Criar e usar listas de chamadas no Business Contact Manager

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Uma das tarefas mais importantes quando você tiver um negócio é manter conectado com clientes potenciais e reais. Geralmente, uma chamada telefônica simple é a melhor maneira de fazer isso.

Talvez você queira acompanhar clientes potenciais que têm concedeu seus cartões de visita ou informações à esquerda em sua página da web, clientes de chamada que queriam saber quando itens de fora de estoque forem encontrados ou falam com contas atuais ou os contatos comerciais que estão vencidas com seus pagamentos.

Este artigo descreve como trabalhar com e medir a eficácia de listas de chamada em Business Contact Manager para Outlook, com detalhes sobre como criar listas de destinatários de destino e scripts de chamadas e como acompanhar suas atividades e os resultados.

O que você deseja fazer?

Promover sua empresa por meio de chamadas telefônicas

Abrir uma lista de chamadas

Modificar a lista de chamada

Promover sua empresa por meio de chamadas telefônicas

Com Business Contact Manager para Outlook, você pode montar uma lista de chamadas de suas contas e contatos comerciais, criar um script de chamada e controlar os resultados de cada telefonema. Você também pode criar uma lista de chamadas dos nomes em um relatório. Para obter informações sobre como criar uma lista de chamadas de um relatório, consulte usar relatórios e gráficos no Business Contact Manager.

Uma lista de chamadas também é uma essenciais atividade de marketing e pode ser parte de uma campanha de marketing.

Para controlar os resultados de uma atividade de lista de chamadas, você deve registrar o nome da atividade no campo iniciado por de cada registro de conta, contato comercial, cliente potencial ou Oportunidade gerado pela atividade. Além disso, registre as informações de custo orçado e real nas páginas de detalhes e controlar o registro de lista de chamadas.

Em seguida, para ver os resultados da sua lista de chamada, use a página de controle do formulário de lista de chamadas. Se a lista de chamadas for parte de uma campanha de marketing, os resultados gerais da campanha poderão ser controlados na guia análise da de Marketing espaço de trabalho.

Criar uma lista de chamadas

Uma lista de chamadas em Business Contact Manager para Outlook é mais do que apenas uma lista de nomes e números. É um sistema que ajuda você a estar preparada e pronto no telefone e ajuda a acompanhar os resultados de cada conjunto de chamadas.

A lista de destinatários de uma atividade de marketing pode incluir apenas um tipo de registro, contas ou contatos comerciais. Contatos comerciais e clientes potenciais podem ser na mesma lista porque o registro de cliente potencial baseia-se no tipo de registro de contato comercial.

  1. No Painel de Navegação, em Business Contact Manager, clique em Marketing.

  2. Na faixa de opções, na guia página inicial, no grupo novo, clique no botão de Lista de chamadas Ícone da Lista de Chamadas .

  3. No formulário da lista de chamada, em atividade, no campo nome, insira um nome para a lista de chamada, como "Califórnia clientes potenciais".

    registro lista de chamadas

    Observação : Se esta lista de chamadas for parte de uma campanha de marketing, na caixa de texto campanha, digite o nome da campanha ou clique na seta para selecionar o nome de uma campanha existente. Se não for parte de uma campanha, a lista de chamada será anexada atividades atual padrão campanha de marketing.

  4. Na seção lista de destinatários, clique no tipo de registro que você deseja contatar com sua lista de chamadas, Todas as contas, todos os contatos comerciais e clientes potenciais, Todos os contatos comerciais ou Todos os clientes potenciais.

    Ou, clique em uma das seguintes opções:

    • Pasta de pesquisa. Escolha uma pasta de pesquisa que contém uma lista filtrada previamente de destinatários, para criar uma lista personalizada. O campo é renomeado Lista personalizada depois de selecionar uma pasta.

    • Atividade de Marketing de existentes. Escolha a lista de destinatários que você usou para uma atividade de marketing anterior.

    • Nova lista. Abra a caixa de diálogo de Contatos comerciais de filtro e selecione os critérios para filtrar a lista.

      Você também pode criar uma lista de destinatários de um relatório. Para obter mais informações, consulte usar relatórios e gráficos no Business Contact Manager.

      Se você tiver criado novos tipos de registro com base no tipo de conta, eles serão exibidos na lista de todas as contas. Se você tiver criado novos tipos de registros com base no tipo de contato comercial, eles serão exibidos na lista de clientes potenciais e todos os contatos comerciais.

  5. Para editar a lista selecionada filtrando-la, clique em Revisar e filtrar.

    Para obter mais informações sobre como filtrar uma lista, consulte Filtrar registros no Business Contact Manager.

  6. Na faixa de opções, na guia página inicial, no grupo Mostrar, clique em detalhes para abrir a página de detalhes de atividade. Se desejar, insira valores para o código de campanha, o custo orçado, Data de início, Data de término e comentários.

