Criar e publicar um banco de dados do Access no SharePoint

Você pode usar o Access 2010 e os Serviços do Access no SharePoint para criar aplicativos de banco de dados da Web. Isso ajuda você a:

  • Proteger e gerenciar o acesso aos seus dados

  • Compartilhar dados na organização inteira ou pela Internet

    Observação : Uma conta de usuário deve usar um banco de dados da Web. O acesso anônimo não é suportado.

  • Criar aplicativos de banco de dados que não requeiram o uso do Access

Este artigo fornece uma visão geral do design de banco de dados da Web do Access. A seção Consulte também contém links para artigos que fornecem uma introdução ao design de banco de dados da área de trabalho.

Observações : 

Neste artigo

Visão geral

Como funciona

Formulários são executados no navegador

Sobre relatórios no Office 365

Dados são armazenados em listas do SharePoint

Consultas e macros de dados executadas no servidor

Criar um banco de dados da Web

Visão geral

O Access 2010 e os Serviços do Access fornecem uma plataforma para criação de bancos de dados que você pode usar em um site do SharePoint. Você cria e publica um banco de dados da Web usando o Access 2010 e os Serviços do Access, e as pessoas que têm contas no site do SharePoint usam o banco de dados da Web em um navegador da Web.

Como funciona

Quando você publica um banco de dados da Web, os Serviços do Access criam um site do SharePoint que contém esse banco de dados. Todos os objetos de banco de dados e os dados são movidos para listas do SharePoint nesse site. O vídeo a seguir mostra o processo.

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Após a publicação, os visitantes do SharePoint podem usar o banco de dados com base em suas permissões para o site do SharePoint.

  • Controle Total     Permite que você efetue alterações nos dados e no design.

  • Colaboração     Permite que você efetue alterações nos dados, mas não no design.

  • Leitura     Permite que você leia os dados, mas não permite fazer alterações.

Você pode abrir o banco de dados da Web no Access, rever o design e sincronizar suas mudanças , salvando-as efetivamente no site do SharePoint. O vídeo a seguir mostra como fazer uma alteração de design após publicar o banco de dados da Web.

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Também pode colocar seu banco de dados da Web offline, usar a versão offline e depois sincronizar dados e mudanças de design quando voltar a ficar online.

Observação :  Para criar um banco de dados da Web, você deve ter permissões de Controle Total no site do SharePoint em que deseja publicá-lo. Para obter mais informações sobre permissões do SharePoint, consulte a seção Consulte também.

Formulários são executados no navegador

Formulários e a maioria das macros são executados no navegador. Isso permite que o Access atualize os dados na tela sem ter que refazer a página inteira.

Você pode criar um formulário para ajudar os usuários a navegar em seu aplicativo. Um novo controle, o controle de Navegação, facilita a adição de botões de navegação ao estilo da Web padrão a um formulário para essa finalidade.

Observação :  O Painel de Navegação (o recurso usado no Access para procurar os objetos em um banco de dados) não está disponível em um navegador da Web.

Sobre relatórios no Office 365

Embora os relatórios do Access 2010 possam ser publicados com êxito nos Serviços do Access no SharePoint, eles não serão executados no navegador quando você os publicar no Office 365. É recomendável abrir o banco de dados no Access para exibir relatórios e usar formulários ou folhas de dados para formatar dados para impressão em um ambiente do Office 365.

Dados são armazenados em listas do SharePoint

Todas as suas tabelas se tornam listas do SharePoint e os registros se tornam itens de lista. Isso permite que você use as permissões do SharePoint para controlar o acesso ao seu banco de dados da Web, bem como para aproveitar os outros recursos do SharePoint.

Consultas e macros de dados executadas no servidor

Todo o processamento SQL ocorre no serviço do SharePoint. Isso ajuda a melhorar o desempenho da rede, limitando o tráfego aos conjuntos de resultados.

Início da página

Criar um banco de dados da Web

Esta seção descreve os novos recursos principais e fornece etapas para as tarefas básicas de design que são necessárias para criar um banco de dados da Web.

