Criar etiquetas para impressão

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O Microsoft Access 2010 fornece várias opções diferentes para criar etiquetas contendo dados armazenados em tabelas do Access. A opção mais simples é usar o Assistente de Etiqueta do Access para criar e imprimir um relatório formatado para caberem suas etiquetas. As etiquetas podem conter dados armazenados em tabelas do Access ou dados importados ou vinculados de outras fontes, como pastas de trabalho do Microsoft Excel ou listas de contatos do Microsoft Outlook. Você pode criar as etiquetas como um relatório no Access ou "mesclar" os dados com um documento do Microsoft Word e depois imprimir as etiquetas no Word. Este artigo descreve as etapas envolvidas.

O que deseja fazer?

Usar o Access para criar e imprimir etiquetas

Imprimir dados do Access utilizando o Assistente de Mala Direta do Microsoft Word

Usar o Access para criar e imprimir etiquetas

No Access, você cria etiquetas como uma relatório que é formatada com um tamanho pequeno de página para ajustar-se à etiqueta desejada. O uso mais comum das etiquetas é para endereçamento, mas quaisquer dados do Access podem ser impressos em formato de etiqueta, como uma variedade de propósitos. No caso de etiquetas de endereçamento, o relatório obtém os dados de endereço das tabelas ou consultas que contêm os endereços. A impressão do relatório fornece uma única etiqueta para cada endereço da fonte de registro subjacente.

Para obter mais informações sobre vinculação ou importando dados de outras fontes (como o Microsoft Excel ou Microsoft Outlook) para usar nas suas etiquetas, consulte o artigo Introdução à importação e exportação de dados.

O Assistente de Etiqueta faz várias perguntas sobre suas etiquetas e os dados que deseja exibir nelas. Ele cria o relatório que pode ser personalizado, se necessário.

Criar etiquetas usando o Assistente de Etiqueta do Access

Importante :  Os relatórios de etiqueta que você cria usando o Assistente de Etiqueta não são compatíveis com o recurso Publicar nos Serviços do Access. No entanto, você ainda poderá imprimir as etiquetas enquanto o banco de dados estiver aberto no programa Access.

  1. No Painel de Navegação, selecione o objeto que contém os dados a serem exibidos nas etiquetas. Geralmente é uma tabela, uma tabela vinculada ou uma consulta, mas você também pode selecionar um formulário ou relatório.

  2. Na guia Criar, no grupo Relatórios, clique em Etiquetas.

    Observação : Se você estiver trabalhando em um banco de dados da Web, o comando Etiquetas estará situado embaixo de Relatórios de Cliente.

    O Access inicia o Assistente de Etiqueta.

    Primeira página do assistente de etiqueta

    1. Se você conhecer o fabricando e o número do produto das etiquetas:

      • Escolha o fabricando na caixa Filtrar por fabricante.

      • Selecione a etiqueta na caixa Qual o tamanho de etiqueta desejado?.

        Caso contrário, tente localizar um produto cujos valores nas colunas Dimensões e Núm. de Colunas corresponda às suas etiquetas.

        Se você não encontrar uma etiqueta semelhante:   

      • Clique em Personalizar e clique em Novo.

        A caixa de diálogo Nova Etiqueta é exibida.

        página nova etiqueta do assistente de etiqueta

      • Meça sua etiqueta e digite as medidas nas caixas apropriadas na caixa de diálogo Nova Etiqueta.

      • Digite um nome para as etiquetas personalizadas na caixa de texto Nome da Etiqueta, escolha o tipo de etiqueta e a orientação desejados e, em seguida, clique em OK.

        Se você já tiver criado uma etiqueta personalizada e quiser selecioná-la:   

      • Clique em Mostrar tamanhos de etiquetas personalizadas e clique na etiqueta personalizada desejada.

    2. Selecione Folha solta ou Contínuo em Tipo de Etiqueta e, em seguida, clique em Avançar.

    3. Selecione o nome, o tamanho, o peso e a cor do texto da fonte para sua etiqueta e clique em Avançar.

    4. Na página O que você deseja na sua etiqueta de endereçamento do assistente, escolha os campos que deseja exibir na etiqueta, na lista Campos disponíveis, e clique duas vezes neles para adicioná-los à caixa Protótipo da etiqueta.

      adicionando campos em uma etiqueta no assistente de etiqueta

      • Para adicionar espaço entre os campos na caixa Protótipo da etiqueta, pressione a BARRA DE ESPAÇOS.

