Considerações de design para atualização de dados

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Um banco de dados bem projetado ajuda a garantir a integridade dos dados, mas é mais fácil de manter e atualizar. Um banco de dados do Access não é um arquivo no mesmo sentido que um documento do Microsoft Word ou um conjunto de slides do Microsoft PowerPoint. Em vez disso, é uma coleção de objetos (tabelas, formulários, relatórios, consultas etc.) que devem funcionar em conjunto para funcionar corretamente.

Os usuários inserem dados principalmente por meio de controles. O que você faz com um determinado controle depende do tipo de dados definido para o campo de tabela subjacente, todas as propriedades definidas para esse campo e as propriedades definidas para o controle. Por fim, considere o uso de técnicas de banco de dados adicionais, como validação, valores padrão, listas e pesquisas e atualizações em cascata. 

Para obter mais informações sobre a atualização de dados de um ponto de vista do usuário, consulte maneiras de adicionar, editar e excluir registros.

Neste artigo

Como o design do banco de dados afeta a entrada de dados

As informações que você mantém em um banco de dados são armazenadas em tabelas, que contêm dados sobre um determinado assunto, como ativos ou contatos. Cada registro de uma tabela contém informações sobre um item, como um contato específico. Um registro é composto de campos, como nome, endereço e número de telefone. Geralmente, um registro é chamado de uma linha, e um campo é geralmente chamado de coluna. Esses objetos devem obedecer a um conjunto de princípios de design, ou o banco de dados funcionará mal ou falhará. Por sua vez, esses princípios de design afetam a maneira como você insere os dados. Considere o seguinte:

  • Tabelas    O Access armazena todos os dados em uma ou mais tabelas. O número de tabelas que você usa depende do design e da complexidade do banco de dados. Embora você possa exibir dados em um formulário, um relatório ou nos resultados retornados por uma consulta, o Access armazena os dados somente em tabelas e os outros objetos do banco de dados são criados com base nessas tabelas. Cada tabela deve ser baseada em um assunto. Por exemplo, uma tabela de informações de contato comercial não deve conter informações de vendas. Em caso afirmativo, localizar e editar as informações corretas pode ficar difícil, se não impossível.

  • Tipos de dados    Geralmente, cada um dos campos em uma tabela aceita apenas um tipo de dados. Por exemplo, você não pode armazenar anotações em um campo definido para aceitar números. Se você tentar inserir texto nesse campo, o Access exibirá uma mensagem de erro. No enTanto, essa não é uma regra difícil e rápida. Por exemplo, você pode armazenar números (como códigos postais) em um campo definido como o tipo de dados texto curto, mas não pode executar cálculos com esses dados porque o Access considera uma parte do texto.

    Com algumas exceções, os campos em um registro devem aceitar apenas um valor. Por exemplo, não é possível inserir mais de um endereço em um campo de endereço. Isso é diferente do Microsoft Excel, que permite que você insira qualquer número de nomes ou endereços ou imagens em uma única célula, a menos que você defina essa célula para aceitar tipos de dados limitados. 

  • Campos de valores múltiplos    O Access fornece um recurso chamado campo de múltiplos valores para anexar várias partes de dados a um único registro e criar listas que aceitem vários valores. Você sempre pode identificar uma lista de vários valores porque o Access exibe uma caixa de seleção ao lado de cada item da lista. Por exemplo, você pode anexar um conjunto de slides do Microsoft PowerPoint e qualquer número de imagens a um registro em seu banco de dados. Você também pode criar uma lista de nomes e selecionar quantos desses nomes forem necessários. O uso de campos de vários valores pode parecer quebrar as regras de design de banco de dados porque você pode armazenar mais de um registro por campo de tabela. Mas o Access impõe as regras "nos bastidores", armazenando os dados em tabelas especiais e ocultas.

  • Usar formulários    Normalmente, você cria formulários quando deseja facilitar o uso de um banco de dados e para ajudar a garantir que os usuários insiram dados com precisão. A maneira como você usa um formulário para editar dados depende do design do formulário. Os formulários podem conter qualquer número de controles, como listas, caixas de texto, botões e até mesmo folhas de dados. Por sua vez, cada um dos controles do formulário lê dados ou escreve dados em um campo de tabela subjacente.

Para obter mais informações, consulte noções básicas de design de banco de dados e criar uma tabela e adicionar campos.

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Definir um valor padrão para um campo ou controle

Se um grande número de registros compartilhar o mesmo valor para um determinado campo, como uma cidade ou país/região, você pode economizar tempo definindo um valor padrão para o controle associado a esse campo ou o próprio campo. Quando você abre o formulário ou tabela para criar um novo registro, o valor padrão é exibido nesse controle ou campo.

Em uma tabela

  1. Abra a tabela do modo Design.

  2. Na parte superior do modo de exibição, selecione o campo.

  3. Na parte inferior do modo de exibição, selecione a guia geral .

  4. Defina a propriedade valor padrão como o valor desejado.

Em um formulário

  1. Abra o formulário no layout ou no modo Design.

  2. Clique com o botão direito do mouse no controle com o qual você deseja trabalhar e, em seguida, clique em Propriedades.