Nesta seção

Antes de começar

Diferenças de design entre os bancos de dados da área de trabalho e da Web

Recursos somente para a área de trabalho sem um recurso correspondente para os Serviços do Access

Considere o uso de um modelo

Comece com um banco de dados da Web em branco

Criar uma tabela da Web

Criar uma nova tabela da Web

Adicionar um campo da galeria de campos

Adicionar um campo clicando na folha de dados

Alterar propriedades do campo

Adicionar um campo calculado

Configurar regras de validação de dados

Configurar uma regra e uma mensagem de validação de campo

Configurar uma regra e uma mensagem de validação de registro

Criar uma relação entre duas tabelas da Web

Criar um campo de pesquisa no modo de exibição Folha de Dados

Modificar um campo de pesquisa no modo de exibição Folha de Dados

Manter a integridade dos dados usando macros de dados

Criar uma consulta da Web

Criar um formulário da Web

Criar um relatório

Criar um formulário de Navegação e defini-lo como o formulário padrão a ser exibido ao iniciar

Publicar um banco de dados da Web

Sincronizar um banco de dados da Web

Antes de começar

Há algumas tarefas que você deve executar antes de começar a criar o banco de dados da Web. Além disso, há diferenças de design entre o banco de dados da Web e o banco de dados de desktop que você deve saber, especialmente se for um desenvolvedor experiente em Access.

  • Determinar a finalidade do seu banco de dados     Tenha um plano claro para que você possa tomar boas decisões quando estiver trabalhando nos detalhes do design.

  • Localizar e organizar as informações necessárias     Você não poderá usar tabelas vinculadas em um banco de dados da Web. Todos os dados que você deseja usar que não sejam provenientes do banco de dados devem ser importados antes da publicação. Se você alinhar os dados antes de começar o design, poderá evitar o reajuste do design para acomodar dados inesperados.

  • Identificar o site do SharePoint que você usará para publicar     Não é possível publicar conteúdo sem o SharePoint. Se você deseja testar o design em um navegador durante sua criação (não é uma má ideia), terá que publicá-lo primeiro.

  • Planejar a segurança     Você pode aproveitar a segurança do SharePoint para controlar o acesso ao seu banco de dados da Web. Planeje a segurança antecipadamente para poder incorporá-la em seu design.

Diferenças de design entre os bancos de dados da área de trabalho e da Web

Alguns recursos de banco de dados que você pode usar em um banco de dados da área de trabalho não estão disponíveis com os Serviços do Access. No entanto, há novos recursos que dão suporte a muitos dos mesmos cenários desses recursos da área de trabalho.

A tabela a seguir lista os recursos somente para desktop e o novo recurso que ajuda a oferecer suporte para o mesmo cenário.

Cenário

Recurso somente para desktop

Novo recurso

Criação de objetos de banco de dados

Modo Design

Modo Folha de Dados Avançada; modo Layout

Revisão de dados resumidos, como somas, médias e grupos

Funções de grupo

Macros de dados; funções de grupo em relatórios

Programação de eventos

VBA

Macros e macros de dados; Nova experiência de criação de macro com o IntelliSense

Navegar até um objeto do banco de dados

Painel de Navegação; menus de controle

Controle de navegação ou outro elemento de formulário

Importante :  Você pode criar muitos objetos de cliente em um banco de dados da Web, mas não pode usá-los em um navegador. No entanto, eles fazem parte do banco de dados da Web e podem ser usados no Access 2010 na área de trabalho. As pessoas podem abrir o banco de dados da Web no Access e usar os objetos de cliente. Essa é uma maneira eficaz de compartilhar um banco de dados e também cria novas oportunidades de trabalho em conjunto na Web. O SharePoint lida com qualquer problema relacionado ao uso simultâneo.

Recursos somente para a área de trabalho sem um recurso correspondente para os Serviços do Access

Observação :  A lista a seguir não é exclusiva.

