Criar um diretório de nomes, endereços e outras informações

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Você pode mesclar dados para um único documento, como um diretório de associação, catálogo ou lista de peças, usando o recurso de diretório no Word.

  1. Na guia correspondências, clique em Iniciar Mala direta e clique em Assistente de mala direta passo a passo.

    Iniciar o Assistente de mala direta

  2. No painel de tarefas de mala direta no lado direito da tela, em Selecionar tipo de documento, clique em diretório.

  3. Na parte inferior do painel de mala direta, clique em Próxima: documento inicial.

    Clicando em durante o processo de mala direta passo 6

  4. Em Selecionar documento inicial, você verá as seguintes opções:

    • Usar o documento atual: Use o documento atual na tela de como seu documento principal.

    • Iniciar de um modelo: Escolha um dos modelos prontos para uso mala direta.

    • Iniciar de documento existente: Abra um documento existente para usar como seu documento principal de mala direta.

      Selecione a opção desejada e clique em Avançar: selecionar destinatários.

  5. Quando você abre ou cria uma fonte de dados usando o Assistente de mala direta, você informando o Word para usar um conjunto específico de informações variáveis para a mesclagem. Use um dos seguintes métodos para anexar o documento principal à fonte de dados.

    1. No painel de tarefas mala direta, em Selecionar destinatários, clique em usar uma lista existente.

    2. Em usar uma lista existente, clique em Procurar.

    3. Na caixa de diálogo Selecionar fonte de dados, selecione o arquivo que contém as informações de variável que você deseja usar e clique em Abrir.

    4. Na caixa de diálogo Destinatários da mala direta, selecione os nomes que você deseja incluir.

      Como?

      1. Siga um destes procedimentos:

        Use as caixas de seleção para designar nomes

        Este método é mais útil se sua lista é curta. Selecione as caixas de seleção ao lado dos nomes que você deseja incluir e desmarque aquelas ao lado dos nomes que você deseja excluir.

        Dica : Se você souber que você deseja incluir na maioria da lista no diretório, clicando em Selecionar tudo primeiro facilita a limpeza de registros específicos. Da mesma forma, se desejar incluir apenas alguns registros na lista, clique em Limpar tudo e, em seguida, selecione o registro desejado.

        Classificar itens na lista

        Isso é útil se você quiser ver itens em ordem alfabética ou numérica. Clique no título de coluna do item que você deseja classificar. Por exemplo, se você quiser exibir a lista em ordem alfabética por sobrenome, clique no título da coluna Sobrenome.

        Filtrar itens na lista

        Isso é útil se a lista contiver registros que você sabe que não deseja exibir ou incluir no diretório. Quando você filtrou na lista, você pode usar as caixas de seleção para incluir e excluir registros como descrito na seção anterior.

        Clique na seta ao lado do título da coluna do item que você deseja filtrar e clique em qualquer um destes procedimentos:

        • (Em branco) exibe todos os registros nos quais o campo correspondente está em branco.

        • (Preenchido) exibe todos os registros nos quais o campo correspondente contém informações.

        • Se a fonte de dados contiver registros que compartilham as mesmas informações e se houver dez ou menos valores exclusivos na coluna, você poderá filtrar por informações específicas. Por exemplo, se houver vários endereços que listam Austrália como país/região, você poderá filtrar por Austrália.

          Caixa de diálogo Destinatários da mala direta exibe somente os registros designados. Para exibir todos os registros novamente, clique em (todos).

          Dicas : 

          • Para classificação e filtragem avançadas, clique na seta ao lado de qualquer nome de coluna e clique em (Avançado). Use as guias Filtrar os registros e Classificar registros para configurar a consulta desejada de filtragem ou classificação.

          • Se você tiver instalado o software de validação de endereço, você pode clicar em Validar endereços na caixa de diálogo Destinatários da mala direta para validar os endereços listados.

      2. Clique em Okey para retornar ao painel de tarefas mala direta. Word usará os destinatários designados para o diretório.

    1. No painel de tarefas mala direta, em Selecionar destinatários, clique em Selecionar nos contatos do Outlook.

    2. Em Selecionar nos contatos do Outlook, clique em Escolher a pasta Contatos.

    3. Selecione a pasta de contatos do Outlook que você deseja na caixa de diálogo e clique em Okey.

    4. Na caixa de diálogo Destinatários da mala direta, selecione os nomes que você deseja incluir.

      Como?

      1. Siga um destes procedimentos:

        Use as caixas de seleção para designar nomes

        Este método é mais útil se sua lista é curta. Selecione as caixas de seleção ao lado dos nomes que você deseja incluir e desmarque aquelas ao lado dos nomes que você deseja excluir.

        Dica : Se você souber que você deseja incluir na maioria da lista no diretório, clicando em Selecionar tudo primeiro facilita a limpeza de registros específicos. Da mesma forma, se desejar incluir apenas alguns registros na lista, clique em Limpar tudo e, em seguida, selecione o registro desejado.

