Contagem em relatórios

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Pode ser útil ter uma contagem de quantos registros estão contidos em um relatório. Em relatórios agrupados ou de resumo, você pode exibir uma contagem de quantos registros existem em cada grupo. Ou você pode adicionar um número de linha a cada registro para facilitar a referência a cada um deles. Este artigo explica, passo a passo, como adicionar contagens e números de linha ao seu relatório.

O que você deseja fazer?

Contar o número de registros em um relatório ou grupo

Adicionar um número de linha para cada registro em um relatório ou grupo

Contar o número de registros em um relatório ou grupo

O modo layout fornece a maneira mais rápida de adicionar contagens ao seu relatório.

Contar registros usando o modo layout

  1. No painel de navegação, clique com o botão direito do mouse no relatório e clique em modo layout no menu de atalho.

  2. Clique em um campo que você deseja contar. Para garantir que todos os registros sejam contados, clique em um campo que você sabe que não contém valores nulos, como um campo de identificação.

  3. Na guia Design, no grupo Agrupamento e Totais, clique em Totais

  4. Siga um destes procedimentos:

    • Para contar todos os registros no relatório independentemente de haver um valor no campo selecionado, clique em contar registros.

    • Para contar apenas registros para os quais há um valor no campo selecionado, clique em contar valores.

      Observação: Os valores de contagem não estão disponíveis para campos dos seguintes tipos de dados:

      • Texto Longo (Memorando)

      • Objeto OLE

      • Hiperlink

      • Anexo

  5. O Access adiciona uma caixa de texto à seção rodapé do relatório e define sua propriedade fonte de controle como uma expressão que executa a função cont . valores. Se houver níveis de agrupamento em seu relatório, o Access também adicionará uma caixa de texto a cada rodapé de grupo que executa o mesmo cálculo.

    Observação: Se você usar o modo layout para criar uma contagem em um campo específico, o Access criará uma expressão que conta apenas os registros em que o campo não é nulo. Por exemplo, se houver 10 registros no relatório e você adicionar a contagem a um campo que contenha três valores nulos, a caixa de texto contar exibirá 7 — os registros de número que contêm valores não nulos. Você pode evitar isso adicionando contagens somente a campos que não permitem valores nulos (como campos de ID) ou pode editar a fonte de controle da caixa de texto para que ela sempre conte todos os registros se eles contêm valores nulos ou não. Para fazer isso:

  6. Selecione a caixa de texto que exibe a contagem. Se a folha de propriedades não for exibida, pressione F4 para exibi-la.

  7. Clique na guia Dados.

  8. Na caixa da propriedade fonte do controle , exclua a expressão e digite = cont. valores (*).

  9. Salve o relatório e alterne para o modo de exibição relatório para ver os resultados.

Contar registros usando o modo Design

  1. No painel de navegação, clique com o botão direito do mouse no relatório e clique em modo Design no menu de atalho.

  2. Na guia Design, no grupo Controles, clique em Caixa de Texto.

  3. Siga um destes procedimentos:

    • Para adicionar uma contagem de todos os registros no relatório, clique na seção cabeçalho do relatório ou rodapé do relatório em que você deseja colocar a caixa de texto.

    • Para adicionar uma contagem de todos os registros em cada grupo de um relatório agrupado, clique na seção cabeçalho do grupo ou rodapé do grupo em que você deseja colocar a caixa de texto.

  4. Selecione a caixa de texto e pressione F4 para exibir a folha de propriedades.

  5. Clique na guia Dados.

  6. Na caixa da propriedade fonte do controle , digite = cont. valores (*).

    Este expressão usa a função cont . valores para contar todos os registros no relatório ou grupo, mesmo que alguns campos de alguns registros sejam nulos. Para contar registros apenas em que um campo específico não é nulo (por exemplo, NomeDoFornecedor), use a seguinte expressão: = CDbl (NZ (cont. se ([códigodofornecedorname]), 0)).

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Adicionar um número de linha para cada registro em um relatório ou grupo

Você pode numerar itens em seu relatório. Por exemplo, em um relatório de vendas por produto, talvez você queira que "1" preceda o primeiro item em um grupo de produtos, "2" para preceder o segundo item e assim por diante. Quando o próximo grupo de produtos começar, a contagem começará novamente e "1" precede o primeiro item.

Numerando itens em um relatório

Você pode numerar os itens em seu relatório usando um controle calculado e definindo a propriedade soma acumulada .

  1. No painel de navegação, clique com o botão direito do mouse no relatório e clique em modo Design no menu de atalho.

  2. Na guia Design, no grupo Controles, clique em Caixa de Texto.

  3. Na seção de detalhes do relatório, arraste o ponteiro para criar a caixa de texto, certificando-se de que seja grande o suficiente para acomodar o maior número de item.

    Por exemplo, se for provável que você tenha 100 pedidos, você precisará de espaço para pelo menos três caracteres (100). Se um rótulo for exibido ao lado da caixa de texto, exclua o rótulo clicando nele e pressionando DELETE. Se você colocou a caixa de texto próxima à margem esquerda, o rótulo pode estar oculto na caixa de texto. Usando a alça de movimentação no canto superior esquerdo da caixa de texto, arraste a caixa de texto para a direita para que você possa ver o rótulo. Em seguida, você pode clicar no rótulo e pressionar DELETE.

  4. Selecione a caixa de texto. Se a folha de propriedades não for exibida, pressione F4 para exibi-la.

  5. Clique na guia todas . Na caixa de propriedades nome , digite um nome, como txtItemNumber.

  6. Clique na guia Dados.

  7. Na caixa de propriedade soma parcial , selecione sobre o grupo.

  8. Na caixa da propriedade fonte do controle , digite = 1.

  9. Clique na guia Formato.

  10. Na caixa de propriedade formato , digite #. (um sinal de sustenido seguido de um ponto).

    Isso formata o número da linha com um ponto após o número.

  11. Salve o relatório e alterne para o modo de exibição relatório para ver os resultados.

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