Criar um formulário para responder a um status de fluxo de trabalho

Neste artigo

• Introdução ao uso de fluxos de trabalho com formulários do InfoPath

• Considerações sobre compatibilidade

• Antes de começar

• Etapa 1: Adicionar um fluxo de trabalho de aprovação para uma biblioteca

• Etapa 2: Adicionar uma conexão de dados a um modelo de formulário

• Etapa 3: Adicionar uma regra a um modelo de formulário para exibir um modo de exibição específico

• Etapa 4: Publicar um modelo de formulário como um tipo de conteúdo de site

• Etapa 5: Adicionar um tipo de conteúdo em uma biblioteca de documentos

Introdução ao uso de fluxos de trabalho com formulários do InfoPath

Fluxos de trabalho ajudam as pessoas a colaborar em documentos e gerenciar tarefas de projeto implementando processos de negócios específicos em documentos e itens em um site de Microsoft Office SharePoint Server 2007 ou Windows SharePoint Services 3.0. Fluxos de trabalho ajudam as organizações adicional processos comerciais consistentes e eles também melhorar a eficiência organizacional e a produtividade ao gerenciar tarefas e etapas envolvidas no processos de negócios específicos. Isso permite que as pessoas que executam estas concentre-se de tarefas ao executar o trabalho em vez de gerenciar o fluxo de trabalho.

Você pode habilitar um formulário do InfoPath exibir dados específicos que corresponde ao status atual de um fluxo de trabalho. Você pode fazer isso criando um modelo de formulário para usar as regras que iniciam uma ação no formulário baseado no status do fluxo de trabalho. Isso pode simplificar os processos que as pessoas usam para preencher formulários. Por exemplo, você pode habilitar um formulário para exibir um modo de exibição somente leitura quando o status de um fluxo de trabalho for concluída e, portanto, os dados do formulário não devem ser alterados.

Fluxos de trabalho devem ser adicionados a uma lista do SharePoint, biblioteca ou tipo de conteúdo para disponibilizá-los para uso em modelos de formulário do InfoPath. Os fluxos de trabalho disponíveis para um site também variam dependendo do tipo de site e se os fluxos de trabalho personalizados foram criados usando Microsoft Office SharePoint Designer 2007.

Este artigo usa o fluxo de trabalho de aprovação para ilustrar como os fluxos de trabalho podem ser usados com os modelos de formulário do InfoPath. O fluxo de trabalho de aprovação rotear um formulário do InfoPath que é salvo em uma biblioteca em um grupo de pessoas para aprovação. Por padrão, o fluxo de trabalho de aprovação está associado ao tipo de conteúdo de documento e está automaticamente disponível nas bibliotecas de documentos ou de formulários.

Cada fluxo de trabalho é definido por status distintas com nomes descritivos, como Em andamento. Os nomes de status variam dependendo do tipo de fluxo de trabalho. Por exemplo, um fluxo de trabalho de aprovação — que está disponível em servidores que executam Microsoft Office SharePoint Server 2007 — inclui um status para Em andamento, cancelado e concluído. Os status de um fluxo de trabalho de três estados — que está disponível em Windows SharePoint Services 3.0 — pode ser definido pela pessoa que adiciona o fluxo de trabalho a uma biblioteca ou lista, enquanto outros fluxos de trabalho usam status padrão, como o status Em andamento observado anteriormente. Embora o nome descritivo seja visível para o usuário, status do fluxo de trabalho são representados por programação por valores numéricos. Para criar um modelo de formulário para responder a um status de fluxo de trabalho específica, você deve saber o valor numérico para o status do fluxo de trabalho que você deseja usar. Isso ocorre porque o InfoPath usa o valor numérico do fluxo de trabalho para iniciar uma ação, como alternar as exibições.

Conforme mencionado anteriormente, você pode habilitar um modelo de formulário do InfoPath exibir dados específicos que corresponde ao status atual de um fluxo de trabalho. Embora este artigo descreve como habilitar um modelo de formulário de relatório de despesas exibir automaticamente um modo de exibição específico, dependendo do seu status do fluxo de trabalho, você também pode personalizar o fluxo de trabalho adicionando ações adicionais. Por exemplo, em vez de habilitar formulários exibir um modo de exibição específico, você poderá habilitá-los exibir uma mensagem de caixa de diálogo que mostra as instruções. E, em vez de usar um fluxo de trabalho de aprovação, você pode usar o fluxo de trabalho de três estados.