  • Consultas união

  • Consultas de tabela de referência cruzada

  • Controles sobrepostos nos formulários

  • Relações de tabelas

  • Formatação condicional

  • Várias ações e expressões de macro

Considere o uso de um modelo

Ao determinar o que seu aplicativo deve fazer, considere se um modelo de banco de dados poderia funcionar. Os modelos de banco de dados são aplicativos criados previamente que você pode usar como estão ou modificar para atender às suas necessidades específicas.

Você pode examinar os modelos disponíveis na guia Novo no modo de exibição Backstage.

Comece com um banco de dados da Web em branco

  • Na guia Arquivo, clique em Novo.

    A guia Novo no modo de exibição Backstage

A guia Arquivo abre o modo de exibição Backstage, uma nova parte da interface de acesso em que você encontrará comandos que se aplicam a um banco de dados inteiro, como Publicar no SharePoint.

No modo de exibição Backstage, a guia Novo tem comandos para a criação de um banco de dados.

Os recursos da guia Novo no modo de exibição Backstage

1. Em Modelos Disponíveis, clique em Banco de Dados da Web em Branco.

2. Examine o nome do arquivo proposto na caixa Nome do Arquivo e o caminho para o arquivo de banco de dados, listados abaixo. Você pode alterar o nome do arquivo digitando na caixa Nome do Arquivo.

3. Para alterar o caminho, clique no ícone da pasta ao lado da caixa Nome do Arquivo para procurar um local para colocar seu arquivo de banco de dados.

4. Clique em Criar. Seu novo banco de dados da Web é aberto e exibe uma nova tabela vazia.

Criar uma tabela da Web

Observação :  Use o modo de exibição Folha de Dados para criar uma tabela da Web.

Quando você cria um banco de dados da Web em branco, o Access cria uma nova tabela e abre-a no modo de exibição Folha de Dados. Você pode usar os comandos na guia Campos e na guia Tabela para adicionar campos, índices, regras de validação e macros de dados — um novo recurso que permite alterar dados com base em eventos.

Após editar e usar a nova tabela, você provavelmente desejará criar mais tabelas.

Criar uma nova tabela da Web

Com seu banco de dados da Web aberto:

  • Na guia Criar, no grupo Tabelas, clique em Tabela.

Quando você cria pela primeira vez uma tabela, ela tem um único campo: um campo de ID de tipo de dados Numeração Automática. É possível adicionar novos campos para armazenar os itens de informações exigidos pelo assunto da tabela. Por exemplo, você pode adicionar um campo que armazene a data em que começou a controlar algo.

Adicionar um campo da galeria de campos

Você pode escolher entre uma variedade de campos pré-formatados e adicioná-los à sua tabela usando a galeria de campos.

  • Na guia Campos, no grupo Adicionar e Excluir, clique no tipo de campo desejado.

Adicionar um campo clicando na folha de dados

  1. Com a tabela aberta, clique em Clicar para Adicionar e selecione um tipo de campo.

  2. Dê um nome ao campo que reflita seu conteúdo.

    Dica :  Para alterar o nome de um campo existente, clique duas vezes no nome do campo.

  3. Repita esse procedimento para cada campo que você desejar criar.

Alterar propriedades do campo

A formatação e as propriedades determinam como um campo se comporta, por exemplo, qual tipo de dados ele pode armazenar. Você pode alterar essas configurações de forma que o campo se comporte da maneira que você desejar.

  1. Selecione o campo que tem a formatação e as propriedades que você deseja alterar.

  2. Na faixa de opções, clique na guia Campos.

  3. Use os comandos dos grupos Formatação e Propriedades para alterar as configurações.

Adicionar um campo calculado

Você pode adicionar um campo que exibe um valor calculado com base em outros dados da mesma tabela. Os dados de outras tabelas não podem ser usados como a fonte dos dados calculados. Algumas expressões não têm suporte de campos calculados.

  1. Com a tabela aberta, clique em Clique para Adicionar.

  2. Aponte para Campo Calculado e clique no tipo de dados desejado para o campo.

    O Construtor de Expressões é aberto.

