Criar um grupo de contatos a partir de uma lista do Excel

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Caso seja necessário, você pode usar grupos de contatos para enviar emails para grandes grupos com centenas de membros. E, muitas vezes, a maneira mais fácil de fazer isso é criar uma lista em um programa de planilha como o Microsoft Excel.

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Criar um grupo de contatos

Criar um grupo de contatos de uma lista de nomes em uma mensagem de email

Criar um grupo de contatos a partir de uma lista de contatos no Excel

Os detalhes do Cco

Digamos que você envie emails periodicamente para uma lista de distribuição que você salvou em uma pasta de trabalho do Excel.

Bem, há uma maneira bem rápida de fazer isso usando os grupos de contatos.

No Outlook, clique em Pessoas, selecione uma pasta de contatos e adicione um Novo Grupo de Contatos à pasta.

Digite um nome para o grupo. Clique em Adicionar Membros e Dos Contatos do Outlook.

Agora abra a pasta de trabalho no Excel

e organize a planilha de forma que a coluna de nomes de usuários fique adjacente à coluna de endereços de email.

Por exemplo, você pode selecionar as colunas que estão entre as duas, clicar com o botão direito do mouse na seleção e clicar em Ocultar.

Não se preocupe, isso não excluirá seus dados. Você poderá exibir novamente as colunas posteriormente.

Agora selecione os nomes e endereços em ambas as colunas e copie-os para a área de transferência.

Depois, no Outlook, clique na caixa de texto Participantes e cole o texto.

E clique em OK. Os nomes serão adicionados ao grupo de contatos.

Você pode usar o mesmo procedimento para copiar rapidamente endereços de email de outras fontes, como emails, arquivos de texto ou documentos do Word.

Este processo serve para adicionar rapidamente endereços a um grupo de contatos.

Mas se você também quiser criar contatos do Outlook a partir de uma lista do Excel,

precisa executar um procedimento diferente e importar o arquivo do Excel. Vamos ver como fazer isso.

No Excel, clique em Arquivo, Salvar como e escolha um local.

Digite um nome de arquivo, clique em Salvar como tipo e selecione CSV (separado por vírgulas).

E salve a lista de emails como um novo arquivo no formato CSV. Clique em Sim.

Agora vá para o Outlook.

Em Pessoas, clique com o botão direito do mouse na pasta de contatos em que você deseja adicionar a lista do Excel e crie uma nova pasta. Digite um nome.

Colocaremos a lista do Excel nesta pasta para separá-la de outros contatos.

Agora clique em Arquivo, Abrir e Exportar e em Importar/Exportar.

Selecione Importar de outro programa ou arquivo.

Selecione Valores Separados por Vírgula.

Navegue até o arquivo CSV do Excel que acabamos de criar.

E, como pasta de destino, selecione a que acabamos de criar.

A seguir, clique em Mapear campos personalizados.

É aqui que garantimos que as informações entre as colunas do Excel

e os campos de contatos do Outlook estejam mapeadas corretamente.

Veja, os nomes de contatos foram definidos corretamente com a coluna Nome do Excel.

Vejamos como o Outlook define os endereços de email.

Bem, neste caso, nada está definido.

Isso provavelmente ocorreu porque o Outlook estava procurando por E-mail sem hífen, e nossa coluna de tem um hífen.

Mas podemos mapear esse campo manualmente arrastando o email da lista à esquerda

e soltando-o no campo de do Outlook.

Não precisamos nos preocupar em definir as outras colunas agora, então clique em OK. E em Concluir.

E a lista do Excel é adicionada à nossa pasta de contatos, como novos contatos.

Por fim, vamos adicionar os contatos a um novo grupo e podemos adicionar esse novo grupo à nova pasta.

Digite um nome, clique em Adicionar Membros e em Dos Contatos do Outlook.

Abra a lista do catálogo de endereços e selecione a pasta de contatos criada.

Selecione todos os contatos na lista e adicione-os a Participantes. Depois clique em OK e em Salvar e Fechar.

Para enviar email para o grupo de contatos, digite o nome do grupo na linha Para.

Ou digite-o na linha Cco se quiser ocultar os endereços dos destinatários.

Se você usar grupos de contatos ou categorias simples para agrupar contatos,

o Outlook poderá ajudá-lo a economizar tempo ao enviar emails para grupos de qualquer tamanho.

Para saber mais sobre grupos de contatos e categorias, e também sobre Cco, veja os links no resumo do curso.

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