  3. Na guia dados , defina a propriedade valor padrão como o valor desejado.

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Usar regras de validação para limitar dados

Você pode validar dados em bancos de dados da área de trabalho do Access ao digitá-los usando regras de validação. As regras de validação podem ser definidas no modo folha de dados de tabela ou design da tabela. Há três tipos de regras de validação no Access:

  • Regra de validação de campo    Você pode usar uma regra de validação de campo para especificar um critério que todos os valores de campo válidos devem atender. Você não precisa especificar o campo atual como parte da regra, a menos que esteja usando o campo em uma função. As restrições nos tipos de caracteres a serem inseridos em um campo podem ser feitas de modo mais fácil com uma Máscara de Entrada. Por exemplo, um campo de data pode ter uma regra de validação que proíbe valores no passado.

  • Regra de validação de registro    Você pode usar uma regra de validação de registro para especificar uma condição que todos os registros válidos devem atender. Você pode comparar valores em diferentes campos usando uma regra de validação de registro. Por exemplo, um registro com dois campos de data pode exigir que os valores de um campo sempre precedam valores do outro campo (por exemplo, StartDate seja anterior a EndDate).

  • Validação em um formulário    Você pode usar a propriedade regra de validação de um controle em um formulário para especificar um critério que todos os valores inseridos para esse controle devem atender. As propriedades de controle da Regra de Validação funcionam como uma regra de validação de campo. Normalmente você usa uma regra de validação de formulário em vez de uma regra de validação do campo se a regra for específica apenas para esse formulário e não para a tabela, independentemente de onde for usada.

Para obter mais informações, consulte restringir a entrada de dados usando regras de validação.

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Trabalhando com listas de valores e campos de pesquisa

Há dois tipos de dados de lista no Access:

  • Listas de valores    Eles contêm um conjunto de valores embutido em código que você insere manualmente. Os valores residem na propriedade fonte de linha do campo.

  • Campos de Pesquisa    Elas usam uma consulta para recuperar valores de outra tabela. A propriedade fonte de linha do campo contém uma consulta em vez de uma lista de valores embutida em código. A consulta recupera valores de uma ou mais tabelas em um banco de dados. Por padrão, o campo de pesquisa apresenta esses valores para você na forma de uma lista. Dependendo de como você define o campo de pesquisa, é possível selecionar um ou mais itens nessa lista.

    Observação    Os campos de pesquisa podem confundir novos usuários do Access porque uma lista de itens aparece em um local (a lista que o Access cria a partir dos dados do campo de pesquisa), mas os dados podem residir em outro local (a tabela que contém os dados).

Por padrão, o Access exibe dados de lista em um controle de caixa de combinação, embora você possa especificar um controle de caixa de listagem. Uma caixa de combinação abre para apresentar a lista e, em seguida, é fechada quando você faz uma seleção. Uma caixa de listagem, por outro lado, permanece aberta o tempo todo.

Para editar listas, você também pode executar o comando Editar itens de lista ou pode editar os dados diretamente na propriedade fonte de linha da tabela de origem. Quando você atualiza os dados em um campo de pesquisa, você atualiza a tabela de origem.

Se a propriedade Tipo de Fonte de Linha da caixa de listagem ou da caixa de combinação estiver definida como Lista de Valores, será possível editar a lista de valores enquanto o formulário estiver aberto no modo de exibição Formulário — evitando a necessidade de alternar para o modo de exibição Design ou o modo de exibição Layout, abrir a folha de propriedades e editar a propriedade Fonte de Linha do controle sempre que for necessário fazer uma alteração na lista. Para editar a lista de valores, a propriedade Permitir Edições da Lista de Valores da caixa de listagem ou da caixa de combinação deverá ser definida como Sim.

Para obter mais informações, consulte criar uma lista de opções usando uma caixa de listagem ou uma caixa de combinação.

Impedir a edição da lista de valores no modo de exibição Formulário

  1. Clique com o botão direito do mouse no Painel de Navegação e, em seguida, clique no Modo de Exibição Design ou no Modo de Exibição Layout.

  2. Clique no controle para selecioná-lo e pressione F4 para exibir a folha de propriedades.

  3. Na guia Dados da folha de propriedades, defina a propriedade Permitir Edições da Lista de Valores como Não.

  4. Clique em arquivo e, em seguida, clique em salvarou pressione Ctrl + S Imagem do botão .

Especificar um formulário diferente para a edição da lista de valores

Por padrão, o Access oferece um formulário interno usado para editar a lista de valores. Se você tiver outro formulário que prefira usar para essa finalidade, poderá inserir o nome do formulário na propriedade Formulário de Edição de Itens de Lista, da seguinte maneira:

  1. Clique com o botão direito do mouse no Painel de Navegação e, em seguida, clique no Modo de Exibição Design ou no Modo de Exibição Layout no menu de atalho.

  2. Clique no controle para selecioná-lo e pressione F4 para exibir a folha de propriedades.

  3. Na guia Dados da folha de propriedades, clique na seta suspensa na caixa de propriedades Formulário de Edição de Itens de Lista.

