Criar e usar listas de chamadas no Business Contact Manager

Importante    Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Uma das tarefas mais importantes quando você tem uma empresa é manter-se em contato com clientes potenciais e reais. Freqüentemente, uma simple chamada telefônica é a melhor maneira de fazer isso.

Você talvez queira acompanhar clientes potenciais que forneceram seus cartões de visita ou informações à esquerda na página da web, chamada de clientes que queriam saber quando itens de indisponibilidade de estoque são encontrados ou falam com contas atuais ou os contatos comerciais que estão atrasadas com seus pagamentos.

Este artigo descreve como trabalhar com e medir a eficácia de listas de chamadas em Business Contact Manager para Outlook, com detalhes sobre a criação de listas-alvo destinatários e chamar scripts e como rastrear suas atividades e resultados.

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Promova sua empresa por meio de chamadas telefônicas

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Com Business Contact Manager para Outlook, montar uma lista de chamadas a partir de suas contas e contatos comerciais, criar um script de chamada e controlar os resultados de cada chamada telefônica. Você também pode criar uma lista de chamadas de nomes em um relatório. Para obter informações sobre como criar uma lista de chamadas de um relatório, consulte usar relatórios e gráficos no Business Contact Manager.

Uma lista de chamadas também é um essencial atividade de marketing e pode ser parte de uma campanha de marketing.

Para controlar os resultados de uma atividade de lista de chamadas, você deve registrar o nome da atividade no campo de cada registro de conta, contato comercial, cliente potencial ou Oportunidade gerado pela atividade iniciado por. Além disso, registre as informações de custo orçado e real nas páginas de detalhes e controlar o registro de lista de chamadas.

Em seguida, para ver os resultados da sua lista de chamada, use a página de faixa do formulário de lista de chamada. Se a lista de chamadas for parte de uma campanha de marketing, os resultados gerais da campanha podem ser controlados na guia análise do Marketing espaço de trabalho.

Criar uma lista de chamadas

Uma lista de chamadas em Business Contact Manager para Outlook é mais do que apenas uma lista de nomes e números. É um sistema que ajuda você a estar preparada e pronta no telefone e ajuda você a controlar os resultados de cada conjunto de chamadas.

A lista de destinatários para uma atividade de marketing pode incluir somente um tipo de registro, contas ou contatos comerciais. Contatos comerciais e clientes potenciais podem ser na mesma lista porque o registro de cliente potencial é baseado no tipo de registro de contato comercial.

  1. No painel de navegação, em Business Contact Manager, clique em Marketing.

  2. Na faixa de opções, na guia início, no grupo novo, clique o botão de Lista chamada Call List icon.

  3. No formulário da lista de chamada, em atividade, no campo nome, digite um nome para a lista de chamadas, como "Clientes potenciais da Califórnia".

    call list record

    Observação   Se esta lista de chamadas for parte de uma campanha de marketing na caixa de texto de campanha, digite o nome da campanha ou clique na seta para selecionar o nome de uma campanha existente. Se ele não for parte de uma campanha, a lista de chamada será anexado as atividades atuais da padrão campanhas de marketing.

  4. Na seção lista de destinatário, clique no tipo de registro que você deseja alcançar com a lista de chamadas, Todas as contas, todos os contatos comerciais e clientes potenciais, Todos os contatos comerciais ou Todos os clientes potenciais.

    Ou, clique em uma das seguintes opções:

    • Pasta de pesquisa. Escolha uma pasta de pesquisa que contém uma lista de destinatários, para criar uma lista personalizada previamente filtrada. O campo é renomeado Lista personalizada depois que você selecionar uma pasta.

    • Existentes a atividade de Marketing. Escolha a lista de destinatários que você usou para uma atividade de marketing anterior.

    • Nova lista. Abra a caixa de diálogo Filtrar os contatos comerciais e selecione os critérios para filtrar a lista.

      Dica   Você também pode criar uma lista de destinatários de um relatório. Para obter mais informações, consulte usar relatórios e gráficos no Business Contact Manager.

      Se você criou novos tipos de registro com base no tipo de conta, eles aparecerão na lista todas as contas. Se você criou novos tipos de registros com base no tipo de contato comercial, eles serão exibidos na lista de clientes potenciais e todos os contatos comerciais.

  5. Para editar a lista selecionada por filtragem-lo, clique em Revisar e filtrar.

    Para obter mais informações sobre como filtrar uma lista, consulte filtrar os registros no Business Contact Manager.

  6. Na faixa de opções, na guia início, no grupo Mostrar, clique em detalhes para abrir a página de detalhes da atividade. Se desejar, insira valores para o código da campanha, o custo orçado, Data de início, Data de término e comentários.