  3. Use o Construtor de Expressões para criar o cálculo do campo. Lembre-se de que você só pode usar outros campos da mesma tabela como fontes de dados do cálculo. A seção Consulte também contém links para artigos que fornecem informações sobre como usar o Construtor de Expressões.

Configurar regras de validação de dados

Você pode usar uma expressão para validar a entrada da maioria dos campos. Também pode usar uma expressão para validar a entrada de uma tabela, o que poderá ser útil se você desejar validar a entrada de um campo que não dê suporte à validação ou se desejar validar a entrada do campo com base no valor de outros campos na tabela.

Também é possível especificar a mensagem exibida quando uma regra de validação impede a entrada, conhecida como mensagem de validação.

Configurar uma regra e uma mensagem de validação de campo

  1. Selecione o campo ao qual deseja adicionar uma regra de validação.

  2. Na faixa de opções, clique na guia Campos.

  3. No grupo Validação de Campo, clique em Validação e em Regra de Validação de Campo.

    O Construtor de Expressões é aberto.

  4. Use o Construtor de Expressões para criar a regra de validação.

  5. No grupo Validação de Campo, clique em Validação e em Mensagem de Validação de Campo.

  6. Digite a mensagem que você deseja exibir quando os dados de entrada não forem válidos e clique em OK.

Configurar uma regra e uma mensagem de validação de registro

Você pode usar uma regra de validação de registro para evitar registros duplicados ou para exigir que determinada combinação de fatos sobre o registro seja verdadeira, como [Data Inicial] é posterior a 1 de janeiro de 2010 e anterior a [Data Final]

  1. Abra a tabela à qual deseja adicionar uma regra de validação.

  2. Na faixa de opções, clique na guia Campos.

  3. No grupo Validação de Campo, clique em Validação e em Regra de Validação de Registro.

    O Construtor de Expressões é aberto.

  4. Use o Construtor de Expressões para criar a regra de validação.

  5. No grupo Validação de Campo, clique em Validação e em Mensagem de Validação de Registro.

  6. Digite a mensagem que você deseja exibir quando os dados de entrada não forem válidos e clique em OK.

Criar uma relação entre duas tabelas da Web

Para criar uma relação em um banco de dados da Web, você pode usar o Assistente de pesquisa para criar um campo de pesquisa. O campo de pesquisa é incluído na tabela que está no lado "muitos" da relação e aponta para a tabela que está no lado "um" da relação.

Criar um campo de pesquisa no modo de exibição Folha de Dados

  1. Abra a tabela desejada no lado "muitos" da relação.

  2. Clique na seta ao lado de Clique para Adicionar e em Pesquisa e Relação.

  3. Siga as etapas do Assistente de Pesquisa para criar o campo de pesquisa.

Modificar um campo de pesquisa no modo de exibição Folha de Dados

  1. Abra a tabela que possui o campo de pesquisa que você deseja modificar.

  2. Siga um destes procedimentos:

    • Na guia Campos, no grupo Propriedades, clique em Modificar Pesquisas.

    • Clique com o botão direito do mouse no campo de pesquisa e clique em Modificar Pesquisas.

  3. Siga as etapas no Assistente de Pesquisa.

Manter a integridade dos dados usando macros de dados

Você pode implementar atualizações em cascata e exclusões usando macros de dados. Você pode usar comandos na guia Tabela para criar macros inseridas que modificam dados. O próximo vídeo mostra as noções básicas.

Seu navegador não oferece suporte a vídeo. Instale o Microsoft Silverlight, o Adobe Flash Player ou o Internet Explorer 9.

A seção Consulte também contém links para artigos que fornecem mais informações sobre como criar macros de dados.

Criar uma consulta da Web

Você pode usar uma consulta como fonte de dados para formulários e relatórios. Consultas são executadas no serviço, ajudando a reduzir o tráfego de rede.

