Criar envelopes usando mala direta no Word para Mac

Quando você tem email em massa para enviar às pessoas na sua lista de endereçamento, pode usar mala direta para criar um lote de envelopes endereçados. Cada envelope conterá um endereço da lista de endereçamento.

Observação: Parte do conteúdo deste tópico pode não se aplicar a alguns idiomas.

Existem três documentos envolvidos na criação e impressão de envelopes usando o processo de mala direta:

  • Documento principal
    Esse é o documento que você usa para configurar o layout dos envelopes na mala direta. Você também pode configurar qualquer conteúdo, como o logotipo da empresa ou o endereço do remetente, que deseja repetir em cada envelope.

  • Lista de endereçamento
    A lista de endereços é a fonte de dados que o Word usa na mala direta. É um arquivo que contém os endereços a serem impressos nos envelopes.

  • Documento mesclado
    Esse documento é uma combinação do documento principal e da lista de endereçamento usada para imprimir endereços individuais nos envelopes.

A lista de endereços pode ser uma planilha do Excel, um diretório de contatos do Outlook ou um Catálogo de Endereços da Apple. Ela contém os registros do Word extraídos das informações para criar os endereços dos envelopes.

  • Se você ainda não tiver uma lista de endereçamento, pode criar uma nova lista no Word durante o uso da mala direta. Antes de começar o processo da mala direta, colete todas as suas listas de endereços.

  • Se estiver usando uma planilha do Excel, não deixe de formatar a coluna de CEPs ou códigos postais como texto para não perder os zeros.

  • Se quiser usar seus contatos do Outlook, certifique-se de que o Outlook seja seu programa de email padrão.

    Dica: Para tornar o Outlook seu programa de email padrão, abra o Apple Mail e, no menu Email, escolha Preferências. Na guia Geral ao lado de Leitor de email padrão, selecione Microsoft Outlook.

  1. Na guia Correspondências, escolha Iniciar Mala Direta > Envelopes.

    Na guia Correspondências, selecione Envelopes na lista Iniciar Mala Direta.

  2. Na caixa de diálogo Envelope, deixe o Endereço do Destinatário em branco e, em Endereço do Remetente, siga um destes procedimentos:

    • Escolha Usar meu endereço para usar o seu endereço a partir da sua lista de contatos de email.

    • Escolha Omitir para manter o endereço do remetente em branco.

    • Escolha as duas opções (Usar meu endereço e Omitir) e digite o endereço do remetente que deseja usar.

    • Formate o Endereço do Remetente escolhendo Fonte ou Posição e faça as alterações desejadas.

  3. Na caixa de diálogo Envelope, em Opções de Impressão, escolha Configuração da Página.

  4. Na caixa de diálogo Configurar Página, na lista Tamanho do Papel, escolha a opção que corresponda ao tamanho dos seus envelopes.

    Dicas: Se nenhuma das opções corresponder ao tamanho do envelope, faça o seguinte:

    • Na parte inferior da lista Tamanho do Papel, escolha Gerenciar Tamanhos Personalizados.

    • Clique em + (símbolo de adição) para adicionar um novo item da lista. Na caixa de diálogo Configurar Página, clique duas vezes em Sem título e digite um nome para o seu envelope.

    • Insira as dimensões do seu envelope nas caixas Largura e Altura e clique em OK.

  5. Na caixa de diálogo Configurar Página, ao lado de Orientação, escolha Paisagem > OK.

  6. Escolha OK para fechar a caixa de diálogo Envelope.

  7. No menu Arquivo, selecione Salvar.

  1. Na guia Correspondências, escolha Selecionar Destinatários.

    Na guia Correspondências, a opção Selecionar Destinatários está destacada com uma lista de opções

    Escolher

    Para

    Criar uma nova lista

    Iniciar uma nova lista de endereços enquanto estiver configurando a mala direta

    Usar uma lista existente

    Usar uma planilha do Excel ou outro tipo de arquivo de dados como sua lista de endereços

    Escolher nos Contatos do Outlook

    Selecionar os nomes diretamente nos seus contatos do Outlook para sua lista de endereços

    Contatos da Apple

    Selecionar os nomes diretamente do seu Catálogo de Endereços da Apple para sua lista de endereços

    FileMaker Pro

    Importar dados de um banco de dados do FileMaker Pro

  2. Escolha uma opção:

 

 

• Criar uma nova lista

Na caixa de diálogo Editar Campos de Lista, o Word cria automaticamente campos para algumas informações básicas, como nome, sobrenome e endereço. Se você quiser adicionar um novo campo, como o de mensagem, faça isso agora, para que você possa preenchê-lo quando digitar as entradas.

  1. Em Novo nome de campo, digite o nome do campo que você deseja adicionar e, em seguida, escolha o sinal de adição (+).

    Dica: Para alterar a ordem dos campos, escolha o campo que você deseja mover e, em seguida, use as setas para cima ou para baixo para mover o campo.

  2. Quando todos os campos estiverem configurados adequadamente, escolha Criar para criar uma nova lista.

 

 

• Usar uma lista existente

  1. Localize o arquivo que você deseja usar e escolha Abrir.

  2. Na caixa de diálogo Abrir Pasta de Trabalho, selecione a planilha que deseja usar e, em seguida, faça o seguinte:

    • Deixe o Intervalo de Células em branco para usar a planilha inteira.

      ou

    • Insira um intervalo de células para os dados que você deseja usar.

