Consolidar dados em várias planilhas

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Para resumir e relatar resultados de planilhas separadas, você pode consolidar dados de cada folha em uma planilha mestre. As planilhas podem ser na mesma pasta de trabalho como planilha mestre ou em outras pastas de trabalho. Quando você consolidar dados, você montar dados para que você possa mais facilmente atualizar e agregar conforme necessário.

Por exemplo, se tiver uma planilha de despesas para cada escritório regional, você deve usar a consolidação para lançar esses valores em uma planilha mestra de despesas corporativas. Essa planilha mestra pode incluir também as médias e os totais de vendas, os níveis de estoque atuais e os produtos mais vendidos de toda a empresa.

Dica: Se você consolidar dados com frequência, isso pode ajudar a criar novas planilhas a partir de um modelo de planilha que usa um layout consistente. Para saber mais sobre modelos, consulte: criar um modelo. Isso também é o momento ideal para configurar seu modelo com tabelas do Excel.

Há duas maneiras de consolidar dados por posição ou categoria.

Consolidação por posição: os dados nas áreas de origem tem a mesma ordem e usa os mesmos rótulos. Use esse método para consolidar dados de uma série de planilhas, como planilhas de orçamento departamentais que foram criadas do mesmo modelo.

Consolidação por categoria: quando os dados das áreas de origem não são organizados pela mesma ordem, embora usem os mesmos rótulos. Use este método para consolidar dados de uma série de planilhas cujos layouts sejam diferentes, embora tenham os mesmos rótulos de dados.

  • Consolidar dados por categoria é semelhante à criação de uma tabela dinâmica. Com uma tabela dinâmica, no entanto, você pode reorganizar facilmente as categorias. Considere a criação de uma tabela dinâmica se precisar de mais flexível consolidação por categoria.

Observação: Os exemplos deste artigo foram criados com o Excel 2016. Embora o modo de exibição pode ser diferentes se você estiver usando outra versão do Excel, as etapas são as mesmas.

Siga estas etapas para consolidar várias planilhas em uma planilha mestre:

  1. Se você ainda não começou, configure os dados em cada planilha constituem fazendo o seguinte:

    • Certifique-se de que cada intervalo de dados está no formato de lista. Cada coluna deve ter um rótulo (cabeçalho) na primeira linha e conter dados semelhantes. Deve haver sem linhas ou colunas vazias em qualquer lugar na lista.

    • Coloque cada intervalo em uma planilha separada, mas não inserir nada na planilha mestre onde pretende consolidar os dados. Excel fará isso para você.

    • Verifique se cada intervalo tem o mesmo layout.

  2. Na planilha mestre, clique na célula superior esquerda da área em que você deseja que os dados consolidados sejam exibidos.

    Observação: Para evitar substituir os dados existentes na planilha mestre, certifique-se de que você deixar células suficientes à direita e abaixo dessa célula para os dados consolidados.

  3. Clique em dados>consolidar (no grupo Ferramentas de dados ).

    grupo ferramentas de dados na guia dados

  4. Na caixa Função, clique na função resumo que deseja que o Excel utilize para consolidar os dados. A função padrão é SOMA.

    Aqui está um exemplo na qual foram escolhidos três intervalos de planilha:

    Caixa de diálogo Consolidação de dados

  5. Escolha os dados.

    Em seguida, na caixa referência, clique no botão Recolher para reduzir o painel e selecione os dados da planilha.

    Caixa de diálogo Consolidação de dados recolhida

    Clique na planilha que contém os dados que você deseja consolidar, selecione os dados e clique no botão Expandir caixa de diálogo à direita para retornar à caixa de diálogo consolidar .

    Se uma planilha que contém os dados que você precisa consolidar estiver em outra pasta de trabalho, clique em Procurar para localizar a pasta de trabalho. Após localizar e clicando em Okey, o Excel irá insira o caminho do arquivo na caixa referência e acrescentar um ponto de exclamação para o caminho. Em seguida, você pode continuar selecionar outros dados.

    Aqui está um exemplo na qual foram escolhidos três intervalos de planilha selecionada:

    Caixa de diálogo Consolidação de dados

  6. Na janela pop-up consolidar, clique em Adicionar. Repita esse procedimento para adicionar todos os intervalos que você consolida.

  7. Atualizações automáticas versus Manual: Se quiser que o Excel atualize sua tabela de consolidação automaticamente quando os dados de origem transformar, basta marcar a caixa criar vínculos com dados de origem. Se esta caixa permaneça desmarcada, você pode atualizar a consolidação manualmente.

    Observações: 

    • Não é possível criar vínculos quando as áreas de origem e de destino estão na mesma planilha.

    • Se você precisar alterar a extensão de um intervalo — ou substituir um intervalo, clique no intervalo no popup consolidar e atualizá-lo usando as etapas acima. Isso criará uma nova referência de intervalo, portanto você precisará excluir anterior antes de você consolidar novamente. Basta escolha o antigo referência e pressione a tecla Delete.

  8. Clique em Okey, e o Excel irá gerar a consolidação para você. Opcionalmente, você pode aplicar a formatação. Só é necessário formatar uma vez, a menos que você execute novamente a consolidação.

    • Os rótulos que não corresponderem aos rótulos nas outras áreas resultarão em linhas ou colunas separadas na consolidação.

    • Certifique-se de que as categorias que você não deseja consolidar têm rótulos exclusivos que aparecem em apenas um intervalo de origem.

Se os dados a serem consolidados estiverem em células diferentes em planilhas diferentes:

Insira uma fórmula com referências de célula para outras planilhas, sendo uma para cada planilha separada. Por exemplo, para consolidar dados das planilhas chamadas Vendas (na célula B4), RH (na célula F5) e Marketing (na célula B9), na célula A2 da planilha mestra, você deve inserir o seguinte:

Referência de fórmula com várias planilhas do Excel

Dica: Insira uma referência de célula — como vendas! B4 — em uma fórmula sem digitar, digite a fórmula até o ponto onde você precisa da referência, clique em planilha da guia e, em seguida, clique na célula. Excel concluirá o endereço de nome e a célula da planilha para você. Observação: fórmulas nesses casos podem ser propensa, desde que é muito fácil selecionar acidentalmente a célula errada. Ele também pode ser difícil identificar um erro após inserir uma fórmula complexa.

Se os dados para consolidar estiverem na mesma célula em planilhas diferentes:

Inserir uma fórmula com uma referência 3D que usa uma referência a um intervalo de nomes de planilha. Por exemplo, para consolidar dados nas células A2 das vendas por meio de Marketing inclusive, na célula E5 da planilha mestre você deve digitar o seguinte:

Fórmula de referência de planilha 3D do Excel

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Consulte Também

Visão geral de fórmulas no Excel

Como evitar fórmulas quebradas

Encontrar e corrigir erros em fórmulas

Atalhos de teclado e teclas de função do Excel

Funções do Excel (ordem alfabética)

Funções do Excel (por categoria)

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