Criar e gerenciar um site de Espaço de Trabalho de Documento

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Um site de Espaço de Trabalho de Documento ajuda a coordenar o desenvolvimento de um ou mais documentos relacionados a outras pessoas. O site fornece ferramentas para compartilhar e atualizar arquivos e para manter as pessoas informadas sobre o status desses arquivos.

Neste artigo

Visão geral

Criar um site de espaço de trabalho de documento de um documento em uma biblioteca

Criar um site de espaço de trabalho de documento vazio

Adicionar um documento

Adicionar um usuário

Adicionar uma tarefa

Adicionar um anúncio

Adicionar um link para a lista de Links

Criar um alerta de email para uma tarefa

Publicar um documento novamente em uma biblioteca de um site de espaço de trabalho de documento

Excluir um site de espaço de trabalho de documento

Visão geral

Usando um site de Espaço de Trabalho de Documento, você e seus colegas podem coordenar o desenvolvimento de um ou mais documentos. O site oferece ferramentas para compartilhar e atualizar arquivos e manter os usuários informados sobre o status desses arquivos. Você e seus colegas podem trabalhar juntos em um site de Espaço de Trabalho de Documento para desenvolver um documento das seguintes maneiras:

  • Trabalhando diretamente na cópia localizada no site de Espaço de Trabalho de Documento

  • Trabalhando em uma cópia local e atualizar a cópia regularmente no site de Espaço de Trabalho de Documento

Você e outros membros do espaço de trabalho podem usar um site de Espaço de Trabalho de Documento para publicar anúncios, atribuir tarefas, compartilhar links relevantes e receber alertas sobre alterações feitas no conteúdo do site. Você pode criar um site de Espaço de Trabalho de Documento para um projeto de curta duração e excluir o site quando o projeto terminar ou mantê-lo permanentemente.

Por padrão, os proprietários de sites têm o nível de permissão necessária para criar sites de espaço de trabalho de documento em um site existente. Se você for um proprietário de site e deseja habilitar outros membros do site criar sites de espaço de trabalho de documento, você pode conceder permissão para criar sites para o grupo do Microsoft Windows SharePoint Services que os membros da equipe pertencem.

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Criar um site de Espaço de Trabalho de Documento a partir de um documento em uma biblioteca

Você pode criar um novo site de Espaço de Trabalho de Documento a partir de um documento que já esteja em uma biblioteca do site. Dependendo do programa, você também pode criar um novo site de Espaço de Trabalho de Documento em um programa que seja compatível com o Microsoft Windows SharePoint Services, por exemplo, o Microsoft Office Word 2007. Para obter mais informações, consulte a Ajuda desse programa.

  1. Abra a biblioteca de documentos na qual o documento está armazenado.

  2. Aponte para o nome do documento, clique na seta que é exibida, aponte para Enviar Para e, em seguida, clique em Criar Espaço de Trabalho de Documento.

    Observação : Se a opção Criar Espaço de Trabalho de Documento não estiver disponível, você não tem permissão para criar um espaço de trabalho nesse site. Peça ao proprietário do site para lhe conceder essa permissão ou criar o espaço de trabalho para você.

  3. Clique em OK.

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Criar um site de Espaço de Trabalho de Documento vazio

Para criar um site de Espaço de Trabalho de Documento sem baseá-lo em um documento já existente em uma biblioteca, você pode criar um site de Espaço de Trabalho de Documento vazio e adicionar um ou mais documentos posteriormente.

  1. Abra o site no qual você deseja criar um site de Espaço de Trabalho de Documento.

    1. Clique em Exibir todo o conteúdo do Site e clique em criar na página todo o conteúdo do Site.

      Dica : Na maioria dos casos, você pode usar o menu de Ações de Site Imagem do botão em vez para concluir esta etapa.

    Observação : Talvez seja necessário pedir ao proprietário do site permissão para criar um site de Espaço de Trabalho de Documento.

  2. Na lista Páginas da Web, clique em Sites e Espaços de Trabalho.

  3. Insira as informações sobre o site de Espaço de Trabalho de Documento que deseja criar, como o título e a última parte do endereço do site.

  4. Na seção Seleção do Modelo, clique na guia Colaboração e, em seguida, clique em OK.

  5. Na seção Permissões, siga um destes procedimentos:

    • Para que todos os membros do site pai sejam membros desse espaço de trabalho, clique em Usar as mesmas permissões que o site pai.

    • Para que apenas um grupo específico de pessoas tornem-se membros desse espaço de trabalho, clique em Usar permissões exclusivas.

