Criar etiquetas para impressão

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

O Microsoft Office Access 2007 fornece várias opções diferentes para criar etiquetas contendo dados armazenados em tabelas do Access. A opção mais simples é usar o Assistente para Etiqueta do Access para criar e imprimir etiquetas de um relatório criado. Além disso, você pode importar dados para o Access de outras fontes, como pastas de trabalho do Microsoft Office Excel 2007 e listas de contatados do Microsoft Office Outlook 2007 e "mesclar" esses dados ou tabelas existentes no Access com o documento do Microsoft Office Word 2007 e, em seguida, criar e imprimir etiquetas no Word.

O que deseja fazer?

Usar o Access para criar e imprimir etiquetas

Aprenda dicas e truques para criar etiquetas

Imprimir dados do Access usando o Assistente de mala direta no Word

Usar o Access para criar e imprimir etiquetas

No Access, você cria etiquetas como uma relatório que é formatada com um tamanho pequeno de página para ajustar-se à etiqueta desejada. O uso mais comum das etiquetas é para endereçamento, mas quaisquer dados do Access podem ser impressos em formato de etiqueta, como uma variedade de propósitos. No caso de etiquetas de endereçamento, o relatório obtém os dados de endereço das tabelas ou consultas que contêm os endereços. A impressão do relatório fornece uma única etiqueta para cada endereço da fonte de registro subjacente.

Observação : As etapas neste artigo pressupõem que você já tenha criado um banco de dados do Access que inclua tabelas (ou tabelas vinculadas) contendo os dados desejados nas suas etiquetas. Um link para informações adicionais de introdução ao Access está disponível na seção Consulte também.

O Assistente de Etiqueta faz várias perguntas sobre suas etiquetas e os dados que deseja exibir nelas. Ele cria o relatório que pode ser personalizado, se necessário.

Criar etiquetas usando o Assistente de Etiqueta do Access

  1. No Painel de Navegação, selecione ou abra a tabela ou a consulta que será a fonte de registro para a etiqueta.

  2. Na guia criar, no grupo relatórios, clique em rótulos de Imagem do botão .

    O Access inicia o Assistente de Etiqueta.

    Primeira página do assistente de etiqueta

  3. Se você conhecer o fabricando e o número do produto das etiquetas:

    • Escolha o fabricando na caixa Filtrar por fabricante.

    • Selecione a etiqueta na caixa Qual o tamanho de etiqueta desejado?.

      Caso contrário, tente localizar um produto cujos valores nas colunas Dimensões e Núm. de Colunas corresponda às suas etiquetas.

      Se você não conseguir encontrar uma etiqueta semelhante:   

    • Clique em Personalizar e clique em Novo.

      A caixa de diálogo Nova Etiqueta é exibida.

      página nova etiqueta do assistente de etiqueta

    • Meça sua etiqueta e digite as medidas nas caixas apropriadas na caixa de diálogo Nova Etiqueta.

    • Digite um nome para as etiquetas personalizadas na caixa de texto Nome da Etiqueta, escolha o tipo de etiqueta e a orientação desejados e, em seguida, clique em OK.

      Se você já tiver criado uma etiqueta personalizada e você desejar para selecioná-la:   

    • Clique em Mostrar tamanhos de etiquetas personalizadas e clique na etiqueta personalizada desejada.

  4. Selecione Folha solta ou Contínuo em Tipo de Etiqueta e, em seguida, clique em Avançar.

  5. Selecione o nome, o tamanho, o peso e a cor do texto da fonte para sua etiqueta e clique em Avançar.

  6. Na página O que você deseja na sua etiqueta de endereçamento do assistente, escolha os campos que deseja exibir na etiqueta, na lista Campos disponíveis, e clique duas vezes neles para adicioná-los à caixa Protótipo da etiqueta.

    adicionando campos em uma etiqueta no assistente de etiqueta

    • Para adicionar espaço entre os campos na caixa Protótipo da etiqueta, pressione a BARRA DE ESPAÇOS.

    • Para criar uma nova linha, pressione ENTER.

    • Para mover entre os campos e as linhas, use as teclas de seta.

    • Para remover um campo da caixa, pressione BACKSPACE.

    • Para adicionar outro texto ou pontuação (por exemplo, uma vírgula depois do nome da cidade), clique para posicionar o cursor no local em que o texto deve aparecer e comece a digitar. Esse texto será o mesmo em cada relatório.

      Observação : Você só pode adicionar campos dos seguintes tipos de dados usando o Assistente de Etiqueta: Texto, Número, Data/Hora, Moeda, Sim/Não ou Anexo. Para adicionar campos dos tipos Memorando, Objeto OLE ou Hiperlink, abra o relatório de etiqueta no modo Design depois de concluir o Assistente de Etiqueta e use o painel Lista de Campos para adicionar os campos. Para abrir o painel Lista de Campos enquanto o relatório estiver aberto no modo Design, pressione ALT+F8.

      Quando os campos estiverem organizados da forma que deseja na etiqueta, clique em Avançar.

