Criar e vincular tarefas com o Project 2007

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Carl Chatfield e Timothy Melo

Carl Chatfield é um certificada projeto gerenciamento Professional (PMP) com o amplo conhecimento do Microsoft Office Project, bem como as questões de usabilidade específico.

Timothy Melo trabalhou anteriormente como um profissional de suporte do Office Project por vários anos. Tim apresenta profundamente conhecimento técnico sobre o software.

Carl e Timothy são os autores do Microsoft Project 2000 Step by Step, o Microsoft Project versão 2002 Step by Step, o Microsoft Office Project 2003 Step by Step e o Microsoft Office Project 2007 Step by Step, tudo a partir Microsoft Press.

Neste artigo

Inserir tarefas

Estimar durações

Organizar tarefas em fases

Vincular tarefas

As tarefas são os blocos de construção mais básicos de qualquer projeto — tarefas representam o trabalho a ser feito para atingir os objetivos do projeto. Tarefas descrevem o trabalho de projeto em termos de sequência, a duração e os requisitos de recursos. Há dois níveis de tarefas — tarefas de resumoque resumir ou "acumular" durações e custos de tarefas e subtarefas — que constituem juntos os eventos significativos na vida de um projeto. Este artigo fornece uma introdução ao alguns conceitos importantes sobre as tarefas que ajudarão você a usar Microsoft Office Project 2007.

Inserir tarefas

Project 2007 pode ser usado para controlar tarefas relacionadas a um projeto que você está gerenciando. Para inserir tarefas para um projeto, começar iniciando Project 2007 se ele ainda não estiver em execução. Depois de abrir o projeto que você está trabalhando, digite sua primeira tarefa na célula diretamente abaixo do título de coluna Nome da tarefa e pressione ENTER.

inserindo tarefas em um projeto

Por exemplo, se você estiver usando Project 2007 para controlar as tarefas necessárias para um projeto de vídeo, você pode começar inserindo pré-produção na primeira célula. Em seguida, insira as tarefas restantes abaixo do nome da tarefa, pressionando ENTER após cada nome de tarefa:

Desenvolver um script

Desenvolver quadros de produção

Escolha locais

Mantenha a tecla auditions

Produção

Testar

Acertar vídeo

Filmagem em log

Project 2007 atribui uma duração de um dia para a nova tarefa, e o ponto de interrogação indica que esta é uma duração estimada. Uma barra de tarefas correspondente de comprimento de um dia é exibida no gráfico de Gantt. Por padrão, a data de início da tarefa é a mesma que a data de início do projeto.

barra de tarefas em um gráfico de gantt

Dica: Além de digitar informações da tarefa diretamente em Project 2007, você pode desenvolver listas de tarefas em outros aplicativos e, em seguida, importá-los para Project 2007. Por exemplo, Project 2007 instala um modelo do Excel denominado Microsoft Project tarefa lista Importar modelo, que você ou outras pessoas possam completar e importe para Project 2007 com a estrutura apropriada. No Excel, este modelo é exibida na guia Soluções de planilha da caixa de diálogo modelos. Você também pode importar sua lista de tarefas do Outlook para um plano de projeto. No Project 2007, no menu Ferramentas, clique em Importar tarefas do Outlook.

Definir as tarefas à direita para a direita entrega

Cada projeto tem um objetivo final ou intenção: o motivo que o projeto foi iniciado. Isso se chama o projeto entrega. Este produto é geralmente um produto, como um comercial de TV, ou um serviço ou evento, como uma sessão de treinamento do software. Definir as tarefas certas para criar o direito entrega é uma habilidade essencial para um gerente de projeto. As listas de tarefas que você criar no Project 2007 devem descrever todo o trabalho necessário e somente o trabalho necessário para concluir o projeto com êxito.