    Para retornar à página principal do formulário de lista de chamada, na faixa de opções, na guia de Marketing, no grupo Mostrar, clique em Geral.

  7. Informações sobre cada destinatário aparecem na página geral, em detalhes do destinatário. Para alterar quais seções de aparecimento o registro, clique no botão de Selecionar seções Selecione o botão Seções e, em seguida, selecione as seções que você deseja exibir.

  8. Se desejar, você pode criar um script para tornar suas chamadas consistente e para certificar-se de que você está abordando todos os pontos que você deseja fazer. Além disso, um script permite que você permaneça no tópico e ajuste rapidamente sua abordagem quando conversas telefônicas não vão conforme esperado.

    Criar um script de chamada

    • Na faixa de opções, no grupo Log de telefonema, clique em Script de chamada Ícone da Lista de Chamadas .

    • Para criar um script para suas chamadas, siga um destes procedimentos:

      • Digite o script na janela Script de chamada.

      • No grupo ações, clique em Carregar conteúdo Ícone de Script de carga e depois navegue até um documento previamente salvo.

      • Copiar e colar um script de um documento diferente.

        O script aparecerão no log de telefonema de cada destinatário.

        Lista de chamadas com script

        Observação : Se você editar o script na seção de log de telefonema o registro de lista de chamadas, você estará alterando apenas a versão do script para o destinatário selecionado. Para editar o script para todas as chamadas, você deve clique de Script de chamada Ícone da Lista de Chamadas na faixa de opções e, em seguida, edite o script na janela Script de chamada.

  9. Se desejar, você pode usar o recurso de categorização do Outlook para adicionar uma categoria de cor à lista de chamadas. Na faixa de opções, na guia Marketing, no grupo marcas, clique em categorizar e clique em uma categoria de cor.

  10. Para começar a fazer as chamadas imediatamente, você pode começar com o nome da lista. Caso contrário, salve a lista de chamadas.

Antes de fazer chamadas fria, pesquisa nacional faça não chamar registro e regulamentos FCC em www.fcc.gov/cgb/donotcall/. As regras não chame não se aplicam a empresas com o qual um consumidor tem um relacionamento de negócios existente.

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Abrir uma lista de chamadas

Talvez seja necessário retome seu trabalho em uma lista de chamada, se você não foi possível chamar todos em uma sessão, ou talvez você precise fazer alterações à lista de destinatários ou o script.

  1. No Painel de Navegação, em Business Contact Manager, clique em Marketing.

  2. Na guia Listas de chamadas no painel lista, clique duas vezes na lista de chamadas que você deseja abrir.

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Modificar a lista de chamada

Listas de chamada são fáceis para fazer e modificar. Você pode alterar o tipo de registro que aparecem na lista, você pode refinar a lista de filtragem ou selecionando os destinatários e você pode alterar o script para todos ou alguns dos destinatários.

  1. Abrir a lista de chamadas que você deseja modificar.

  2. Para fazer alterações à lista de chamadas, siga as instruções em criar uma lista de chamadas.

Importante : Você não pode modificar uma lista de chamada depois de alterar o status de chamada para qualquer registro na lista. Em vez disso, a lista de chamadas de atalho e clique em atingir com a lista de chamadas para criar uma nova lista de chamadas com base em uma existente.

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Fazer e controlar as chamadas usando uma lista de chamadas

  1. Abrir ou criar uma lista de chamadas.

    Em lista de destinatários, o nome na lista é realçado.

    Lista de destinatários da lista de chamadas sem chamadas realizadas

    Observação : Os nomes exibidos estão no campo Arquivar como o registro de origem. É o nome exibido em detalhes do destinatário do campo Nome completo.

  2. Usando o número de telefone em detalhes do destinatário, chame o contato.

  3. Abra o script. Na faixa de opções, no grupo Log de telefonema, clique em Script de chamada. Quando atingir o contato, leia o script de uma maneira natural, ou se não há nenhum script, declare sua mensagem.

    Observação : Se você editar o script na seção de log de telefonema o registro de lista de chamadas, você irá alterar o script somente para o destinatário selecionado.

  4. Em log de telefonema, em Duração Total, clique ou digite o comprimento do telefonema. Você também pode hora da chamada automaticamente.

    A hora sua chamada automaticamente

    1. Na faixa de opções, no grupo Log de telefonema, clique em Iniciar temporizador Ícone de Timer iniciar quando você começar a sua chamada, ou retomá-la após uma pausa.

    2. Clique em Pausar temporizador Ícone de Timer pausar quando há uma quebra na chamada ou quando terminar a chamada.

      O comprimento da chamada é registrado em log de telefonema, na caixa Duração Total. Você também pode clicar ou manualmente, digite a duração da chamada.

