Criar e aplicar políticas de gerenciamento de informações

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Políticas de gerenciamento de informações permitem controlar quem pode acessar as suas informações organizacionais, o que essas pessoas podem fazer com essas informações e por quanto tempo as informações devem ser retidas. A política pode ajudar a impor a conformidade com regulamentos jurídicos e governamentais ou com processos empresariais internos. Como administrador, você pode configurar uma política para controlar os documentos, quem tem acesso a eles e por quanto tempo eles devem ser retidos.

Cada política pode estabelecer um conjunto de regras para um tipo específico de conteúdo. Cada regra de uma política é um recurso de política. Por exemplo, um recurso de política de gerenciamento de informações pode especificar por quanto tempo um tipo de conteúdo deve ser retido.

Observação : Políticas de gerenciamento de informações são compiladas por um trabalho de Timer de política da gerenciamento de informações, gerenciada pela Microsoft, que é executado semanalmente. Portanto, suas políticas podem não ter efeito imediatamente. A frequência e a data do trabalho de Timer de política de gerenciamento de informações não podem ser alterados.

Uma política de gerenciamento de informações pode ser criada em um site de três maneiras diferentes:

  1. Crie uma política de gerenciamento de informações para ser usada em vários tipos de conteúdo em um conjunto de sites.

  2. Crie uma política de gerenciamento de informações para um tipo de conteúdo de site.

  3. Crie uma política de gerenciamento de informações para uma lista ou biblioteca.

Ativando a política de Site recurso permite administradores de conjunto de definam agendamentos de retenção que se aplicam a um site e todo o seu conteúdo de site. Para ativar esse recurso:

  1. Vá para a home page do conjunto de sites para o qual você deseja ativar o recurso de política do Site.

    Vá para configurações Botão Configurações do Office 365 , configurações do Site.

  2. Em Administração do conjunto de sites, escolha Recursos do conjunto de sites.

  3. Role a política do Site. No lado direito, se você não vir ativa, escolha Activate.

Para garantir que uma política de informações seja aplicada a todos os documentos de determinado tipo em um conjunto de sites, considere a possibilidade de criar essa política no nível do conjunto de sites e depois aplicá-la a tipos de conteúdo. Isso é chamado de política de conjunto de sites.

  1. Vá para configurações Botão Configurações do Office 365 , configurações do Site.

  2. Na página Configurações do Site, na lista Administração do Conjunto de Sites, clique em Políticas de conjunto de sites.

  3. Na página Políticas de Conjunto de Sites, clique em Criar.

  4. Digite um nome e uma descrição para a política. Em seguida, escreva uma breve declaração da política, para explicar aos usuários qual é a sua função. Essa declaração pode ter até 512 caracteres.

  5. Consulte Criar uma política para um tipo de conteúdo deste artigo saber como configurar os recursos que você deseja associar à política.

  6. Clique em OK para retornar à página Políticas de Conjunto de Sites.

A inclusão de uma política de gerenciamento de informações em um tipo de conteúdo facilita a associação de recursos dessa política com várias listas ou bibliotecas. Você pode optar por adicionar a um tipo de conteúdo uma política de gerenciamento de informações existente ou pode criar uma política exclusiva e específica para um tipo de conteúdo individual.

Você também pode adicionar uma política de gerenciamento de informações a um tipo de conteúdo específico para listas. O efeito desse processo é a aplicação da política somente aos itens dessa lista que estejam usando o tipo de conteúdo.

  1. Vá para configurações Botão Configurações do Office 365 , configurações do Site.

  2. Na página Configurações do Site, na seção Galerias de Web Designer, clique em tipos de conteúdo de Site.

  3. Na página Configurações de Tipos de Conteúdo de Site, selecione o tipo de conteúdo ao qual você deseja adicionar uma política.

  4. Na página Tipo de Conteúdo de Site, na seção Configurações, clique em Configurações de política de gerenciamento de informações.

  5. Na página Configurações de Política de Gerenciamento de Informações, selecione Definir uma política e clique em OK.

  6. Na página Editar Política, digite um nome e uma descrição para a política. Em seguida, escreva uma breve descrição para explicar aos usuários qual é a sua função. Essa descrição pode ter até 512 caracteres.