    Observação   Para retornar à página principal de formulário da lista de chamada, na faixa de opções, na guia de Marketing, no grupo Mostrar, clique em Geral.

  7. Informações sobre cada destinatário aparecem na página geral em detalhes do destinatário. Para alterar quais seções de aparecer no registro, clique no botão de Selecionar seções Select Sections button e, em seguida, selecione as seções que você deseja exibir.

  8. Se desejar, você pode criar um script para fazer suas chamadas consistente e certificar-se de que abordar todos os pontos que você deseja fazer. Além disso, um script permite que você permaneça em tópico e ajustar rapidamente sua abordagem quando conversas telefônicas não forem como o esperado.

    Criar um script de chamada

    • Na faixa de opções, no grupo de Log de telefone, clique em Chamar o Script Call List icon.

    • Para criar um script para as chamadas, siga um destes procedimentos:

      • Digite o script na janela de Chamada de Script.

      • No grupo ações, clique em Carregar conteúdo Load Script icon e, em seguida, navegue até um documento já salvo.

      • Copie e cole um script de um documento diferente.

        O script será exibido no log de telefonema para cada destinatário.

        Call list with script

        Observação   Se você editar o script na seção log de telefonema do registro de lista de chamada, você estará alterando apenas a versão do script para o destinatário selecionado. Para editar o script para todas as chamadas, você deve clique em Chamar Script Call List icon na faixa de opções e, em seguida, edite o script na janela de Chamada de Script.

  9. Se desejar, você pode usar o recurso de categorização do Outlook para adicionar uma categoria de cor à lista de chamadas. Na faixa de opções, na guia Marketing no grupo marcas, clique em categorizar e, em seguida, clique em uma categoria de cor.

  10. Para começar a fazer suas chamadas imediatamente, você pode começar com o nome na lista. Caso contrário, salve a lista de chamadas.

Antes de você fazer chamadas fria, pesquisa nacional fazer não chamar registro e regulamentos FCC em www.fcc.gov/cgb/donotcall/. As regras não chamar não se aplicam a empresas com as quais um consumidor tiver uma relação comercial existente.

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Abrir uma lista de chamadas

Talvez seja necessário retomar o trabalho em uma lista de chamadas se você não pôde chamar todos em uma sessão, ou talvez você precise fazer alterações à lista de destinatários ou o script.

  1. No painel de navegação, em Business Contact Manager, clique em Marketing.

  2. Na guia Listas de chamadas no painel lista, clique duas vezes a lista de chamadas que você deseja abrir.

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Modificar a lista de chamadas

Listas de chamadas são fáceis de criar e modificar. Você pode alterar o tipo de registro que aparecem na lista, você pode refinar a lista de filtragem ou selecionando os destinatários e você pode alterar o script para todos ou alguns dos destinatários.

  1. Abrir a lista de chamadas que você deseja modificar.

  2. Para alterar a lista de chamadas, siga as instruções em criar uma lista de chamadas.

Importante   Depois que você alterar o status de chamada para qualquer registro na lista, você não pode modificar uma lista de chamadas. Em vez disso, clique com o botão da lista de chamadas e clique em alcançar com lista de chamada para criar uma nova lista de chamadas com base em uma existente.

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Fazer e controlar suas chamadas usando uma lista de chamadas

  1. Abrir ou criar uma lista de chamadas.

    Na lista de destinatários, o primeiro nome da lista é realçado.

    Call list recipient list with no calls made

    Observação   Os nomes exibidos são do campo Arquivar como no registro de origem. É o nome exibido em detalhes do destinatário do campo Nome completo.

  2. Com o número de telefone em detalhes do destinatário, ligue para o contato.

  3. Abra o script. Na faixa de opções, no grupo de Log de telefone, clique em Chamar Script. Quando você atingir o contato, ler o script de uma maneira natural, ou se não houver nenhum script, descreva sua mensagem.

    Observação   Se você editar o script na seção log de telefonema do registro de lista de chamada, você irá alterar o script apenas para o destinatário selecionado.

  4. Em log de telefonema, na Duração Total, clique ou digite o comprimento do telefonema. Você também pode hora da chamada automaticamente.

    A hora de sua chamada automaticamente

    1. Na faixa de opções, no grupo de Log de telefone, clique em Iniciar Timer Start Timer icon quando você começa a sua chamada ou reiniciá-lo após uma pausa.

    2. Clique em Parar cronômetro Pause Timer icon quando há uma quebra na chamada ou quando terminar a chamada.

      A duração da chamada é registrada em log de telefonema, na caixa Duração Total. Você também pode clicar ou manualmente, digite a duração da chamada.

  5. Para adicionar anotações em sua conversa, na faixa de opções, no grupo de Log de telefone, clique em Adicionar carimbo de data / hora e, em seguida, digite seus comentários na caixa em que o script é exibido.

