Criar e personalizar listas e tipos de registro

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Com Business Contact Manager para Outlook, você pode personalizar seus formulários adicionando campos relevantes para a sua empresa, removendo campos que você não precisa e movendo campos para enfatizar as informações que são mais importantes para você. Você pode criar novos formulários, adicionar listas, personalize relatórios, modifique estágios de vendas levar critérios de pontuação, escolha os campos para seus cartões de visita e personalizar a faixa de opções.

Este artigo aborda a criação e personalização de formulários e criando e editando listas.

Observação : Somente o proprietário do banco de dados pode personalizar formulários.

Consulte os seguintes artigos para obter informações sobre a personalização de relatórios; Modificar estágios de vendas, atividades de vendas e lembretes; pontuação critérios; mudança do cliente potencial escolhendo campos para cartões de visita; e personalizar a faixa de opções:

O que você deseja fazer?

Criar um novo tipo de registro

Personalizar um formulário

Criar um novo tipo de registro

Business Contact Manager para Outlook inclui um número de diferentes tipos de formulários personalizáveis ou tipos de registro, incluindo Conta, Contato Comercial, cliente potencial, Oportunidade e Projeto Comercial.

Você pode usar os formulários padrão sem alterá-los ou você pode criar novos tipos de registro para atender às necessidades da sua empresa.

Você também pode modificar formulários adicionando e removendo campos. Para obter informações, consulte Adicionar ou remover campos posteriormente neste artigo.

Novos tipos de registro devem ser baseados no tipo de registro a conta ou contato comercial. Como os registros podem ser vinculados e as informações que são compartilhadas entre eles são preservadas no qualquer novos tipos de registro que você criar.

Exemplo: Atacadista bicicleta cria tipos de registro personalizados

Um atacadista de bicicleta precisa criar registros de armazenamento e o funcionário da loja.

Cada loja que compra da atacadista tem vários funcionários responsáveis para compra. A atacadista de bicicleta vende para vários armazenamentos, cada uma com seu próprio conjunto de funcionários que tomar decisões de compras. A atacadista precisa associar cada funcionário da loja seu armazenamento específico para ver a lista de funcionários e comunicação com os funcionários da loja quando revisando as informações sobre uma loja.

Para fazer isso, a atacadista cria um registro de loja com base no tipo de registro de conta e cria um registro de funcionário de armazenamento baseado no tipo de registro de contato comercial. A atacadista escolhe a basear o registro de loja em um registro de conta, como os registros de conta exibem uma lista de contatos comerciais relacionados e todos os itens do histórico de comunicações de cada um dos contatos comerciais.

Criar um tipo de registro personalizados

  1. Clique na guia Arquivo.

  2. Clique na guia Business Contact Manager.

  3. Clique no botão Personalizar e clique em Personalizar tipos de registro.

  4. Na caixa de diálogo Personalizar tipos de registro, siga um destes procedimentos:

    • Clique em Novo tipo de contato comercial para criar um novo formulário com base no tipo de registro de contato comercial.

    • Clique em Novo tipo de conta para criar um novo formulário com base no tipo de registro de conta.

      Caixa de diálogo Personalizar tipos de registro com o botão novo tipo de contato comercial e o novo tipo de conta em estrutura de tópicos.

      • Se precisar de um novo tipo de registro para indivíduos, escolha Novo tipo de contato comercial.

      • Se precisar de um novo tipo de registro para as organizações ou grupos dentro de uma organização maior, escolha Novo tipo de conta. Todos os itens de comunicação de qualquer registro que esteja vinculado a uma conta estão listados no histórico de comunicação do registro de conta. Para obter mais informações sobre os registros de conta, consulte armazenam informações sobre suas contas no Business Contact Manager.

  5. Na caixa de diálogo Novo tipo de contato comercial ou Novo tipo de conta, digite um nome no singular e plural para o novo tipo de registro.