Desenvolver suas listas de tarefas, talvez seja útil para distinguir o escopo do produto do escopo do projeto. Escopo do produto descreve a qualidade, recursos e funções do resultado final do projeto. Por exemplo, se o produto for uma TV comercial, o escopo do produto pode incluir seu comprimento, assunto e público. Escopo do projeto, por outro lado, descreve o trabalho necessário para oferecer um produto ou serviço. Em nosso cenário, o escopo do projeto inclui tarefas detalhadas relacionadas à criação de uma TV comercial como mantendo auditions, acertar o vídeo, editá-lo e assim por diante.

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Estimar durações

A duração da tarefa é a quantidade de tempo que você espera levará para concluir a tarefa. Project 2007 pode trabalhar com as durações de tarefas que variam de minutos para meses. Dependendo do escopo do seu projeto, você provavelmente desejará trabalhar com as durações das tarefas na escala de horas, dias e semanas.

Por exemplo, um projeto pode ter um calendário do projeto com horário definido como 8 da manhã até 5 P.M. com uma quebra de uma hora almoço segunda a sexta, deixando o período de folga definido como noites e fins de semana de trabalho. Se você acha que uma tarefa levará 16 horas de trabalho, você poderia inserir sua duração como 2d agendar trabalho mais dois dias úteis de oito horas. Iniciando a tarefa às 8: 00 em uma sexta-feira, em seguida, você deve esperar que ele não ser concluído até 5 P.M. na seguinte segunda-feira. Nenhum trabalho poderia ser agendado no fim de semana, pois sábado e domingo foram definidos como período de folga.

Dica: Calcular a diferença entre a primeira data de início e a última data de término das tarefas que compõe para determinar a duração geral de um projeto. A duração do projeto também é afetada por outros fatores, como relações de tarefa. Porque Project 2007 distingue horário de trabalho e de folga, a duração da tarefa não necessariamente correlação para o tempo decorrido.

Dica: Você pode agendar tarefas para ocorrerem durante o horário de trabalho e de folga. Para fazer isso, atribua uma duração decorrida a uma tarefa. Você pode inserir duração decorrida precedendo a abreviação de duração com um eletrônico. Por exemplo, digite 3ed para indicar três dias decorridos. Você pode usar uma duração decorrida para uma tarefa que você não controle diretamente, mas que ainda assim é fundamental para seu projeto. Por exemplo, você pode ter as tarefas Concretar foundation e Remover formulários foundation em um projeto de construção. Se assim, você também pode querer uma tarefa chamada esperar concreto restabelecer porque você não deseja remover os formulários até que o concreto tenha removido. A tarefa aguardar concreto restabelecer deve ter uma duração decorrida porque o concreto será secar ao longo de um intervalo contíguo de dias, estarem trabalhando ou dias não úteis. Se o concreto leva 48 horas para restabelecer, você pode inserir a duração para a tarefa como 2dd, agende a tarefa para iniciar na sexta-feira às 9h e espero que seja concluída por domingo às 9h Na maioria dos casos, no entanto, você irá trabalhar com durações nonelapsed no Project 2007.

Project 2007 usa valores padrão para minutos e horas para durações: um minuto é igual a 60 segundos, e uma hora é igual a 60 minutos. No entanto, você pode definir durações padrão para dias, semanas e meses para seu projeto. Para fazer isso, no menu Ferramentas, clique no comando de Opções e, na caixa de diálogo Opções, clique na guia calendário, ilustrada aqui.

caixa de diálogo Opções

Como você surgirem com as durações das tarefas precisos?

Você deve considerar duas regras gerais ao estimar as durações das tarefas.

  • Geral duração de projeto geralmente corresponde a duração da tarefa; projetos grandes tendem a ter tarefas com mais durações de tarefas resumindo projetos.

  • Se você controlar o progresso em relação a seu plano de projeto, você deve considerar o nível de detalhes que você deseja aplicar às tarefas do seu projeto. Se você tiver um projeto de vários ano, por exemplo, ele talvez não seja prático ou até mesmo possível controlar tarefas que são medidas em minutos ou horas. Em geral, você deve medir as durações das tarefas no nível mais baixo de detalhe ou controle que é importante para você, mas não menor.