  4. Clique no formulário que você deseja usar para editar a lista de valores.

  5. Clique no arquivo e, em seguida, clique em salvarou pressione Ctrl + S Imagem do botão .

Examinar um campo de pesquisa em um formulário

  1. Abra o formulário no layout ou no modo Design.

  2. Clique com o botão direito do mouse no controle de caixa de listagem ou caixa de combinação e clique em Propriedades.

  3. Na folha de propriedades, clique na guia tudo e localize as propriedades tipo de fonte de linha e fonte de linha . A propriedade tipo de fonte de linha deve conter uma lista de valores ou tabela/consulta, e a propriedade fonte de linha deve conter uma lista de itens separados por ponto-e-vírgula ou uma consulta. Para obter mais espaço, clique com o botão direito do mouse na propriedade e selecione zoom ou pressione Shift + F2.

    Geralmente, as listas de valores usam esta sintaxe básica: "item"; " item";" item"

    Nesse caso, a lista é um conjunto de itens entre aspas duplas e separado por ponto-e-vírgula.

    As consultas seleção usam esta sintaxe básica: SELECT [table_or_query_name]. [ field_name] from [table_or_query_name].

    Nesse caso, a consulta contém duas cláusulas (SELECT e FROM). A primeira cláusula refere-se a uma tabela ou consulta e a um campo nessa tabela ou consulta. A segunda cláusula refere-se apenas à tabela ou consulta. Aqui está um ponto-chave a ser lembrado: cláusulas SELECT não precisam conter o nome de uma tabela ou consulta, embora seja recomendado, e elas devem conter o nome de pelo menos um campo. No entanto, todas as cláusulas FROM devem se referir a uma tabela ou consulta. Portanto, você sempre pode encontrar a tabela de origem ou a consulta fonte para um campo de pesquisa lendo a cláusula FROM.

  4. Siga um destes procedimentos.

    • Se você estiver usando uma lista de valores, edite os itens na lista. Certifique-se de envolver cada item com aspas duplas e separar cada item com um ponto e vírgula.

    • Se a consulta na lista de pesquisa fizer referência a outra consulta, abra a segunda consulta no modo Design (clique com o botão direito do mouse na consulta no painel de navegação e clique em modo Design). Observe o nome da tabela que aparece na seção superior do designer de consulta e, em seguida, vá para a próxima etapa.

      Caso contrário, se a consulta no campo pesquisa fizer referência a uma tabela, anote o nome da tabela e vá para a próxima etapa.

  5. Abra a tabela no modo folhade dados e, em seguida, edite os itens da lista conforme necessário.

Examinar um campo de pesquisa em uma tabela

  1. Abra a tabela do modo Design.

  2. Na seção superior da grade de design da consulta, na coluna tipo de dados , clique ou, em seguida, coloque o foco em qualquer campo texto, número ou sim/não.

  3. Na seção inferior da grade de design da tabela, clique na guia pesquisa e examine as propriedades tipo de fonte de linha e fonte de linha .

    A propriedade tipo de fonte de linha deve ler a lista de valores ou tabela/consulta. A propriedade fonte de linha deve conter uma lista de valores ou uma consulta.

    As listas de valores usam esta sintaxe básica: "item"; " item";" item"

    Nesse caso, a lista é um conjunto de itens entre aspas duplas e separado por ponto-e-vírgula.

    Normalmente, as consultas seleção usam esta sintaxe básica: SELECT [table_or_query_name]. [ field_name] from [table_or_query_name].

    Nesse caso, a consulta contém duas cláusulas (SELECT e FROM). A primeira cláusula refere-se a uma tabela ou consulta e a um campo nessa tabela ou consulta. A segunda cláusula refere-se apenas à tabela ou consulta. Aqui está um ponto-chave a ser lembrado: cláusulas SELECT não precisam conter o nome de uma tabela ou consulta, embora seja recomendado, e elas devem conter o nome de pelo menos um campo. No entanto, todas as cláusulas FROM devem se referir a uma tabela ou consulta. Portanto, você sempre pode encontrar a tabela de origem ou a consulta fonte para um campo de pesquisa lendo a cláusula FROM.

  4. Siga um destes procedimentos.

    • Se você estiver usando uma lista de valores, edite os itens na lista. Certifique-se de envolver cada item com aspas duplas e separar cada item com um ponto e vírgula.

    • Se a consulta no campo de pesquisa fizer referência a outra consulta, no painel de navegação, abra a segunda consulta no modo Design (clique com o botão direito do mouse na consulta e clique em modo Design). Observe o nome da tabela que aparece na seção superior do designer de consulta e, em seguida, vá para a próxima etapa.

      Caso contrário, se a consulta no campo pesquisa fizer referência a uma tabela, anote o nome da tabela e vá para a próxima etapa.

