Criar e aplicar políticas de gerenciamento de informações

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

As políticas de gerenciamento de informações permitem que a sua organização controle quanto tempo o conteúdo deve ser retido, para auditar o que as pessoas fazem com o conteúdo e adicionar códigos de barras ou rótulos a documentos. Uma política pode ajudar a impor a conformidade com regulamentos jurídicos e governamentais ou processos empresariais internos. Como administrador, você pode configurar uma política para controlar como rastrear documentos e por quanto tempo os documentos devem ser retidos.

Você pode criar uma política de gerenciamento de informações em três locais diferentes na hierarquia de sites, do maior para o menor:

  • Criar uma política para uso com vários tipos de conteúdo em um conjunto de sites.

  • Criar uma política para um tipo de conteúdo de site.

  • Criar um alerta para uma lista ou biblioteca.

Para saber mais, consulte Introdução às políticas de gerenciamento de informações.

Criar uma política para vários tipos de conteúdo em um conjunto de sites

Para garantir que uma política de informações seja aplicada a todos os documentos de determinado tipo em um conjunto de sites, considere a possibilidade de criar essa política no nível do conjunto de sites e depois aplicá-la a tipos de conteúdo. Isso é chamado de política de conjunto de sites.

  1. Na home page do conjunto de sites > configurações Botão Configurações do SharePoint 2016 na barra de título. > Configurações do Site.

    Em um site de grupo conectados SharePoint, clique em configurações, clique em Conteúdo do Site e clique em Configurações do Site.

  2. Na página Configurações do Site, em Administração do Conjunto de Sites > Modelos de Política de Tipo de Conteúdo.
    Link de modelo de política de tipo de conteúdo na página Definições do Site

  3. Na página Políticas > Criar.

  4. Digite um nome e uma descrição para a política. Em seguida, escreva uma breve declaração de política para explicar aos usuários qual é a função da política.

  5. Consulte a próxima seção sobre como criar políticas para um tipo de conteúdo de site, para aprender a configurar os recursos que você deseja associar à política.

  6. Escolha OK.

Criar uma política para um tipo de conteúdo de site

A inclusão de uma política de gerenciamento de informações em um tipo de conteúdo facilita a associação de recursos dessa política com várias listas ou bibliotecas. Você pode optar por adicionar a um tipo de conteúdo uma política de gerenciamento de informações existente ou pode criar uma política exclusiva e específica para um tipo de conteúdo individual.

Você também pode adicionar uma política de gerenciamento de informações a um tipo de conteúdo específico para listas. O efeito desse processo é a aplicação da política somente aos itens dessa lista que estejam usando o tipo de conteúdo.

  1. Na home page do conjunto de sites > configurações Botão Configurações do SharePoint 2016 na barra de título. > Configurações do Site.

    Em um site de grupo conectados SharePoint, clique em configurações, clique em Conteúdo do Site e clique em Configurações do Site.

  2. Na página Configurações do Site, em Galerias de Web Designer > Tipos de conteúdo de site.
    Link de tipos de conteúdo de site na página Configurações do Site

  3. Na página Configurações de Tipos de Conteúdo de Site, selecione o tipo de conteúdo ao qual você deseja adicionar uma política.

  4. Na página Tipo de Conteúdo de Site, na seção Configurações > Configurações de política de gerenciamento de informações.

  5. Na página Editar Política, digite um nome e uma descrição para a política. Em seguida, escreva uma breve descrição para explicar aos usuários qual é a função da política.

  6. Nas seções seguintes, escolha os recursos da política individual que você deseja adicionar à política de gerenciamento de informações.
    Tipos de políticas de conteúdo

  7. Para especificar um período de retenção para documentos e itens que estejam sujeitos a esta política, escolha Habilitar Retenção e, em seguida, especifique o período de retenção e as ações que você deseja que ocorram quando os itens expirarem.

    Para especificar um período de retenção

1.

Escolha Adicionar um estágio de retenção para registros...

2.