  7. Na página seguinte, você pode escolher os campos que serão a base para a classificação das etiquetas. Por exemplo, talvez você queira classificar por código postal para um grande endereçamento. Escolha os campos que serão a base da classificação na lista Campos disponíveis e clique duas vezes neles para adicioná-los à caixa Classificar por. Ao terminar, clique em Avançar.

    definindo a ordem de classificação no assistente de etiqueta

  8. Na última página, digite um nome para as etiquetas e clique em Concluir.

    Última página do assistente de etiqueta

    Se você escolheu Exibir as etiquetas como elas serão impressas na última página do Assistente de Etiqueta, o Access exibirá as etiquetas na Visualização de Impressão. Você pode clicar na etiqueta para aplicar mais ou menos zoom ou usar o controle de zoom na barra de status.

    Controle de zoom

    Se você escolheu Modificar o design da etiqueta na última página do Assistente de Etiqueta, o Access exibirá o relatório da etiqueta no modo Design.

Personalizar a aparência da etiqueta

Se as etiquetas resultantes não tiverem a aparência desejada, você poderá personalizar o layout abrindo o relatório no modo Design e fazendo suas alterações. Quando trabalhar com etiquetas, é normalmente mais fácil usar o modo Design, pois nele você tem um controle mais preciso sobre o layout. Para ver os resultados das alterações feitas no modo Design, alterne para Visualização de Impressão.

Se os dados não estiverem alinhados às etiquetas corretamente

Em muitos casos, você pode corrigir pequenos problemas com o layout da etiqueta, fazendo ajustes no modo Design. Você pode mover os controle e ajustar o tamanho da etiqueta alterando a largura ou a altura da seção Detalhes.

Para alternar para modo Design, clique com botão direito no relatório no painel de navegação e clique em Modo Design Imagem do botão no menu de atalho.

Se você precisar alterar as margens ou o espaço entre as etiquetas, use a caixa de diálogo Configurar Página enquanto estiver no modo Design.

Na guia Configurar página, no grupo Layout da página, clique em colunas Imagem do botão . Caixa de diálogo Configurar página é exibida com a guia colunas selecionada.

Guia Colunas da caixa de diálogo Configurar Página

Você pode alterar as configurações a seguir nas três seções da caixa de diálogo Configurar Página:

Seção

Opção

Descrição

Definições da Grade

Número de Colunas

Isso deve ser igual ao número de etiquetas na página.

Espaçamento entre Linhas

Digite um novo valor para aumentar ou diminuir o espaço vertical entre as linhas das etiquetas.

Espaçamento entre Coluna

Digite um novo valor para aumentar ou diminuir o espaço horizontal entre as colunas das etiquetas.

Tamanho da Coluna

Largura

Lembre-se das definições de margem e do espaçamento entre colunas ao definir esse valor.

Você pode verificar e ajustar as margens clicando em Opções de Impressão na caixa de diálogo Configurar Página.

Altura

Ajuste a altura de cada etiqueta, conforme necessário.

Como seção detalhe

Quando selecionado, defina a largura e a altura da coluna com os mesmos valores de largura e altura da seção Detalhes no modo Design.

Layout da Coluna

Abaixo e à direita

Quando selecionado, os dados da etiqueta são impressos a partir da primeira coluna, a partir da segunda coluna e assim por diante.

À direita e abaixo

Quando selecionado, os dados da etiqueta são impressos a partir da primeira linha, a partir da segunda linha e assim por diante.

Observação : Você também pode usar a caixa de diálogo Configurar Página enquanto estiver na Visualização de Impressão. Ao clicar em OK para fechar a caixa de diálogo, você poderá ver como as novas definições afetam as etiquetas.

Talvez queira fazer tentativas até obter o alinhamento ideal dos dados nas etiquetas, especialmente para etiquetas de folha solta com várias colunas. Um relatório de etiqueta consiste em uma quantidade de áreas ocupadas. Por exemplo, existem as etiquetas propriamente ditas, o espaço entre elas e o espaço ocupado pelas margens da página. Então, se a folha de etiquetas tiver 8,5 pol de largura e você utilizar 0,25 pol de margem à esquerda e à direita, haverá somente 8 pol de espaço disponível (8,5 menos 0,5). Se você projetar o relatório para duas colunas de etiquetas e usar 0,25 pol para o espaço entre as etiquetas (a definição de espaçamento da coluna na caixa de diálogo Configurar Página), terá somente 7,75 pol disponíveis para as etiquetas propriamente ditas. Portanto, a largura da seção Detalhes não pode ser maior que 3,875 pol (7,75 / 2 colunas) para que os dados da etiqueta se ajustem de forma correta. O mesmo princípio se aplica à dimensão vertical — você deve considerar as margens superior e inferior e o espaçamento de linha ao ajustar a altura das etiquetas.

