Controlar as comunicações com clientes no Business Contact Manager

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Em Business Contact Manager for Outlook, comunicações incluem não apenas mensagens de email e logs de telefonema, mas também informações, como um arquivo, um Opportunity ou um projeto comercial relacionados a um determinado cliente. Os itens ficam uma parte do histórico de comunicações do cliente.

Este artigo descreve como criar e editar itens do histórico de comunicações.

O que você deseja fazer?

Criar e vincular itens do histórico de comunicações

Exibir e editar itens do histórico de comunicações

Excluir um item do histórico de comunicações

Itens do histórico de comunicações de classificação

Usar um formulário de atividade de negócios

Criar e vincular itens do histórico de comunicações

Itens do histórico de comunicação incluem tarefas, compromissos e mensagens de email do Outlook. Eles também incluem arquivos, registros de Business Project, tarefas do projeto, oportunidades, observações empresariais e logs de telefonema.

Todos os itens do histórico de comunicações devem ser vinculados a um registro. Você pode vincular itens existentes, como uma mensagem de email ou um arquivo a um registro, ou você pode criar um item do histórico de comunicações de dentro de um registro. O item é automaticamente vinculado ao registro.

Os itens são listados na página histórico do registro e na pasta Histórico de comunicações.

Somente as oportunidades e os projetos comerciais são itens do histórico de comunicações que também podem conter outros itens do histórico de comunicações.

Item do histórico de comunicações

Itens do histórico de comunicações que podem ser vinculados a ele

Oportunidade

  • Mensagem de email

  • Detalhes comerciais

  • Log de telefonema

  • Arquivo

  • Tarefa do Outlook

  • Compromisso

Projeto Comercial

  • Detalhes comerciais

  • Log de telefonema

  • Arquivo

  • Tarefa do Outlook

  • Compromisso

A página de histórico de comunicações de contas e contatos comerciais

Contas e contatos comerciais herdam os itens do histórico de comunicações de registros que estão vinculados a elas.

Se um item do histórico de comunicações, como um log de telefonema, está vinculado a outro item do histórico de comunicações, como um projeto comercial, o log de telefonema está listado na página histórico do projeto comercial e também na página histórico do registro conta ou contato comercial vinculado ao projeto comercial.

Os registros de conta e contato comercial também herdam as tarefas do projeto registros de projeto comercial.

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Criar um item do histórico de comunicações

  1. No Painel de Navegação, sob Business Contact Manager, clique em uma das pastas a seguir para exibir o espaço de trabalho:

    • Gerenciamento de Contatos.

    • Vendas.

    • Gerenciamento de projetos. (Somente projetos comerciais)

      Por que a pasta Marketing não está na lista?

      Por padrão, a pasta Marketing não contém registros de conta ou contato comercial. Você não pode adicionar um item do histórico de comunicações para qualquer registro de atividade de marketing, pois elas não estão vinculadas a um tipo de registro conta ou contato comercial.

  2. Clique na guia que contém o registro que você deseja vincular.

    Observação : Você não pode adicionar um item do histórico de comunicações para qualquer registro de tarefas do projeto, pois elas não estão vinculadas a um tipo de registro conta ou contato comercial.

  3. Clique duas vezes o registro ao qual você deseja vincular um novo item do histórico de comunicações.

  4. Na Faixa de Opções, no grupo Mostrar, clique em Histórico.

  5. Clique no botão novo e, em seguida, clique no tipo de item do histórico de comunicação que você deseja adicionar.

    Observação : Você não pode criar novos arquivos em Business Contact Manager for Outlook. Você só pode vincular arquivos existentes aos registros. Os tipos de arquivos que você pode vincular incluem o Microsoft Excel, PowerPoint, Publisher, Word e arquivos de imagem. Para obter mais informações, consulte vincular um arquivo existente do Microsoft Excel, PowerPoint, Publisher ou Word a um registro mais adiante neste artigo.

  6. Preencha o formulário para seu novo item e, em seguida, clique em Salvar e fechar ou enviar a mensagem de email.

    O item está listado na página histórico.

    Arquivos no histórico de comunicações são vinculados em vez de armazenados em seu banco de dados do Business Contact Manager. Se você compartilhar seu banco de dados e um usuário não tem acesso à sua rede e precisa acessar arquivos que estão no histórico de comunicação, anexe os arquivos na seção de comentários em vez de vincular os arquivos ao histórico de comunicações. Observe que o limite de tamanho do banco de dados é 4 GB, e arquivos anexados aumentam o tamanho do banco de dados.

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Vincular itens do histórico de comunicações existentes aos registros

Anotações de negócios, logs de telefonema, mensagens de email, compromissos, tarefas e arquivos podem ser vinculados a mais de um registro.