        Classificar itens na lista

        Isso é útil se você quiser ver itens em ordem alfabética ou numérica. Clique no título de coluna do item que você deseja classificar. Por exemplo, se você quiser exibir a lista em ordem alfabética por sobrenome, clique no título da coluna Sobrenome.

        Filtrar itens na lista

        Isso é útil se a lista contiver registros que você sabe que não deseja exibir ou incluir no diretório. Quando você filtrou na lista, você pode usar as caixas de seleção para incluir e excluir registros como descrito na seção anterior.

        Clique na seta ao lado do título da coluna do item que você deseja filtrar e clique em qualquer um destes procedimentos:

        • (Em branco) exibe todos os registros nos quais o campo correspondente está em branco.

        • (Preenchido) exibe todos os registros nos quais o campo correspondente contém informações.

        • Se a fonte de dados contiver registros que compartilham as mesmas informações e se houver dez ou menos valores exclusivos na coluna, você poderá filtrar por informações específicas. Por exemplo, se houver vários endereços que listam Austrália como país/região, você poderá filtrar por Austrália.

          Caixa de diálogo Destinatários da mala direta exibe somente os registros designados. Para exibir todos os registros novamente, clique em (todos).

          Dicas : 

          • Para classificação e filtragem avançadas, clique na seta ao lado de qualquer nome de coluna e clique em (Avançado). Use as guias Filtrar os registros e Classificar registros para configurar a consulta desejada de filtragem ou classificação.

          • Se você tiver instalado o software de validação de endereço, você pode clicar em Validar na caixa de diálogo Destinatários da mala direta para validar os endereços listados.

      2. Clique em Okey para retornar ao painel de tarefas mala direta. Word usará os destinatários designados para o diretório.

    1. No painel de tarefas mala direta, em Selecionar destinatários, clique em digitar uma nova lista.

    2. Em Digitar uma nova lista, clique em Criar.

    3. Na caixa de diálogo Nova lista de endereços, digite as informações que você deseja incluir para a primeira entrada. Você não precisa preencher todos os campos.

    4. Para concluir a primeira entrada e ir para uma nova entrada, clique em Nova entrada.

    5. Continue adicionando entradas até terminar e, em seguida, clique em Fechar.

    6. Na caixa de diálogo Salvar lista de endereços, digite um nome para a lista de endereços na caixa nome do arquivo e selecione uma pasta para salvar a lista no.

      Por padrão, a lista de endereços é salvo na pasta Minhas fontes de dados. É melhor manter a lista de endereços aqui porque essa também é a pasta padrão na qual o Word procura fontes de dados. Portanto se você quiser usar esta lista de endereços em uma mala direta posterior, você não precisa navegar por arquivos e pastas para localizá-lo.

    7. Clique em Salvar.

    8. Na caixa de diálogo Destinatários da mala direta, selecione os nomes que você deseja incluir.

      Como?

      1. Siga um destes procedimentos:

        Use as caixas de seleção para designar nomes

        Este método é mais útil se sua lista é curta. Selecione as caixas de seleção ao lado dos nomes que você deseja incluir e desmarque aquelas ao lado dos nomes que você deseja excluir.

        Dica : Se você souber que você deseja incluir na maioria da lista no diretório, clicando em Selecionar tudo primeiro facilita a limpeza de registros específicos. Da mesma forma, se desejar incluir apenas alguns registros na lista, clique em Limpar tudo e, em seguida, selecione o registro desejado.

        Classificar itens na lista

        Isso é útil se você quiser ver itens em ordem alfabética ou numérica. Clique no título de coluna do item que você deseja classificar. Por exemplo, se você quiser exibir a lista em ordem alfabética por sobrenome, clique no título da coluna Sobrenome.

        Filtrar itens na lista

        Isso é útil se a lista contiver registros que você sabe que não deseja exibir ou incluir no diretório. Quando você filtrou na lista, você pode usar as caixas de seleção para incluir e excluir registros como descrito na seção anterior.

        Clique na seta ao lado do título da coluna do item que você deseja filtrar e clique em qualquer um destes procedimentos:

        • (Em branco) exibe todos os registros nos quais o campo correspondente está em branco.

        • (Preenchido) exibe todos os registros nos quais o campo correspondente contém informações.

        • Se a fonte de dados contiver registros que compartilham as mesmas informações e se houver dez ou menos valores exclusivos na coluna, você poderá filtrar por informações específicas. Por exemplo, se houver vários endereços que listam Austrália como país/região, você poderá filtrar por Austrália.

          Caixa de diálogo Destinatários da mala direta exibe somente os registros designados. Para exibir todos os registros novamente, clique em (todos).

          Dicas : 

          • Para classificação e filtragem avançadas, clique na seta ao lado de qualquer nome de coluna e clique em (Avançado). Use as guias Filtrar os registros e Classificar registros para configurar a consulta desejada de filtragem ou classificação.

          • Se você tiver instalado o software de validação de endereço, você pode clicar em Validar na caixa de diálogo Destinatários da mala direta para validar os endereços listados.

      2. Clique em Okey para retornar ao painel de tarefas mala direta. Word usará os destinatários designados para o diretório.