  5. Para adicionar anotações na sua conversa, na faixa de opções, no grupo Log de telefonema, clique em Adicionar carimbo de hora e, em seguida, digite seus comentários na caixa em que o script é exibido.

    Observação : Para alterar a aparência do texto, na faixa de opções, clique na guia Formatar texto para usar os comandos de formatação. Para adicionar tabelas, imagens ou arquivos, clique na guia Inserir.

  6. Durante a chamada ou depois de finalizada, na faixa de opções, na guia Marketing, no grupo Ações do destinatário, clique em uma ou mais das seguintes opções:

    • Item do histórico de novo para adicionar um item do histórico de comunicações como uma anotação comercial, tarefas, arquivo ou mensagem de email para o registro do destinatário. Um novo log de telefonema é criado automaticamente para o destinatário pela lista de chamadas.

    • Acompanhamento para adicionar um sinalizador de acompanhamento para o registro, ou para marcar um item de acompanhamento como concluída com a opção Marcar como concluída.

    • Abrir para exibir o registro do destinatário.

    • Página da Web para exibir a página da web associada ao registro do destinatário, se disponível.

  7. No final da chamada, na seção status da chamada, atualize o registro. Não chamado é selecionado por padrão. Clique em uma das seguintes caixas de seleção:

    1. Mensagem deixada

    2. Chamada concluída

    3. Não chamar

      Importante : Você não pode modificar uma lista de chamada depois de alterar o status de chamada de qualquer registro na lista. No entanto, você pode criar uma nova lista de chamada que é uma duplicata de uma lista de chamada existente. Lista de chamadas na de Marketing espaço de trabalho de atalho e clique em atingir com a lista de chamadas.

  8. Se um destinatário perguntar a serem seguidas sua lista de chamada, marque a caixa de seleção não chamar. A conta ou contato comercial será marcado como Não chame os dois da lista de destinatários e na página detalhes do registro de conta ou contato comercial. Este destinatário não pode ser incluído em listas de chamada futuras.

  9. Clique em Salvar e Avançar para fazer as seguintes alterações:

    1. Salvar as alterações como um log de telefonema no histórico de comunicação do registro selecionado e mover para o próximo registro para chamar.

    2. Parar o timer e registre a duração total da chamada no log de telefonema.

    3. Indica o status de chamada na lista de destinatários.

      lista de chamadas com duas chamadas realizadas

      1 - Left uma mensagem. 2 – chamada concluída. 3 – não chame. 4 – destinatário atual.

      Observação : Embora o status é atualizado na lista de destinatários quando você salvar o registro, as opções exibidas na seção Status de chamada devem ser alteradas manualmente.

  10. Quando você tiver chamado todos na lista, feche a atividade. Na faixa de opções, no grupo de Marketing, clique em Marcar como fechada.

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Medir a eficácia de suas listas de chamada de marketing

Você pode criar listas de chamadas e scripts para diversas finalidades. Mas quando você estiver fazendo chamadas de marketing, você deseja saber os resultados do seu trabalho. Examine os resultados de uma lista de chamadas na página de controle da lista de chamadas.

  1. Abrir uma lista de chamadas.

  2. Na faixa de opções, na guia página inicial, no grupo Mostrar, clique em Rastrear Ícone da página de controle .

  3. Na página de controle, revise os seguintes itens:

    • Em resultados de atividade, você pode ver informações de resumo para iniciadas os clientes potenciais, Oportunidades iniciadas, Contas iniciadas, Contatos iniciados, logs de Telefonema iniciados e receita esperada para a atividade. Cada campo também tem um botão Mostrar relatório, que exibe um relatório detalhado dos dados para esse campo.

      Observação : Informações sobre a página de controle, incluindo receita esperada, são atualizadas quando os registros de conta, contato comercial, cliente potencial ou oportunidade incluem o nome da lista de chamadas no campo iniciada por.

    • Na área de informações de atividades, você pode atualizar as informações a seguir:

      • Custo real    Insira o custo real da lista de chamadas, para que você possa calcular o retorno do investimento.

      • Fechado    Marque esta caixa de seleção para indicar que a lista de chamadas foi concluída e a atividade agora é fechada. Desmarque a caixa de seleção para reativar a lista de chamadas.

    • Na seção destinatários, você pode examinar a lista de chamadas feitas e, se desejar, você pode criar um registro de oportunidade à direita do registro do destinatário. Basta clicar no nome na lista e, em seguida, clique em Iniciar uma oportunidade.

      Observação : Você também pode criar um registro de oportunidade da lista de destinatários na página Geral da lista de chamadas. Selecione um nome da lista de destinatários, em seguida, na faixa de opções, na guia Marketing, no grupo Ações do destinatário, clique em Novo Item do histórico Novo ícone de Item do histórico e, em seguida, clique em oportunidade.

  4. Clique em Salvar e fechar Salve e feche o ícone .

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