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Considerações sobre compatibilidade

Se você planeja criar um modelo de formulário compatível com o navegador, tenha em mente que a barra de ação do documento, que fica visível quando preenchendo formulários nos documentos do Microsoft Office, incluindo formulários do InfoPath, não está visível nos modelos de formulário compatíveis com o navegador que os usuários preencherem em um navegador da Web . No entanto, você ainda pode usar formulários baseados em navegador com fluxos de trabalho. Para alterar o status do fluxo de trabalho para esses formulários, os participantes do fluxo de trabalho podem usar as configurações da biblioteca de documentos. Encontre mais informações sobre como alterar configurações de fluxo de trabalho usando sites do SharePoint, na seção Consulte também.

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Antes de começar

Verifique o seguinte antes de executar as tarefas neste artigo:

• Contate o administrador do farm para confirmar que os fluxos de trabalho de aprovação é instalado e ativado para o site do SharePoint que você deseja usar.

• Certifique-se de que você tenha pelo menos um Design nível de permissão do site do SharePoint. Esse nível de permissão é necessário para publicar um modelo de formulário e criar um fluxo de trabalho.

• Criar um modelo de formulário com duas ou mais modos de exibição e personalizar cada modo de exibição para exibir o tipo de dados apropriado para cada status de fluxo de trabalho. Por exemplo, para o modo de exibição que você deseja exibir quando o fluxo de trabalho for concluído, você pode definir os controles nesse modo somente leitura.

• Criar uma biblioteca de documentos ou de formulários e certifique-se de que a biblioteca está configurada para permitir que vários tipos de conteúdo.

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Etapa 1: Adicionar um fluxo de trabalho de aprovação para uma biblioteca

Esse cenário se concentra do fluxo de trabalho de aprovação, mas você pode usar outro tipo de fluxo de trabalho se desejar. Se você usar outro tipo de fluxo de trabalho, as opções para esse fluxo de trabalho podem diferir daqueles descritos neste artigo.

1. Abra a biblioteca à qual você deseja adicionar um fluxo de trabalho.

2. No menu configurações, clique nas configurações para o tipo de biblioteca que você está abrindo.

   Por exemplo, em uma biblioteca de documentos, clique em Configurações da Biblioteca de Documentos.

3. Em Permissões e Gerenciamento, clique em Configurações de fluxo de trabalho.

4. Clique em Adicionar um fluxo de trabalho.

5. Na página Adicionar um fluxo de trabalho, na seção de fluxo de trabalho, clique em aprovação.

6. Na seção Nome, digite um nome exclusivo para o fluxo de trabalho.

   1. Na seção Lista de tarefas, especifique uma lista de tarefas para usar com este fluxo de trabalho.

      Observações: 

      • Você pode usar a lista de tarefas padrão ou você pode criar um novo. Se você usar a lista de tarefas padrão, os participantes do fluxo de trabalho será capazes de localizar e exibir suas tarefas de fluxo de trabalho com facilidade, usando o modo de exibição Minhas tarefas da lista de tarefas.

      • Se as tarefas deste fluxo de trabalho revelarem dados confidenciais que você queira manter separados da lista de tarefas geral, você deve criar uma nova lista de tarefas.

      • Se sua organização terá vários fluxos de trabalho ou fluxos de trabalho envolve várias tarefas, você deve criar uma nova lista de tarefas. Neste exemplo, talvez você queira criar listas de tarefas para cada fluxo de trabalho.

7. Na seção Lista do Histórico, selecione uma lista do histórico para usar com esse fluxo de trabalho. A lista do histórico exibe todos os eventos que ocorrem durante cada instância do fluxo de trabalho.

   Você pode usar a lista de histórico padrão ou você pode criar um novo. Se sua organização tiver vários fluxos de trabalho, você pode criar uma lista de histórico separada para cada fluxo de trabalho.

8. Para permitir que o fluxo de trabalho ser iniciado manualmente, marque a caixa de seleção Permitir que este fluxo de trabalho para ser iniciado manualmente por um usuário autenticado com permissões de itens Editar na seção Opções de início.

