Controlar alterações no email com várias pessoas

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Se a colaboração online não for possível, o Word tem ferramentas que ajudam você a trabalhar com alterações em várias cópias de um mesmo documento. Neste vídeo, você aprenderá como controlar alterações em um email com várias pessoas. O Word permite que você combine os documentos de uma forma que permite identificar claramente as alterações de cada pessoa marcadas em uma única cópia do documento.

Executar o Inspetor de Documento antes de compartilhar

  • Antes de compartilhar a versão final do documento, é uma boa ideia executar o Inspetor de Documento. Essa ferramenta verifica comentários e alterações controladas, além de texto oculto, nomes pessoais em propriedades e outras informações que talvez você não queria compartilhar amplamente. Para executar o Inspetor de Documento, clique em ARQUIVO > Informações > Verificar Problemas > Inspecionar Documento.

Quer mais?

Controlar alterações

Desativar o controle de alterações

Aceitar alterações controladas

Participar da coautoria de documentos em qualquer lugar

Remover comentários e alterações controladas

Como você gerencia as alterações de duas ou mais pessoas quando não é possível colaborar online?

E o que você faz se um revisor não ativar o controle de alterações?

Sem poder ver o que foi alterado, como você pode combinar as entradas de um revisor, ou pior, de dois ou mais?

Bem, o Word permite combinar documentos de tal forma que você pode visualizar todas as alterações claramente marcadas em um local.

Vejamos como funciona.

Primeiro, salve os documentos em seu computador. Em seguida, acesse a guia Revisão, clique em Comparar e em Combinar.

No documento Original, clique em Pesquisar, clique em seu original e em Abrir.

Em seguida, no documento Revisado, clique em Pesquisar e abra o documento do primeiro revisor.

Certifique-se de que o nome do revisor é exibido aqui.

Por padrão, o Word compara praticamente tudo, mas você pode desmarcar alguns itens que não quer que o Word compare.

Também por padrão, o Word exibe as alterações no documento original,

mas você pode alterar isso para exibir as alterações no documento revisado ou para criar um novo documento. Clique em OK.

Por padrão, o Word usa a formatação de seu documento original,

mas se você puder usar a formatação que seu revisor alterou. Clique em Continuar a Mesclar.

E o Word copiará os itens alterados do documento revisado para o original e os apresentará como marcações,

como se o revisor os tivesse adicionado com o controle de alterações ativado.

Agora, se precisar incluir as alterações de mais revisores, você pode continuar combinando documentos com o original.

Primeiro, salve o original.

Em seguida, clique em Comparar e em Combinar.

Adicione o original aqui. Em seguida, no documento Revisado, selecione o documento da segunda revisão e clique em OK.

Agora as alterações e comentários de ambos os revisores serão combinados em um documento usando a marcação.

Por padrão, as alterações de cada revisor serão exibidas de cores diferentes.

Mas as cores automáticas podem variar nos computadores dos revisores.

Além disso, ao posicionar o mouse sobre uma alteração, você pode ver quem fez a alteração e quando ela foi feita.

Verifique se o controle de alterações está ativado.

Em seguida, acesse o documento e decida o que deseja fazer com os comentários e alterações - assim como fez no vídeo 2.

Caso pretenda enviar o documento de volta para os revisores para outra rodada de revisão, você pode responder os comentários.

Clique neste botão e digite a resposta.

Se a sobreposição de alterações tornar a leitura difícil, experimente isto. Clique em Comparar e Exibir Documentos Originais.

Você pode exibir o original, o revisado ou ambos os documentos.

Na janela superior, você verá o original depois de adicionar o primeiro revisor.

E na janela inferior, você poderá ver as alterações do segundo revisor.

Role o documento na janela principal e todas as janelas rolarão em sincronia.

Se isso não facilitar a leitura, tente isto: clique na seta ao lado de Exibir para Revisão e selecione Sem Marcação.

Às vezes, tirar as marcações do caminho ajuda. E você pode exibir novamente as marcações clicando em Todas as Marcações.

Ao concluir, mantenha o controle de alterações ativado.

Em seguida, clique em Arquivo e em Salvar como, se quiser salvar versões diferentes do documento.

Por exemplo, você poderia chamar este de Rascunho 2.

Os revisores podem abrir o documento e adicionar qualquer alteração e responder seus comentários.

Ao receber todas as revisões novamente, siga o mesmo processo para combinar os documentos revisados a seu original Rascunho 2.

Quer você colabore no email ou online, as ferramentas de revisão podem tornar o trabalho muito mais fácil.

A seguir, mostrarei mais algumas formas de personalizar o controle de alterações.

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