  7. Nas seções seguintes, selecione os recursos da política individual que você deseja adicionar à política de gerenciamento de informações.

  8. Para especificar um período de retenção para documentos e itens que estejam sujeitos a essa política, clique em Habilitar Retenção e, em seguida, especifique o período de retenção e as ações que você deseja que ocorram quando os itens expirarem.

    Para especificar um período de retenção

    1.

    Clique em Adicionar um estágio de retenção para registros

    2.

    Selecione uma opção de período de retenção para especificar quando os documentos ou os itens estão definidos para expirar. Siga um destes procedimentos:

    • Para definir a data de expiração com base em uma propriedade de data, na seção Evento, clique em Este estágio é baseado em uma propriedade de data no item e selecione a ação do documento ou do item (por exemplo, Criado ou Modificado) e o incremento de tempo após essa ação (por exemplo, o número de dias, meses ou anos), quando você deseja que o item expire.

    • Para usar uma fórmula de retenção personalizada para determinar a expiração, clique em Definido por uma fórmula de retenção personalizada instalada neste servidor.

    Observação :  Essa opção estará disponível apenas se uma fórmula personalizada tiver sido configurada pelo administrador.

    3.

    A opção Iniciar um fluxo de trabalho estará disponível apenas se você definir uma política para uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo que já tenha um fluxo de trabalho associado a ele. Serão fornecidas várias opções de fluxos de trabalho para você escolher.

    4.

    Na seção Recorrente, selecione Repetir a ação deste estágio… e insira a frequência com que você deseja que a ação reocorra.

    Observação :  Essa opção estará disponível somente se a ação que você selecionou puder ser repetida. Por exemplo, você não pode definir uma recorrência para a ação Excluir Permanentemente.

    5.

    Clique em OK.

  9. Para habilitar a auditoria dos documentos e itens que estão sujeitos a essa política, clique em Habilitar Auditoria e, em seguida, especifique os eventos que você deseja auditar.

    Para habilitar a auditoria

    1.

    Na página Editar Política, na seção Auditoria, marque a caixa de seleção Habilitar auditoria e, em seguida, marque as caixas de seleção ao lado dos eventos para os quais você deseja manter uma trilha de auditoria.

    2.

    Para solicitar que os usuários insiram esses códigos de barras nos documentos, marque a caixa de seleção Avisar usuários para inserir um código de barras antes de salvar ou imprimir.

    3.

    Clique em OK para aplicar o recurso de auditoria à política.

    O recurso Política de Auditoria permite que as organizações criem e analisem trilhas de auditoria para documentos e para itens de lista, como listas de tarefas, listas de problemas, grupos de discussão e calendários. Esse recurso de política fornece um log de auditoria que registra eventos, como na ocasião em que o conteúdo é exibido, editado ou excluído.

    Quando auditoria está habilitada como parte de uma política de gerenciamento de informações, os administradores podem visualizar os dados de auditoria em relatórios de uso de política que são baseados no Microsoft Excel e que resumir uso atual. Os administradores podem usar esses relatórios para determinar como as informações está sendo usadas dentro da organização. Esses relatórios também podem ajudar organizações para verificar e seu Conformidade regulamentar de documentos ou investigar preocupações potenciais.

    O log de auditoria registra as seguintes informações: nome do evento, data e hora do evento e o nome do sistema do usuário que executou a ação.

  10. Quando os códigos de barras são habilitados como parte de uma política, eles são adicionados às propriedades do documento e exibidos na área de cabeçalho do documento ao qual o código de barras é aplicado. Como rótulos, códigos de barras também podem ser manualmente removidos de um documento.

    Para habilitar códigos de barras

    1.

    Na página Editar Política, na seção Códigos de Barras, marque a caixa de seleção Habilitar Códigos de Barras.

    2.

    Para solicitar que os usuários insiram esses códigos de barras nos documentos, marque a caixa de seleção Avisar usuários para inserir um código de barras antes de salvar ou imprimir.

    3.

    Clique em Okey para aplicar o recurso de código de barras à política.