9. Para exigir permissões adicionais para iniciar o fluxo de trabalho, marque a caixa de seleção Exigir gerenciar permissões de listas para iniciar o fluxo de trabalho.

10. Especifique quaisquer outras opções desejadas, incluindo quando o fluxo de trabalho para iniciar e clique em Avançar.

11. Na página Personalizar fluxo de trabalho, especifique as opções desejadas, incluindo como as tarefas são roteadas, o fluxo de trabalho padrão iniciar valores e como o fluxo de trabalho seja concluído e clique em Okey.

    Selecionar opções em qualquer uma das seções a seguir. Você não é necessárias para especificar as opções em cada seção:

    Tarefas de fluxo de trabalho

    Para	Faça isto
    Atribuir tarefas a todos os participantes de uma vez (fluxo de trabalho paralelo)	Selecione todos os participantes simultaneamente (em paralelo).
    Atribuir tarefas a um participante por vez, que exigem que um participe concluir uma tarefa antes do próximo participante recebe uma tarefa (serial fluxo de trabalho)	Selecione um participante de cada vez (em série).
    Permitir que os participantes do fluxo de trabalho Reatribuir suas tarefas a outras pessoas	Marque a caixa de seleção Reatribuir a tarefa a outra pessoa.
    Permitir que os participantes de fluxo de trabalho solicitar uma alteração para o documento ou item. A alteração deve ser aprovada antes que a tarefa seja concluída.	Marque a caixa de seleção solicitar uma alteração antes de concluir a tarefa.

    Valores de início de fluxo de trabalho padrão

    Para	Faça isto
    Especificar uma lista de padrão dos participantes para todas as instâncias deste fluxo de trabalho	Digite os nomes dos participantes que você deseja incluir quando o fluxo de trabalho é iniciado ou clique aprovadores e, em seguida, selecionar pessoas e grupos do serviço de diretório. Observações:  Separe os nomes com ponto e vírgula. Se você configurar este fluxo de trabalho como um fluxo de trabalho serial, adicione os nomes dos participantes fluxo de trabalho na ordem em que deseja que as tarefas sejam atribuídas.
    Atribuir uma única tarefa a grupos, em vez de atribuir tarefas individuais para cada membro do grupo	Selecione o atribuir uma única tarefa a cada grupo inserido (não expandir grupos) caixa de seleção.
    Permitir que as pessoas que iniciar o fluxo de trabalho para alterar ou adicionar participantes	Marque a caixa de seleção Permitir alterações para a lista de participantes quando este fluxo de trabalho é iniciado.
    Especificar uma mensagem padrão que aparece com cada tarefa	Digite uma mensagem ou instruções na caixa de texto.
    Especificar uma data de conclusão para fluxos de trabalho paralelos	Insira uma data em tarefas deverão ser concluídas por (em paralelo).
    Especificar por quanto tempo participantes do fluxo de trabalho serial tem que concluir tarefas de fluxo de trabalho	Em dar a cada pessoa o seguinte período de tempo para concluir sua tarefa (em série), digite um número e selecione dia ou semana (s) como o incremento de tempo.
    Especificar uma lista de pessoas que devem receber alertas (não atribuições de tarefa) quando o fluxo de trabalho é iniciado	Em Notificar outras pessoas, digite os nomes das pessoas com quem que você deseja ser notificado, ou clique em CC e selecionar pessoas e grupos do serviço de diretório. Observação: Separe os nomes com ponto e vírgula.

    Concluir o fluxo de trabalho

    Para	Faça isto
    Especificar que um fluxo de trabalho paralelo é concluído quando um número específico de participantes concluir suas tarefas	Marque a caixa de seleção após o número de tarefas forem concluídas e digite um número.
    Especificar que um fluxo de trabalho está concluído quando o documento ou item for rejeitado	Marque a caixa de seleção documento for rejeitado.
    Especificar que um fluxo de trabalho está concluído quando o documento ou item for alterado	Marque a caixa de seleção documento for alterado.