Selecione uma opção de período de retenção para especificar quando os documentos ou os itens estão definidos para expirar. Siga um destes procedimentos:

  • Para definir a data de expiração com base em uma propriedade de data, em Evento > Este estágio é baseado em uma propriedade de data no item e selecione a ação do documento ou do item (por exemplo, Criado ou Modificado) e o incremento de tempo após essa ação (por exemplo, o número de dias, meses ou anos) quando desejar que o item expire.

  • Para usar uma fórmula de retenção personalizada para determinar a expiração, escolha Definido por uma fórmula de retenção personalizada instalada neste servidor.

Observação :  Essa opção estará disponível apenas se uma fórmula personalizada tiver sido configurada pelo administrador.

3.

A opção Iniciar um fluxo de trabalho estará disponível apenas se você definir uma política para uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo que já tenha um fluxo de trabalho associado a ele. Serão fornecidas várias opções de fluxos de trabalho para você escolher.

4.

Na seção Recorrente, selecione Repetir a ação deste estágio… e insira a frequência com que você deseja que a ação reocorra.

Observação :  Essa opção estará disponível somente se a ação que você selecionou puder ser repetida. Por exemplo, você não pode definir uma recorrência para a ação Excluir Permanentemente.

5.

Escolha OK.

  1. Para habilitar a auditoria nos documentos e itens que estejam sujeitos a esta política, escolha Habilitar Auditoria e, em seguida, especifique os eventos que você deseja auditar.

    Para habilitar a auditoria

1.

Na página Editar Política, em Auditoria > Habilitar auditoria e, em seguida, marque as caixas de seleção ao lado dos eventos para os quais deseja manter uma trilha de auditoria.

2.

Para solicitar que os usuários insiram estes códigos de barras nos documentos, escolha Avisar usuários para inserir um código de barras antes de salvar ou imprimir .

3.

Escolha OK para aplicar o recurso de auditoria à política.

O recurso Política de Auditoria permite que as organizações criem e analisem trilhas de auditoria para documentos e para itens de lista, como listas de tarefas, listas de problemas, grupos de discussão e calendários. Esse recurso de política fornece um log de auditoria que registra eventos, como na ocasião em que o conteúdo é exibido, editado ou excluído.

Quando a auditoria está habilitada como parte de uma política de gerenciamento de informações, os administradores podem exibir os dados de auditoria em relatórios de uso de política que tenham como base o Microsoft Excel e que resumam o uso atual. Os administradores podem usar esses relatórios para determinar como as informações estão sendo utilizadas na organização. Esses relatórios também podem ajudar as organizações a verificar e a documentar sua conformidade regulatória ou investigar problemas em potencial.

O log de auditoria registra as seguintes informações: nome do evento, data e hora do evento e o nome do sistema do usuário que executou a ação.

  1. Quando códigos de barras estão habilitados como parte de uma política, eles são adicionados às propriedades do documento e exibidos na área de cabeçalho do documento ao qual o código de barras está aplicado. Da mesma forma que os rótulos, os códigos de barras também podem ser manualmente removidos de um documento. Você pode especificar se os usuários devem ser solicitados a incluir o código de barras ao imprimir ou salvar um item, ou se o código de barras deve ser inserido manualmente com o uso da guia Inserir nos programas da versão 2010 do Office.

    Para habilitar códigos de barras

1.

Na página Editar Política, em Códigos de Barras> Habilitar Códigos de Barras.

2.

Para solicitar que os usuários insiram esses códigos de barras nos documentos, escolha Avisar usuários para inserir um código de barras antes de salvar ou imprimir.

3.

Escolha OK para aplicar o recurso de código de barras à política.

A política de código de barras gera códigos de barras padrão do tipo Código 39. Cada imagem de código de barras contém um texto abaixo do símbolo de código de barras, representando o valor. Isso permite que os dados do código sejam utilizados mesmo quando não há equipamentos de hardware de leitura disponíveis. Os usuários podem digitar manualmente o número do código de barras na caixa de pesquisa para localizar o item em um site.

  1. Para exigir que os documentos sujeitos a esta política tenham rótulos, escolha Habilitar Rótulos e especifique as configurações desejadas para esses rótulos.

    Para habilitar rótulos

1.