    A política de código de barras gera códigos de barras padrão do tipo Código 39. Cada imagem de código de barras contém um texto abaixo do símbolo de código de barras, representando o valor. Isso permite que os dados do código sejam utilizados mesmo quando não há equipamentos de hardware de leitura disponíveis. Os usuários podem digitar manualmente o número do código de barras na caixa de pesquisa para localizar o item em um site.

  11. Para exigir que os documentos sujeitos a essa política tenham rótulos, clique em Habilitar Rótulos e especifique as configurações desejadas para esses rótulos.

    Para habilitar rótulos

    1.

    Para exigir que os usuários adicionem um rótulo a um documento, marque a caixa de seleçãoAvisar aos usuários para inserir um rótulo antes de salvar ou imprimir.

    Observação : Se quiser que os rótulos sejam opcionais, não marque essa caixa de seleção.

    2.

    Para bloquear um rótulo de forma que ele não possa ser alterado depois de inserido, marque a caixa de seleção Impedir alterações aos rótulos depois de adicionados.

    Essa configuração impede que o texto do rótulo seja atualizado depois que esse rótulo for inserido em um item dentro de um aplicativo cliente, como o Word, o Excel ou o PowerPoint. Se quiser que o rótulo seja atualizado quando as propriedades desse documento ou item forem atualizadas, não marque essa caixa de seleção.

    3.

    Na caixa Formato do rótulo, digite o texto do rótulo como deseja que ele apareça. Os rótulos podem conter até 10 referências de coluna; cada uma delas pode ter até 255 caracteres. Para criar o formato do rótulo, siga este procedimento:

    Digite os nomes das colunas que você deseja incluir no rótulo, na ordem em que deseja que elas apareçam. Inclua os nomes de colunas entre chaves ({}), como mostra o exemplo da página Editar Política.

    Digite palavras para identificar as colunas fora das chaves, como mostra o exemplo da página Editar Política.

    4.

    Para adicionar uma quebra de linha, digite \n no local em que você deseja que as quebras apareçam.

    5.

    Selecione o tamanho e o estilo da fonte desejados e especifique se você deseja que o rótulo seja posicionado à esquerda, no centro ou à direita no documento.

    Dica : Selecione uma fonte e um estilo que estejam disponíveis nos computadores dos usuários. O tamanho da fonte afeta a quantidade do texto que pode ser exibida no rótulo.

    6.

    Digite a altura e a largura do rótulo. A altura do rótulo pode ter de 6,35 mm a 50,8 cm, enquanto a largura do rótulo pode ter de 6,35 mm a 50,8 cm. O texto do rótulo é sempre centralizado verticalmente dentro da imagem do rótulo.

    7.

    Clique em Atualizar para visualizar o conteúdo do rótulo.

  12. Clique em OK.

Você pode definir uma política de retenção que se aplique apenas a uma lista, biblioteca ou pasta específica. No entanto, se criar uma política de retenção dessa forma, não poderá reutilizar essa política em outras listas, bibliotecas, pastas ou sites.

Observação :  Você não pode aplicar uma política de conjunto de sites a uma política baseada em locais.

Se você quiser aplicar uma política de retenção único para todos os tipos de conteúdo em um único local, provavelmente desejará usar retenção baseada em locais. Na maioria dos casos, você desejará verificar se uma política de retenção está especificada para todos os tipos de conteúdo.

Observação :  Cada subpasta herda a política de retenção de seu pai, a menos que você opte por interromper a herança e defina uma nova política de retenção no nível filho.

Se você quiser definir uma política de gerenciamento de informações diferente de retenção para uma lista ou biblioteca, você precisa definir uma política de gerenciamento de informações para cada tipo de conteúdo de lista individuais associado a essa lista ou biblioteca. Neste artigo para obter mais informações, consulte criar uma política para um tipo de conteúdo de site .

Importante :  Se em algum ponto você decidir alternar do tipo de conteúdo para as políticas baseadas em locais de uma lista ou biblioteca, somente a política de retenção será usada como a política baseada em locais. Todas as outras políticas de gerenciamento (auditorias e códigos de barras) serão herdadas dos tipos de conteúdo associados.

Dica :  As políticas baseadas em locais podem ser desabilitadas para um conjunto de sites desativando o recurso Retenção Baseada em Pasta e Biblioteca. Isso permite que os administradores de conjunto de sites garantam que suas políticas de tipo de conteúdo não sejam substituídas por políticas baseadas em locais de um administrador da lista.