Oportunidades podem ser vinculadas ao registro de apenas uma conta ou contato comercial.

Projetos comerciais podem ser vinculados ao registro de mais de uma conta ou contato comercial, mas apenas uma das contas ou contatos comerciais pode ser o registro principal.

Tarefas do projeto podem ser vinculadas a apenas um registro de projeto comercial.

Você pode alterar o registro vinculadas a qualquer um dos itens do histórico de comunicações. Para obter mais informações, consulte Exibir e editar itens do histórico de comunicação mais adiante neste artigo.

Vincular uma mensagem de email do Outlook existente, um compromisso ou uma tarefa a um registro

  1. Abra o Outlook item que você deseja vincular a um registro.

  2. Na faixa de opções, no grupo corporativo, clique em Vincular ao registro.

  3. Na caixa de diálogo vincular a um registro do Business Contact Manager, na lista Tipo de Item, clique no tipo de registro que você deseja vincular o item.

  4. Na lista de registros, clique em um registro.

    Se você deseja vincular o item mais de um registro, selecione os registros.

    Como posso selecionar mais de um registro?

    Para selecionar registros não adjacentes, pressione a tecla CTRL e clique nos registros individuais. Para selecionar todos os registros, clique em um registro e pressione CTRL+A.

  5. Em Registros vinculados, clique em Vincular a.

    Os registros selecionados são listados na caixa Vincular a.

    Para vincular um item do Outlook a diferentes tipos de registros, clique no tipo de registro na lista Tipo de Item e, em seguida, clique no registro.

  6. Clique em OK.

    Para garantir que todas as mensagens de email de ou para uma conta ou contato comercial estão incluídas no histórico de comunicações de um registro, no Outlook, uma mensagem de email que você deseja vincular o registro de atalho e clique em vincular e acompanhar. Para obter informações sobre como vincular automaticamente mensagens de email aos registros, consulte vincular e controlar mensagens de email no Business Contact Manager.

Observação : Não há nenhum indicador-lo em que uma mensagem de email, um compromisso ou uma tarefa está vinculada a um registro. Você pode clicar no botão Vincular ao registro no item do Outlook para ver se o item está vinculado e os registros que o item está vinculado a.

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Vincular um arquivo existente do Microsoft Excel, PowerPoint, Publisher ou Word a um registro

  1. No Excel, PowerPoint, Publisher ou Word, abra o arquivo que você deseja vincular a um registro.

  2. Clique na guia Arquivo.

  3. Clique na guia Business Contact Manager e clique no botão Vincular ao registro.

  4. Na caixa de diálogo Vincular ao registro do Business Contact Manager, na lista de pastas, clique no tipo de registro que você deseja vincular o arquivo.

  5. Na lista de registros, clique em um registro.

    Para vincular o arquivo a mais de um registro, selecione esses registros.

Como posso selecionar mais de um registro?

Para selecionar os registros que são adjacentes entre si, pressione a tecla SHIFT e, em seguida, clique nos registros de nome e sobrenome do grupo que você deseja adicionar. Para selecionar registros não adjacentes, pressione a tecla CTRL e clique nos registros individuais. Para selecionar todos os registros, clique em um e, em seguida, pressione CTRL + A.

  1. Em Registros vinculados, clique em Vincular a.

    Os registros selecionados são listados na caixa Vincular a.

  2. Clique em OK.

    Para obter mais informações, consulte vincular um arquivo a um registro do Business Contact Manager.

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Exibir e editar itens do histórico de comunicações

Você pode visualizar e editar itens histórico de comunicações na página de histórico de comunicações de um registro ou na pasta Histórico de comunicações. Itens editáveis incluem tarefas, compromissos, observações empresariais e logs de telefonema. Mensagens de email não podem ser editadas.

  1. Siga um destes procedimentos:

    Abrir um registro

    1. No Painel de Navegação, sob Business Contact Manager, clique em uma das pastas a seguir para exibir o espaço de trabalho:

      • Gerenciamento de Contatos.

      • Vendas.

      • Gerenciamento de projetos. (Somente projetos comerciais)

        Por que a pasta Marketing não está na lista?

        Por padrão, atividades de marketing não tem uma página de histórico. Você não pode adicionar um item do histórico de comunicações para qualquer registro de atividade de marketing, pois elas não estão vinculadas a um tipo de registro conta ou contato comercial.

    2. Clique na guia que contém o registro que você deseja vincular.

    3. Clique duas vezes no registro que tenha os itens do histórico de comunicação que você deseja exibir.

    4. Na Faixa de Opções, no grupo Mostrar, clique em Histórico.

      Todos os itens de histórico de comunicações que estão vinculados ao registro são listados.

