Criar e compartilhar uma pasta pública no Outlook

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

As pastas públicas do Outlook proporcionam um ótimo lugar para coletar, organizar e compartilhar informações sobre determinados tópicos ou projetos de uma organização. "Público", neste caso, significa visualizável por todos da organização, não do mundo inteiro. Quando você posta uma mensagem em uma pasta pública, não está enviando emails para ninguém, assim, ninguém fica com a Caixa de Entrada abarrotada. Em vez disso, as pessoas podem verificar a pasta sempre que quiserem procurar postagens interessantes.

Importante : Você precisa de um Microsoft Exchange Server e de uma conta de email do Exchange para usar pastas públicas com o Outlook. A maioria das contas de email domésticas e pessoais não usa o Exchange.

Etapa 1: verificar com seu administrador do Exchange

Talvez sua organização não permita pastas públicas ou tenha políticas para seu uso. Verifique com seu administrador para fazer tudo do jeito certo. Se sua organização permitir e aceitar o uso de pastas públicas, mas uma pasta pública de nível superior ainda não existir, peça ao administrador do Exchange para criar uma.

Quando a pasta de nível superior estiver disponível, basta pressionar Ctrl + 6 para exibir a pasta e seu conteúdo no Painel de Pastas do Outlook.

Etapa 2: criar a pasta e dar um nome a ela

  1. Pressione Ctrl+6 para ver as Pastas Públicas no Painel de Pastas.

    Importante : Se você não vir uma seção de Pastas públicas no painel de pastas, consulte o administrador de email do Exchange local. Eles devem configurá-la para você.

  2. Clique com o botão direito do mouse em Pastas Públicas e clique em Nova Pasta.

    Pastas Públicas

  3. Nomeie a pasta e clique em OK.

Dicas : 

  • Você pode adicionar uma pasta pública para suas pastas de Favoritos . Em seguida, no Outlook Web App, você pode executar certas funções dentro essas mesmas pastas públicas, como criar, atualizar ou excluir itens. Essas ações podem ser executadas em pastas públicas calendário, contatos, emails e postagem.

  • Para adicionar uma pasta pública aos seus Favoritos, clique com botão direito na pasta e selecione Adicionar a Favoritos....

  • Para obter informações sobre como usar Pastas Favoritas no Outlook Web App, consulte Trabalhando com pastas de mensagens no Outlook Web App.

Etapa 3: definir permissões da pasta para usuários e grupos

Por padrão, o Outlook concede permissões somente para você, como o criador da pasta pública, então você precisa especificamente conceder permissões a pessoas para que possam ler e postar conteúdo na pasta. Saiba como alterar permissões para uma pasta pública.

Introdução ao uso de pastas públicas

Aqui estão algumas maneiras típicas de usar pastas públicas em uma organização:

Discussões online

Armazene cada tópico de discussão em sua própria subpasta. Conforme a necessidade, defina permissões para cada subpasta (convém restringir o acesso a pastas que contenham informações confidenciais ou sigilosas). Um tópico pode ter seu próprio moderador para controlar se um item foi postado e excluir postagens que não cumpram as normas da organização ou violem a política.

Compartilhar calendários, listas de contatos e listas de tarefas

Anexe calendários, contatos e tarefas ou listas de tarefas a postagens para compartilhar informações com pessoas que tenham acesso à pasta. Esse tipo de localização centralizada facilita a comunicação e a colaboração nos projetos em equipe.

Diferenças entre pastas de email e pastas públicas

  • Quando você alterna de uma pasta de email para uma pasta pública, o botão Nova Postagem acima do Painel de Pastas muda para Novo Email, porque você geralmente posta itens em vez de enviar mensagens de email em uma pasta pública.

  • Quando você responde a uma postagem em uma pasta pública, não existe o botão Responder a Todos. Qualquer pessoa que exibe o conteúdo da pasta pode ver sua postagem.

Mais sobre as pastas do Outlook

Alternar entre pastas do Outlook

Alterar permissões para uma pasta pública

Criar uma pasta pública e especificar permissões, modos de exibição, formulários e regras

Para criar uma pasta pública, você deve ter permissão para criar pastas em uma pasta pública existente. Para obter informações sobre como obter permissão, consulte o administrador.