  5. Abra a tabela no modo folhade dados e, em seguida, edite os itens da lista conforme necessário.

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Excluindo os dados de uma lista de valores ou de um campo de pesquisa

Os itens de uma lista de valores ficam na mesma tabela que os outros valores de um registro. Por outro lado, os dados em um campo de pesquisa residem em uma ou mais tabelas. Para remover dados de uma lista de valores, abra a tabela e edite os itens.

A remoção de dados de uma lista de pesquisa requer etapas adicionais, e essas etapas variam dependendo se a consulta das listas de pesquisa usa os dados de uma tabela ou de outra consulta. Se a consulta da lista de pesquisa for baseada em uma tabela, identifique essa tabela e o campo que contém os dados que aparecem na lista. Em seguida, abra a tabela de origem e edite os dados desse campo. Se a consulta da lista de pesquisa for baseada em outra consulta, abra essa segunda consulta, encontre a tabela de origem e o campo do qual a segunda consulta extrai os dados e altere os valores nessa tabela.

Remover dados de uma lista de valores

  1. Abra a tabela do modo Design.

  2. Na seção superior da grade de design, selecione o campo da tabela que contém a lista de valores.

  3. Na seção inferior da grade, clique na guia Pesquisa e localize a propriedade Fonte de Linha.

    Por padrão, as aspas duplas cercam os itens em uma lista de valores, e o ponto-e-vírgula separa cada item: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. Conforme necessário, remova os itens da lista. Lembre-se de excluir as aspas ao redor de cada item excluído. Além disso, não deixe um ponto-e-vírgula no início, não deixe pares de ponto-e-vírgula juntos (;;) e, se você remover o último item na lista, exclua o ponto-e-vírgula final.

    Importante    Se você excluir um item de uma lista de valores e os registros da tabela já utilizarem esse item excluído, o item excluído permanecerá como parte do registro até que você altere isso. Por exemplo, suponha que sua empresa tenha um depósito na Cidade A, mas vende esse prédio. Se você remover "Cidade A" da lista de depósitos, verá "Cidade A" na sua tabela até que você altere esses valores.

Remover dados de um campo de pesquisa

  1. Abra a tabela do modo Design.

  2. Na seção superior da grade de design, selecione o campo de pesquisa.

  3. Na seção inferior da grade de design, clique na guia Pesquisa e localize as propriedades Tipo de Fonte de Linha e Fonte de Linha.

    A propriedade Tipo de Fonte de Linha deve exibir Tabela/Consulta, e a propriedade Fonte de Linha deve conter uma consulta que faz referência a uma tabela ou a outra consulta. As consultas para campos de pesquisa sempre começam com a palavra Select.

    Normalmente (mas nem sempre), uma consulta de seleção usa esta sintaxe básica: SELECT [nome_da_tabela_ou_consulta].[nome_do_campo] FROM [nome_da_tabela_ou_consulta].

    Nesse caso, a consulta contém duas cláusulas (SELECT e FROM). A primeira cláusula refere-se a uma tabela e um campo dessa tabela; já a segunda cláusula refere-se apenas à tabela. Lembre-se: a cláusula FROM sempre indicará o nome da consulta ou tabela de origem. Cláusulas SELECT nem sempre contêm o nome de uma tabela ou consulta, embora sempre contenham o nome de pelo menos um campo. No entanto, todas as cláusulas FROM devem se referir a uma tabela ou consulta.

  4. Siga um destes procedimentos:

    • Se a consulta no campo de pesquisa fizer referência a outra consulta, clique no botão construir (na guia dados da folha de propriedades, clique em Botão Construtor avançar) para abrir a consulta no modo Design. Anote o nome da tabela que aparece na seção superior do designer de consultas e prossiga para a etapa 5.

    • Se a consulta no campo Pesquisa fizer referência a uma tabela, anote o nome da tabela e prossiga para a etapa 5.

  5. Abrir a tabela de origem no modo folhade dados.

  6. Localize o campo que contém os dados usados na lista de pesquisa e edite esses dados conforme necessário.

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Como os tipos de dados afetam o modo como você insere os dados

Quando você cria uma tabela de banco de dados, você seleciona um tipo de dados para cada campo nessa tabela, um processo que ajuda a garantir uma entrada de dados mais exata.

Exibir tipos de dados

Siga um destes procedimentos:

Usar o modo folha de dados

  1. Abra a tabela no Modo Folha de Dados.

  2. Na guia campos , no grupo formatação , examine o valor na lista tipo de dados. O valor muda à medida que você posiciona o cursor nos vários campos da tabela:

    Lista Tipo de Dados

Usar o modo Design

  1. Abra a tabela do modo Design.

  2. Examine a grade de design. A seção superior da grade mostra o nome e o tipo de dados de cada campo de tabela.

    Campos no modo Design

Como os tipos de dados afetam a entrada de dados

O tipo de dados que você define para cada campo de tabela fornece o primeiro nível de controle sobre o tipo de dados que é permitido em um campo. Em alguns casos, como um campo de texto longo, você pode inserir todos os dados desejados. Em outros casos, como um campo numeração automática, a configuração do tipo de dados para o campo impede que você insira qualquer informação. A tabela a seguir lista os tipos de dados que o Access fornece e descreve como eles afetam a entrada de dados.