  6. Opcionalmente, clique em Procurar para alterar o ícone que aparecerá em cada registro desse tipo.

  7. Clique em OK.

    O novo tipo de registro é incluído na lista de tipos de registro na caixa de diálogo Personalizar tipos de registro.

    O novo tipo de registro inclui todas as páginas padrão e os campos da conta ou contato comercial que você baseia o novo tipo de registro. Ele não incluirá nenhuma páginas personalizadas ou campos que você adicionou a outros formulários. Para personalizar o formulário alterando campos e páginas, consulte a próxima seção, Personalizar um formulário.

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Personalizar um formulário

Você pode personalizar formulários de várias maneiras. Você pode adicionar ou remover páginas, seções e campos. Você pode reorganizar os campos de uma maneira que faz sentido para sua empresa.

Observação : Somente o proprietário do banco de dados pode personalizar formulários.

Você pode exportar seus formulários personalizados para que você pode compartilhá-los com outras pessoas. Para obter mais informações sobre como exportar, consulte exportar seus registros comerciais do Business Contact Manager.

Importante : Quaisquer alterações feitas a um formulário alterará todos os registros desse tipo. Por exemplo, se você remover um campo do formulário de contato comercial, ele removerá o campo de todos os registros de contato comercial.

Nesta seção

Excluir um formulário

Criar ou editar listas

Abrir um formulário para personalização

  1. Clique na guia Arquivo.

  2. Clique na guia Business Contact Manager.

  3. Clique no botão Personalizar e clique em Personalizar tipos de registro.

  4. Na lista, clique no tipo de registro que você deseja personalizar e clique no botão Personalizar formulário.

    a caixa de diálogo personalizar tipos de registros com o botão de personalizar formulário contornado

    Você também pode personalizar qualquer formulário aberto. Na faixa de opções, no grupo Personalizar, clique no botão de Layout do formulário.

Abre uma versão personalizável do formulário. Agora você pode adicionar ou remover páginas, seções e campos ou reorganizar seções e campos no formulário.

A página Geral é exibida por padrão. Para exibir uma página diferente, na guia Personalizar, no grupo de páginas, clique em Mostrar e clique no nome da página.

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Criar uma nova página

Você pode criar até quatro páginas adicionais para qualquer formulário. Por padrão, a maioria dos formulários incluir as páginas Geral, detalhes e histórico.

  1. Abrir um formulário para personalização.

  2. Na guia Personalizar, no grupo de páginas, clique em Mostrar Mostrar ícone e clique em página 1 de usuário ou uma das outras páginas do usuário.

    Uma página em branco é exibida.

    Observação : Se o nome da página termina com (oculto), a página está oculta por padrão. Você precisa desativar o recurso de ocultar sejam capazes de inserir dados nesta página do formulário.

  3. Se a página estiver oculto, desative o recurso de ocultar para mostrar a página. No grupo de páginas, clique em Ocultar Ocultar ícone

    Observação : Para confirmar que a página não esteja mais oculto, no grupo de páginas, clique em Mostrar. Se a página selecionada não inclui (oculto) após o nome da página, fica visível.

Agora você pode renomear sua página ou adicionar seções e campos a ele. Consulte Adicionar ou remover seções e campos de adicionar ou remover posteriormente neste artigo para obter mais informações.

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Nomear ou renomear uma página

  1. Na guia Personalizar, no grupo de páginas, clique em Mostrar e, em seguida, clique na página que você deseja renomear.

  2. No grupo de páginas, clique em Renomear página Renomear o ícone .

  3. Na caixa nome da página, digite o novo nome e clique em OK.

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Adicionar ou remover seções

Informações em um formulário são organizadas em seções. Por exemplo, no formulário de contato comercial, há uma seção de números de telefone que inclui campos de número de telefone diferente, como comercial e em casa.

A tela Layout de Formulário de Contato Comercial com a seção número de telefone selecionada.