  1. No menu arquivo, aponte para novo e clique em pasta.

  2. Na caixa Nome, insira um nome para a pasta.

  3. Na caixa Pasta contém, clique no tipo de pasta que você deseja criar.

  4. Na lista Selecionar onde colocar a pasta, clique no local para a pasta.

    Para iniciar rapidamente uma pasta pública com itens existentes:

    1. Na lista de pastas, no painel de navegação, clique na pasta que você deseja copiar.

    2. No menu arquivo, aponte para pasta e clique em Copiar nome da pasta.

    3. Na lista, clique no local em que você deseja copiar para a pasta.

  1. No Lista de Pastas, no Painel de Navegação, clique com botão direito na pasta pública que você deseja compartilhar e clique em Propriedades no menu de atalho.

    Você deve ter permissão de proprietário de uma pasta pública para definir permissões para a pasta de compartilhamento. Você pode definir permissões para apenas uma pasta por vez.

  2. Clique na guia permissões.

  3. Clique em Adicionar.

  4. Na caixa de pesquisa, digite o nome da pessoa que você deseja conceder permissões de compartilhamento.

  5. Clique em Adicionar e em OK.

  6. Na lista nome, clique no nome da pessoa que você acabou de adicionar.

  7. Em permissões, escolha as configurações desejadas.

    Observação : Você pode atribuir qualquer pessoa que tenha acesso à pasta as mesmas permissões clicando em padrão na lista nome.

Siga um destes procedimentos:

  • Criar um modo de exibição do zero

    1. No menu Exibir, aponte para Modo de Exibição Atual e clique em Definir Modos de Exibição.

    2. Clique em Novo.

    3. Na caixa Nome do novo modo de exibição, digite um nome.

    4. Na caixa tipo de exibição, escolha o tipo de modo de exibição desejado.

    5. Para alterar onde o modo de exibição estará disponível, clique em uma opção em pode ser usada.

    6. Clique em OK.

    7. Para personalizar o modo de exibição, em Descrição, clique em um botão e selecione as opções que você deseja usar.

    8. Quando terminar de selecionar as opções, clique em OK.

    9. Para usar o modo de exibição imediatamente, clique em Aplicar Modo de Exibição.

  • Criar um modo de exibição com base em um modo de exibição padrão

    1. Alternar para o modo de exibição que você deseja basear o novo modo de exibição.

    2. No menu Exibir, aponte para Modo de Exibição Atual e clique em Personalizar Modo de Exibição Atual.

    3. Para cada tipo de alteração que você deseja fazer, em Descrição, clique em um botão e, em seguida, selecione as opções desejadas.

    4. Quando você terminar de fazer alterações, feche a caixa de diálogo Personalizar modo de exibição .

    5. No menu Exibir, aponte para Modo de Exibição Atual e clique em Definir Modos de Exibição.

    6. Na caixa modos de exibição para a pasta nome da pasta, clique em configurações de modo de exibição atual.

    7. Clique em Copiar.

    8. Na caixa Nome do novo modo de exibição, digite um nome.

    9. Para alterar o local em que o modo de exibição estará disponível, clique em uma opção sob Pode ser usado em.

      Observação : Novos modos de exibição são adicionados para o Modo de exibição atual   submenu (no menu Exibir, aponte para Organizar por ).

Para alterar o modo de exibição padrão para uma pasta pública, você deve ter permissão de proprietário para a pasta e deve haver pelo menos um modo de exibição personalizado definido para a pasta que fica visível a todos.

  1. No Lista de Pastas, no Painel de Navegação, clique com botão direito na pasta pública e clique em Propriedades no menu de atalho.

  2. Clique na guia de Administração.

    Se a guia Administração não aparecer, você não tem permissão de proprietário.

  3. Na lista exibição inicial na pasta, clique na exibição que você deseja exibir sempre que a pasta for aberta.

    Modo de exibição Normal exibe o modo de exibição do Microsoft Outlook padrão para o tipo de itens na pasta.

Você deve ter permissão de Editor, Editor de publicação ou proprietário para adicionar formulários a uma pasta particular compartilhada ou em uma pasta pública. Se a pasta for uma pasta pública e você tiver permissão de proprietário, você pode limitar os formulários que estão disponíveis para outras pessoas que usam a pasta.