Para obter mais informações, consulte tipos de dados para bancos de dados da área de trabalho do Access e modifique ou altere a configuração do tipo de dados de um campo.

Tipo de dados

Efeito na entrada de dados

Texto Curto

Observe que a partir do Access 2013 os tipos de dados de Texto foram renomeados como Texto Curto.

Os campos de texto curto aceitam caracteres de texto ou numéricos, incluindo listas de itens delimitadas. Um campo de texto aceita um número menor de caracteres do que um campo de texto longo, de 0 a 255 caracteres. Em alguns casos, você pode usar funções de conversão para executar cálculos nos dados em um campo de texto curto.

Texto Longo

Observação: a partir do Access 2013, os tipos de dados memorando foram renomeados para texto longo.

Você pode inserir grandes quantidades de texto e dados numéricos nesse tipo de campo de até 64.000 caracteres. Além disso, você define o campo para dar suporte à formatação rich text, você pode aplicar os tipos de formatação que normalmente encontra nos programas de processamento de texto, como o Word. Por exemplo, você pode aplicar fontes e tamanhos de fonte diferentes a caracteres específicos em seu texto e deixá-los em negrito ou itálico e assim por diante. Você também pode adicionar marcas de linguagem de marcação de hipertexto (HTML) aos dados. Para obter mais informações, consulte Inserir ou adicionar um campo Rich Text.

Além disso, os campos de texto longo têm uma propriedade chamada append only. Ao habilitar essa propriedade, você pode acrescentar novos dados a um campo de texto longo, mas não pode alterar dados existentes. O recurso destina-se ao uso em aplicativos como bancos de dados de acompanhamento de questões, em que talvez seja necessário manter um registro permanente que permaneça inalterável. Quando você coloca o cursor em um campo de texto longo com a propriedade acrescentar somente habilitada, por padrão, o texto no campo desaparece. Não é possível aplicar formatação nem outras alterações ao texto.

Como campos de texto curto, você também pode executar funções de conversão nos dados de um campo de texto longo.

Número

Você pode inserir apenas números nesse tipo de campo, e você pode executar cálculos nos valores em um campo de número.

Número Grande

Observe que tipos de dados de número grande estão disponíveis apenas na versão de assinatura do Office 365 do Access.

Você pode inserir apenas números nesse tipo de campo, e você pode executar cálculos nos valores em um campo de número grande.

Para saber mais, confira o artigo Como usar o tipo de dados Número Grande.

Data/Hora

Você pode inserir apenas datas e horas nesse tipo de campo. 

Você pode definir uma máscara de entrada para o campo (uma série de caracteres literais e espaços reservados exibidos quando você seleciona o campo), você deve inserir dados nos espaços e no formato que a máscara fornece. Por exemplo, se você vir uma máscara como MMM_DD_YYYY, deverá digitar outubro de 11 2017 nos espaços fornecidos. Você não pode inserir um nome completo de mês ou um valor de ano de dois dígitos. Para obter mais informações, consulte controlar formatos de entrada de dados com máscaras de entrada.

Se você não criar uma máscara de entrada, poderá inserir o valor usando qualquer formato de data ou hora válido. Por exemplo, você pode digitar 11 de outubro de 2017, 10/11/17, 11 de outubro de 2017 e assim por diante.

Você também pode aplicar um formato de exibição ao campo. Nesse caso, se não houver nenhuma máscara de entrada, você poderá inserir um valor em quase qualquer formato, mas o Access exibirá as datas de acordo com o formato de exibição. Por exemplo, você pode inserir 10/11/2017, mas o formato de exibição pode estar definido para que ele exiba o valor como 11-Out-2017.

Para obter mais informações, consulte Inserir a data de hoje.

Moeda

Você pode inserir apenas valores monetários nesse tipo de campo. Além disso, você não precisa inserir manualmente um símbolo de moeda. Por padrão, o Access aplica o símbolo de moeda (¥, £, $ e assim por diante) especificado nas suas configurações regionais do Windows. Você pode alterar esse símbolo de moeda para refletir uma moeda diferente, se necessário.

Numeração Automática

Você não pode inserir ou alterar os dados nesse tipo de campo a qualquer momento. O Access incrementa os valores em um campo numeração automática sempre que você adiciona um novo registro a uma tabela.

Calculado

Você não pode inserir ou alterar os dados nesse tipo de campo a qualquer momento. Os resultados desse campo são determinados por uma expressão que você definir. O Access atualiza os valores em um campo calculado sempre que você adiciona ou edita um novo registro em uma tabela.

Sim/Não

Quando você clica em um campo que é definido como esse tipo de dados, o Access exibe uma caixa de seleção ou uma lista suspensa, dependendo de como você formata o campo. Se você formatar o campo para mostrar uma lista, poderá selecionar Sim ou não, verdadeiro ou falsoou ativado ou desativado na lista, novamente dependendo do formato aplicado ao campo. Você não pode inserir valores na lista ou alterar os valores na lista diretamente de um formulário ou tabela.