Para exigir que os usuários adicionem um rótulo a um documento, escolha Avisar aos usuários para inserir um rótulo antes de salvar ou imprimir.

Observação : Se quiser que os rótulos sejam opcionais, não marque essa caixa de seleção.

2.

Para bloquear um rótulo de uma forma em que ele não possa ser alterado depois de inserido, escolha Impedir alterações aos rótulos depois de adicionados.

Essa configuração impede que o texto do rótulo seja atualizado depois que esse rótulo for inserido em um item dentro de um aplicativo cliente, como o Word, o Excel ou o PowerPoint. Se quiser que o rótulo seja atualizado quando as propriedades desse documento ou item forem atualizadas, não marque essa caixa de seleção.

3.

Na caixa Formato do rótulo, digite o texto do rótulo como deseja que ele apareça. Os rótulos podem conter até 10 referências de coluna; cada uma delas pode ter até 255 caracteres. Para criar o formato do rótulo, siga este procedimento:

Digite os nomes das colunas que você deseja incluir no rótulo, na ordem em que deseja que elas apareçam. Inclua os nomes de colunas entre chaves ({}), como mostra o exemplo da página Editar Política.

Digite palavras para identificar as colunas fora das chaves, como mostra o exemplo da página Editar Política.

4.

Para adicionar uma quebra de linha, digite \n no local em que você deseja que as quebras apareçam.

5.

Selecione o tamanho e o estilo da fonte desejados e especifique se você deseja que o rótulo seja posicionado à esquerda, no centro ou à direita no documento.

Selecione uma fonte e um estilo que estejam disponíveis nos computadores dos usuários. O tamanho da fonte afeta a quantidade do texto que pode ser exibida no rótulo.

6.

Digite a altura e a largura do rótulo. A altura do rótulo pode variar de 6,35 mm a 50,8 cm, enquanto a largura do rótulo pode variar de 6,35 mm a 50,8 cm. O texto do rótulo é sempre centralizado verticalmente dentro da imagem do rótulo.

7.

Escolha Atualizar para visualizar o conteúdo do rótulo.

  1. Escolha OK.

Criar uma política para uma lista, biblioteca ou pasta (política de retenção baseada em locais)

Você pode definir uma política de retenção que se aplique apenas a uma lista, biblioteca ou pasta específica. No entanto, se criar uma política de retenção dessa forma, não será possível reutilizar essa política em outras listas, bibliotecas, pastas ou sites, e você não poderá aplicar uma política de conjunto de sites para uma política com base no local.

Se quiser aplicar uma única política de retenção a todos os tipos de conteúdo em um único local, provavelmente você desejará usar a retenção baseada em locais. Na maioria dos outros casos, você desejará verificar se uma política de retenção foi especificada para todos os tipos de conteúdo.

Cada subpasta herda a política de retenção de seu pai, a menos que você opte por interromper a herança e defina uma nova política de retenção no nível filho.

Se quiser definir uma política de gerenciamento de informações diferente da retenção para uma lista ou biblioteca, você precisará definir uma política de gerenciamento de informações para cada tipo de conteúdo de lista individual associado a essa lista ou biblioteca.

Se em algum ponto você decidir alternar do tipo de conteúdo para as políticas baseadas em locais de uma lista ou biblioteca, somente a política de retenção será usada como a política baseada em locais. Todas as outras políticas de gerenciamento (auditorias e códigos de barras) serão herdadas dos tipos de conteúdo associados.

As políticas baseadas em locais podem ser desabilitadas para um conjunto de sites desativando o recurso Retenção Baseada em Pasta e Biblioteca. Isso permite que os administradores de conjunto de sites garantam que suas políticas de tipo de conteúdo não sejam substituídas por políticas baseadas em locais de um administrador da lista.

Você precisa ter pelo menos a permissão Gerenciar Listas para alterar as configurações da política de gerenciamento de informações para uma lista ou biblioteca.

  1. Navegue até a lista ou biblioteca para a qual você deseja especificar uma política de gerenciamento de informações.

  2. Na faixa de opções, escolha a guia Biblioteca ou Lista > Configurações da Biblioteca ou Configurações da Lista.

    No SharePoint Online, clique em configurações e clique em configurações de lista ou biblioteca.