Adicionar uma seção

  1. Abrir um formulário para personalização.

  2. Na guia Personalizar, no grupo Layout, clique em Adicionar seção ícone adicionar grupo .

  3. Na caixa Nome da seção, digite um nome para a seção e clique em OK.

    Se você quiser alterar a largura de uma seção, selecione a seção. Na guia Personalizar, clique em Ícone de largura de larga ou estreita Ícone estreita .

Remover uma seção

  1. Clique na seção que você deseja remover.

    Dica : Uma seção tem um nome de seção com uma linha horizontal ao lado do nome. Para selecionar uma seção, clique em ou ao lado do nome da seção.

    A seção números de telefone selecionada

  2. Na guia Personalizar, no grupo Layout, clique em Remover Ícone Remover .

    Observações : 

    • Todos os campos que estão nessa seção são removidos, mas elas não são excluídas do seu banco de dados do Business Contact Manager. Se desejar adicionar os campos de volta ao formulário, consulte Adicionar um campo posteriormente neste artigo. Removendo campos não exclui os campos ou os dados que elas contêm. Todos os dados que foram inseridos nos campos ainda está salva no banco de dados, a menos que você Excluir permanentemente os campos.

    • Quando você remove uma seção, ele é excluído do seu banco de dados do Business Contact Manager. Os campos que foram incluídos na seção não são excluídos juntamente com a seção. Se você quiser adicionar a seção novamente, você pode adicionar uma seção com o mesmo nome e, em seguida, adicione os campos de volta para o formulário nessa seção.

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Adicionar ou remover campos

Você pode adicionar diferentes tipos de campos no Business Contact Manager para Outlook que você precisa para sua empresa. O tipo de campo que você adiciona determina o tipo de informação que pode ser inserida ou selecionada no campo.

Por exemplo, se você quiser digitar informações em uma caixa de texto, você pode adicionar um campo de texto; Se você quiser clicar em um item de uma lista, você pode Adicionar uma lista previamente preenchida (também conhecido como uma lista suspensa); Se você quiser vincular ou associar um registro a outro registro, você pode Adicionar um campo de relacionamento.

Uma floricultura pode criar um campo de texto chamado "Flor favorito" onde as pessoas precisam digite o tipo de flores no campo e um especialista aquecimento pode criar um campo chamado "Aquecedor modelo" com uma lista à sua escolha. Para obter mais informações sobre as listas, consulte criar ou editar listas mais adiante neste artigo.

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Adicionar um campo

  1. Abrir um formulário para personalização.

    Dica : Antes da próxima etapa, clique na seção onde você deseja adicionar o campo. Se o campo estiver não onde deseja que ele seja, arraste-o para outra seção depois de ter adicionado-lo.

  2. Na guia Personalizar, no grupo Layout, clique em Adicionar campos Ícone Adicionar Campo .

  3. Na caixa de diálogo Adicionar campos, siga um destes procedimentos:

    • Na lista, clique em um dos campos listados e clique em Adicionar ao formulário.

      A caixa de diálogo Adicionar Campos

    • Para criar um novo campo ou adicionar um campo que você já criado por outro formulário, clique em novo.

      Na caixa de diálogo criar um novo campo, siga um destes procedimentos:

      Criar um novo campo    

      1. Na caixa Nome do campo, digite um nome para o campo.

      2. Na lista tipo de dados, clique no tipo de dados que o campo conterá, por exemplo, o número.

      Para este tipo de dado

      Selecione este tipo de dados

      Palavras ou frases de até 96 caracteres

      Texto

      Números com ou sem um ponto decimal

      Número

      Porcentagens

      Porcentagem

      Preço, receita ou qualquer outro dado relacionado à moeda

      Moeda

      Respostas para questões simples, como sim ou não, ativar ou desativar, ou verdadeiro ou falso

      Sim/Não

      Informações de data e hora em qualquer um dos formatos disponíveis no Outlook

      Data/Hora

      Números inteiros

      Inteiro

      Uma lista previamente preenchida de itens (valores) para economizar tempo ou manter a consistência entre os formulários

      Lista suspensa

      Endereço Web

      URL

      Um link para outro registro no banco de dados

      Relação

      Observação : Você não pode alterar o tipo de dados de um campo depois de criar o campo. Se você quiser alterar o tipo de dados, exclua o campo e, em seguida, adicione um novo com o tipo de dados desejado.