  3. Escolha OK.

 

 

• Escolher nos Contatos do Outlook

  1. Escolha Filtrar Destinatários para escolher os destinatários que você deseja incluir.

  2. Na caixa de diálogo Opções de Consulta, ao lado de Listar destinatários de mala direta por, escolha Registro completo.

  3. Na lista de contatos, escolha os contatos que você deseja incluir na mala direta e clique em OK.

 

 

• Contatos da Apple

  1. Escolha Filtrar Destinatários para escolher os destinatários que você deseja incluir.

  2. Na caixa de diálogo Opções de Consulta, em Grupo de Contatos da Apple, escolha o grupo que você incluir na mala direta e escolha OK.

 

 

• File Maker Pro

  1. Localize o arquivo que você deseja usar e escolha Abrir.

  2. Na caixa de diálogo Delimitadores de Registros e Campos, escolha um delimitador de campo para separar cada campo de dados e um delimitador de registros para separar cada registro de dados e, em seguida, escolha OK.

  1. No seu documento, clique na caixa Arrastar campos para esta caixa ou digitar o texto e clique no texto para removê-lo.

  2. Na guia Correspondências, escolha Inserir Campo de Mesclagem e, em seguida, escolha o campo que você deseja adicionar.

    Na guia Correspondências, a opção Inserir Campo de Mesclagem está destacada

  3. Adicione e formate os campos que deseja incluir no envelope e escolha OK.

    Dicas: 

    • Para formatar campos, por exemplo, inclua um espaço entre os campos Nome e Sobrenome e pressione Enter para iniciar uma nova linha para o campo Endereço.

    • Para classificar a sua lista de destinatários ou remover destinatários, na guia Correspondências, escolha Filtrar Destinatários, depois Classificar Registros ou Filtrar Registros. Ao terminar, escolha OK.

  1. Na guia Correspondências, escolha Visualizar Resultados para ver qual será a aparência dos envelopes.

    Na guia Correspondências, a opção Visualizar Resultados está destacada

    Observação: Use as setas para a esquerda e para a direita na guia Correspondências para percorrer cada envelope.

  2. Para fazer alterações de formatação adicionais, escolha Visualizar Resultados novamente, que permite adicionar ou remover campos de mesclagem.

  3. Quando os envelopes estiverem como você quer, na guia Correspondências, escolha Concluir e Mesclar > Imprimir Documentos para concluir a mala direta.

    Na guia Correspondências, as opções Concluir e Mesclar e Imprimir Documentos estão destacadas

    Dica: Se quiser revisar e atualizar cada envelope individualmente antes de imprimir, na guia Correspondências, escolha Concluir e Mesclar > Editar Documentos Individuais. Ao terminar, no menu Arquivo, escolha Imprimir para imprimir os envelopes.

Se você não tem uma lista de endereçamento, precisa criar uma antes de iniciar o processo de mala direta. A lista de endereçamento pode ser uma planilha do Excel, um Catálogo de Endereços da Apple, um banco de dados do FileMaker Pro, um documento do Word ou um arquivo de texto delimitado.

Etapa 1:preparar o documento principal

  1. No Word, em Arquivo, selecione Novo Documento em Branco.

  2. No menu Exibir, escolha Layout de Impressão.

  3. No menu Ferramentas, selecione Gerenciador de Mala Direta.

  4. Em 1. Selecionar Tipo de Documento, escolha Criar Novo e, em seguida, selecione Envelopes.

  5. Na caixa Endereço do remetente, digite seu endereço.

    Dicas: 

    • Neste ponto, você não deve digitar nada (incluindo espaços) na caixa Endereço de entrega.

    • Se não for possível digitar dentro da caixa Endereço do remetente, desmarque a caixa de seleção Usar meu endereço e tente novamente.

  6. Em Opções de Impressão, confirme se as configurações de impressão corretas para seus envelopes estão selecionadas.

  7. Quando concluir, escolha OK.

Etapa 2: selecionar a lista de endereçamento

  1. No menu Ferramentas, selecione Gerenciador de Mala Direta.

  2. Em 2. Selecionar Lista de Destinatários, escolha Obter Lista e selecione a fonte para a lista de endereçamento (por exemplo, uma planilha do Excel ou um documento do Word).

  3. Em 3. Inserir Espaços Reservados, escolha Contatos.

  4. Arraste um nome de campo da lista Contatos (por exemplo, Nome) para a caixa de endereço do envelope.

  5. Repita a Etapa 4 para todos os campos que você deseja exibir nos envelopes.

  6. No documento principal, edite a caixa de endereço do envelope para adicionar espaços e retornos de carro nos locais desejados.

  7. Para terminar de criar seus envelopes, siga um destes procedimentos:

    • Para imprimir seus envelopes imediatamente, no Gerenciador de Mala Direta, em 6. Mesclagem Concluída, escolha Mesclar para Impressora  Botão Mesclar para Impressora .

      ou

    • Para criar um documento que contenha os envelopes mesclados que você pode salvar, no Gerenciador de Mala Direta, em 6. Mesclagem Concluída, clique em Mesclar para Novo Documento  Botão Mala Direta Concluída .

Confira também

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