Criar regras do Organizador de Conteúdo para circular documentos

Criar regras do Organizador de Conteúdo para circular documentos

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Para determinar como circular um documento, o Organizador de Conteúdo usa regras que você cria. As regras são baseadas em uma combinação de tipos de conteúdo e metadados.

Este artigo descreve como criar regras para organizar e circular documentos ou registros. Qualquer site corporativo do SharePoint pode ser habilitado para circulação de documentos.

Importante : Você deve primeiro habilitar o recurso Organizador de Conteúdo e configurar o organizador para circular registros. Saiba mais sobre como configurar o Organizador de Conteúdo na seção Consulte também.

Neste artigo

Antes de criar regras: primeiras etapas

Compreender como os documentos são circulados

Criar regras para circular documentos

Antes de criar regras: primeiras etapas

Há várias etapas importantes que devem ser seguidas antes de criar regras para circular documentos.

  1. Ative o recurso Organizador de Conteúdo.

  2. Crie bibliotecas e pastas para as quais você deseja circular os documentos. Convém criar pastas para cada tipo de documento que você está circulando. Por exemplo, crie uma biblioteca apenas para registros de email ou planilhas do Excel. Para saber como criar bibliotecas, consulte os links na seção Consulte também.

  3. Os tipos de conteúdo devem estar associados aos documentos que serão circulados. Dessa maneira, o tipo de conteúdo pode fazer parte dos critérios que determinam o local final onde um documento é armazenado.

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Compreender como os documentos são circulados

Documentos podem ser circulados para uma biblioteca ou pasta em um site da Central de Registros ou para qualquer outro tipo de site do SharePoint. A Biblioteca de Redistribuição, que é criada automaticamente ao se ativar o recurso Organizador de Conteúdo, serve como local padrão. O processo de circulação de documentos é composto por diversos elementos:

  • Pastas e bibliotecas de destino    Conteúdo administradores ou gerentes de registros criam manualmente bibliotecas e pastas onde os documentos devem ser circulados e designam essas bibliotecas como bibliotecas de destino.

  • Tipos de conteúdo de site    Todo documento deve ter um tipo de conteúdo e os usuários podem adicionar tipos de conteúdo de site apropriados manualmente às bibliotecas de destino.

  • Biblioteca de redistribuição    Documentos que não correspondem a uma regra ou que faltam metadados necessários são enviados para a biblioteca de redistribuição para que os usuários possam inserir metadados necessários. Ou, você pode configurar o organizador de conteúdo para que todos os documentos carregados temporariamente são roteados para a biblioteca de redistribuição.

  • Lista de regras de documentos    Trata-se de uma coleção de todas as regras de circulação. Os administradores de conteúdo ou gerentes de registros acessam essa lista para criar, gerenciar e exibir regras de circulação.

O diagrama a seguir mostra como documentos e mensagens de email são circulados com base no cumprimenro de critérios específicos e como documentos com informações faltando são retornados à Biblioteca de Redistribuição.

Circulação de documento usando o organizador de conteúdo. Mostra diversas fontes e mostra como documentos com metadados faltando são retornados à Biblioteca de Redistribuição.

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Criar regras para circular documentos

Para cada tipo de registro adicionado à lista de Roteamento de Registros, você especifica um título e uma descrição do registro. Também especifica o local no site onde o registro está armazenado. Para garantir que todos os registros relevantes sejam circulados para o local apropriado, é possível especificar nomes alternativos para o tipo de registro.

Observação : Você precisa ter pelo menos permissões de Proprietário do Site para criar regras de circulação de documentos.

  1. Navegue até o site para o qual deseja criar as regras do Organizador de Conteúdo.

  2. No painel Início Rápido, clique em Mais… para ver as opções de Conteúdo do Site.

  3. Na linha do menu Aplicativos, clique em Configurações.

  4. Na página Configurações do Site, na seção Administração do Site, clique em Regras do Organizador de Conteúdo.

  5. Na página Regras do Organizador de Conteúdo, clique em Adicionar em Clique para adicionar um novo item.

  6. Na seção Nome da Regra, digite um nome que descreva as condições e ações da regra.

  7. Na seção Prioridade e Status da Regra, escolha Ativo para aplicar a regra ao conteúdo de entrada. Em seguida, selecione uma prioridade que determinará como o conteúdo será circulado caso corresponda a mais de uma regra do Organizador de Conteúdo.
    Se não desejar que a regra se aplique ao conteúdo de entrada, escolha Inativo.

  8. Na seção Tipo de Conteúdo de Envio, associe a regra a um tipo de conteúdo. Fazendo isso, os envios para o organizador serão rotulados com o tipo de conteúdo selecionado, e as propriedades usadas nas condições da regra serão identificadas.

    • Selecione o grupo de conteúdo apropriado. O grupo selecionado determina os tipos de conteúdo que podem ser escolhidos na etapa seguinte.

    • Selecione o tipo de conteúdo apropriado.

    • Se o tipo de conteúdo selecionado tem um nome diferente em outro site do SharePoint, marque a caixa de seleção em nomes alternativos. Em seguida, digite o nome que é usado no outro site no campo fornecido e clique emAdicionar. Nomes para tipos de conteúdo alternativos aparecem na lista abaixo.

  9. Na seção Condições, selecione as condições que as propriedades de um envio precisam atender para a regra. Por exemplo, talvez você deseje que a regra seja aplicada a todos os documentos com a palavra “orçamento” no título. É possível adicionar mais condições clicando no link Adicionar outra condição.

    Observação : As propriedades disponíveis na lista suspensa propriedade serão diferentes, dependendo do tipo de conteúdo que você selecionou na etapa 6.

  10. Na seção Local de Destino, digite ou procure um local para colocar o conteúdo correspondente à regra. Marque a caixa de seleção Criar automaticamente uma pasta para agrupar documentos semelhantes em pastas. Por exemplo, se tiver uma propriedade que liste todos os documentos de projetos em sua organização, você poderá forçar o organizador a criar uma pasta separada para cada projeto.

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Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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