      1. Se necessário, na lista formato, clique em um formato para os dados no campo.

        Observação : Alguns tipos de dados têm apenas um formato.

      2. Clique em OK.

        O campo que você criou aparece na lista na caixa de diálogo Adicionar campos.

      3. Para adicionar o campo ao formulário, na caixa de diálogo Adicionar campos, clique no campo e, em seguida, clique em Adicionar ao formulário.

      Adicionar um campo de um formulário diferente    

      1. Clique na opção de Adicionar um campo de um formulário diferente.

      2. Clique em um campo na lista e clique em OK.

        Observação : Você deve ter criado um campo para que ele apareça na lista.

        O campo selecionado aparece na lista na caixa de diálogo Adicionar campos.

      3. Para adicionar o campo ao formulário, na caixa de diálogo Adicionar campos, clique no campo e, em seguida, clique em Adicionar ao formulário.

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Adicionar um campo de relação

Use um campo de relacionamento para vincular registros relacionados. Todos os registros que foram vinculados a um registro específico são listados no registro selecionado, que é conhecido como o registro de destino, semelhante a forma que um registro de conta lista todos os contatos comerciais que estão vinculados a ele.

Você pode vincular registros do mesmo tipo, bem como vincular registros que são diferentes.

Por exemplo, o banco de dados da empresa de exemplo vincular bicicleta de varejo armazena com os fornecedores cujas Bicicletas lojas de varejo executam, você normalmente:

  • Abra o tipo de registro de fornecedor para personalização. O campo de relacionamento será adicionado a esse tipo de registro.

    Caixa de diálogo Personalizar tipos de registro do banco de dados da empresa de exemplo com o tipo de registro de fornecedor selecionado.

  • Adicione um campo de relacionamento chamado Lojas de varejo para o tipo de registro de fornecedor, com armazena como o tipo de registro de destino e Nomes de fornecedores como o nome do campo de destino.

    Observações : 

    • Adicionando um campo de relação para o tipo de registro de realização também cria uma tabela que lista os registros relacionados no registro de destino. Neste exemplo, os registros de fornecedor (registros de realização) tem um campo de relação que você usar para vincular para armazenar registros. Os registros de repositório (registros de destino) tem uma tabela que lista os registros de fornecedor que estão vinculados a elas.

    • A tabela ou campo de destino, não é editável. Para alterar os registros relacionados, use o campo de relação. Neste exemplo, vá para o registro de fornecedor para remover um armazenamento ou adicionar outra loja. Isso altera a lista de fornecedores na tabela os registros de loja relacionados.

    Criando um novo campo de relação na criar uma caixa de diálogo novo campo.

  • Use o campo de relacionamento nos registros de fornecedor de vincular a bicicleta de varejo armazenar registros aos registros do fornecedor.

    Um registro de fornecedor com armazenamentos listados no campo relação lojas.

  • Verifique se o campo de destino na bicicleta de varejo armazenar registros para ver a lista de fornecedores Bicicletas a essas lojas.

    Um registro de loja com uma lista de fornecedores bicicletas para a loja.

Para obter informações sobre o banco de dados de negócios de exemplo, consulte sobre a Adventure Works e o banco de dados de negócios de exemplo.

Como adicionar um campo de relacionamento

  1. Abrir um formulário para personalização.

  2. Na guia Personalizar, no grupo Layout, clique em Adicionar campos Ícone Adicionar Campo .

  3. Na caixa de diálogo Adicionar campos, clique em novo.

    A caixa de diálogo Adicionar Campos

  4. Na caixa de diálogo criar um novo campo, na caixa nome do campo, digite o nome do campo de relação.

  5. Na lista tipo de dados, clique em relação.

  6. Na lista tipo de registro de destino, clique no tipo de registro que você deseja vincular o registro selecionado.

    Observação : Se o tipo de registro de destino é a mesma que o tipo de registro que você estiver personalizando, o nome do campo e o nome do campo de destino devem ser diferentes.