Objeto OLE

Você usa esse tipo de campo quando deseja exibir dados de um arquivo criado com outro programa. Por exemplo, você pode exibir um arquivo de texto, um gráfico do Excel ou uma apresentação de slides do PowerPoint em um campo objeto OLE.

Os anexos fornecem uma maneira mais rápida, fácil e flexível de exibir dados de outros programas.

Hyperlink

Você pode inserir dados nesse tipo de campo e o acesso o quebra em um endereço Web. Por exemplo, se você digitar um valor no campo, o Access cercará seu texto com http://www.your_text. com. Se você inserir um endereço da Web válido, o link funcionará. Caso contrário, o link resultará em uma mensagem de erro.

Além disso, a edição de hiperlinks existentes pode ser difícil porque clicar em um campo de hiperlink com o mouse inicia o navegador e leva você ao site especificado no link. Para editar um campo de hiperlink, selecione um campo adjacente, use as teclas de direção ou TAB para mover o foco para o campo hiperlink e, em seguida, pressione F2 para habilitar a edição.

Anexo

Você pode anexar dados de outros programas a este tipo de campo, mas não pode digitar ou inserir texto ou dados numéricos.

Para obter mais informações, consulte anexar arquivos e elementos gráficos aos registros no seu banco de dados.

Assistente de Pesquisa

O assistente de pesquisa não é um tipo de dados. Em vez disso, use o assistente para criar dois tipos de listas suspensas: listas de valores e campos de pesquisa. Uma lista de valores usa uma lista delimitada de itens que você insere manualmente quando usa o assistente de pesquisa. Esses valores podem ser independentes de qualquer outro dado ou objeto em seu banco de dados.

Por outro lado, um campo de pesquisa usa uma consulta para recuperar dados de uma ou mais das outras tabelas em um banco de dados. Em seguida, o campo pesquisa exibe os dados em uma lista suspensa. Por padrão, o assistente de pesquisa define o campo de tabela como o tipo de dados número.

Você pode trabalhar com campos de pesquisa diretamente em tabelas e também em formulários e relatórios. Por padrão, os valores em um campo de pesquisa aparecem em um tipo de controle de lista chamado de caixa de combinação — uma lista que tem uma seta suspensa:

uma lista de pesquisa em branco

Você também pode usar uma caixa de listagem que exibe vários itens com uma barra de rolagem para ver mais itens:

Um controle caixa de listagem básico em um formulário

Dependendo de como você define o campo de pesquisa e a caixa de combinação, é possível editar os itens na lista e adicionar itens à lista desativando a propriedade Limit to list do campo Lookup.

Se não for possível editar diretamente os valores em uma lista, você precisará adicionar ou alterar os dados na sua lista de valores predefinido ou na tabela que serve como fonte para o campo de pesquisa.

Por fim, ao criar um campo de pesquisa, você pode configurá-lo opcionalmente para dar suporte a vários valores. Quando você faz isso, a lista resultante exibe uma caixa de seleção ao lado de cada item da lista, e você pode marcar ou desmarcar quantos itens forem necessários. Esta figura ilustra uma lista de vários valores típica:

Uma lista de caixas de seleção.

Para obter informações sobre como criar campos de pesquisa de múltiplos valores e usar as listas resultantes, consulte criar ou excluir um campo de vários valores.

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Como as propriedades do campo de tabela afetam o modo como você insere os dados

Além dos princípios de design que controlam a estrutura de um banco de dados e os tipos de dados que controlam o que você pode inserir em um determinado campo, várias propriedades de campo também podem afetar como você insere dados em um banco de dados do Access.

Exibir as propriedades de um campo de tabela

O Access oferece duas maneiras de exibir as propriedades de um campo de tabela.

No modo folha de dados

  1. Abra a tabela no Modo Folha de Dados.

  2. Clique na guia campos e use os controles no grupo formatação para exibir as propriedades de cada campo de tabela.

No modo Design

  1. Abra a tabela do modo Design.

  2. Na parte inferior da grade, clique na guia geral , se ela ainda não estiver selecionada.

  3. Para ver as propriedades de um campo de pesquisa, clique na guia pesquisa .

Como as propriedades afetam a entrada de dados

A tabela a seguir lista as propriedades que têm o maior impacto na entrada de dados e explica como elas afetam a entrada de dados.

Propriedade

Local na grade de design da tabela

Valores possíveis

Comportamento ao tentar inserir dados

Tamanho do Campo

Guia Geral

0-255

O limite de caracteres se aplica somente a campos definidos para o tipo de dados texto. Se você tentar inserir mais do que o número especificado de caracteres, o campo os recortará.

Obrigatório

Guia Geral

Sim/Não

Quando ativado, essa propriedade força você a inserir um valor em um campo, e o Access não permitirá que você salve novos dados até que o campo obrigatório seja concluído. Quando desativado, o campo aceitará valores nulos, o que significa que o campo pode permanecer em branco.

Um valor nulo não é a mesma coisa que um valor zero. Zero é um dígito, e "NULL" é um valor ausente, indefinido ou desconhecido.