    Observação   Para alterar a aparência do texto, na faixa de opções, clique na guia Formatar texto para usar os comandos de formatação. Para adicionar tabelas, imagens ou arquivos, clique na guia Inserir.

  6. Durante a chamada ou após o término, na faixa de opções, na guia Marketing, no grupo Ações de destinatário, clique em uma ou mais das seguintes opções:

    • Novo Item de histórico para adicionar um item de histórico de comunicação, como uma nota de negócios, tarefa, arquivo ou mensagem de email para o registro do destinatário. Um novo log de telefonema é criado automaticamente para o destinatário por lista de chamadas.

    • Acompanhamento para adicionar um sinalizador de acompanhamento para o registro, ou para marcar um item de acompanhamento como concluída com a opção Marcar como concluída.

    • Abrir para exibir o registro do destinatário.

    • Página da Web para exibir a página da web associado ao registro do destinatário, se disponível.

  7. No final da chamada, na seção chamada status, atualize o registro. Chamada não é selecionada por padrão. Clique em uma das seguintes caixas de seleção:

    1. Mensagem deixada

    2. Chamada concluída

    3. Não chamar

      Importante   Você não pode modificar uma lista de chamada depois de você alterar o status de chamada para qualquer registro na lista. No entanto, você pode criar uma nova lista de chamadas é uma duplicata de uma lista de chamadas existente. Clique com o botão da lista de chamadas de Marketing espaço de trabalho e clique em alcançar com lista de chamadas.

  8. Se um destinatário pedir ser levado a sua lista de chamada, marque a caixa de seleção não chamar. A conta ou contato comercial será marcado como não chamar tanto da lista de destinatários e na página detalhes do registro de conta ou contato comercial. Este destinatário não pode ser incluído em listas de chamadas futuras.

  9. Clique em Salvar & Avançar para fazer as seguintes alterações:

    1. Salvar as alterações como um log de telefonema no histórico de comunicação do registro selecionado e mover para o próximo registro de chamada.

    2. Parar o timer e a duração total da chamada de registro no log de telefonema.

    3. Indicam o status de chamada na lista de destinatários.

      call list with two calls made

      1 - à esquerda uma mensagem. 2 – chamada concluída. 3 – não chame. 4 – destinatário atual.

      Observação   Embora o status é atualizado na lista de destinatários quando você salvar o registro, as opções exibidas na seção Status de chamada devem ser alteradas manualmente.

  10. Quando você tiver chamado todos na lista, a atividade de fechamento. Na faixa de opções, no grupo de Marketing, clique em Marcar como fechada.

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Medir a eficácia de suas listas de chamada marketing

Você pode criar listas de chamadas e scripts para várias finalidades. Mas quando você estiver fazendo chamadas de marketing, você deseja saber os resultados de seu trabalho. Examine os resultados de uma lista de chamadas na página de faixa da lista de chamadas.

  1. Abrir uma lista de chamadas.

  2. Na faixa de opções, na guia início, no grupo Mostrar, clique em controle de Track page icon.

  3. Na página de faixa, revise os seguintes itens:

    • Em resultados da atividade, você pode ver informações de resumo para iniciadas clientes potenciais, Oportunidades iniciadas, Contas iniciadas, Contatos iniciados, logs de Telefonema iniciados e receita esperada para a atividade. Cada campo também possui um botão Mostrar relatório, que exibe um relatório detalhado dos dados de campo.

      Observação   Informações sobre a página de faixa, inclusive receita esperada, são atualizadas quando registros de conta, contato comercial, cliente potencial ou oportunidade incluem o nome da lista de chamadas no campo iniciada pelo.

    • Na área informações de atividade, você pode atualizar as informações a seguir:

      • Custo real    Insira o custo real da lista de chamadas, portanto, você pode calcular o retorno sobre o investimento.

      • Fechado    Marque esta caixa de seleção para indicar que a lista de chamadas foi concluída e agora está fechada a atividade. Desmarque a caixa de seleção para reativar a lista de chamadas.

    • Na seção destinatários, você pode revisar a lista de chamadas feitas e, se desejar, você pode criar um registro de oportunidade à direita do registro do destinatário. Basta clicar no nome na lista e, em seguida, clique em Iniciar oportunidade.

      Observação   Você também pode criar um registro de oportunidade da lista de destinatários na página Geral da lista de chamadas. Selecione um nome da lista de destinatários, em seguida, na faixa de opções, na guia Marketing, no grupo Ações de destinatário, clique em Novo Item de histórico de New History Item icon e clique em oportunidade.

  4. Clique em Salvar e fechar Save and close icon.

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Observação   Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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