  7. Na caixa nome do campo de destino, digite o nome do campo de destino.

    Observação : O nome do campo de destino é o nome da tabela que lista todos os registros relacionados que estão vinculados ao tipo de registro de destino.

  8. Clique em OK.

    O campo selecionado aparece na lista na caixa de diálogo Adicionar campos.

  9. Para adicionar o campo ao formulário, na caixa de diálogo Adicionar campos, clique no campo que lista relação na coluna Tipo de dados e, em seguida, clique em Adicionar ao formulário.

    Observação : O campo que lista relação na coluna Tipo de dados é o campo de entrada de dados. O campo que lista lista de destino de relação na coluna Tipo de dados é adicionado automaticamente ao tipo de registro de destino e é a tabela que lista todos os registros relacionados que você inseriu no campo relação.

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Remover um campo

  1. Abrir um formulário para personalização.

  2. Clique no campo que você deseja remover do formulário.

    Observação : Campos obrigatórios, como nome da conta, não podem ser removidos.

  3. Na guia Personalizar, no grupo Layout, clique em Remover Ícone Remover ou pressione a tecla DELETE.

    Observação : O campo e todos os dados que ele contém podem ser adicionados novamente ao formulário, porque o campo ainda está armazenado em seu banco de dados do Business Contact Manager. O campo também pode ser adicionado a outros formulários da caixa de diálogo Adicionar campos.

Excluir permanentemente um campo

Aviso : Se você excluir um campo da caixa de diálogo Adicionar campos, você está excluindo permanentemente o campo e você perderá os dados que foi inseridos no campo. Se você remover ou excluir um campo de um formulário, você só está excluindo o campo do formulário. Se você adicionar o campo de volta ao formulário, você pode acessar os dados.

  1. Abrir um formulário para personalização.

  2. Na guia Personalizar, no grupo Layout, clique em Adicionar campos Ícone Adicionar Campo .

  3. Na caixa de diálogo Adicionar campos, clique no campo que você deseja excluir e clique em Excluir.

    Observação : Você pode excluir apenas permanentemente um campo se não for usado em outras formas.

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Renomeie as seções e editar campos

Você pode renomear qualquer seção em um formulário, mas você só pode renomear os campos que você criou.

Você pode editar campos, renomeando-os e alterando o formato dos dados que podem ser selecionados no campo.

Observação : Você não pode alterar o tipo de dados de um campo. Você pode excluir o campo e, em seguida, adicionar um novo com o tipo de dados desejado.

  1. Abrir um formulário para personalização.

  2. Clique na seção ou o campo que você deseja renomear ou editar.

    Observação : Você só pode renomear campos que você criou.

  3. Na guia Personalizar, no grupo Layout, clique em Editar campo ou seção O ícone Editar Campo ou Seção .

  4. Siga um destes procedimentos:

    • Renomear uma seção     Na caixa de diálogo Editar uma seção, digite um nome diferente para a seção.

    • Editar um nome de campo que você criou     Na caixa de diálogo Editar um campo, digite um nome diferente para o campo.

      Se você quiser alterar o formato dos dados que são permitidos no campo, na caixa Formatar, clique em um formato diferente. Alguns tipos de campo têm apenas uma opção de formatação.

Organizar itens em um formulário

Em um formulário personalizável, você pode mover as seções em uma página ou movê-las para outra página e reorganizar os campos.

Mover uma seção ou reorganizar campos em uma página

  1. Abrir um formulário para personalização.

  2. Clique na seção ou o campo que você deseja mover.

    Uma seção tem um nome de seção com uma linha horizontal ao lado do nome. Para selecionar uma seção, clique em ou ao lado do nome da seção.