Permitir cadeias de comprimento zero

Guia Geral

Sim/Não

Quando ativado, você pode inserir cadeias de comprimento zero, cadeias de caracteres que não contêm caracteres. Para criar uma cadeia de comprimento zero, insira um par de aspas duplas no campo ("").

Indexado

Guia Geral

Sim/Não

Quando você indexa um campo de tabela, o Access impede você de adicionar valores duplicados. Você também pode criar um índice em mais de um campo. Se fizer isso, você poderá duplicar os valores em um campo, mas não nos dois campos.

Máscara de entrada

Guia Geral

Conjuntos preDefinidos ou personalizados de caracteres literais e espaços reservados

Uma máscara de entrada força você a inserir dados em um formato predefinido. As máscaras são exibidas quando você seleciona um campo em uma tabela ou em um controle em um formulário. Por exemplo, suponha que você clique em um campo de data e veja esse conjunto de caracteres: MMM-DD-YYYY. Essa é uma máscara de entrada. Ele obriga você a inserir valores de mês como abreviações de três letras, como OCT e o valor de ano como quatro dígitos, por exemplo, outubro de 15-2017.

Máscaras de entrada somente controlam a maneira como você insere os dados, não como o Access armazena ou exibe esses dados.

Para obter mais informações, consulte controlar formatos de entrada de dados com máscaras de entrada e Formatar um campo de data e hora.

Limitar à lista

Guia pesquisa

Sim/Não

Habilita ou desabilita as alterações nos itens em um campo de pesquisa. Às vezes, os usuários tentam alterar manualmente os itens em um campo de pesquisa. Quando o Access impede que você altere os itens em um campo, essa propriedade é definida como Sim. Se essa propriedade estiver habilitada e você precisar alterar os itens de uma lista, será necessário abrir a lista (se desejar editar uma lista de valores) ou a tabela que contém os dados de origem da lista (se você quiser editar um campo de pesquisa) e alterar os valores ali.

Permitir Edições da Lista de Valores

Guia pesquisa

Sim/Não

Habilita ou desabilita o comando Editar itens de lista para listas de valores, mas não para campos de pesquisa. Para habilitar esse comando para campos de pesquisa, insira um nome de formulário válido na propriedade formulário de edição de itens de lista . O comando permitir edições da lista de valores é exibido em um menu de atalho que você abre clicando com o botão direito do mouse em um controle de caixa de listagem ou caixa de combinação. Quando você executar o comando, a caixa de diálogo Editar itens de lista será exibida. Como alternativa, se você especificar o nome de um formulário na Propriedade do formulário de edição de itens de lista , o Access iniciará esse formulário em vez de exibir a caixa de diálogo.

Você pode executar o comando Editar itens de lista em controles de caixa de listagem e caixa de combinação localizados em formulários e de controles de caixa de combinação localizados em tabelas e conjuntos de resultados de consulta. Os formulários devem estar abertos no modo de exibição Design ou no modo de exibição de navegação; tabelas e conjuntos de resultados de consulta devem ser abertos no modo folha de dados.

Formulário de Edição de Itens de Lista

Guia pesquisa

Nome de um formulário de entrada de dados

Se você inserir o nome de um formulário de entrada de dados como o valor nessa propriedade de tabela, esse formulário será aberto quando um usuário executar o comando Editar itens de lista . Caso contrário, a caixa de diálogo Editar itens de lista será exibida quando os usuários executarem o comando.

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Usar atualizações em cascata para alterar os valores de chave primária e estrangeira

Às vezes, talvez seja necessário atualizar um valor de chave primária. Se você usar essa chave primária como uma chave estrangeira, poderá atualizar automaticamente suas alterações por meio de todas as instâncias filho da chave estrangeira.

Como lembrete, uma chave primária é um valor que identifica exclusivamente cada linha (registro) em uma tabela de banco de dados. Uma chave estrangeira é uma coluna que corresponde à chave primária. Geralmente, as chaves estrangeiras residem em outras tabelas e permitem que você crie uma relação (um link) entre os dados nas tabelas.

Por exemplo, suponha que você use um número de identificação do produto como uma chave primária. Um número de identificação identifica exclusivamente um produto. Você também usa esse número de identificação como uma chave estrangeira em uma tabela de dados de ordem. Dessa forma, você pode encontrar todos os pedidos que envolvem cada produto, pois sempre que alguém posicionar um pedido para esse produto, a ID será parte da ordem.

Às vezes, os números de identificação (ou outros tipos de chaves primárias) são alterados. Quando isso é feito, você pode alterar o valor da chave primária e fazer com que a alteração seja automaticamente em cascata por todos os registros filho relacionados. Para habilitar esse comportamento, ative a integridade referencial e as atualizações em cascata entre as duas tabelas.

Lembre-se destas regras importantes:

  • Você pode habilitar atualizações em cascata somente para campos de chave primária definidos como tipos de dados de texto ou número. Não é possível usar atualizações em cascata para campos definidos como o tipo de dados numeração automática.

  • Você pode habilitar as atualizações em cascata somente entre tabelas com uma relação um-para-muitos.