    Atividades de fluxo de trabalho após a conclusão

    Para

    Faça isto

    Atualizar o status de aprovação para um documento ou item após a conclusão do fluxo de trabalho

    Selecione o atualizar o status de aprovação (use este fluxo de trabalho para controlar a aprovação de conteúdo) caixa de seleção. Observações:  Se você estiver usando o fluxo de trabalho de aprovação para gerenciar a aprovação de conteúdo para uma biblioteca e tiver marcado a caixa de seleção Iniciar este fluxo de trabalho para aprovar a publicação de uma versão principal de um item na página Adicionar um fluxo de trabalho, essa caixa de seleção é selecionada por padrão. Se você não tiver marcado a caixa de seleção Iniciar este fluxo de trabalho para aprovar a publicação de uma versão principal de um item na página Adicionar um fluxo de trabalho porque você não deseja este fluxo de trabalho seja o fluxo de trabalho de aprovação de conteúdo padrão para uma biblioteca, você pode marcar essa caixa de seleção fazer Este fluxo de trabalho um fluxo de trabalho de aprovação de conteúdo secundário que usuários específicos podem ser iniciado manualmente.

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Etapa 2: Adicionar uma conexão de dados a um modelo de formulário

O procedimento a seguir explica como adicionar uma conexão de dados secundária que consulta o status do fluxo de trabalho do fluxo de trabalho que você adicionou na etapa 1. Esta conexão de dados secundária fornece os dados que permite que as regras no formulário para alternar modos de exibição de acordo com o status do fluxo de trabalho.

1. No InfoPath, no menu Ferramentas, clique em Conexões de dados.

2. Na caixa de diálogo Conexões de dados, clique em Adicionar.

3. No Assistente de Conexão de dados, clique em criar uma nova conexão para, clique em receber dados e clique em Avançar.

4. Na próxima página do assistente, clique em lista ou biblioteca do SharePoint e, em seguida, clique em Avançar.

5. Na próxima página do assistente, digite a URL do site do SharePoint.

6. Na lista Selecione uma lista ou biblioteca, clique no nome da biblioteca de documentos onde você adicionou o fluxo de trabalho de aprovação na etapa 1 e clique em Avançar.

7. Na próxima página do assistente, na lista Selecionar campos, marque a caixa de seleção ao lado do nome do campo que corresponde ao nome do fluxo de trabalho.

   O nome do campo pode não corresponder exatamente ao nome do fluxo de trabalho. Se o nome do campo começar com um caractere especial diferente de um sublinhado ou uma carta, o nome do fluxo de trabalho será personalizado na lista.

8. Marque a caixa de seleção incluir dados apenas para o active formulário e clique em Avançar.

9. Desmarque a caixa de seleção armazenar uma cópia dos dados no modelo de formulário e clique em Avançar.

10. Na próxima página do assistente, na caixa Digite um nome para esta caixa de conexão de dados, digite um nome descritivo para esta conexão de dados secundária. Esse nome é o que aparece na lista fonte de dados no painel de tarefas fonte de dados.

11. Para executar a consulta automaticamente, sempre que o formulário for aberto por um usuário, marque a caixa de seleção recuperar dados automaticamente quando o formulário é aberto.

12. Na última página do assistente, clique em Concluir.

13. Na caixa de diálogo Conexões de dados, clique em Fechar.

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Etapa 3: Adicionar uma regra a um modelo de formulário para exibir um modo de exibição específico

Quando você cria um modelo de formulário, você pode usar regras para exibir uma caixa de diálogo, defina o valor de um campo automaticamente, consultar ou enviar dados de formulário para uma conexão de dados, alternar modos de exibição, ou abrir ou fechar um formulário em resposta a determinados eventos e condições. Os eventos podem incluir uma alteração em um determinado campo ou grupo na fonte de dados, o clique de um botão, a inserção de uma seção de repetição ou linha em uma tabela de repetição, ou a abertura ou o envio de um formulário. As condições podem incluir cálculos, expressões XPath e funções de usuário. As condições também podem incluir se o valor de um campo está em branco, está dentro de um intervalo especificado, é igual ao valor de outro campo, ou começa com ou contém determinados caracteres.

Nesse caso, você criará uma regra para alternar modos de exibição com base no status do fluxo de trabalho.

1. No menu Ferramentas, clique em Opções de formulário.

2. Na lista categoria, clique em Abrir e salvar.

3. Em comportamento de abrir, clique em regras.

4. Na caixa de diálogo regras para a abertura de formulários, clique em Adicionar.

5. Na caixa nome, digite um nome para a regra.

   Por exemplo, digite Alternar entre exibições.

