribuição são armazenadas na pasta Contatos. Ao receber uma lista de distribuição de outra pessoa, você pode salvá-la em seus Contatos.

  1. Abra a mensagem que contém a lista de distribuição.

  2. No cabeçalho da mensagem, clique com botão direito na lista de distribuição e, em seguida, clique em Adicionar aos Contatos do Outlook no menu de atalho.

Editar uma lista de distribuição ao adicionar ou excluir nomes.

Mostre-me os nomes em uma lista de distribuição

Siga um destes procedimentos:

  • Exibir os nomes no Catálogo de Endereços

  • Em uma nova mensagem, clique em Para.

  • Na lista suspensa Catálogo de Endereços, clique no catálogo de endereços que contém a lista de distribuição sobre o qual você deseja informações.

  • Na caixa Pesquisar, digite o nome da lista de distribuição.

  • Na lista Nome, clique com botão direito do mouse na lista de distribuição e, em seguida, clique em Propriedades no menu de atalho.

    Por que não vejo a lista Nome no Catálogo de Endereços?

    É provável que você tenha usado a opção de pesquisa Mais colunas da última vez que você utilizou o Catálogo de Endereços. Clique em Somente nome ao lado de Pesquisar para restaurar o modo de exibição de lista de nomes.

  • Exibir os nomes no cabeçalho de uma mensagem ou solicitação de reunião

    • Na caixa Para, clique no sinal de mais (+) ao lado do nome da lista de distribuição.

      Observação :  Depois que a lista for expandida, você não poderá recolhê-la novamente. As listas de distribuição no campo Email de um contato não poderão ser expandidas

  1. Em Contatos, abra a lista de distribuição.

    Observação : Nos modos de exibição de lista, as listas de distribuição são marcadas com Imagem do botão .

  2. Siga um ou mais dos procedimentos abaixo:

    • Adicionar um endereço de um catálogo de endereços ou de uma pasta de contatos    

      1. Na guia Lista de Distribuição, clique em Selecionar Membros.

      2. Na lista suspensa Catálogo de Endereços, clique no catálogo de endereços que contém os endereços de email que você deseja em sua lista de distribuição.

      3. Na caixa Pesquisar, digite um nome que você deseja incluir.

      4. Clique no nome na lista Nome e, em seguida, clique em Membros. Faça isso para cada pessoa que você deseja adicionar à lista de distribuição e, em seguida, clique em OK.

        Por que não vejo a lista Nome no Catálogo de Endereços?

        É provável que você tenha usado a opção de pesquisa Mais colunas da última vez que você utilizou o Catálogo de Endereços. Clique em Somente nome ao lado de Pesquisar para restaurar o modo de exibição de lista de nomes.

    • Adicionar um endereço que não está em uma pasta de contatos ou em um catálogo de endereços    

      1. Na guia Lista de Distribuição, clique em Adicionar Novo.

      2. Digite as informações do endereço de email e, em seguida, clique em OK.

    • Excluir um nome    

      1. Clique no nome e, em seguida, clique em Remover.

Uma lista de distribuição é um grupo de endereços de email que você cria e adiciona ao seu Catálogo de Endereços do Outlook como um único endereço de email. Quando você envia uma mensagem para uma lista de distribuição, ela vai para cada endereço de email na lista.

Siga um destes procedimentos:

  • Criar uma lista de distribuição usando nomes do seu Catálogo de Endereços    

    1. No menu Arquivo, aponte para Novo e clique em Lista de Distribuição.

    2. Na caixa Nome, digite um nome.

    3. Na guia Lista de Distribuição, clique em Selecionar Membros.

    4. Na lista suspensa Catálogo de Endereços, clique no catálogo de endereços que contém os endereços de email que você deseja em sua lista de distribuição.

    5. Na caixa Pesquisar, digite um nome que você deseja incluir. Clique na lista abaixo, clique no nome e clique em Membros. Faça isso para cada pessoa que você deseja adicionar à lista de distribuição e clique em OK.

      Se quiser incluir uma descrição mais detalhada sobre a lista de distribuição, na guia Lista de Distribuição, clique em Anotações e adicione-o.

      A lista de distribuição é salva na pasta Contatos com o nome que você atribuiu a ela.

  • Criar uma lista de distribuição copiando nomes de uma mensagem de email    

    1. Na mensagem de email da qual você deseja copiar os nomes, escolha os nomes na caixa Para ou Cc.

    2. Clique com o botão direito do mouse na seleção e clique em Copiar no menu de atalho.

    3. Clique no botão do Microsoft Office imagem do botão office e, em Criar Novo Item do Outlook, clique em Lista de distribuição.

    4. Na guia Lista de Distribuição, clique no grupo Membros e clique em Selecionar Membros.

    5. Na parte inferior da caixa de diálogo Selecionar Membros, na caixa Membros, clique com botão direito do mouse e, em seguida, clique em Colar no menu de atalho.

      Observação : Um membro não precisa estar em seu Catálogo de Endereços para ser adicionado à lista de distribuição. O nome e o endereço de email do membro serão incluídos quando você copiar e colar a mensagem de email original.

    6. Clique em OK.

    7. Na caixa Nome, digite um nome para a lista de distribuição.

    8. Na guia Lista de Distribuição, no grupo Ações, clique em Salvar e Fechar.

Para obter mais informações sobre listas de distribuição, como adicionar nomes ou enviar uma mensagem para parte de uma lista, confira Criar e editar um grupo de contatos ou lista de distribuição.

Criar um grupo de contatos do Outlook

Quando você organiza os contatos individuais em pastas, pode organizar suas pastas de contatos relacionadas em grupos no Navigation Pane para mantê-los visíveis e facilmente acessíveis.

Dica : Mantenha suas pastas de contatos visíveis deixando seu grupo aberto ou "expandido" ou recolha o grupo para liberar mais espaço. Clique nas setas no cabeçalho de grupo para expandir e recolher o grupo.

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