Abra a pasta de Histórico de comunicações

  1. No Painel de Navegação, clique no botão Business Contact Manager.

  2. Clique duas vezes na pasta Registros comerciais para expandi-la e, em seguida, clique em Histórico de comunicações.

    Observação : Itens do histórico de comunicações que estão vinculados a mais de um registro aparecem na pasta Histórico de comunicação mais de uma vez. Quando você exclui uma cópia de um item do histórico de comunicação que tem muitas cópias, as outras cópias ainda estão vinculadas aos registros. Os nomes dos registros vinculados são exibidos na coluna Vinculado a da pasta Histórico de comunicações.

Você pode classificar ou filtrar a lista para ver os itens que desejar. Clique na guia exibição e clique na organização ou o filtro desejado. Para obter informações sobre como aplicar um filtro mais avançado, consulte Filtrar registros no Business Contact Manager.

  1. Clique duas vezes o item do histórico de comunicação que você deseja editar.

  2. Faça suas alterações e, em seguida, salvá-los.

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Por que alguns itens do histórico de comunicações estiverem listados mais de uma vez

Um item pode estar listado na página histórico e na pasta Histórico de comunicação mais de uma vez, se o item está vinculado a mais de um registro.

A página de histórico de um registro de conta ou contato comercial pode listar um item mais de uma vez se:

  • O item está vinculado ao registro de conta e registros que estão vinculados ao registro de conta também são vinculados ao item. Um registro de conta herda os itens do histórico de comunicações de registros que estão vinculados a ele.

  • O item está vinculado ao registro de contato comercial e uma oportunidade ou projeto comercial vinculado ao contato comercial contendo um link para o mesmo item do histórico de comunicações. Um registro de contato comercial herda histórico de comunicações de oportunidades e projetos comerciais vinculados.

A pasta de Histórico de comunicações lista um item mais de uma vez somente se o item está vinculado a mais de um registro. Se um item estiver listado na página histórico de um registro de conta, porque o registro de conta herdadas-lo, mas esse item não está vinculado diretamente para o registro de conta, o item não está listado na pasta Histórico de comunicação como vinculado ao registro de conta.

Se você editar um item em um registro, o item é alterado nos registros de todos os links.

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Excluir um item do histórico de comunicações

Nem todos os itens do histórico de comunicações excluído se comportam da mesma maneira.

Quando você exclui um compromisso, reunião, mensagem de email, tarefas ou arquivo de um registro, o item permanecerá intacto em seu local original. Você pode vinculá-la a outro registro a qualquer momento. Um compromisso excluído, reunião, mensagem de email ou tarefa é movida para o Deleted Items folder em Business Contact Manager for Outlook.

Se você excluir um compromisso, reunião, mensagem de email ou tarefa do seu local original, mas não no Business Contact Manager for Outlook, aproximadamente 4 KB do item permanece no Business Contact Manager for Outlook. Se você abrir um compromisso, reunião, mensagem de email, tarefas ou arquivo que foi excluído do seu local original, ele exibe em um formulário de atividade de negócios. Para obter informações, consulte usar um formulário de atividade de negócios neste artigo.

Quando você exclui uma anotação comercial, oportunidade ou log de telefonema de um registro — desde o item não está vinculado a outro registro — a anotação comercial real, oportunidade ou log de telefonema é movido para a pasta Itens excluídos no Business Contact Manager for Outlook.

Para excluir completamente um item do histórico de comunicações de Business Contact Manager for Outlook, você deve excluí-la de cada registro que o item está vinculado a e esvaziar a pasta Itens excluídos.

Observação : Somente o proprietário do banco de dados pode esvaziar a pasta Itens excluídos no Business Contact Manager for Outlook.

Para obter mais informações sobre como excluir registros, consulte registros de excluir do Business Contact Manager.

  1. No Painel de Navegação, clique no botão Business Contact Manager.

  2. Clique duas vezes na pasta Registros comerciais para expandi-la e, em seguida, clique em Histórico de comunicações.

  3. Clique em uma ou mais cópias do item do histórico de comunicação que você deseja excluir.

    Como posso selecionar mais de um registro?

Para selecionar os registros que são adjacentes entre si, pressione a tecla SHIFT e, em seguida, clique nos registros de nome e sobrenome do grupo que você deseja adicionar. Para selecionar registros não adjacentes, pressione a tecla CTRL e clique nos registros individuais. Para selecionar todos os registros, clique em um e, em seguida, pressione CTRL + A.