  6. Para que a barra de links superior do site pai seja exibida nas páginas desse novo site, verifique se Usar a barra de links superior do site pai está selecionada na seção Herança de Navegação.

  7. Clique em Criar.

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Adicionar um documento

Independentemente de você criar um site de Espaço de Trabalho de Documento a partir de um documento já existente ou criar um site de Espaço de Trabalho de Documento vazio, é possível adicionar novos documentos ao site de Espaço de Trabalho de Documento a qualquer momento.

  1. Na página inicial do site de Espaço de Trabalho de Documento, clique em Documentos Compartilhados.

  2. Execute uma das seguintes ações:

    • Para criar e adicionar um novo documento, clique em Novo.

    • Para adicionar um documento já existente, clique em Carregar e, em seguida, clique em Procurar para encontrar o arquivo a ser adicionado. Selecione o arquivo e, em seguida, clique em Abrir. Se já existe um documento com o mesmo nome na biblioteca e você não deseja substituir o documento já existente, desmarque a caixa de seleção Substituir arquivos existentes.

  3. Clique em OK.

Você também pode adicionar uma cópia vinculada de um documento de outra biblioteca à biblioteca Documentos Compartilhados do site de Espaço de Trabalho de Documento, criando um destino Enviar Para. Quando o documento original ou a cópia vinculada é atualizada, você pode atualizar a cópia no outro local com facilidade. Encontre links para obter mais informações sobre como adicionar cópias vinculadas de documentos a outras bibliotecas na seção Consulte Também.

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Adicionar um usuário

Para adicionar usuários a um site de Espaço de Trabalho de Documento, você precisa ter permissão para adicionar membros ao site pai ou ao site de Espaço de Trabalho de Documento. Se você não pode adicionar usuários ao site de Espaço de Trabalho de Documento, contate o proprietário do site pai.

  1. Na página inicial do site de Espaço de Trabalho de Documento, na lista Membros, clique no nome do grupo ao qual você deseja adicionar um usuário.

  2. Sobre o novo menu menu Novo , clique em Adicionar usuários.

  3. Na seção Adicionar usuários, digite o nome, o nome do grupo ou o endereço de email do usuário ou grupo que você deseja adicionar. Se você adicionar mais de um usuário, separe cada nome com um ponto e vírgula (;). Você também pode clicar em Procurar Imagem do botão para pesquisar e selecione a pessoa do diretório.

  4. Na seção Dar Permissão, clique no grupo ao qual você deseja adicionar o usuário.

  5. Clique em OK.

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Adicionar uma tarefa

Você pode usar a lista Tarefas do site de Espaço de Trabalho de Documento para atribuir itens de trabalho a você mesmo ou a outros membros do espaço de trabalho. Os membros podem atualizar e compartilhar o status das tarefas atribuídas com facilidade. Usando a lista Tarefas, você pode definir prioridades de prazos para as tarefas, bem como status das tarefas e conclusão de porcentagens. Como proprietário do site de Espaço de Trabalho de Documento, você pode adicionar campos personalizados na lista Tarefas, da mesma forma que você faz com qualquer outra lista em um site do SharePoint. Encontre links para obter mais informações sobre como personalizar tarefas na seção Consulte Também.

  1. Na home page do site de espaço de trabalho de documento, em tarefas, clique em Adicionar nova tarefa.

  2. Digite um nome para a tarefa na caixa título.

  3. Na lista prioridade, clique na prioridade da tarefa.

  4. Na lista de Status, clique no status da tarefa.

  5. Para atribuir a tarefa a alguém, siga um destes procedimentos na seção Atribuída a:

    • Digite o endereço de email da pessoa a quem você deseja atribuir a tarefa.

    • Digite o nome completo da pessoa a quem você deseja atribuir a tarefa e clique em Verificar nomes Imagem do botão . Se a pessoa for encontrada no diretório, o nome é o endereço de email dessa pessoa. Se a pessoa não for encontrada no diretório, a mensagem foi encontrada nenhuma correspondência exata aparece.

    • Clique em Procurar Imagem do botão para pesquisar e selecione a pessoa do diretório. Quando terminar, clique em OK.

  6. Se necessário, digite uma breve descrição da tarefa na caixa Descrição.

  7. Na caixa Data de início, insira a data quando a tarefa começa.

  8. Na caixa Data de conclusão, insira a data quando a tarefa deve ser concluída.

  9. Clique em OK.

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Adicionar um aviso

Use a lista Avisos para postar mensagens importantes sobre o projeto para membros da equipe, como prazos finais e alterações nas entregas, apresentação de novos membros da equipe e outras informações.