  6. Clique em Próxima: Organize o diretório.

  7. Se você ainda não fez isso, na janela do documento, digite o texto que você deseja repetir para cada item no diretório. Por exemplo, incluir rótulos como nome: e endereço:.

    Observação : Neste ponto, não inclua o texto que você deseja imprimir apenas uma vez no documento do diretório resultante.

  8. Inserir campos de mesclagem onde você deseja mesclar nomes, endereços e outros dados da fonte de dados. Por exemplo, inserir um campo de mesclagem após um rótulo de item, tais como empresa: «Empresa».

    Como?

    1. No documento principal, clique no local onde deseja inserir o campo.

    2. Insira um destes procedimentos:

      Bloco de endereço com nome, endereço e outras informações

      1. Clique em Bloco de endereço.

      2. Na caixa de diálogo Inserir bloco de endereço, selecione os elementos do endereço que você deseja incluir e os formatos desejados e clique em Okey.

        Se for exibida a caixa de diálogo Coincidir campos, talvez o Word não tenha sido não é possível localizar alguns das informações necessárias para o bloco de endereço. Clique na seta ao lado de (não disponível) e selecione o campo da fonte de dados que corresponde ao campo necessário para a mala direta.

      Outros campos de informações

      1. Clique em mais itens e, em seguida, siga um destes procedimentos:

        • Para selecionar campos de endereço que corresponderão automaticamente aos campos na fonte de dados, mesmo se os campos da fonte de dados não tiverem o mesmo nome de seus campos, clique em Campos de endereço.

        • Para selecionar campos que sempre carregam dados diretamente de uma coluna em um banco de dados, clique em Campos de banco de dados.

      2. Na caixa Campos, clique no campo desejado.

      3. Clique em Inserir e, em seguida, clique em Fechar.

        Se for exibida a caixa de diálogo Coincidir campos, talvez o Word não tenha sido não é possível localizar alguns das informações necessárias para inserir o campo. Clique na seta ao lado de (não disponível) e selecione o campo da fonte de dados que corresponde ao campo necessário para a mala direta.

        Observação : Se você inserir um campo da lista Campos de Banco de Dados e, depois, alternar para uma fonte de dados que não possua uma coluna com o mesmo nome, o Word não conseguirá inserir as informações de campo no documento mesclado.

    3. Repita as etapas um e b para todos os campos que você deseja inserir.

      Observações : 

      • Você não pode digitar caracteres de campo de mesclagem («») manualmente ou usar o comando símbolo no menu Inserir. Você deve usar o painel de tarefas de mala direta.

      • Se os campos de mesclagem aparecerem entre chaves, como {MERGEFIELD Cidade}, o Word está exibindo códigos de campo em vez de resultados de campo. Isso não afeta a mesclagem, mas se você deseja exibir os resultados em vez disso, o código de campo de atalho e, em seguida, clique em Alternar códigos de campo no menu de atalho.

    4. Se desejar, você pode alterar o formato dos dados mesclados.

      Como?

      Para formatar dados mesclados, formate os campos de mesclagem no documento principal. Não formate os dados na fonte de dados, porque sua formatação não é mantida quando você mescla os dados no documento.

      1. No documento principal, selecione o campo que contém as informações que você deseja formatar, incluindo os caracteres ao redor de campo de mesclagem («»).

      2. Altere a fonte ou outra formatação como desejar.

  9. Depois de concluir o documento principal e inserir todos os campos de mesclagem, clique em Salvar como no menu arquivo. Nomear o documento e clique em Salvar.

  10. Clique em Próxima: Visualize o diretório.

  11. Para visualizar os itens em ordem, clique nos botões de seta para Voltar e Avançar. Ou, para localizar e visualizar um item específico, clique em Localizar um destinatário e, em seguida, insira os critérios de pesquisa na caixa de diálogo Localizar entrada.

  12. Se necessário, ajuste a lista de destinatários. Siga um destes procedimentos:

    • Para excluir um determinado destinatário da mala direta, clique em Excluir este destinatário.

    • Para alterar a lista de destinatários, clique em Editar lista de destinatários e faça as alterações desejadas na caixa de diálogo Destinatários da Mala Direta.

  13. Clique em Próxima: concluir a mesclagem.

  14. Em Mesclar, clique Em novo documento.

  15. Na caixa de diálogo Mesclar para um novo documento, siga um destes procedimentos e clique em Okey.

    • Para mesclar todos os registros, clique em tudo.

    • Para mesclar somente o registro que você vê na janela do documento, clique em registro atual.

    • Para mesclar um intervalo de registros, clique em de e digite os números dos registros nas caixas de e para.

      Word abre um novo documento único que contém todos os registros individuais.

  16. Adicione cabeçalhos, rodapés e qualquer outro texto desejado.

    Por exemplo, se os dados mesclados estiverem formatados como uma tabela, adicione títulos de colunas à tabela depois que os dados são mesclados.

  17. Salvar ou imprimir do diretório, tal como faria com qualquer documento normal.

Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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