      • Para criar uma nova linha, pressione ENTER.

      • Para mover entre os campos e as linhas, use as teclas de seta.

      • Para remover um campo da caixa, pressione BACKSPACE.

      • Para adicionar outro texto ou pontuação (por exemplo, uma vírgula depois do nome da cidade), clique para posicionar o cursor no local em que o texto deve aparecer e comece a digitar. Esse texto será o mesmo em cada relatório.

        Observação : Você só pode adicionar campos dos seguintes tipos de dados usando o Assistente de etiqueta: texto, Memorando, número, data/hora, moeda, Sim/Não, ou anexo. Para adicionar campos de outros tipos de dados, abra o relatório de etiqueta no modo Design após concluir o Assistente de etiqueta e, em seguida, use o painel Lista de campos para adicionar os campos. Para abrir o painel Lista de campo enquanto o relatório está aberto no modo Design, pressione ALT + F8.

        Quando os campos estiverem organizados da forma que deseja na etiqueta, clique em Avançar.

    5. Na página seguinte, você pode escolher os campos que serão a base para a classificação das etiquetas. Por exemplo, talvez você queira classificar por código postal para um grande endereçamento. Escolha os campos que serão a base da classificação na lista Campos disponíveis e clique duas vezes neles para adicioná-los à caixa Classificar por. Ao terminar, clique em Avançar.

      definindo a ordem de classificação no assistente de etiqueta

    6. Na última página, digite um nome para as etiquetas e clique em Concluir.

      Última página do assistente de etiqueta

      Se você escolheu Exibir as etiquetas como elas serão impressas na última página do Assistente de Etiqueta, o Access exibirá as etiquetas na Visualização de Impressão. Você pode clicar na etiqueta para aplicar mais ou menos zoom ou usar o controle de zoom na barra de status.

      Controle de zoom

      Se você escolheu Modificar o design da etiqueta na última página do Assistente de Etiqueta, o Access exibirá o relatório da etiqueta no modo Design.

      Observação : Visualização de Impressão é o único modo de exibição no qual as colunas podem ser vistas conforme foram dispostas. Se você visualizar o relatório no Modo Relatório ou no Modo Layout, o Access exibirá todos os dados em uma única coluna.

Personalizar a aparência da etiqueta

Se as etiquetas resultantes não tiverem a aparência desejada, você poderá personalizar o layout abrindo o relatório no modo Design e fazendo suas alterações. Quando trabalhar com etiquetas, é normalmente mais fácil usar o modo Design, pois nele você tem um controle mais preciso sobre o layout. Para ver os resultados das alterações feitas no modo Design, alterne para Visualização de Impressão.

Se o Access exibir uma mensagem sobre não haver espaço horizontal suficiente para exibir os dados

Essa mensagem, quando aparece, é um efeito colateral das medidas de algumas etiquetas. Em geral isso ocorre quando as etiquetas ficam muito próximas das bordas esquerda e direita da folha. Isso pode fazer o assistente especificar algumas medidas fora do intervalo de impressão normal e isso, por sua vez, faz essa mensagem aparecer quando você visualiza ou imprime as etiquetas.

Caso você esteja satisfeito com o alinhamento do texto nas etiquetas e não esteja gerando uma página em branco intercalada com uma página correta, recomenda-se deixar o design do relatório como está e apenas clicar em OK na mensagem todas as vezes. Caso contrário, você pode tentar ajustar algumas das opções de configuração da página, conforme descrito na seção seguinte.

Se os dados não estiverem alinhados às etiquetas corretamente

Em muitos casos, você pode corrigir pequenos problemas com o layout da etiqueta, fazendo ajustes no modo Design. Você pode mover os controle e ajustar o tamanho da etiqueta alterando a largura ou a altura da seção Detalhes.

Para alternar para o modo Design, clique com o botão direito do mouse no relatório no Painel de Navegação e clique em Modo Design no menu de atalho.

Se você precisa alterar as margens ou o espaço entre as etiquetas, pode usar a caixa de diálogo Configurar Página enquanto estiver no modo Design.