Você deve ter pelo menos a permissão Gerenciar Listas para alterar as configurações da política de gerenciamento de informações para uma lista ou biblioteca.

  1. Navegue até a lista ou biblioteca para a qual você deseja especificar uma política de gerenciamento de informações.

  2. Para uma biblioteca de documentos, clique em configurações de Configurações: atualizar seu perfil, instalar software e conectá-lo à nuvem , Configurações da biblioteca.

    Se você não vir esses itens de menu, ou para uma lista, clique na guia biblioteca ou lista na faixa de opções e clique em Configurações da biblioteca ou Configurações da lista.

  3. Em Permissões e Gerenciamento, clique em Configurações de política de gerenciamento de informações.

  4. Na página Configurações de Política de Gerenciamento de Informações, verifique se a origem de retenção da lista ou biblioteca está definida como Biblioteca e Pastas. Se Tipo de Conteúdo for exibido como a origem, execute os seguintes procedimentos:

    • Clique em Alterar Origem.

    • Na página Editar política, na seção Fonte de retenção, selecione biblioteca e pastas. Você é alertado que políticas de retenção de tipo de conteúdo serão ignoradas.

    • Clique em OK.

  5. Na página Editar Política, na seção Agendamento de Retenção Baseado em Biblioteca, digite uma breve descrição para a política que está sendo criada.

  6. Em Não Registros, clique em Adicionar um estágio de retenção…

    Importante :  Observe que em Registros, você pode optar por definir diferentes políticas de retenção para registros, selecionando a opção Definir diferentes estágios de retenção para registros.

  7. Na caixa de diálogo Propriedades do estágio, selecione uma opção de período de retenção para especificar quando os documentos ou itens devem ser definidos para expirar. Siga um destes procedimentos:

    • Para definir a data de expiração com base em uma propriedade de data, na seção Evento, clique em Este estágio é baseado em uma propriedade de data no item e selecione a ação do documento ou do item (por exemplo, Criado ou Modificado) e o incremento de tempo após essa ação (por exemplo, o número de dias, meses ou anos), quando você deseja que o item expire.

    • Para usar uma fórmula de retenção personalizada para determinar a expiração, clique em Definido por uma fórmula de retenção personalizada instalada neste servidor.

      Observação :  Essa opção estará disponível apenas se uma fórmula personalizada tiver sido configurada pelo administrador.

    • Em Ação, especifique o que você deseja que ocorra quando o documento ou o item expirar. Para permitir que ocorra uma ação específica para o documento ou item (como exclusão), selecione uma ação na lista.

  8. A opção Iniciar um fluxo de trabalho estará disponível apenas se você definir uma política para uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo que já tenha um fluxo de trabalho associado a ele. Serão fornecidas várias opções de fluxos de trabalho para você escolher.

  9. Na seção Recorrente, selecione Repetir a ação deste estágio… e insira a frequência com que você deseja que a ação reocorra.

    Observação :  Essa opção estará disponível somente se a ação que você selecionou puder ser repetida. Por exemplo, você não pode definir uma recorrência para a ação Excluir Permanentemente.

  10. Clique em OK.

Se já tiverem sido criadas políticas de gerenciamento de informações para seu site como políticas de conjunto de sites, você poderá aplicar uma dessas políticas a um tipo de conteúdo. Ao fazer isso, você pode aplicar a mesma política a vários tipos de conteúdo em um conjunto de sites que não compartilham o mesmo tipo de conteúdo pai.

Observação : Se você deseja aplicar políticas para vários tipos de conteúdo em um conjunto de sites e você tiver configurado um serviço de metadados gerenciados, você pode usar publicação de tipo de conteúdo para publicar as políticas de gerenciamento de informações para vários conjuntos de sites. Neste artigo para obter mais informações, consulte Aplicar uma política para tipos de conteúdo entre conjuntos de sites .

  1. Navegue até a lista ou biblioteca que contém o tipo de conteúdo ao qual você deseja aplicar uma política.

  2. Para uma biblioteca de documentos, clique em configurações de Configurações: atualizar seu perfil, instalar software e conectá-lo à nuvem , Configurações da biblioteca.

