Criar e imprimir etiquetas usando mala direta

Criar e imprimir etiquetas usando mala direta

Ao usar etiquetas para enviar correspondência em massa às pessoas em sua lista de endereços, você poderá usar a mala direta para criar uma folha de etiquetas de endereços. Cada etiqueta contém um endereço da lista. Você também pode criar e imprimir etiquetas sem usar a mala direta.

Observação : Se desejar usar a mala direta diretamente para envelopes, confira mala direta com envelopes.

Três arquivos no processo de mala direta, que são um documento principal e uma lista de endereçamento que produz conjuntos de cartas ou mensagens de email, envelopes ou etiquetas.

Estes são os documentos envolvidos ao criar e imprimir etiquetas usando o processo de mala direta:

  • Documento principal
    esse é o documento que você usa para configurar o layout das etiquetas na mala direta. Você também pode configurar qualquer conteúdo que deseje repetir em cada etiqueta, como o logotipo da empresa ou o endereço do remetente nas etiquetas de remessa.

  • A lista de endereçamento
    a lista de endereçamento é a fonte de dados que o Word usa na mala direta. É um arquivo que contém os endereços a serem impressos nas etiquetas.

Ao combinar esses dois documentos, você terá as etiquetas de endereço.

Etapa 1: Configurar sua lista de endereçamento

A lista de endereçamento pode ser uma planilha do Excel, um diretório de contatos do Outlook, um banco de dados do Access ou uma lista de endereços do Office. Ela contém os registros dos quais o Word obtém informações para criar os endereços para as etiquetas.

Etapa 2: Preparar o documento principal para as etiquetas

  1. No Word, escolha Arquivo > Novo > Documento em Branco.

  2. Na guia Correspondências, no grupo Iniciar Mala Direta, escolha Iniciar Mala Direta > Etiquetas.

    Clique em Iniciar Mala Direta e escolha Etiquetas para criar uma folha de etiquetas para mesclagem.

  3. Na caixa de diálogo Opções de Etiqueta, em Informações da Etiqueta, escolha seu fornecedor de etiquetas na lista Fornecedores de etiquetas.

    opções de fornecedor de etiqueta e de número do produto

  4. Na lista Número do produto, escolha o número que corresponde ao número do produto listado no pacote de etiquetas.

    Observação : Se estiver usando uma impressora de papel contínuo, você verá uma lista diferente de números de produtos. Escolha Impressora de papel contínuo em Informações da impressora para ver a lista relevante.

  5. Escolha OK.

    O documento deverá exibir a dimensão e a forma das etiquetas escolhidas. Caso contrário, na guia Layout, no grupo Tabela, escolha Exibir Linhas de Grade.

    Uma página de etiquetas em branco no Word 2016

Etapa 3: vincular a lista de endereçamento às etiquetas

  1. Na guia Correspondências, no grupo Iniciar Mala Direta, escolha Selecionar Destinatários e escolha uma destas opções:

    Comando Digitar uma Nova Lista

    • Se não tiver uma lista de endereçamento, escolha Digitar uma Nova Lista e crie uma.

      ou

    • Se a lista de endereços estiver em uma planilha do Excel, em um banco de dados do Access ou em outro tipo de arquivo de dados, clique em Usar uma Lista Existente. Em seguida, navegue até a lista e clique em Abrir.

      ou

    • Se estiver usando os contatos do Outlook, clique em Escolher dos Contatos do Outlook.

  2. Siga um destes procedimentos:

    • Para criar etiquetas para a lista de endereçamento inteira, acesse a "etapa 4: Adicione os endereços às etiquetas."

      ou

    • Para criar etiquetas somente para alguns dos nomes da lista, na guia Correspondências, escolha Editar Lista de Destinatários.

      Como parte da mala direta do Word, na guia Correspondências, no grupo Iniciar Mala Direta, escolha Editar Lista de Destinatários.

  3. Na caixa Destinatários da Mala Direta, selecione os nomes que você deseja adicionar às etiquetas.

    Selecionar linhas ao marcar a caixa de seleção

    Observação : Você também pode classificar ou filtrar a lista para facilitar a localização de nomes e endereços.

Etapa 4: Adicione os endereços às etiquetas

O bloco de endereço é um campo de mala direta. Você usa o campo de mesclagem (também conhecido como um espaço reservado) para marcar o local onde deseja que o endereço apareça na etiqueta.

Dica : Se você quer adicionar uma imagem (um logotipo, por exemplo) às etiquetas e exibi-lo antes do bloco de endereço, é melhor fazer isso agora. Siga as diretrizes na subseção "Adicionar uma imagem à etiqueta" da Etapa 4.

  1. Na guia Correspondências, no grupo Gravar e Inserir Campos, escolha Bloco de Endereço.

    Como parte da mala direta do Word, na guia Correspondências, no grupo Gravar e Inserir Campos, escolha Bloco de Endereço.