6. Para especificar uma condição quando executar a regra, clique em Definir condição.

7. Em Aplicar a regra quando esta condição for verdadeira, na primeira caixa, clique em Selecionar um campo ou grupo.

8. Na lista Fonte de dados, clique no nome da fonte de dados secundária que você adicionou na etapa 2 e clique em Okey.

9. Clique no nome do campo que corresponde ao status do fluxo de trabalho.

   Talvez você precise expanda as pastas na janela até ver o campo que você deseja.

10. Na caixa de diálogo condição na segunda lista, clique em é igual a.

11. Na terceira lista, clique em tipo de um número e digite o valor que corresponde ao status do fluxo de trabalho.

    Por exemplo, para uma visualização que é exibido quando o fluxo de trabalho for concluído, digite 5.

    Valores numéricos para status de fluxo de trabalho do fluxo de trabalho de aprovação

    Status	Valor numérico
    Em Andamento	2
    Completed	5
    Cancelado	15
    Aprovadas	16
    Rejeitadas	17

    Observações: 

    • Os valores numéricos para status em outros fluxos de trabalho podem ser diferentes.

    • O valor do status do fluxo de trabalho no InfoPath é somente leitura. Isso significa que você não pode criar um modelo de formulário para que um usuário pode alterar manualmente o status do fluxo de trabalho por meio de um valor em um controle no próprio formulário.

12. Clique em OK.

13. Na caixa de diálogo regra, clique em Adicionar ação.

14. Em ação, clique em Alternar entre exibições.

15. Em modo de exibição, clique no nome do modo de exibição que você deseja exibir quando o status do fluxo de trabalho corresponde o status para essa condição e clique em Okey.

    Por exemplo, se você digitou 2 na etapa 11, clique no nome do modo de exibição que você deseja exibir quando o status do fluxo de trabalho é igual a Em andamento.

16. Na caixa de diálogo regra, clique em Okey.

17. Repita as etapas 4 a 16 para criar regras adicionais para alternar modos de exibição apropriados em cada estágio do fluxo de trabalho.

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Etapa 4: Publicar um modelo de formulário como um tipo de conteúdo de site

Quando você publica um modelo de formulário, você pode publicá-lo em uma biblioteca de documentos ou publicá-lo como um tipo de conteúdo de site que pode ser usado em várias bibliotecas de documentos em um conjunto de sites. Porque você já criou uma biblioteca de documentos e atribuído um fluxo de trabalho, você deve publicar o modelo de formulário como um tipo de conteúdo. Posteriormente, você pode associar o tipo de conteúdo de site do modelo de formulário para a biblioteca que você criou.

Além de um modelo de formulário como um tipo de conteúdo de site de publicação, você também pode publicar um modelo de formulário em um local de rede compartilhada ou crie uma nova biblioteca de documentos, quando você publica um modelo de formulário em um site do SharePoint. Encontre mais informações sobre a publicação de modelos de formulário na seção Consulte também.

1. No menu Arquivo, clique em Salvar.

2. Na caixa de diálogo Salvar como, navegue até o local onde deseja salvar o modelo de formulário e clique em Salvar.

3. Para abrir o painel de tarefas Verificador de Design, clique em Verificador de Design no menu Ferramentas.

4. Se houver erros listados o painel de tarefas Verificador de Design, corrigir esses erros e clique em Atualizar para determinar se os erros ainda existem.

5. No menu arquivo, clique em Publicar.

6. No Assistente de publicação, clique em um servidor do SharePoint com ou sem InfoPath Forms Services e clique em Avançar.

7. Na próxima página do assistente, na caixa Digite o local do site do SharePoint ou o InfoPath Forms Services, digite o local do site do SharePoint onde você deseja publicar o seu modelo de formulário e clique em Avançar.

8. Para permitir que os usuários preencham este formulário usando um navegador da Web na próxima página do assistente, marque a caixa de seleção Habilitar este formulário ser preenchido usando um navegador.