  3. Em Permissões e Gerenciamento > Configurações de política de gerenciamento de informações.
    Link das políticas de gerenciamento de informações na página de configurações da biblioteca de documentos

  4. Na página Configurações de política de gerenciamento de informações, certifique-se de que a fonte de retenção para a lista ou biblioteca está definida para a biblioteca e pastas.

    Se o Tipo de conteúdo é exibida como a fonte, clique em Alterar origem e clique em biblioteca e pastas. Você é alertado que políticas de retenção de tipo de conteúdo serão ignoradas. Escolha Okey.

  5. Na página Editar Política, em Agendamento de Retenção Baseado em Biblioteca, insira uma breve descrição para a política que está sendo criada.

  6. Escolha Adicionar um estágio de retenção...

    Observe que em Registros, você pode optar por definir diferentes políticas de retenção para registros, selecionando a opção Definir diferentes estágios de retenção para registros.

  7. Na caixa de diálogo Propriedades do estágio, selecione uma opção de período de retenção para especificar quando os documentos ou itens deverão expirar. Siga um destes procedimentos:

    • Para definir a data de expiração com base em uma propriedade de data, em Evento > Este estágio é baseado em uma propriedade de data no item e selecione a ação do documento ou do item (por exemplo, Criado ou Modificado) e o incremento de tempo após essa ação (por exemplo, o número de dias, meses ou anos) quando desejar que o item expire.

    • Para usar uma fórmula de retenção personalizada para determinar a expiração, escolha Definido por uma fórmula de retenção personalizada instalada neste servidor.

      Observação :  Essa opção estará disponível apenas se uma fórmula personalizada tiver sido configurada pelo administrador.

    • Em Ação, especifique o que você deseja que ocorra quando o documento ou o item expirar. Para permitir que ocorra uma ação específica para o documento ou item (como exclusão), selecione uma ação na lista.

  8. A opção Iniciar um fluxo de trabalho estará disponível apenas se você definir uma política para uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo que já tenha um fluxo de trabalho associado a ele. Serão fornecidas várias opções de fluxos de trabalho para você escolher.

  9. Em Recorrência, escolha Repetir a ação deste estágio… e insira a frequência com que você deseja que a ação ocorra novamente.

    Observação :  Essa opção estará disponível somente se a ação que você selecionou puder ser repetida. Por exemplo, você não pode definir uma recorrência para a ação Excluir Permanentemente.

  10. Escolha OK.

Aplicar uma política de conjunto de sites a um tipo de conteúdo

Se já tiverem sido criadas políticas de gerenciamento de informações para seu site como políticas de conjunto de sites, você poderá aplicar uma dessas políticas a um tipo de conteúdo. Ao fazer isso, você pode aplicar a mesma política a vários tipos de conteúdo em um conjunto de sites que não compartilham o mesmo tipo de conteúdo pai.

Se quiser aplicar políticas a vários tipos de conteúdo em um conjunto de sites e tiver um Serviço de Metadados Gerenciado configurado, você poderá usar Publicação de Tipo de Conteúdo para publicar políticas de gerenciamento de informações em vários conjuntos de sites. Consulte a seção Aplicar uma política a tipos de conteúdo entre conjuntos de sites para obter mais informações.

  1. Navegue até a lista ou biblioteca que contém o tipo de conteúdo ao qual você deseja aplicar uma política.

  2. Na faixa de opções, escolha a guia Biblioteca ou Lista > Configurações da Biblioteca ou Configurações da Lista.

    No SharePoint Online, clique em configurações e clique em configurações de lista ou biblioteca.

  3. Em Permissões e Gerenciamento > Configurações de política de gerenciamento de informações.
    Link das políticas de gerenciamento de informações na página de configurações da biblioteca de documentos

  4. Verifique se a origem da política está definida como Tipos de Conteúdo e, em Políticas de Tipo de Conteúdo, selecione o tipo de conteúdo a ser aplicado à política.

