Criar um fluxo de trabalho

Com o Microsoft Office SharePoint Designer 2007, você pode criar fluxos de trabalho que adicionem lógica de aplicativo ao site ou aplicativo, sem precisar escrever código personalizado. Usando o Designer de Fluxo de Trabalho, você pode criar regras que associem condições e ações a itens nas listas e bibliotecas do Microsoft SharePoint, de modo que alterações nos itens das listas ou bibliotecas disparem ações no fluxo de trabalho.

Por exemplo, você pode projetar fluxos de trabalho para automatizar processos empresariais na sua organização — como revisão, aprovação e arquivamento de documentos, entre outros. Ou então pode criar rapidamente fluxos de trabalho que cuidem de processos rotineiros no site da sua equipe, como o envio de notificações ou a criação de tarefas.

Para ajudá-lo a começar, este artigo explicará algumas considerações-chave de design e fornecerá um procedimento básico. Na última seção, você encontrará links para exemplos completos de fluxos de trabalho.

Para aprender mais sobre fluxos de trabalho, consulte Introdução aos fluxos de trabalho.

Importante   Para criar um fluxo de trabalho, seu site deverá estar localizado em um servidor que execute o Windows SharePoint Services 3.0 ou o Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Neste artigo

Como um fluxo de trabalho avalia as etapas?

Antes de começar

Projetar o fluxo de trabalho

Etapas seguintes sugeridas

Como um fluxo de trabalho avalia as etapas?

Você pode pensar em uma etapa de um fluxo de trabalho simplesmente como uma página no Designer de Fluxo de Trabalho que agrupa um conjunto de condições e ações relacionadas. Todas as condições e ações nessa página são avaliadas e processadas de uma só vez. Assim, um fluxo de trabalho é iniciado (manual ou automaticamente) e, em cada etapa, avalia as condições que foram criadas e, em seguida, executa as ações que você escolheu no Designer de Fluxo de Trabalho. Uma etapa de um fluxo de trabalho pode executar qualquer número de ações, desde o envio de uma mensagem de email à criação, cópia, movimentação ou exclusão de um item de lista.

Ao criar um fluxo de trabalho com muitas etapas, um aspecto fundamental a ser considerado é como as ações e condições serão agrupadas em cada etapa. Como as regras de cada etapa são processadas até a conclusão antes que a próxima etapa seja iniciada, é recomendável agrupar na mesma etapa todas as regras necessárias para produzir a ação ou ações específicas desejadas.

Além disso, você deve projetar o fluxo de trabalho de forma que cada etapa seja uma decorrência lógica da etapa anterior. Por exemplo, um fluxo de trabalho que dependa da resposta de um participante deve conter as condições e ações necessárias para acomodar todas as respostas possíveis.

Quando você projeta um fluxo de trabalho, é importante entender como um fluxo de trabalho avalia cada etapa. As afirmações a seguir são todas verdadeiras:

  • Se uma etapa contém apenas ações e nenhuma condição, o fluxo de trabalho sempre executa essas ações.

  • Se uma etapa contém ramificações condicionais, e cada ramificação tem uma condição, o fluxo de trabalho executa uma ação apenas quando a condição em uma das ramificações é satisfeita. Se nenhuma condição em qualquer ramificação for satisfeita, por padrão o fluxo de trabalho avançará para a próxima etapa.

  • Se uma etapa contém ramificações condicionais, e cada ramificação tem uma condição, com exceção da última ramificação, o fluxo de trabalho executa uma ação apenas quando a condição em uma das ramificações é satisfeita. Caso contrário, se nenhuma condição for satisfeita, o fluxo de trabalho executará a ação na última ramificação, que não tem condições.

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Antes de começar

Antes de projetar o fluxo de trabalho, você precisa realizar as alterações ou personalizações necessárias em seu site, sua lista ou sua biblioteca — por exemplo:

  • Um fluxo de trabalho está sempre anexado a exatamente uma lista ou biblioteca do SharePoint. Seu site deve ter pelo menos uma lista ou biblioteca antes de você criar um fluxo de trabalho. Se não existirem listas em seu site, você receberá um aviso para criar uma lista ao criar um fluxo de trabalho.

  • Se desejar que seu fluxo de trabalho use colunas ou definições personalizadas, você deverá fazer essas alterações antes de criar o fluxo de trabalho, de tal forma que essas colunas e definições estejam disponíveis para você no Designer de Fluxo de Trabalho.

  • Se desejar que seu fluxo de trabalho use recursos de lista ou biblioteca que não estejam ativados por padrão, como Aprovação de Conteúdo, você deverá ativar esses recursos antes de projetar seu fluxo de trabalho.

Observação   O recurso de fluxo de trabalho foi criado com base no Microsoft Windows Workflow Foundation, um componente do Microsoft Windows. A mesma versão do Workflow Foundation deverá estar instalada em seu computador e no servidor. Na primeira vez que criar um fluxo de trabalho, talvez você receba um aviso para instalar o Workflow Foundation.