Para seus projetos do mundo real, você será geralmente estimar as durações das tarefas. Boas fontes de estimativas de duração de tarefa incluem:

  • Informações de históricas de projetos anteriores, semelhantes.

  • Estimativas das pessoas que irá concluir as tarefas.

  • Especialista opinião de quem tem gerenciado projetos semelhantes.

  • Padrões de profissionais ou industriais organizações que realizarem projetos semelhantes ao seu.

Para projetos complexos, você provavelmente poderia combinar essas e outras fontes para estimar as durações das tarefas. Como estimativas de duração de tarefa incorretas são uma grande fonte de risco em qualquer projeto, tornar estimativas boas vale o esforço feito.

Uma regra geral considerar denomina-se a regra de 8/80. Essa regra sugere essa tarefa durações entre oito horas (ou um dia) e 80 horas (10 dias úteis, ou duas semanas) geralmente são dimensionadas para uma duração gerenciável. Menores que um dia de tarefas podem ser muito granulares e mais de duas semanas de tarefas podem ser muito para gerenciar adequadamente. Há muitos motivos legítimos interromper esta regra, mas suas diretrizes são vale a pena considerar para a maioria das tarefas em seus projetos.

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Organizar tarefas em fases

É útil organizar grupos de tarefas estreitamente relacionados que representam uma grande parte do trabalho do projeto em fases. Ao revisar um plano de projeto, observar fases de tarefas Ajuda você e outras pessoas a pensar em termos de itens de trabalho principais e itens de trabalho detalhados. Por exemplo, é comum para dividir um projeto de filme ou de vídeo em fases principais do trabalho como pré-produção, produção e produção POST. Você pode criar fases recuando tarefas direita e. Você também pode recolher uma lista de tarefas em fases, quanto você pode trabalhar com uma estrutura de tópicos no Word. No Project 2007, fases são representados por tarefas de resumo.

Uma tarefa de resumo age de forma diferente de outras tarefas. Você não pode editar sua duração, data de início ou outros valores calculados diretamente porque essas informações são derivadas ou "acumuladas" das tarefas de detalhe, chamadas subtarefas (eles aparecem recuados sob as tarefas de resumo). Project 2007 calcula a duração de uma tarefa de resumo como o período de tempo a partir da data de início mais antiga para a última data de término de suas subtarefas.

Planejamento de cima para baixo e de baixo para cima

As duas abordagens mais comuns para desenvolver fases e tarefas são planejamento de cima para baixo e de baixo para cima.

  • Planejamento hierárquico.     Identifica fases principais ou produtos do projeto antes de preencher as tarefas necessárias para concluir essas fases. Projetos complexos podem ter várias camadas de fases. Essa abordagem funciona de geral para específica.

  • Planejamento ascendente.     Identifica como muitos nível inferior tarefas detalhadas possível antes de organizá-las em grupos lógicos, chamados fases ou tarefas de resumo. Essa abordagem funciona da específica para geral.

Criando tarefas precisas e fases para projetos mais complexos requer uma combinação de planejamento de cima para baixo e de baixo para cima. É comum para o gerente de projeto começar com estabelecido, amplas fases para um projeto (hierárquico) e para os recursos que execução o projeto para fornecer que o detalhado as tarefas preenchem cada fase (ascendente).

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Vincular tarefas

Os projetos requerem tarefas a serem realizadas em uma ordem específica. Por exemplo, a tarefa de filmagem uma cena deve ser concluída antes que a tarefa de edição a cena filmed possa ocorrer. Essas duas tarefas têm um término-a-início relação (também chamado de um link ou dependência) que tem dois aspectos:

  • A segunda tarefa deve ocorrer mais tarde que a primeira tarefa; Esta é uma sequência.