    A seção números de telefone selecionada

  3. Arraste a seção ou o campo para um novo local na página ou usar as teclas de direção no teclado para mover a seção ou um campo.

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Mover uma seção para outra página

  1. Clique na seção que você deseja mover.

    A seção números de telefone selecionada

  2. Na guia Personalizar, no grupo Layout, clique em Mover para Ícone Mover .

  3. Na caixa de diálogo Ir para página, clique na página à qual você deseja mover a seção e clique em OK.

    Observação : Se uma página estiver oculto, você precisará desativar o recurso de ocultar sejam capazes de inserir dados na página. Na guia Personalizar, no grupo Mostrar, clique na página. No grupo de páginas, clique em Ocultar Ocultar ícone .

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Excluir um formulário

Aviso : Se você excluir um tipo de registro, você perderá quaisquer dados que foi inseridos no tipo de registro.

  1. Clique na guia Arquivo.

  2. Clique na guia Business Contact Manager e, em seguida, clique no botão Personalizar.

  3. Clique em Personalizar tipos de registro.

  4. Na caixa de diálogo Personalizar tipos de registro, clique em um tipo de registro que você criou.

    Observação : Você só pode excluir tipos de registro que você criou. Você não pode excluir os tipos de registro padrão.

  5. Clique em Excluir o tipo de registro.

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Criar ou editar listas

Quando você insere frequentemente os mesmos dados em um formulário, ele é conveniente e mais consistente para criar uma lista que você pode escolher entre.

Criar uma lista

  1. Abrir um formulário para personalização.

  2. Na guia Personalizar, no grupo Layout, clique em Adicionar campos Ícone Adicionar Campo .

  3. Na caixa de diálogo Adicionar campos, clique em novo.

  4. Na lista tipo de dados, selecione a lista suspensa.

    Observação : Para obter uma lista, a única opção de formato também é lista suspensa.

  5. Clique em OK.

  6. Adicione itens à sua lista.

    Como?

    1. Na caixa de diálogo Editar listas, clique em Adicionar para adicionar um item (um valor) à lista.

    2. Na caixa de diálogo Adicionar Item, na caixa nome do Item, digite o nome do valor.

    3. Clique em OK.

      Na caixa de diálogo Editar listas, na coluna valor, o item que você adicionou aparece.

    4. Para adicionar outro item à lista, repita esse processo.

  7. Para mover um item para cima ou para baixo na lista, clique no valor que você deseja mover e clique na seta para cima ou para baixo botão de seta.

  8. Para escolher um item a ser o valor padrão no campo, clique no valor e clique no botão Tornar padrão.

    Se houver um item que será usado com mais frequência, você pode tornar o valor padrão para economizar tempo quando você estiver concluindo um formulário.

  9. Clique em OK.

Editar uma lista

  1. Clique na guia Arquivo.

  2. Clique na guia Business Contact Manager e, em seguida, clique no botão Personalizar.

  3. Clique em Editar listas.

  4. Na caixa de diálogo Editar listas, clique na lista que você deseja editar.

    Quando você seleciona uma lista, os itens na lista aparecem na coluna valor.

    A caixa de diálogo Editar Listas

  5. Siga qualquer um destes procedimentos para editar a lista:

    Adicionar um valor para a lista     Clique no botão Adicionar, digite o nome do item e clique em OK.

    Renomear um valor     Clique em um item e clique no botão Renomear. Digite o novo nome e clique em OK.

    Remover um valor ou substituí-la com outro valor     Clique em um item e, em seguida, clique no botão Excluir. Se você quiser substituir o valor, selecione outro valor na lista e clique em OK. Se você quiser removê-lo, clique em OK.

    Mover um valor para cima ou para baixo na lista     Clique em um item e, em seguida, clique em cima ou para baixo botão de seta.

    Tornar o valor padrão de um item     Clique no item e clique no botão Tornar padrão.

  6. Quando você concluir todas as suas alterações, na caixa de diálogo Editar listas, clique em OK.

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Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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