  1. Na home page do site de espaço de trabalho de documento, clique em Adicionar novo aviso.

  2. Na caixa título, digite um título para o aviso.

  3. Na caixa corpo, digite o texto completo do seu lançamento.

  4. Se desejar que o lançamento expirar automaticamente após uma determinada data, digite a data na caixa expira.

  5. Clique em OK.

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Adicionar um link para a lista de Links

Você pode usar a lista Links para compartilhar links que sejam úteis para os membros da equipe. A lista pode fornecer acesso rápido e fácil a informações e recursos relacionados, como, por exemplo, outros sites da Web.

  1. Na home page do site de espaço de trabalho de documento, clique em Adicionar novo link.

  2. Na seção URL, digite o endereço da página da Web ou outro tipo de recurso ao qual você deseja vincular e, em seguida, digite uma descrição para o link.

    O texto que você digita na caixa Digite a descrição aparece como o nome do link na lista de Links. Você pode incluir anotações sobre o link na seção anotações, mas essas informações não aparecem na exibição padrão da lista de Links que aparece na home page do site de espaço de trabalho de documento.

  3. Clique em OK.

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Criar um alerta de email para uma tarefa

Depois que você cria e atribui tarefas aos membros do espaço de trabalho, pode optar por receber alertas por email que notifiquem sobre alterações feitas nos itens da lista Tarefas. Os membros também podem criar os próprios alertas para receber notificação por email de alterações feitas em outros itens que sejam de seu interesse.

Observação : Você só pode criar alertas por email para tarefas se o administrador tiver habilitado o servidor que está executando o Windows SharePoint Services para enviar email.

  1. Na home page do site de espaço de trabalho de documento, clique em tarefas.

    Se a lista de tarefas não aparecer na página inicial, clique em Exibir todo o conteúdo do Site e, em seguida, clique em tarefas.

  2. No menu de Imagem do menu ações, clique em Alertar-Me.

  3. Na seção Título do alerta, digite um nome para o alerta.

  4. Na seção Enviar alertas para, seu nome é incluído por padrão na caixa usuários. Você pode enviar alertas para outros membros adicionando seus nomes à caixa usuários, separada por ponto e vírgula (;).

  5. Na seção Alterar tipo, selecione o tipo de alterações ao qual você deseja ser alertado.

  6. Na seção Enviar alertas para essas alterações, selecione um filtro para receber alterações com base em determinados critérios.

    Dica : Você também pode optar por receber alertas para itens mostrados em uma exibição específica da lista de tarefas.

  7. Na seção quando a enviar alertas, selecione a frequência desejada receber alertas.

  8. Clique em OK.

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Republicar um documento em uma biblioteca a partir de um site de Espaço de Trabalho de Documento

Se o seu site de Espaço de Trabalho de Documento está baseado em um documento já existente que estava armazenado em uma biblioteca, você pode atualizar a cópia original com as alterações efetuadas na cópia do documento no site do Espaço de Trabalho de Documento.

  1. No site de Espaço de Trabalho de Documento, abra a biblioteca que contém o documento.

  2. Aponte para o nome do documento, clique na seta que é exibida, aponte para Enviar Para e, em seguida, clique em Publicar no Lugar de Origem.

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Excluir um site de Espaço de Trabalho de Documento

Depois que o projeto de documentação é finalizado e que as versões finais dos documentos são movidas para outros locais, você pode optar por excluir o site de Espaço de Trabalho de Documento. Para tanto, você precisa ter o nível de permissão de Controle Total. Por padrão, os proprietários de site têm esse nível de permissão.

Importante : Você deve publicar todos os documentos em um outro local antes de excluir um site de Espaço de Trabalho de Documento. Quando você exclui um site de Espaço de Trabalho de Documento, todos os documentos, as bibliotecas, listas e dados de listas, configurações do site, níveis de permissão e informações sobre segurança contidos no site de Espaço de Trabalho de Documento são permanentemente destruídos.

  1. Na home page do site, clique na do menu Ações do Site Imagem do botão e clique em Configurações do Site.

    Em um site em que o menu Ações do Site tenha sido personalizado, aponte para Definições do Site e clique nas definições que deseja exibir.

  1. Na coluna Administração do Site, clique em Excluir este site.

  2. Clique em Excluir e em OK para confirmar que você deseja excluir o site.

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Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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