9. Clique em Tipo de conteúdo de Site (Avançado) e clique em Avançar.

10. Na próxima página do assistente, clique em criar um novo tipo de conteúdo.

11. Na lista tipo de Base para o conteúdo em, clique em formulário e clique em Avançar.

12. Na próxima página do assistente, digite um nome e uma descrição para o novo tipo de conteúdo e clique em Avançar.

13. Na próxima página do assistente, na caixa especificar um local e nome de arquivo do modelo de formulário, digite o local do site do SharePoint e, em seguida, clique em Procurar.

14. Na caixa de diálogo Procurar, navegue até o local no servidor onde você deseja publicar o modelo de formulário como um tipo de conteúdo de site, na caixa nome do arquivo, digite o nome do modelo de formulário e clique em Salvar.

15. Clique em Avançar.

16. Escolha os campos no modelo de formulário que você deseja exibir como colunas na exibição padrão da biblioteca de documentos.

    Como?

    1. Clique em Adicionar.

    2. Selecione o campo que você deseja adicionar como uma coluna na biblioteca de documentos e, em seguida, siga um destes procedimentos:

       • Digite um nome para a coluna na caixa nome da coluna.

       • Selecione a coluna de site na lista de grupo de colunas de Site, selecione um nome na lista nome da coluna e clique em Okey.

         Se você selecionou um campo de repetição para exibir dados na biblioteca de documentos, você pode definir como deseja exibir o campo na biblioteca de documentos, clicando em um valor na lista de função. Você pode escolher se deseja exibir o primeiro valor no campo, o último valor no campo ou uma contagem de todas as ocorrências do campo, ou por mesclar todos os valores juntos.

    3. Clique em OK.

17. Clique em Avançar.

18. Na próxima página do assistente, verifique se as informações mostradas estão corretas e clique em Publicar.

19. Clique em Fechar e, em seguida, verifique se o seu modelo de formulário é um tipo de conteúdo no site do SharePoint.

    Como?

    1. Abra o site do SharePoint em um navegador da Web.

    2. No menu Ações do Site no canto superior direito do site, clique em Configurações do Site.

    3. Em Configurações do Site, em galerias, clique em tipos de conteúdo de Site.

       Seu modelo de formulário deve estar listado em Tipos de conteúdo do InfoPath na Galeria de tipo de conteúdo de Site.

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Etapa 5: Adicionar um tipo de conteúdo em uma biblioteca de documentos

Tipos de conteúdo possibilitam para as organizações organizar, gerenciar e tratar conteúdo com mais eficiência através de um conjunto de sites. Definindo tipos de conteúdo para tipos específicos de documentos, uma organização pode garantir que cada um desses grupos de conteúdo é gerenciada com mais eficiência. Você pode configurar uma lista ou biblioteca para conter itens de vários tipos de item ou documento adicionando tipos de conteúdo para a lista ou biblioteca.

Antes de começar, certifique-se de que a biblioteca está configurada para permitir que vários tipos de conteúdo.

Permitir que vários tipos de conteúdo

1. No menu configurações, clique em Configurações da biblioteca de documentos.

2. Em Configurações Gerais, clique em Configurações avançadas.

3. Na seção Tipos de conteúdo, selecione Sim para permitir que vários tipos de conteúdo e clique em Okey.

1. Se a lista ou a biblioteca não estiver aberta, clique em seu nome no Início Rápido.

   Observação: Se o nome da lista ou biblioteca não aparecer, clique em Exibir Todo o Conteúdo do Site e, em seguida, clique no nome da lista ou biblioteca.

2. No menu configurações, clique em Configurações da biblioteca de documentos.

3. Em Tipos de Conteúdo, clique em Adicionar a partir de tipos de conteúdo de site existentes.

4. Na lista Selecionar tipos de conteúdo de site de na seção Selecionar tipos de conteúdo, selecione o grupo de tipos de conteúdo de site do qual você deseja selecionar.

5. Na lista de Tipos de conteúdo de Site disponíveis, clique no tipo de conteúdo que você deseja e, em seguida, clique em Adicionar para mover o tipo de conteúdo selecionado para a lista de tipos de conteúdo para adicionar.

6. Para adicionar tipos de conteúdo adicionais, repita as etapas 4 e 5 e clique em Okey.

Agora, quando um usuário cria um novo formulário nesta biblioteca, exibirá o modo de exibição do formulário de acordo com o status do fluxo de trabalho.

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