  5. Em Especificar a Política > Usar uma política de conjunto de sites, selecione na lista a política que você deseja aplicar.

    Observação :  Se a opção Usar uma política de conjunto de sites não estiver disponível, significa que nenhuma política de conjunto de sites foi definida para o conjunto de sites.

  6. Escolha OK.

    Se a lista ou biblioteca com a qual você está trabalhando oferecer suporte ao gerenciamento de vários tipos de conteúdo, em Tipos de Conteúdo, será possível escolher o tipo de conteúdo para o qual deseja especificar uma política de gerenciamento de informações. Isso o levará diretamente para a etapa 5 acima.

Aplicar uma política entre conjuntos de sites

Compartilhe tipos de conteúdo entre conjuntos de sites usando um aplicativo de serviço de Metadados Gerenciados para configurar a publicação de tipo de conteúdo. A publicação de tipo de conteúdo ajuda você a gerenciar conteúdo e metadados de forma consistente entre seus sites, já que os tipos de conteúdo podem ser criados e atualizados de forma central, e as atualizações podem ser publicadas e, vários conjuntos de sites de assinatura ou em aplicativos Web.

Criar um modelo a partir de uma política existente para usar entre conjuntos de sites

Você pode definir uma política de gerenciamento de informações e criar um modelo a partir dela para usar conforme necessário em vários conjuntos de sites. Esse método poderá ser usado se você quiser ter um backup das suas políticas de informações, ou também poderá ser usado como um método alternativo de uso da publicação de tipo de conteúdo para aplicar uma política entre conjuntos de sites. Você cria um modelo ou backup da política exportando a política de um conjunto de sites e importando-a para um local salvo ou para outro conjunto de sites.

Importante :  Se estiver usando o recurso de exportação/importação como uma maneira de criar um conjunto de modelos de política, lembre-se de que existe um identificador exclusivo no arquivo .xml de política. Por esse motivo, você não pode importar essa política para um site mais de uma vez sem alterar esse identificador exclusivo.

Exportar uma política

  1. Na home page do conjunto de sites, escolha Configurações Pequeno ícone de engrenagem referente às configurações que substitui as Configurações do Site. > Configurações do Site.

    Em um site de grupo conectados SharePoint, clique em configurações, clique em Conteúdo do Site e clique em Configurações do Site.

  2. Na página Configurações do Site, em Administração do Conjunto de Sites > Modelos de Política de Tipo de Conteúdo.
    Link de modelo de política de tipo de conteúdo na página Definições do Site

  3. Escolha a política que você deseja exportar > role até o final > Exportar.

  4. No prompt para salvar ou abrir o arquivo, escolha Salvar e selecione um local para salvar o arquivo. Selecione um local que esteja disponível para os conjuntos de sites que estão importando a política.

  5. Quando a caixa de diálogo Download Concluído for exibida, escolha Fechar.

Importar uma política para um conjunto de sites diferente

A importação de uma política de gerenciamento de informações permite aplicá-la a vários tipos de conteúdo no nível de site ou de lista em qualquer conjunto de sites fornecido. As vantagens de se fazer isso são duas: você não precisa redefinir e aplicar a política em cada tipo de conteúdo e você pode gerenciar mais facilmente as modificações de política fazendo alterações em apenas um local na política.

  1. Na home page do conjunto de sites ao qual a política se aplica, escolha Configurações Pequeno ícone de engrenagem referente às configurações que substitui as Configurações do Site. > Configurações do Site.

    Em um site de grupo conectados SharePoint, clique em configurações, clique em Conteúdo do Site e clique em Configurações do Site.

  2. Na página Configurações do Site, em Administração do Conjunto de Sites > Modelos de Política Tipo de Conteúdo.

  3. Na página Políticas > Importar > Localizar para localizar o arquivo XML da política.

  4. Selecione o arquivo XML no qual a política foi salva > Abrir.

  5. Na página Importar uma Política de Conjunto de Sites > Importar para adicionar a política ao conjunto de sites.

A política importada agora pode ser aplicada a um ou vários tipos de conteúdo no nível do site ou da lista.

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Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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