  1. No Lista de Pastas, no Painel de Navegação, clique com botão direito na pasta e clique em Propriedades no menu de atalho.

  2. Clique na guia formulários.

  3. Para adicionar um formulário à lista formulários associados a esta pasta, clique em Gerenciar e indicar o formulário.

  4. Clique em Fechar.

  5. Para limitar os formulários que você deseja disponibilizar para outras pessoas que usam a pasta, clique em uma opção em Permitir estes formulários nesta pasta.

Você deve ter permissão de proprietário de uma pasta pública para criar ou modificar regras para ele.

  1. No Lista de Pastas, no Painel de Navegação, clique com botão direito na pasta pública que você deseja criar ou modificar regras e, em seguida, clique em Propriedades no menu de atalho.

  2. Clique na guia de Administração.

  3. Clique em Assistente de pasta.

  4. Siga um destes procedimentos:

    • Para criar uma regra, clique em Adicionar regra.

    • Para modificar uma regra existente, clique em uma regra na lista e, em seguida, clique em Editar regra.

  5. Insira as condições que o item deverá cumprir para que a ação ocorra. Para inserir mais condições, clique em Avançado.

  6. Em executar essas ações, selecione as opções desejadas.

    Observação : Quando você cria uma regra, ele está ativo por padrão.

Siga qualquer um destes procedimentos:

  • Compartilhar um calendário

    1. Criar uma nova pasta e escolha os itens de calendário na lista pasta contém.

    2. Na lista Selecionar onde colocar a pasta, clique em Calendário e clique em OK.

    3. Adicione reuniões e eventos para a pasta.

  • Compartilhar uma lista de contatos

    1. Criar uma nova pasta e escolha os itens de contato na lista pasta contém.

    2. Na lista Selecionar onde colocar a pasta, clique em Contatos e clique em Okey.

    3. Adicione contatos para a pasta.

      Observação : A lista de contatos compartilhada é exibida no Outlook catálogo de endereços/contatos.

  • Compartilhar uma lista de tarefas

    1. Criar uma nova pasta e escolha os itens de tarefa na lista pasta contém.

    2. Na lista Selecionar onde colocar a pasta, clique em tarefas e clique em Okey.

    3. Adicione tarefas à pasta.

      Observação : Embora seja possível copiar uma lista de tarefas para uma pasta pública, você não pode copiar uma solicitação de tarefa para uma pasta pública ou criar uma solicitação de tarefa a partir de uma pasta pública.

  • Postar informações em uma pasta pública

    1. Abra a pasta pública que você deseja postar as informações.

    2. Para usar o formulário padrão para postar informações, clique no menu arquivo, aponte para novo e clique em Postar nesta pasta.

    3. No formulário, insira as informações que você deseja postar.

    4. Clique em Postar.

Criar uma pasta pública moderada

Você deve ter permissão de proprietário para uma pasta pública para designá-la como uma pasta moderada.

  1. No Lista de Pastas, no Painel de Navegação, clique com botão direito na pasta pública e clique em Propriedades no menu de atalho.

  2. Na guia Administração, clique em Pasta moderado.

  3. Marque a caixa de seleção Definir pasta como uma pasta moderada.

  4. Na caixa Encaminhar novos itens para, digite o nome da pessoa que recebe mensagens de entrada ou o nome de uma pasta pública alternativa onde as mensagens são armazenadas para revisão. O moderador responsável pela avaliação é especificado na etapa 6.

  5. Opcional: Para enviar automaticamente uma resposta quando uma nova mensagem for recebida pelo moderador, selecione uma opção em responder a novos itens com.

    Escolha uma destas opções:

    • Resposta padrão   

      "Agradecemos seu envio. Observe que envios para algumas pastas ou grupos de discussão são analisados para determinar se eles devem ser disponibilizados publicamente. Nesses casos, haverá um atraso antes de envios aprovados podem ser vistos por outras pessoas."

    • Resposta personalizada   

      Clique em resposta personalizada e, em seguida, clique em modelo. Digite o texto de sua resposta personalizada.

    Moderadores não receberão nenhuma dessas respostas quando eles postarem mensagens.

  6. Para adicionar ou remover nomes de pessoas que são moderadores, clique em Adicionar ou Remover.

  7. Opcional: Para exibir as propriedades de um moderador selecionado, clique em Propriedades.

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Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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