Por exemplo, suponha que você use um banco de dados da Web para controlar contribuições de caridade. Você deseja ver quem fez doações durante um evento. Você poderia usar uma consulta para selecionar os dados e prepará-los para uso em formulários e relatórios.

Observação :  Este procedimento usa o modelo de contribuições de caridade como exemplo. Você pode prosseguir se criar um novo banco de dados usando o modelo de banco de dados de contribuições de caridade.

  1. Na guia Criar, no grupo Consultas, clique em em Consulta.

  2. Na caixa de diálogo Mostrar Tabela, clique duas vezes em cada tabela que você deseja incluir e clique em Fechar.

    Neste exemplo, clique duas vezes em Colaboradores, Doações, Eventos e ParticipantesDoEvento.

  3. Crie quaisquer associações necessárias arrastando campos de um objeto para outro na janela de design da consulta.

    Neste exemplo, arraste o campo de identificação de Colaboradores para o campo IDdoColaborador em Doações e arraste o campo IDdoColaborador de Doações para o campo IDdoColaborador em ParticipantesDoEvento.

  4. Adicione os campos que você deseja usar. É possível arrastar os campos até a grade ou clicar em um campo duas vezes para adicioná-lo.

    Neste exemplo, adicione o Evento da tabela Eventos, Data da Doação da tabela Doações e Saudação, Nome e Sobrenome da tabela Colaboradores.

  5. Adicione os critérios que você deseja aplicar.

    Neste exemplo, você deseja limitar a Data de Doação para que ela ocorra entre a Data Inicial e a Data Final do evento. Na grade de design da consulta, na linha Critérios, em Data da Doação, digite >=[Data Inicial] e <=[Data Final].

Criar um formulário da Web

Formulários são a principal maneira de inserir e editar dados no banco de dados da Web e também são úteis para examinar dados. Eles são executados no navegador, ajudando a otimizar o desempenho. Quando você abre um formulário, o navegador recupera os dados necessários do SharePoint. Você pode filtrar e classificar os dados no formulário sem ter que recuperá-los novamente.

Dica :  Para obter melhor desempenho, limite os registros recuperados por seus principais formulários e relatórios.

  1. Selecione uma tabela ou consulta para usá-la como fonte de dados.

    Observação :  Se você deseja criar um formulário não associado, pule esta etapa.

  2. Na guia Criar, no grupo Formulários, clique em um dos seguintes botões:

    • Formulário     Crie um formulário simples que mostre um registro de cada vez, usando o objeto selecionado como fonte de dados.

      Observação :  Se estiver criando um formulário não associado, este botão não estará disponível.

    • Vários itens     Crie um formulário que mostre vários registros de cada vez, usando o objeto selecionado como fonte de dados.

      Observação :  Se estiver criando um formulário não associado, este botão não estará disponível.

    • Formulário em branco     Crie um formulário em branco.

    • Folha de dados     Crie um formulário que se pareça e se comporte como uma folha de dados, usando o objeto selecionado como fonte de dados.

      Observação :  Se estiver criando um formulário não associado, este botão não estará disponível.

Criar um relatório

Observação :  Embora os relatórios do Access 2010 possam ser publicados com êxito nos Serviços do Access em um servidor do SharePoint, eles não serão executados no navegador quando publicados para o Office 365. É recomendável abrir o banco de dados no Access para exibir relatórios e usar formulários ou folhas de dados para formatar dados para impressão em um ambiente do Office 365.

Os relatórios são a principal maneira de examinar ou imprimir dados de seu banco de dados da Web. Em um ambiente do Office 365, você deve abrir o banco de dados no Access para que possa exibir um relatório. Quando você abre um relatório, o Access recupera os dados necessários do servidor do SharePoint. Você pode filtrar e classificar dados no relatório sem ter que recuperá-los novamente do servidor.

Dica :  Para obter melhor desempenho, limite os registros recuperados por seus principais formulários e relatórios.

  1. Selecione uma tabela ou consulta para usá-la como fonte de dados.

  2. Na guia Criar, no grupo Relatórios, clique em um dos seguintes botões:

    • Relatório     Crie um relatório básico usando o objeto selecionado como fonte de dados.