  • Na guia Configurar Página, no grupo Layout da Página, clique em Colunas.

    A caixa de diálogo Configurar Página é exibida com a guia Colunas selecionada.

Guia Colunas da caixa de diálogo Configurar Página

Você pode alterar as configurações a seguir nas três seções da caixa de diálogo Configurar Página:

Seção

Opção

Descrição

Definições da Grade

Número de Colunas

Isso deve ser igual ao número de etiquetas na página.

Espaçamento entre Linhas

Digite um novo valor para aumentar ou diminuir o espaço vertical entre as linhas das etiquetas.

Espaçamento entre Coluna

Digite um novo valor para aumentar ou diminuir o espaço horizontal entre as colunas das etiquetas.

Tamanho da Coluna

Largura

Lembre-se das definições de margem e do espaçamento entre colunas ao definir esse valor.

Você pode verificar e ajustar as margens clicando em Opções de Impressão na caixa de diálogo Configurar Página.

Altura

Ajuste a altura de cada etiqueta, conforme necessário.

Como seção detalhe

Quando selecionado, defina a largura e a altura da coluna com os mesmos valores de largura e altura da seção Detalhes no modo Design.

Layout da Coluna

Abaixo e à direita

Quando selecionado, os dados da etiqueta são impressos a partir da primeira coluna, a partir da segunda coluna e assim por diante.

À direita e abaixo

Quando selecionado, os dados da etiqueta são impressos a partir da primeira linha, a partir da segunda linha e assim por diante.

Observação : Você também pode abrir a caixa de diálogo Configurar página enquanto estiver na visualização de impressão clicando em colunas, na guia Visualizar impressão. Quando você clica em OK para fechar a caixa de diálogo, suas alterações são imediatamente refletidas na visualização de impressão.

Imprimir as etiquetas

  1. Abra o relatório em qualquer modo (ou selecione o relatório no Painel de Navegação).

  2. Na guia Arquivo, clique em Imprimir e depois em Imprimir.

    O Access exibe a caixa de diálogo Imprimir.

  3. Digite suas opções para impressora, intervalo de páginas e número de cópias.

  4. Clique em OK.

Início da página

Imprimir dados do Access utilizando o Assistente de Mala Direta do Microsoft Word

Se os endereços estiverem armazenados no Access, mas quiser exportá-los para o Word para poder usar a funcionalidade de mala direta, a fim de formatar e imprimir as etiquetas, você poderá usar o Assistente de Mala Direta do Word.

Observação :  Este procedimento aplica-se apenas a bancos de dados clientes; o comando Mesclagem do Microsoft Word não está disponível para bancos de dados da Web.

  1. No Painel de Navegação, selecione a tabela ou consulta que contém os dados que deseja imprimir.

  2. Na guia Dados externos, no grupo Exportar, clique em Mala direta do Word.

  3. Na caixa de diálogo Assistente de Mala Direta do Microsoft Word, se você já tiver criado um documento e desejar vincular seus dados a ele, clique em Vincular os dados a um documento do Microsoft Word já existente. Caso contrário, clique em Criar um novo documento e, em seguida, vincular os dados a ele.

  4. Clique em OK.

    Se você escolher Vincular os dados a um documento do Microsoft Word já existente, a caixa de diálogo Selecionar Documento do Microsoft Word será aberta. Selecione o documento desejado e clique em Abrir. O documento é aberto no Word.

    Se você optar por criar um novo documento, o Word será aberto com um documento em branco.

  5. No Word, siga as instruções no painel de tarefas Mala Direta. Quando você chegar à etapa 3 do processo de Mala Direta do Word (Selecionar destinatários), a fonte de dados que você escolheu na etapa 1 deste procedimento já estará selecionada.

    Para obter mais informações sobre o Assistente de Mala Direta do Word, consulte a Ajuda do Word.

Observação : Você pode usar o Word para imprimir seus endereços, independentemente do local onde eles estão armazenados. No Word, você pode conectar a lista de endereços armazenada em uma variedade de programas, como Excel, Outlook e Access. Ou, se você não tiver uma lista de endereços, poderá criar uma no Word e em seguida imprimir as etiquetas. Para obter mais informações, consulte a Ajuda do Word.

Início da página

Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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