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Projetar o fluxo de trabalho

As etapas básicas para criação de um fluxo de trabalho são sempre as mesmas: em primeiro lugar, você define o fluxo de trabalho e, em seguida, cria as regras escolhendo condições e ações.

  1. No menu Arquivo, clique em Abrir Site.

  2. Na caixa de diálogo Abrir Site, procure e selecione o site do SharePoint em que deseja criar o fluxo de trabalho e, em seguida, clique em Abrir.

  3. No menu Arquivo, aponte para Novo e clique em Fluxo de Trabalho.

    O Designer de Fluxo de Trabalho é aberto.

    Guia Layout, grupo Configuração de Página

  4. Na caixa Atribuir um nome a este fluxo de trabalho, digite um nome para o fluxo de trabalho.

    Os visitantes do site verão este nome quando visualizarem as páginas de Status do Fluxo de Trabalho e Fluxos de Trabalho no navegador. Por padrão, novos fluxos de trabalho são automaticamente denominados Fluxo de trabalho 1, Fluxo de trabalho 2, e assim por diante.

  5. Clique em uma opção na lista A qual lista do SharePoint este fluxo de trabalho deverá estar anexado?.

    Imagem do botão

    Você deve anexar seu fluxo de trabalho a uma lista ou biblioteca de documentos do SharePoint. A lista à qual você anexa seu fluxo de trabalho determina onde os participantes do fluxo de trabalho iniciam o fluxo de trabalho. Por exemplo, se desejar que um fluxo de trabalho inicie quando um item for criado ou alterado em Documentos Compartilhados, escolha essa biblioteca. A lista anexa é onde você vai para verificar o status e o histórico do fluxo de trabalho ou para iniciar manualmente um fluxo de trabalho.

    Observação   Fluxos de trabalho que iniciam automaticamente quando um item é criado ou alterado podem ser executados em loops infinitos, o que você deseja evitar. Por exemplo, um fluxo de trabalho que começa quando um item é alterado nunca deve alterar um item na lista à qual está anexado. Um fluxo de trabalho que inicia quando um item é criado nunca deve criar um item na lista à qual está anexado. Isso também é um problema com vários fluxos de trabalho. Por exemplo, o Fluxo de trabalho A está anexado à Lista A, e o Fluxo de trabalho B está anexado à Lista B. Ambos os fluxos de trabalho iniciam automaticamente quando um novo item é criado. O Fluxo de trabalho A cria um item na Lista B, e o Fluxo de trabalho B cria um item na Lista A. Esse cenário cria um loop infinito. Uma prática recomendada é saber quais fluxos de trabalho já estão em execução em listas ou bibliotecas em que seu fluxo de trabalho cria ou altera itens.

  6. Em Selecione as opções de fluxo de trabalho para os itens em esta lista, execute um ou mais dos seguintes procedimentos:

    • Marque a caixa de seleção Permitir a inicialização manual do fluxo de trabalho a partir de um item.

      Esta opção adiciona um comando Fluxos de Trabalho a um item da lista de tal modo que os usuários possam clicar no comando para iniciar o fluxo de trabalho relativo ao item.

    • Marque a caixa de seleção Iniciar automaticamente o fluxo de trabalho quando um novo item for criado.

    • Marque a caixa de seleção Iniciar automaticamente o fluxo de trabalho sempre que um item for alterado.

      Observação   Você pode selecionar duas ou três opções, mas deve selecionar pelo menos uma opção se desejar executar o fluxo de trabalho. Se não selecionar uma opção, você poderá projetar o fluxo de trabalho e, em seguida, clicar em Concluir, mas o fluxo de trabalho não poderá ser iniciado. Posteriormente, você poderá abrir o fluxo de trabalho (menu Arquivo, comando Abrir Fluxo de Trabalho), selecionar uma opção de inicialização e, em seguida, clicar em Concluir. Isso é útil para salvar um fluxo de trabalho que você está projetando.

  7. Clique em Avançar.

  8. Na caixa Nome da Etapa, digite um nome para a primeira etapa do seu fluxo de trabalho.

    controle divisor do painel de navegação

    Agora você criar as regras para seu fluxo de trabalho escolhendo as ações que deseja executar e condições que devem ser satisfeitas para que essas ações ocorram.

    Observação   Nem todas as etapas devem conter uma condição; por exemplo, é possível ter etapas que são simplesmente uma lista de ações a serem executadas. No entanto, cada etapa pode ter no máximo uma ramificação condicional que contenha uma ação sem uma condição associada. Isso ocorre porque uma ramificação condicional que não tem uma condição funciona como a ramificação "Senão" em uma ramificação condicional "Senão Se". Se a condição A for verdadeira, execute B; caso contrário — senão — execute a ação C. Desse modo, não faria sentido ter mais de uma ramificação "Senão" porque a última ramificação nunca seria alcançada.

  9. Para cada condição que desejar especificar, clique em Condições e, em seguida, clique na condição na lista. Repita até ter especificado todas as condições que desejar incluir.