    • Relatório em Branco     Crie um relatório em branco.

Criar um formulário de Navegação e defini-lo como o formulário padrão a ser exibido ao iniciar

Os usuários precisam de uma maneira de navegar no seu aplicativo. Lembre-se  — o Painel de Navegação não está disponível em um navegador da Web. Para os usuários usarem os objetos do banco de dados, você deve lhes fornecer os meios para isso. É possível criar um Formulário de navegação e especificar se ele será exibido sempre que alguém abrir o aplicativo em um navegador da Web. Além disso, se você não especificar um formulário para exibição quando o aplicativo for iniciado, nenhum formulário será aberto, dificultando o uso do aplicativo. .

Dica :  Existe a opção de esperar até o fim para criar o Formulário de navegação, para que você possa adicionar todos os objetos ao formulário quando criá-lo.

  1. Na faixa de opções, clique na guia Criar.

  2. No grupo Formulários, clique em Navegação e selecione um layout de navegação na lista.

  3. Para adicionar um item, arraste-o do Painel de Navegação para o Controle de navegação.

    Observação :  É possível adicionar formulários e relatórios somente a um Controle de navegação.

  4. Adicione outros controles desejados ao corpo do Formulário de navegação. Por exemplo, você pode desejar fornecer a funcionalidade de pesquisa em todos os formulários adicionando alguns controles ao Formulário de navegação.

Defina o formulário de navegação como o formulário para exibição na Web padrão

  1. Na guia Arquivo, em Ajuda, clique em Opções.

  2. Na caixa de diálogo Opções do Access, clique em Banco de Dados Atual.

  3. Em Opções do Aplicativo, clique em Formulário para Exibição na Web e selecione o formulário desejado na lista.

    Observação :  Não é necessário selecionar o seu formulário de navegação como formulário para exibição na Web. Você pode especificar qualquer formulário da Web.

Publicar e sincronizar as alterações no aplicativo

Publicar um banco de dados da Web

Observação :  Você pode assistir a um vídeo sobre esse processo na seção Visão geral .

  1. Na guia Arquivo, clique em Salvar e Publicar e em Publicar nos Serviços do Access.

  2. Clique em Executar Verificador de Compatibilidade.
    Botão Executar Verificador de Compatibilidade  no Modo de exibição Backstage do Access
    O verificador de compatibilidade ajuda você a garantir que seu banco de dados irá publicar corretamente. Se descobrir algum problema, corrija-os antes de publicar.

    Observação : Se algum problema for identificado, o Access o armazenará em uma tabela chamada Problemas de Compatibilidade na Web. Cada linha na tabela contém um link para informações sobre solução de problemas.

  3. Em Publicar nos Serviços do Access, preencha o seguinte:

    • Na caixa URL do servidor, digite o endereço do site do SharePoint em que você deseja publicar o banco de dados.

      Observação :  Para o Office 365, use o endereço sharepoint.com (por exemplo, http://Contoso.sharepoint.com).

    • Na caixa Nome do Site, digite um nome para seu banco de dados da Web. Esse nome será anexado à URL do servidor para gerar a URL para seu aplicativo. Por exemplo, se a URL do servidor for http://Contoso.com e o nome do Site for CustomerService, a URL resultante será http://contoso.com/customerservice?lc=pt-br.

  4. Clique em Publicar nos Serviços do Access.

Sincronizar um banco de dados da Web

Depois de efetuar alterações no design ou colocar um banco de dados offline, você finalmente deseja sincronizar. A sincronização elimina as diferenças entre o arquivo do banco de dados de seu computador e o site do SharePoint.

Observação :  Você pode assistir a um vídeo sobre esse processo na seção Visão geral .

  1. Abra o banco de dados da Web no Access e faça as alterações de design.

  2. Quando terminar, clique na guia Arquivo e em Sincronizar Tudo.
    Botão Sincronizar Tudo no modo de exibição Backstage do Access

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