    Se você não vir esses itens de menu, ou para uma lista, clique na guia biblioteca ou lista na faixa de opções e clique em Configurações da biblioteca ou Configurações da lista.

  3. Em Permissões e Gerenciamento, clique em Configurações de política de gerenciamento de informações.

  4. Verifique se a origem da política está definida como Tipos de Conteúdo e, em Políticas de Tipo de Conteúdo, selecione o tipo de conteúdo a ser aplicado à política.

  5. Na seção Especificar a Política, clique em Usar uma política de conjunto de sites e, em seguida, selecione na lista a política que você deseja aplicar.

    Observação : Se a opção Usar uma política de conjunto de sites não estiver disponível, significa que nenhuma política de conjunto de sites foi definida para o conjunto de sites.

  6. Clique em OK.

    Importante :  Se a lista ou biblioteca com a qual você está trabalhando oferecer suporte ao gerenciamento de vários tipos de conteúdo, em Tipos de Conteúdo, será possível clicar no tipo de conteúdo para o qual deseja especificar uma política de gerenciamento de informações. Isso o levará diretamente para a etapa 5 acima.

Compartilhe tipos de conteúdo entre conjuntos de sites usando um aplicativo de serviço de Metadados Gerenciados para configurar a publicação de tipo de conteúdo. A publicação de tipo de conteúdo ajuda você a gerenciar conteúdo e metadados de forma consistente entre seus sites, já que os tipos de conteúdo podem ser criados e atualizados de forma central, e as atualizações podem ser publicadas e, vários conjuntos de sites de assinatura ou em aplicativos Web.

Você pode definir uma política de gerenciamento de informações e criar um modelo a partir dela para usar conforme necessário em vários conjuntos de sites. Esse método poderá ser usado se você quiser ter um backup das suas políticas de informações, ou também poderá ser usado como um método alternativo de uso da publicação de tipo de conteúdo para aplicar uma política entre conjuntos de sites. Você cria um modelo ou backup da política exportando a política de um conjunto de sites e importando-a para um local salvo ou para outro conjunto de sites.

Importante :  Se estiver usando o recurso de exportação/importação como uma maneira de criar um conjunto de modelos de política, lembre-se de que existe um identificador exclusivo no arquivo .xml de política. Por esse motivo, você não pode importar essa política para um site mais de uma vez sem alterar esse identificador exclusivo.

Exportar uma política

  1. No conjunto de sites onde reside a política, vá para configurações Botão Configurações do Office 365 , Configurações do Site.

  2. Na página Configurações do Site, na seção Administração do Conjunto de Sites, clique em Políticas de conjunto de sites.

  3. Clique na política que você deseja exportar, role para a parte inferior da política e clique em Exportar.

  4. No prompt para salvar ou abrir o arquivo, clique em Salvar e selecione um local para salvar o arquivo. Selecione um local que esteja disponível para os conjuntos de sites que estão importando a política.

  5. Quando a caixa de diálogo Download Concluído for exibida, clique em Fechar.

Importar uma política para um conjunto de sites diferente

A importação de uma política de gerenciamento de informações permite aplicá-la a vários tipos de conteúdo no nível de site ou de lista em qualquer conjunto de sites fornecido. As vantagens de se fazer isso são duas: você não precisa redefinir e aplicar a política em cada tipo de conteúdo e você pode gerenciar mais facilmente as modificações de política fazendo alterações em apenas um local na política.

  1. Na home page do conjunto de sites ao qual você deseja aplicar a política, vá para configurações Botão Configurações do Office 365 , Configurações do Site.

  2. Na seção Administração do Conjunto de Sites, clique em Políticas do conjunto de sites.

  3. Na página Políticas de Conjunto de Sites, clique em Importar e clique em Procurar para localizar o arquivo XML da política.

  4. Selecione o arquivo XML no qual a política foi salva e clique em Abrir.

  5. Na página Importar uma Política de Conjunto de Sites, clique em Importar para adicionar a política ao conjunto de sites.

A política importada agora pode ser aplicada a um ou vários tipos de conteúdo no nível do site ou da lista. Consulte Aplicar uma política de conjunto de sites para um conteúdo digite anteriormente neste artigo.

Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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