    Observação   Você pode escolher mais de uma condição. Nesse caso, as condições serão associadas por e, o que significa que todas as condições devem ser satisfeitas antes de que o fluxo de trabalho execute as ações associadas. Várias condições criam um filtro progressivo em que a ordem importa porque a primeira condição é avaliada em primeiro lugar. Para mover uma condição para cima ou para baixo na lista de condições, clique na condição, clique na seta para baixo que aparece e, em seguida, clique em Mover Condição para Cima ou Mover Condição para Baixo na lista.

    O Office SharePoint Designer 2007 fornece um número de condições predefinidas. Além disso, você pode criar condições avançadas e personalizadas. Com condições personalizadas, você pode comparar um campo na lista atual com um valor. Com condições avançadas, você pode comparar um valor com outro valor. Isso permite que você crie uma comparação entre um campo em uma lista e um valor de uma grande variedade de fontes.

    Setas rastreadoras

  10. Depois de inserir uma condição, clique em cada hiperlink e escolha um valor para os parâmetros exigidos.

    Por exemplo, uma condição pode incluir links para escolher um campo na lista, uma comparação e um valor.

    Step 1 in Workflow Designer showing Custom Condition

  11. Para cada ação que desejar incluir, clique em Ações e, em seguida, clique na ação na lista. Repita até ter especificado todas as condições que desejar incluir.

    Se esta ação não aparecer na lista, clique em Mais Ações, clique na ação desejada e, em seguida, clique em Adicionar.

    Actions list

    Observação    Você pode criar mais de uma ação para uma condição. Nesse caso, as ações podem ser executadas umas após as outras (associadas por "então") ou ao mesmo tempo (associadas por "e"). Para alternar entre executar em seqüência e executar em paralelo, clique na seta no canto superior direito da regra e, em seguida, clique em Executar Todas as Ações em Seqüência ou Executar Todas as Ações em Paralelo.

  12. Depois de inserir uma ação, clique em cada hiperlink e escolha um valor para os parâmetros exigidos.

    Por exemplo, uma ação pode incluir um link para criar uma mensagem de email.

    Enviando uma caixa de texto por trás do clip-art

  13. Se desejar adicionar uma ramificação condicional, clique em Adicionar Ramificação Condicional 'Senão Se' e, em seguida, repita as etapas 9 a 12 para criar outra regra.

    Uma regra é um conjunto de condições e ações relacionadas, conforme mostrado na ilustração anterior. Quando a condição é verdadeira, o fluxo de trabalho executa as ações associadas. Mas e se a condição não for verdadeira? Ao adicionar ramificações condicionais, você pode especificar condições adicionais. Por exemplo, você pode criar três condições diferentes para quando o status de um documento for alterado para Aprovado, Rejeitado ou Pendente. Você também pode criar uma condição Senão, em que o fluxo de trabalho executa a ação apenas quando nenhuma das condições anteriores tiver sido satisfeita. Para criar uma condição Senão, a última regra na etapa deverá ser uma ação sem condições. O fluxo de trabalho avalia todas as condições; se nenhuma delas for satisfeita, o fluxo de trabalho executa ações na ramificação final, que não tem uma condição.

  14. Quando essa etapa do fluxo de trabalho estiver concluída, clique em Avançar.

  15. Em cada etapa do fluxo de trabalho, repita as etapas 8-14 para criar conjuntos adicionais de condições e ações.

    Ao adicionar etapas, lembre-se que cada etapa só pode conter um único conjunto de ramificações condicionais 'Senão Se', no qual as ações de cada ramificação são executadas somente quando a condição associada é satisfeita. Nesse caso, você deverá adicionar etapas adicionais quando:

    • For necessário avaliar vários conjuntos de ramificações condicionais 'Senão Se'.

    • For necessário separar uma instrução ramificada de uma instrução não-ramificada.

  16. Para verificar erros no fluxo de trabalho antes de sair do Designer de Fluxo de Trabalho, clique em Verificar fluxo de trabalho.

    Se houver um erro no fluxo de trabalho, o hiperlink mudará de cor e aparecerão asteriscos antes e depois do parâmetro inválido. Além disso, em Etapas do Fluxo de Trabalho, um símbolo de erro aparecerá ao lado de cada etapa que contém um erro. Para cada erro, verifique se os parâmetros digitados são válidos.

  17. Clique em Concluir. O fluxo de trabalho é salvo e anexado à lista que você especificou.

    Observação   Você não poderá alterar a lista à qual um fluxo de trabalho está anexado depois salvar o fluxo de trabalho. Em vez disso, você deverá criar um novo fluxo de trabalho e anexá-lo à lista desejada.

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Etapas seguintes sugeridas

Agora que você já compreende os principais conceitos e as considerações sobre design, pode criar um fluxo de trabalho que tenha uma aplicação específica. Na seção Consulte também, você encontrará links para artigos que apresentam exemplos completos de fluxo de trabalho.

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Aplicável a: SharePoint Designer 2007



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