  2. Na caixa de diálogo Inserir Bloco de Endereço, escolha um formato para o nome do destinatário da maneira como ele aparecerá na etiqueta.

    Opções do bloco de endereço

    Observação : Escolha Visualizar Resultados e o botão de registro Avançar Botão Próximo registro para resultados de visualização de mala direta ou o botão de registro Voltar Botão Registro anterior para resultados de visualização de mala direta para percorrer os registros na fonte de dados e exibir como um endereço aparecerá na etiqueta.

  3. Escolha OK.

    Dica : Para alterar o alinhamento do bloco de endereço nas etiquetas, escolha o bloco de endereço e, na guia Início no grupo Parágrafo, escolha Alinhar à Esquerda, Centralizar, Alinhar à Direita ou Justificar.

  4. No grupo Gravar e Inserir Campos, escolha Atualizar Etiquetas para aplicar a alteração a cada etiqueta.

    Clique no botão Atualizar Etiquetas na faixa de opções para aplicar as alterações a toda a folha de etiquetas.

    Observação : Se não encontrar seus endereços, escolha Visualizar Resultados.


Adicionar uma imagem à etiqueta

Você pode inserir uma imagem (um logotipo, por exemplo) para o rótulo. Uma vez inserido, você pode manipular o tamanho, o formato e o estilo da imagem.

  1. Depois de escolher um formato de etiqueta na caixa de diálogo Inserir Bloco de Endereço, coloque o cursor à esquerda do código de campo «AddressBlock».

    Em Opções de Layout, você pode posicionar a imagem escolhendo Quadrado ou Justo.

  2. Na guia Inserir, escolha Imagens, localize o arquivo desejado, selecione-o e escolha Inserir.

  3. Se necessário, siga um destes procedimentos para ajustar a imagem:

    • Redimensionar manualmente (escolha uma alça), alterar a orientação (escolha girar) ou mover (arrastar) a imagem.

      ou

    • Escolha Opções de Layout o botão opções de layout e trabalhe com qualquer uma das opções disponíveis.

  4. Escolha Correspondências > Atualizar Etiquetas para ver a imagem em cada etiqueta.

Confira dicas sobre como trabalhar com imagens em Inserir imagens no Office 2013 e no Office 2016.


Verificar os nomes dos campos de mala direta

Certifique-se de que o Word possa encontrar os nomes e endereços em sua lista de endereçamento.

  1. Na guia Correspondências, no grupo Gravar e Inserir Campos, escolha Coincidir Campos.

  2. Na caixa Coincidir Campos, na coluna à esquerda estão os nomes dos campos que o Word usa em um Bloco de Endereço. A coluna à direita permite que você faça a correspondência entre os campos na fonte de dados e os nomes de campos. Verifique se os nomes dos campos que aparecem no lado esquerdo coincidem com os nomes dos títulos de coluna de registros na lista de endereçamento para que o Word possa colocar os dados corretos no lugar correto na etiqueta.

    Caixa de diálogo Coincidir Campos
  3. Siga um destes procedimentos:

    • Se os nomes de campos corresponderem aos títulos de coluna usados para os registros na fonte de dados da sua lista de endereçamento, não faça nada.

      ou

    • Se (não correspondente) aparecer em um nome de campo que você esperava que coincidisse com um título de coluna na fonte de dados, clique na seta de lista suspensa e escolha o nome do campo na fonte de dados da lista de endereçamento. Repita conforme necessário.

  4. Escolha OK.

Etapa 5: visualizar e imprimir as etiquetas

Faça uma verificação final antes de imprimir as etiquetas.

  1. Na guia Correspondências, escolha Visualizar Resultados.

    No Word, na guia Correspondências, no grupo Visualizar Resultados.

  2. Escolha o botão de registro Avançar Botão Próximo registro para resultados de visualização de mala direta ou Voltar Botão Registro anterior para resultados de visualização de mala direta para verificar se os nomes e endereços em todas as etiquetas estão certos.

    Dica :  Para ir até o Página Inicial da lista, escolha o botão de registro Primeiro Botão Primeiro registro para resultados de visualização de mala direta e, para ir até o final da lista, escolha o botão de registro Último Botão Último registro para resultados de visualização de mala direta .

  3. Escolha Concluir e Mesclar > Imprimir Documentos.

    Captura de tela da guia Correspondências no Word, mostrando o comando Concluir e Mesclar e suas opções.

Etapa 6: Salvar seu documento de etiquetas

Quando você salva o documento de mala direta, ele permanece conectado à lista de endereçamento para que você possa usá-lo para a próxima correspondência em massa. Ao abrir o documento de mala direta da próxima vez, escolha Sim quando o Word solicitar que você mantenha a conexão.

Para alterar os endereços das etiquetas no documento de mala direta

  • Abra o documento de mala direta para etiquetas e escolha Editar Lista de Destinatários para classificar, filtrar e escolher endereços específicos.

Confira também

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