Para obter mais informações sobre como criar relações. consulte guia para relações de tabela e criar, editar ou excluir uma relação.

Os procedimentos a seguir estão disponíveis e explicam como criar primeiro uma relação e, em seguida, habilitar atualizações em cascata para essa relação.

Criar a relação

  1. Na guia Ferramentas de Banco de dados, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Relações.

  2. Na guia design , no grupo relações , clique em Mostrar tabela.

  3. Na caixa de diálogo Mostrar tabela , selecione a guia tabelas , selecione as tabelas que você deseja alterar, clique em Adicionare, em seguida, clique em fechar.

    Você pode pressionar SHIFT para selecionar várias tabelas, ou pode adicionar cada tabela individualmente. Selecione apenas as tabelas nas laterais "um" e "muitos" da relação.

  4. Na janela relações , arraste a chave primária da tabela do lado "um" da relação e solte-a no campo chave estrangeira da tabela no lado "muitos" da relação.

    A caixa de diálogo Editar Relações é exibida. A figura a seguir mostra a caixa de diálogo:

    Caixa de diálogo Editar Relações com uma relação existente

  5. Marque a caixa de seleção impor integridade referencial e clique em criar.

Habilitar atualizações em cascata em chaves primárias

  1. Na guia Ferramentas de Banco de dados, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Relações.

  2. A janela relações é exibida e exibe as junções (mostradas como linhas de conexão) entre as tabelas no banco de dados. A figura a seguir mostra uma relação típica:

  3. Clique com o botão direito do mouse na linha de junção entre as tabelas pai e filho e clique em Editar relação.

    Uma relação entre duas tabelas

    A caixa de diálogo Editar Relações é exibida. A figura a seguir mostra a caixa de diálogo:

    A caixa de diálogo Editar Relações

  4. Selecione propagar atualização dos campos relacionados, verifique se a caixa de seleção impor integridade referencial está marcada e clique em OK.

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Por que os números de identificação às vezes parecem ignorar um número

Quando você cria um campo que é definido como o tipo de dados numeração automática, o Access gera automaticamente um valor para esse campo em cada novo registro. O valor é incrementado por padrão, de modo que todos os novos registros recebem o próximo número sequencial disponível. A finalidade do tipo de dados numeração automática é fornecer um valor adequado para uso como chave primária. Para obter mais informações, consulte Adicionar, definir, alterar ou remover a chave primária.

Quando você exclui uma linha de uma tabela que contém um campo que é definido como o tipo de dados numeração automática, o valor no campo numeração automática dessa linha não é sempre reutilizado automaticamente. Por esse motivo, o número que o Access gera pode não ser o número que você espera ver e as lacunas podem aparecer na sequência de números de identificação, isto é, por design. Você deve confiar apenas na exclusividade dos valores em um campo numeração automática, e não na sequência deles.

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Atualização em massa de dados usando consultas

As consultas acréscimo, atualização e exclusão são maneiras poderosas de adicionar, alterar ou remover registros em massa. Além disso, as atualizações em massa são mais fáceis e mais eficientes de serem executadas quando você usa bons princípios de design de banco de dados. Usar uma consulta acréscimo, atualização ou exclusão pode ser um Economizador de tempo porque você também pode reutilizar a consulta.

Importante    Faça backup dos seus dados antes de usar essas consultas. Ter um backup disponível pode ajudá-lo a corrigir rapidamente todos os erros que você possa fazer acidentalmente.

Acrescentar consultas    Use para adicionar muitos registros a uma ou mais tabelas. Um dos usos mais frequentes de uma consulta acréscimo é adicionar um grupo de registros de uma ou mais tabelas em um banco de dados de origem a uma ou mais tabelas em um banco de dados de destino. Por exemplo, suponha que você adquira alguns clientes novos e um banco de dados contendo uma tabela de informações sobre esses clientes. Para evitar que os novos dados sejam inseridos manualmente, você pode acrescentá-los à tabela ou tabelas apropriadas no seu banco de dados. Para obter mais informações, consulte adicionar registros a uma tabela usando uma consulta acréscimo.

Atualizar consultas    Use para adicionar, alterar ou excluir parte (mas não todos) de muitos registros existentes. Veja as consultas atualização como uma forma avançada da caixa de diálogo Localizar e substituir. Você insere um critério de seleção (o equivalente áspero de uma cadeia de caracteres de pesquisa) e um critério de atualização (o equivalente aproximado de uma cadeia de caracteres de substituição). Ao contrário da caixa de diálogo, as consultas de atualização podem aceitar vários critérios, permitir que você atualize um grande número de registros em uma passagem e permita que você altere os registros em mais de uma tabela. Para obter mais informações, consulte criar e executar uma consulta atualização.

Excluir consultas    Quando você quiser excluir rapidamente muitos dados ou excluir um conjunto de dados regularmente, uma exclusão será útil, pois as consultas possibilitarão especificar critérios para localizar e excluir rapidamente os dados, se possível. Para obter mais informações, consulte maneiras de adicionar, editar e excluir registros.

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