  • A segunda tarefa só pode ocorrer se a primeira tarefa é preenchida; Essa é uma dependência.

Em Project 2007, a primeira tarefa ("filme a cena") é chamada predecessora porque ela precede tarefas que dependem dele. A segunda tarefa ("Editar a cena filmed") é chamada a sucessora porque ele é bem sucedida tarefas do qual ele é dependente. Qualquer tarefa pode ser uma predecessora para uma ou mais tarefas sucessoras. Da mesma forma, qualquer tarefa pode ser uma sucessora de uma ou mais tarefas predecessoras.

Representando relações entre tarefas e manipulação de alterações aos agendada datas de início e término são uma área em que o uso de um mecanismo de agendamento, como Project 2007, realmente vale a pena. Por exemplo, você pode alterar as durações de tarefas ou adicionar ou remover tarefas de uma cadeia de tarefas vinculadas e Project 2007 serão reagendar tarefas adequadamente.

Relações de tarefa aparecem em várias maneiras de Project 2007:

  • Nos modos de exibição gráfico de Gantt e diagrama de rede, relacionamentos de tarefa aparecem como as linhas que conectam tarefas.

  • Em tabelas, como a tabela de entrada, os números de identificação de tarefa das tarefas predecessoras aparecem nos campos Predecessoras da tarefa sucessora.

Você pode criar relações entre tarefas criando vínculos entre tarefas. Quando tarefas primeiro são inseridas, por padrão eles são todos agendados para iniciar no mesmo dia — data de início do projeto. No entanto, você pode usar diferentes métodos para criar links entre várias tarefas. Por exemplo, você pode criar uma dependência término-a-início entre duas tarefas clicando em Vincular tarefas no menu Editar.

Dica: Para criar uma dependência término-a-início, você pode clique no botão Vincular tarefas na barra de ferramentas padrão.

A figura a seguir mostra que, quando tarefas 2 e 3 estão vinculadas com uma relação término-a-início, Project 2007 alterado a data de início da tarefa 3 para o próximo dia útil após a conclusão da tarefa 2 (ignorando no fim de semana). A duração da tarefa de resumo pré-produção aumentou correspondente.

tarefas vinculadas com uma relação final-início

Dica: Para Desvincular tarefas, selecione as tarefas que você deseja desvincular e clique no botão Desvincular tarefas na barra de ferramentas padrão. Você também pode clicar em Desvincular tarefas no menu Editar. Se você desvincular uma única tarefa que está dentro de uma cadeia de tarefas vinculadas com relações de término-a-início, Project 2007 restabelece os vínculos entre as tarefas restantes.

Você pode vincular tarefas várias outras maneiras, incluindo:

  • Vincular várias tarefas ao mesmo tempo

  • Vincular duas tarefas nas quais uma tarefa é a predecessora da outra tarefa

  • Vincular um grupo de tarefas restantes e, em seguida, vincular duas tarefas de resumo

Dica: Ao trabalhar com tarefas de resumo, você pode vincular tarefas de resumo diretamente (como fiz acima) ou vincular a tarefa mais recente na primeira fase com a primeira tarefa na segunda fase. O resultado final agendamento é o mesmo em qualquer situação. Não há circunstâncias, no entanto, pode você vincular uma tarefa de resumo para uma de suas próprias subtarefas. Isso cria um problema de agendamento circular e, portanto, não permitir Project 2007-lo.

Dica: Você também pode criar uma relação de término-a-início entre diretamente de tarefas no gráfico de Gantt. Aponte para a barra de tarefas da tarefa predecessora até o ponteiro muda para uma estrela de quatro pontas. Em seguida, arraste o ponteiro do mouse para cima ou para baixo até a barra de tarefas da tarefa sucessora. Enquanto você estiver arrastando o ponteiro do mouse para criar uma relação de tarefa, French a um link de corrente.

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