  1. Clique com botão direito os itens selecionados e clique em Excluir.

    Observação : Em um registro, não clique no botão Excluir que esteja no grupo ações, na faixa de opções, pois você irá excluir o registro inteiro, não apenas o item do histórico de comunicação selecionada.

A tabela a seguir lista os itens do histórico de comunicações, e se eles são salvos no Business Contact Manager for Outlook. Se o item está armazenado em Business Contact Manager for Outlook somente, ela é excluída junto com o registro de conta, contato comercial, oportunidade ou projeto comercial vinculado.

Tipo de item do histórico de comunicações

Salvo em
Business Contact Manager para Outlook somente?

Detalhes comerciais

Sim

Projeto Comercial

Sim

Tarefa do projeto

Sim

Oportunidade

Sim

Log de telefonema

Sim

Mensagem de email

Não

Compromisso

Não

Tarefa

Não

Arquivo

Não

Observação : Quando a pasta Itens excluídos é esvaziada, todos os itens na pasta são excluídos permanentemente. No entanto, se o item vinculado a outro lugar existe um registro como um arquivo ou Outlook compromisso, tarefa ou mensagem de email, ele pode ser vinculado a outros registros. Logs de telefonema e anotações de negócios são um caso especial, porque eles não autônomo. Eles devem ser vinculados aos registros de conta, contato comercial, oportunidade ou projeto comercial. Portanto, após os registros que eles estão vinculados aos são excluídos permanentemente, esses itens não podem ser restaurados. Para obter mais informações sobre como restaurar itens excluídos, consulte restaurar um registro no Business Contact Manager.

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Itens do histórico de comunicações de classificação

Você pode classificar itens do histórico de comunicações em um número de formas.

  1. Siga um destes procedimentos:

    Classificar os itens do histórico de comunicações na página histórico de um registro

    1. No Painel de Navegação, sob Business Contact Manager, clique em uma das pastas a seguir para exibir o espaço de trabalho:

      • Gerenciamento de Contatos.

      • Vendas.

      • Gerenciamento de projetos. (Somente projetos comerciais)

        Por que a pasta Marketing não está na lista?

        Por padrão, a pasta Marketing não contém registros de conta ou contato comercial. Você não pode adicionar um item do histórico de comunicações para qualquer registro de atividade de marketing, pois elas não estão vinculadas a um tipo de registro conta ou contato comercial.

    2. Clique na guia que contém o registro desejado.

    3. Clique duas vezes no registro que contém os itens do histórico de comunicação que você deseja exibir.

    4. Na Faixa de Opções, no grupo Mostrar, clique em Histórico.

    Classificar os registros na pasta Histórico de comunicação

    1. No Painel de Navegação, clique no botão Business Contact Manager.

    2. Clique duas vezes na pasta Registros comerciais para expandi-la e, em seguida, clique em Histórico de comunicações.

  2. Na Faixa de Opções, clique na guia Exibir.

  3. No grupo organização, clique em uma das opções disponíveis:

    1. Por tipo ou tipo

    2. Por data de criação

    3. Por data de modificação

    4. Por criador

    5. Por vinculado ao

    6. Inverter classificação

    7. Expandir/recolher

      Você também pode classificar a lista clicando em um cabeçalho de coluna.

Observação : Classificar é mantida durante o registro ou pasta de Histórico de comunicações é aberta. Quando você fecha o registro ou a pasta, a classificação será removida.

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Usar um formulário de atividade de negócios

Se você abrir um item do histórico de comunicações como uma reunião, a mensagem de email, a tarefa ou o arquivo e o item não estiver disponível, ele abre em um formulário de atividade de negócios. O item do histórico de comunicação original pode não estar disponível porque ele foi excluído do seu local original ou já não estiver conectado ao computador no qual o item original está localizado.

O formulário de atividade de negócios inclui algumas informações básicas. Por exemplo, para mensagens de email, ele inclui assunto, Vincular a e os primeira 4 quilobytes (KB) da mensagem. Para um arquivo, ele inclui o nome do arquivo, Vincular a e o local do arquivo original.

Observação : Campos que contêm informações do item original não podem ser editados.

  • Assunto     O assunto ou o título do item original.

  • Link para     Este item foi vinculado ao registro.

  • Criado/conclusão     A data que o item original foi criado ou conclusão.

  • Enviado     A data em que o item original foi enviado (aplica-se somente a uma reunião ou uma mensagem de email).

  • Modificado     A data em que as alterações mais recentes foram salvas para o item original.

  • Anotações     Os primeira 4 quilobytes (KB) da mensagem de email, informações básicas sobre a reunião ou tarefa ou o local original do arquivo.

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Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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