Se as definições na caixa de diálogo Configurar Página e/ou a largura os controles no resultado de design do relatório, em algumas informações, não se ajustar à página quando impressos ou visualizados, o Access exibe a mensagem "Talvez alguns dados não sejam exibidos". Esse é um claro sinal de que é necessário ajustar as definições da página e talvez o tamanho dos controles no design de relatório. Se você vir essa mensagem, tente uma das seguintes opções:

  • Reduzir a largura dos controles na seção Detalhe para que eles se ajustem ao espaço calculado disponível para uma única etiqueta. Consulte o exemplo anterior nessa coluna para saber como calcular o espaço disponível.

  • Reduzir o tamanho das margens da página na caixa de diálogo Configurar Página. Isso aumentará o espaço disponível para as informações nas etiquetas.

Imprimir as etiquetas

  1. Abra o relatório em qualquer modo (ou selecione o relatório no Painel de Navegação).

  2. Clique o Botão Microsoft Office imagem do botão office e clique em Imprimir. Ferramentas de Tabela Dinâmica

    O Access exibe a caixa de diálogo Imprimir.

  3. Digite suas opções para impressora, intervalo de páginas e número de cópias.

  4. Clique em OK.

Início da página

Aprender dicas e sugestões para a criação de etiquetas

  • Selecionar os endereços que deseja imprimir     Se você não quiser imprimir todos os endereços da fonte de registro subjacente, faça o seguinte:

    • Selecionar endereços especificando um ou mais critérios    Criar uma consulta parâmetro e especifique essa consulta como fonte de registro do relatório de etiqueta. Quando você abre o relatório, a consulta solicitará que você especifique os critérios para recuperação de registros. Os registros que correspondem aos seus critérios, em seguida, são recuperados e disponibilizados para o relatório de etiqueta.
      Se você estiver usando o Word para criar e imprimir os endereços, especifique a consulta parâmetro como fonte de dados durante a operação de mala direta.

    • Selecione os endereços navegando pelos registros de endereços     Se você quiser navegar pela lista de endereços e escolher aqueles que deseja para imprimir etiquetas, faça o seguinte:

      1. No modo Design, adicione um campo Sim/Não chamado PrintLabel à tabela de endereços subjacente. Quando você alternar para o modo Folha de Dados, na coluna PrintLabel, você verá uma caixa de seleção em cada linha.

      2. Use o Assistente de Consulta Simples para criar uma consulta que inclua todos os campos de endereço e o campo PrintLabel.

      3. Abra a consulta no modo Design e, na célula Critérios do campo PrintLabel, digite Sim. A consulta irá recuperar somente aqueles endereços que você deseja imprimir.

      4. Defina a propriedade RecordSource do relatório da etiqueta como o nome da consulta.

      5. Antes de imprimir a etiqueta, abra a tabela no modo Folha de Dados e marque as caixas de seleção para aqueles endereços que deseja imprimir. Desmarque as caixas de seleção correspondentes àqueles endereços que você não deseja imprimir. Em seguida, abra o relatório e imprima-o.

  • Imprimir endereços diretamente em envelopes    É possível imprimir os endereços diretamente nos envelopes em vez de imprimi-los em etiquetas e, em seguida, colar as etiquetas nos envelopes. Para imprimir uma etiqueta em um envelope, é necessário definir uma etiqueta personalizada. Na etapa 1 do assistente, quando foi solicitada a especificação dos detalhes da etiqueta, clique em Personalizar e siga as instruções na etapa 4. Lembre-se de definir o Tipo de Etiqueta como Folha Solta.

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Imprimir dados do Access utilizando o Assistente de Mala Direta do Word

Se os endereços estiverem armazenados no Access, mas quiser exportá-los para o Word para poder usar a funcionalidade de mala direta, a fim de formatar e imprimir as etiquetas, você poderá usar o Assistente de Mala Direta do Word.

  1. No Painel de Navegação, selecione a tabela ou consulta que contém os dados que deseja imprimir.

  2. Na guia Dados Externos, no grupo Exportar, clique em Mais e, em seguida, Mesclar com o Microsoft Office Word.

    O Assistente de Mala Direta do Microsoft Word é iniciado.

  3. Se você já tiver criado um documento e desejar vincular seus dados a ele, clique em Vincular os dados a um documento do Microsoft Word já existente. Caso contrário, clique em Criar um novo documento e, em seguida, vincular os dados a ele.

  4. Clique em OK.

    Se você escolher Vincular os dados a um documento do Microsoft Word já existente, a caixa de diálogo Selecionar Documento do Microsoft Word será aberta. Selecione o documento desejado e clique em Abrir. O documento é aberto no Word.

    Se você optar por criar um novo documento, o Word será aberto com um documento em branco.

  5. No Word, siga as instruções no painel Mala Direta. Para obter mais informações sobre o Assistente de Mala Direta do Word, consulte a Ajuda do Word.

Observação : Você pode usar o Word para imprimir seus endereços, independentemente do local onde eles estão armazenados. No Word, você pode conectar a lista de endereços armazenada em uma variedade de programas, como Excel, Outlook e Access. Ou, se você não tiver uma lista de endereços, poderá criar uma no Word e em seguida imprimir as etiquetas. Para obter mais informações, consulte a Ajuda do Word.

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Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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